Wie man eine Rechnung erstellt: Erklärungen und 4 kostenlose Vorlagen

Wenn ich Ihnen von einem unverzichtbaren Schritt in einem Unternehmen erzähle, woran denken Sie dann? 🤔 Ja, wir sprechen darüber, wie man eine Rechnung erstellt?

In diesem Artikel werden wir das Folgende besprechen:

  • Wie kann man eine Rechnung erstellen?
  • Ein Beispiel für eine herunterladbare und bearbeitbare Rechnung.
  • Warum eine Rechnung erstellen?
  • Die verschiedenen Arten von Rechnungen.
  • Die zu vermeidenden Fehler.
  • Und schließlich, 3 Rechnungssoftware.

Sind Sie bereit, mehr zu erfahren? Fangen wir an! 🚀

Wie erstellt man eine Rechnung?

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt im Leben. Sie ermöglicht es, Verkäufe und Einnahmen gegenüber den Steuerbehörden zu rechtfertigen, sich vor möglichen Streitigkeiten mit Kunden oder Lieferanten zu schützen, die Geschäftsbeziehung zu stärken und die Entwicklung der Tätigkeit zu überwachen. Die Rechnungsstellung kann jedoch komplex und zeitaufwändig sein.

Welche Angaben müssen in der Rechnung enthalten sein?

Deshalb sind wir hier, um Ihnen zu helfen, und erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie man eine Rechnung erstellt! 🥰

1) Die Angaben zum Unternehmen

Die Kontaktdaten des Unternehmens müssen oben auf der Rechnung erscheinen, noch vor der Rechnungsnummer und dem Ausstellungsdatum. Diese Angaben müssen vollständig und korrekt sein, damit der Kunde das Unternehmen bei Bedarf leicht kontaktieren kann.

Es ist wichtig, dass diese Angaben vorhanden sind:

  • Vor- und Nachname oder sein Firmenname. 💭
  • Postanschrift. 📍
  • SIRET-Nummer. 🔢

2) Angaben zum Kunden

Es ist wichtig, die Daten des Kunden auf der Rechnung anzugeben, damit der Kunde den Verkauf leicht identifizieren kann. Der Name und die Adresse des Kunden müssen genau angegeben werden. 🎯

Es ist auch möglich, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse anzugeben. ☎️

3) Angaben auf der Rechnung

Die erste obligatorische Angabe auf der Rechnung betrifft das Datum der Rechnung. Dieses Datum ist wichtig, weil es ermöglicht, die Frist für die Bezahlung der Rechnung zu bestimmen. 📆

Diese Zahlungsfrist ist gesetzlich festgelegt und hängt vom Wirtschaftszweig des Unternehmens ab. Im Allgemeinen beträgt diese Frist 30 Tage ab dem Datum des Rechnungseingangs.

Dann muss die Rechnung nummeriert werden. Diese Nummer ist eindeutig und ermöglicht es, die Rechnung zu identifizieren. Sie kann aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination aus beidem bestehen. Schließlich wird der Rechnungsbetrag angegeben. Dieser Betrag sollte spezifisch und detailliert sein, damit der Kunde die Details der Rechnung verstehen kann. 👀

4) Informationen über die erbrachte Dienstleistung

Dieser Teil ist wichtig, denn er ermöglicht es, den Gesamtbetrag der Rechnung zu begründen und die erbrachte Leistung genau zu beschreiben. 🔍 Die Beschreibung der Dienstleistung muss klar und präzise sein, um die genaue Art der Dienstleistung anzugeben.

Hier sind zwei Beispiele zum Verständnis:

  • 🟦 Wenn das Unternehmen Übersetzungsdienstleistungen anbietet, ist es wichtig, die Ausgangs- und Zielsprache sowie die Anzahl der zu übersetzenden Wörter oder Seiten anzugeben.
  • 🟦 Wenn das Unternehmen Dienstleistungen im Bereich Grafikdesign anbietet, ist es wichtig, die genaue Art des Projekts zu nennen (Logoerstellung, Flyergestaltung, Anzahl der bereitzustellenden Modelle).

Wir haben auch den Einheitspreis, der mit den von der Firma praktizierten Tarifen übereinstimmen muss und ohne Steuern angegeben werden muss. Falls Sie einen Preisnachlass erhalten, zögern Sie nicht, uns dies mitzuteilen! 🔔 Vergessen Sie schließlich nicht, den Gesamtbetrag der erbrachten Dienstleistung anzugeben. Dieser errechnet sich durch Multiplikation des Einheitspreises mit der Menge oder der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.

