Rédiger une demande de rendez-vous professionnel par mail peut être une tâche intimidante, mais ce n’est pas impossible.
En suivant quelques conseils simples, vous pouvez augmenter vos chances d’obtenir un rendez-vous et de conclure une affaire. 🤞
10 Exemples de demande de rendez-vous professionnel par mail
Dans cet article, nous allons vous montrer comment rédiger une demande de rendez-vous professionnel par mail qui soit claire, concise et convaincante. 👍 Nous vous donnerons également quelques exemples d’e-mails de demande de rendez-vous qui ont fonctionné, afin que vous puissiez vous inspirer.
Alors, que vous soyez débutant ou expérimenté dans la vente, cet article est fait pour vous. Continuez à lire pour apprendre comment demander un rendez-vous par e-mail et conclure plus d’affaires. 🥳
1. Modèle demande de rendez-vous professionnel par mail suite à un entretien
Bonjour {{FirstName}},
Suite à notre entretien de ce jour, vous trouverez dans ce mail les pièces jointes comprennent des documents qui présentent notre entreprise et des offres qui peuvent résoudre votre problème. Je vous encourage à lire ces documents et à me recontacter pour discuter de l’offre qui vous convient le mieux.
Voici un lien vers mon agenda [lien]. Vous pouvez également nous appeler au [numéro de téléphone]. Nous discuterons ensuite en détail de votre projet et répondrons à toutes vos questions.
En vous souhaitant une excellente journée.
Cordialement,
X
[Coordonnées]
🟢 L’avantage de ce modèle de mail de relance, c’est que ça permet de relancer votre interlocuteur de manière claire, avec une demande précise ! 📍 Dans ce cas, c’est de prendre connaissance d’un document et de prendre un rdv pour le signer.
2. Exemple de demande de rendez-vous professionnel par mail pour proposer un rdv commercial
Bonjour {{FirstName}},
Je tiens à vous féliciter d’avoir présenté votre projet révolutionnaire [nom du projet] dans votre discours à la conférence [nom de la conférence] le [date].
Puis-je prendre rdv pour vous expliquer les moyens que nous pouvons utiliser pour vous aider à concrétiser votre projet ?
Bien à vous,
X
[Coordonnées]
🟢 Le destinataire de l’email a présenté un projet lors d’une conférence et l’expéditeur souhaiterait collaborer. 🤝 Il pose le contexte, complimente l’interlocuteur, puis propose des solutions pour mettre en valeur ses réalisations.
3. Exemple de demande de rendez-vous professionnel par mail pour contact à froid
Bonjour {{FirstName}},
J’ai visité votre site Web et je l’ai trouvé très agréable et le contenu était très pertinent et intéressant pour moi. Cependant, d’un point de vue SEO, nous avons remarqué quelques points à améliorer pour rendre votre site web plus visible auprès de votre cible, notamment sur Google.
Nous fournissons un service de référencement naturel pour générer du trafic vers votre site de commerce électronique. Si vous êtes intéressé.e, nous nous ferons un plaisir de prendre un rendez-vous et de discuter plus en détail nos différentes offres.
Sincèrement,
X
[Coordonnées]
🟢 Dans le cadre de l’activité de référencement SEO, cet expéditeur recherche des clients potentiels sur Internet.
Alors, il envoie un e-mail qui commence par un compliment, puis signale le besoin que pourrait avoir ce prospect. Enfin, il personnalise le message, présente une solution et propose une rencontre. 🧲
4. Modèle de demande de confirmation de rendez-vous par mail
Bonjour {{FirstName}},
Merci de nous avoir contactés, nous serons heureux de vous conseiller.
Veuillez confirmer notre rendez vous en réservant un créneau horaire pour la démo sur le lien ci-dessous :
[lien].
À bientôt,
X
[Coordonnées]
🟢 Les prospects peuvent vous contacter de plusieurs manières : mail de confirmation, formulaire de site Web, etc.
Comme vous pouvez le voir, cet e-mail est écrit de manière très générique pour s’adapter à tous les types de rdv possibles. ✨ Nous vous recommandons de le personnaliser pour qu’il corresponde à l’image de marque de votre entreprise.
5. Exemple de demande de prise de contact professionnel LinkedIn
Salut {{FirstName}},
J’ai vu votre profil LinkedIn et j’ai été conquis, donc j’ai visité votre site Web aussi. Le contenu est très intéressant et le design est très élégant !
Cependant, j’ai remarqué une accessibilité limitée lors de la navigation sur smartphone… Je suis sûr que je peux vous aider à résoudre ce problème. Souhaitez-vous me rencontrer pour vous présenter les différentes solutions pour optimiser votre site web et le rendre plus « responsive » ?