5) Steuerinformationen

Wussten Sie, dass es obligatorische Steuerangaben gibt, die auf einer Rechnung nicht vergessen werden dürfen? Nun, hier sind sie im Detail:

  • Der anzuwendende Mehrwertsteuersatz ➡️ ist ein wichtiges Element, da er es ermöglicht, die Höhe der zu zahlenden Mehrwertsteuer zu bestimmen. Er muss für jede Zeile der Rechnung angegeben werden, außer wenn der Verkauf von der Mehrwertsteuer befreit ist. Kleiner kultureller Hinweis: Je nach Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen gibt es unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Zögern Sie also nicht, einen Blick auf Google zu werfen, um herauszufinden, welcher der Ihre ist!
  • Der MwSt.-Betrag ➡️ ist die Differenz zwischen dem Betrag einschließlich MwSt. des Verkaufs und dem Betrag ohne MwSt. des Verkaufs, multipliziert mit dem geltenden MwSt.-Satz. Ok, so gesagt, scheint es komplex zu sein, aber Sie werden sehen, dass es in Wirklichkeit ganz einfach ist. Vergessen Sie nicht, dass der Mehrwertsteuersatz für jede Zeile der Rechnung angegeben werden muss, ebenso wie der Gesamtbetrag der zu zahlenden Mehrwertsteuer.
  • Der Vermerk „Keine Mehrwertsteuer, Art. 293 B des CGI“, wenn der Umsatz unter einem bestimmten Schwellenwert liegt ➡️ Wenn Sie sich für das System der Mehrwertsteuerbefreiung entschieden haben, sind Sie grob gesagt nicht mehrwertsteuerpflichtig, sofern Ihr Umsatz im Jahr 2023 unter 34 400 € HT liegt. In diesem Fall muss auf der Rechnung der folgende Hinweis stehen. Wenn Sie diesen Schwellenwert überschreiten, müssen Sie ab dem ersten Euro des Umsatzes ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Schwellenwert überschritten wurde, Mehrwertsteuer berechnen.

Beispiel für eine kostenlose Rechnung

Sie wissen ja: Wir verwöhnen Sie gerne. 🎁 Deshalb bieten wir Ihnen, nachdem wir Ihnen ausführlich erklärt haben, wie man eine Rechnung erstellt, eine kostenlose Rechnungsvorlage in verschiedenen Formaten an, nämlich: Word, pdf, excel. ✨

Zunächst einmal hier in Tabellenform, die Sie einfach kopieren und einfügen können. Dies ist ein Beispiel für eine Rechnung für die Erstellung einer Website:

Unternehmen
Name : [Name des Unternehmens]
Adresse : [Adresse des Unternehmens]
SIRET-Nummer : [SIRET-Nummer des Unternehmens]
Kunde
Name : [Name des Kunden]
Adresse: [Adresse des Kunden]
Einzelheiten zu den erbrachten Dienstleistungen Betrag vor Steuern (in Euro)
Konzeption und Gestaltung der Website (XXX)
Entwicklung der Website (XXX)
Einbindung der Inhalte [XXX]
Referenzierung der Website [XXX]
Schulung im Umgang mit der Website [XXX]
Zahlungsbedingungen
Die Zahlung erfolgt durch [Angabe der Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Ratenzahlung, akzeptierte Zahlungsweise usw.]

Wie erstellt man eine Rechnung in Word?

Wenn Sie das Word-Format für Ihre Rechnungen verwenden, können Sie Ihre Rechnungsvorlage an Ihr Image anpassen. Sie können Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Schriftart einfügen, damit sie mit Ihrer Corporate Identity übereinstimmt. Dieses Format ist, wie Sie sich vorstellen können, leicht modifizierbar, so dass Sie Ihre Rechnungsvorlage leicht an Ihre Bedürfnisse und die spezifischen Anforderungen Ihrer Kunden anpassen können.

Dank Word können Sie Ihre Rechnungen an einem Ort aufbewahren, was für die Archivierung oder das Wiederfinden alter Rechnungen sehr praktisch ist! 👀

Wenn Sie an dieser kostenlosen Vorlage interessiert sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche unten! ⬇️

Rechnungsvorlage im Word-Format

Wie erstellt man eine Rechnung im PDF-Format?