Bien cordialement,
X
[Coordonnées]
🟢 Dans ce cas, l’expéditeur veut contacter un membre du réseau social LinkedIn. Lorsqu’il a consulté son site Web, il s’est rendu compte que ses services pouvaient être utiles.
Alors, il pose le contexte, commence par les points positifs et soulève le problème. Enfin, il lui apporte une solution en lui proposant une solution pour collaborer.
6. Modèle de demande de relance de rendez-vous par e-mail
Rebonjour {{FirstName}},
Je me permets de vous relancer avec le devis pour le projet de rénovation que j’ai réalisé le (date). Je n’ai pas eu de réponse de votre part, avez-vous des questions ?
Si oui, je vous invite à me rencontrer par mail. Avez-vous des disponibilités pour une prise de rdv la semaine du 15 ?
Cordialement,
X
[Coordonnées]
🟢 Vous avez envoyé votre premier message de contact, mais n’avez pas reçu de réponse. Votre prospect n’est peut-être pas encore totalement convaincu. 🙈
Par conséquent, avec cet exemple d’e-mail de relance, vous pouvez lui faire comprendre quel est l’avantage qu’il peut tirer de ce rendez-vous.
7. Exemple de demande de rendez-vous professionnel par mail pour un DRH
Bonjour {{FirstName}},
J’ai vérifié votre profil LinkedIn et j’ai remarqué que vous êtes DRH au sein de l’entreprise {{CompanyName}}. J’ai également remarqué que vous avez récemment publié une offre d’emploi pour le poste de [nom du poste].
Je pense que mes expériences professionnelles peuvent répondre à ce besoin. Souhaitez-vous me rencontrer prochainement afin que nous puissions échanger à ce sujet ?
Cordialement,
X
[Coordonnées]
🟢 Dans cet exemple, l’expéditeur essaye de contacter un recruteur et de convier un rdv pour un nouveau poste.
Cette approche décontractée montre qu’il est motivé et veut échanger au plus vite. 😏
8. Exemple de demande de rendez-vous professionnel par mail pour un client
Bonjour {{FirstName}},
Nous savons qu’il n’est pas toujours facile d’atteindre [les objectifs du client]. À quels défis faites-vous face maintenant ?
Nous vous proposons une consultation par téléphone gratuite. Cliquez ici pour réserver votre créneau !
Bien à vous,
X
[Coordonnées]
🟢 L’expéditeur de ce message a d’abord trouvé ce prospect par e-mail et lui propose un rendez-vous téléphonique.
Il lui a donc envoyé un message attractif pour lui proposer ses services. Il a personnalisé l’email et a proposé de fixer un rendez-vous par téléphone, grâce à un lien d’inscription.
9. Exemple de demande de rendez-vous professionnel par mail à un Directeur
Bonjour M/Mme {{LastName}},
Notre équipe doit travailler sur le projet [nom du projet] et un échange avec vous peut être intéressant pour vérifier l’avancement.
Si cela vous convient, veuillez prendre rendez-vous pour discuter de la première étape du projet, le mardi 14 février 2023 à 11 h 00.
Cela nous permettra de vous présenter rapidement les activités et l’organisation entre les équipes concernées, afin d’optimiser le développement de projets communs.
En vous souhaitant une agréable journée.
Cordialement,
X
[Poste et nom du service]
🟢 Ce mail commercial fournit le contexte de la situation, une demande de RDV précise et l’objectif de cette réunion avec un directeur et ses équipes de vente.
10. Modèle de demande de rendez-vous professionnel par mail en anglais
Hello {{FirstName}},
I’m really glad that you have downloaded our white paper! Perhaps we could discuss the topics that interested you the most?
With this in mind, what are your next availabilities for a quick 15-minute phone call?
Best regards,
X
[Contact details]
🟢 Pour finaliser, voici un exemple d’e-mail en anglais pour une demande de RDV suite à un partage de livre blanc. L’objectif de cette réunion serait de connaître un peu plus votre prospect !
Voici un article sur les questions à poser à un client pour vendre. 👄
+5 Exemples de demande de rendez-vous professionnel par mail
🟢 Dans ces derniers exemples d’e-mail, j’ai essayé de mettre l’accent sur les intérêts du prospect. J’espère que ces modèles vous aideront à rédiger vos propres e-mails de demande de rendez-vous.
💡 Pour aller plus loin, téléchargez nos modèles d’e-mails gratuits pour créer vos propres mails de prospection commerciale efficaces et percutants.
Et, aussi, testez notre CRM Waalaxy gratuit pour automatiser l’envoi de vos e-mails !
Comment fixer un rendez-vous professionnel par mail ?
Pour fixer un rendez-vous par mail efficacement, l’expéditeur doit d’abord personnaliser son message afin que les rendez-vous puissent facilement être organisés par email. 👌
Pour ce faire, vous devez utiliser une adresse d’expédition personnalisée et cohérente. Évitez les adresses que vous aviez au collège de type « joker1999@hotmail.com ». 🤡
Alors, prenez soin de votre signature mail en mentionnant votre prénom, votre nom, le nom de votre entreprise et vos coordonnées en bas du message. De nos jours, il existe de nombreux outils pour la créer ! ⚒️
De plus, l’expéditeur ne peut envoyer un email qu’à un seul destinataire à la fois et peut éventuellement ajouter une personne en copie ou des destinataires supplémentaires. Le mail doit être personnalisé en incluant le nom du client dans le corps du message. 📩
Les emails en masse ont généralement moins d’impact sur les prospects et les clients. Ils peuvent également être classés automatiquement comme « spam » (courriel indésirable) par les services de messagerie. 👀
Parallèlement, les lignes d’objet des emails doivent être simples, claires et efficaces. 💎 En fait, cet élément est la première chose que les destinataires lisent, puisque c’est aussi le seul texte qu’ils voient lorsqu’ils ouvrent leur boîte aux lettres.
Le destinataire doit être capable de comprendre rapidement de quoi s’agit le mail. 🧐 Généralement, les objets se composent de 5 à 6 mots. Le corps du texte comprend souvent jusqu’à 15 lignes, contenant idéalement 5 phrases courtes. Il faut savoir que la première phrase est lue plus attentivement que la seconde.
👉 Par conséquent, l’expéditeur doit suivre le principe de la pyramide inversée lors de l’écriture. Allez droit au but, allez à l’essentiel depuis le début et enfin, entrez dans les détails.
Exemple de mail professionnel avec Waalaxy
Voici à quoi ressembleront vos modèles de mails professionnels avec Waalaxy :
En effet, le contenu doit être clair et concis. ✍️ L’expéditeur doit clairement indiquer l’action qu’il attend du destinataire. Dans notre cas, le but est de faire confirmer des rendez-vous professionnels, pas de vendre des produits tout de suite !
- En revanche, pensez à rajouter un bouton d’appel à l’action pour clôturer le mail, 🛎️ lorsque c’est pertinent. Par exemple, vous pouvez proposer des réservations via un logiciel de planification des réservations.
- Finalement, portez une attention particulière à l’orthographe et à la syntaxe des emails. Les mots ne doivent pas être soulignés, ni mis en gras ni en majuscules. 📣 Ce format est réservé aux liens hypertextes ou des dates/lieux clés.
- Les points d’exclamation, les points d’interrogation et les points de suspension doivent être utilisés conformément aux règles de ponctuation conventionnelles, et les émojis peuvent être utilisés à petites doses pour promouvoir le professionnalisme. 🤠
- Enfin, l’expéditeur doit vérifier l’adresse mail du destinataire et la relire avant d’envoyer un email erroné 🫠 et aussi penser à insérer les pièces jointes nécessaires, quand c’est le cas.
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Conseils pour solliciter un rendez-vous professionnel par email
Saviez-vous que lorsque quelqu’un vous envoie un email, vous n’avez que 3 secondes pour décider de le lire ou non ? 🤫
Par conséquent, il est important de savoir rédiger des emails marketing pertinents qui attirent rapidement l’attention du destinataire, surtout lorsque vous voulez convier d’un rdv. 📆
Voici quelques conseils qui pourront vous aider à mieux les rédiger : 👇
💌 Objet de l’email : Doit être de 5 à 7 mots maximum, simple et clair. Évitez les longues phrases.
🔠 Corps de l’email : Doit comporter 15 lignes maximum. Idéalement, cela devrait être fait en 5 phrases (y compris les sauts de ligne). Notez que la première phrase d’un message est toujours plus facile à lire que la deuxième phrase.
🔊 Parlez d’un seul sujet dans votre email. Si vous avez plusieurs demandes, veuillez envoyer des emails différents.
😊 Avoir un minimum de courtoisie : Saluez toujours le destinataire à la fin du mail et avant d’entrer dans le vif du sujet.
✍️ Toujours signer les messages : Pour votre commodité, vous pouvez utiliser des signatures automatiques.
🧑🏫 On ne le dira jamais assez : L’orthographe et la syntaxe de votre message sont essentielles pour attirer l’attention du destinataire.
❗Utilisez des points d’interrogation, des points d’exclamation ou des points de suspension selon les règles de ponctuation traditionnelles. Bien sûr, vous pouvez les accompagner d’un émoji si vous le souhaitez.
📖 Seuls les liens hypertextes doivent être soulignés dans les messages.
🥸 Oubliez les abréviations telles que « SLT » et « CDLT » pour dire « salut » ou « cordialement » car pas tout le monde risque de comprendre.
✈️ Enfin, vérifiez bien les mails de vos destinataires et pensez à relire votre message avant de l’envoyer.
👉 Pour conclure, si vous avez des intérêts en commun, c’est toujours une bonne idée de commencer l’email par un compliment. Cela peut aider à aplanir les choses. Par exemple, vous pouvez appliquer aussi la méthode AIDA, pour attiser le désir de votre prospect !
Vous disposez maintenant de plusieurs modèles que vous pouvez personnaliser pour votre entreprise. Ils sont une source d’inspiration pour améliorer votre approche du mail de prise de rendez-vous vers du « lead nurturing ».
Surtout, n’oubliez jamais d’effectuer plusieurs tests pour déterminer quels emails ont le plus de succès auprès de vos prospects. 💥
Conclusion : Demande de rendez-vous professionnel par mail
L’activité de vente la plus importante qu’un vendeur doit entreprendre est celle de prendre rendez-vous avec un client potentiel. 🤓
Le mail est un outil très simple et très efficace qu’il peut utiliser pour y parvenir. Ce canal marketing est bien évidemment moins formel qu’une lettre, mais il est beaucoup plus facile à envoyer.
Cependant, pour que votre message soit lu, et surtout pour pouvoir commencer une relation commerciale, vous devez également respecter certaines règles de rédaction ou de « copywriting ». 🪶
Dans cet article, nous avons vu +15 exemples de demande de rendez-vous professionnel par mail qui fonctionnent dans tous les cas!
Vous avez peut-être remarqué que ces différents types d’emails contiennent des informations sur les prospects. 🧲 C’est un point important à considérer, car il vous permet d’adopter une approche personnalisée lors de la rédaction d’emails.
Par exemple, si vous partagez les mêmes intérêts que votre prospect, n’hésitez pas à le mentionner dans votre message grâce à la personnalisation via Waalaxy. 😉
💡 Il est aussi essentiel d’être précis avec votre contenu. Mais, rappelez-vous que le but principal de l’email est de décrocher un rdv, pas de vendre un produit ou un service.
FAQ : Demande de rendez-vous professionnel par mail
Comment commencer un mail de demande de rendez-vous ?
Vous voulez savoir comment bien commencer votre email ? 🦶 Dans cet article, nous allons vous montrer les 5 meilleures salutations pour envoyer un email en toute occasion. 💯
Rappelez-vous que les premières impressions sont irréversibles. 👀 Alors, lors de l’envoi d’emails professionnels ou personnels, assurez-vous de bien vous présenter pour bien démarrer ! 🤝
Comment demander un rdv par mail ?
Pour demander un rendez-vous par e-mail, commencez par une ligne d’objet claire, suivie d’un message poli. 🪶 Expliquez le but de l’e-mail en invitant le destinataire à une réunion à une date et une heure précises et en fournissant tous les détails nécessaires tels que les informations de localisation ou la connexion virtuelle.
Incluez un bref ordre du jour si nécessaire, demandez une confirmation de présence, puis terminez par une déclaration de clôture officielle et votre signature. Pensez à lire attentivement votre e-mail pour éviter les erreurs avant l’envoi ! 📨
Comment demander un rendez-vous poliment ?
Pour faire une demande poliment par e-mail, commencez par un salut respectueux, puis présentez brièvement votre demande, en indiquant clairement ce que vous souhaitez, en veillant à formuler votre demande de manière claire et respectueuse. 👋
Expliquez brièvement pourquoi cette demande est importante ou nécessaire, le cas échéant. Utilisez un ton poli et formel tout au long du message et n’oubliez pas de remercier le destinataire pour son temps et sa considération. 👂
Terminez par une déclaration finale appropriée, telle que « Cordialement » ou « Avec toute ma considération », suivie de votre nom. Voici un article sur comment rédiger des mails de remerciement professionnels !
Comment formuler une demande de rendez-vous professionnel ?
Si besoin, voici un modèle d’une lettre pour bien formuler une demande de RDV : ⏬
Prénom NOM
Votre Adresse
Code postal – Ville
Téléphone
Email
Lieu, date,
Objet : Demande de rendez-vous
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter pour solliciter un rendez-vous afin de discuter au sujet de…
Je suis disponible pour un rendez-vous les mardis et jeudis à mon bureau, à partir de 14 h. N’hésitez pas à me contacter par courrier ou par e-mail pour fixer un rendez-vous qui convienne à tous.
Je reste à disposition si besoin, et je vous prie d’agréer à mes salutations distinguées.
Cordialement,
X
[Coordonnées]
Voilà, maintenant, vous connaissez les bonnes pratiques et les meilleurs exemples de demande de rendez-vous professionnel par mail, ou bien par courrier. 📨