Ein weiteres bekanntes Format ist das PDF. Dieses Format garantiert die Integrität und Sicherheit Ihrer Rechnung, da es Ihnen erlaubt, Ihre Rechnung in einem unveränderbaren Format zu exportieren, wodurch unerwünschte Änderungen am Dokument und unangenehme Überraschungen vermieden werden! Außerdem ist das PDF-Format mit allen Betriebssystemen (PC, IOS, Inux) kompatibel, was garantiert, dass Ihre Rechnung für alle Ihre Kunden sichtbar und nutzbar sein wird.

Um die kostenlose Rechnung im PDF-Format herunterzuladen, gehen Sie hier! ⬇️

Rechnungsvorlage im PDF-Format

Wie erstellt man eine Rechnung in Excel?

Letztes Format: Microsoft Excel. Heutzutage ist Excel nicht mehr das, was es einmal war, nämlich ein chinesisches Rätsel. Jetzt können Sie Ihre Tabellen nach Herzenslust bearbeiten, formatieren und anpassen! 🦋

So sieht eine Rechnung im Excel-Format aus. Um sie herunterzuladen und zu bearbeiten, geht es hier entlang! 👇🏼

Rechnungsvorlage im Excel-Format

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Warum eine Rechnung erstellen?

Es scheint offensichtlich zu sein, aber einige werden sich diese Frage stellen. Nun, es ist ein wichtiges Dokument, das es ihnen ermöglicht, ihre Verkäufe und ihr Einkommen gegenüber verschiedenen Unternehmen zu rechtfertigen, und zwar aus vier verschiedenen Blickwinkeln, nämlich steuerlich, rechtlich, kommerziell und buchhalterisch.

Hier sind sie im Detail! ⬇️

#1. Steuerliche Sichtweise

Mit der Rechnung können Sie Ihre Umsätze und Einnahmen gegenüber den Steuerbehörden nachweisen. Sie muss bestimmte obligatorische Angaben enthalten, um als gültig angesehen zu werden.

Beachten Sie, dass das Fehlen einer Rechnung steuerliche und sogar strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen kann. Achten Sie also darauf, dass Sie die Rechnungen gemäß den geltenden Steuervorschriften mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. 🧑🏼‍💻

#2. Rechtlicher Gesichtspunkt

Aus rechtlicher Sicht kann die Rechnung als Beweis für das Bestehen eines Vertrags zwischen dem Unternehmen und seinem Kunden dienen. Im Falle eines Rechtsstreits kann sie als Beweis dafür dienen, dass die Leistung erbracht und die Zahlungen auch geleistet wurden. 💰

Diese muss also innerhalb der Fristen abgegeben werden und muss die obligatorischen Angaben (die weiter oben im Artikel stehen) enthalten. 😎

#3. Kommerzieller Gesichtspunkt

Kommen wir nun zum kommerziellen Aspekt. Die Rechnung ermöglicht es, seinen Kunden ein professionelles und seriöses Bild zu vermitteln. Er kann sie durchaus als Kommunikationsmittel nutzen, indem er zum Beispiel seine Kontaktdaten, sein Logo und sogar eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung angibt. 👀

Dies trägt dazu bei, bestehende Kunden zu halten und neue Kunden zu gewinnen. 🔗

#4. Standpunkt der Buchhaltung

Aus buchhalterischer Sicht schließlich ist die Rechnung ein zentrales Element der Finanzverwaltung. Sie ermöglicht es, die Finanzströme des Unternehmens zu verfolgen, Leistungsindikatoren zu erstellen und Steuererklärungen zu erstellen.

Die Rechnung muss daher sorgfältig aufbewahrt und in die buchhalterische Nachbereitung des Unternehmens integriert werden. 📊

Schließlich kann sie manchmal dazu dienen, unbezahlte Rechnungen zu verwalten, indem sie zum Beispiel Mahnungen verschickt oder Inkassomaßnahmen einleitet. 💭

Die verschiedenen Arten von Rechnungen

Sie wissen sicher, dass es je nach Situation verschiedene Arten von Rechnungen gibt. Sie variieren je nach Art der erbrachten Dienstleistung, des Kunden, aber auch der gesetzlichen Verpflichtungen. Keine Panik, hier finden Sie die Details zu den verschiedenen Rechnungsarten! 👇🏼

Klassische Rechnung

Dies ist die häufigste Rechnungsart, da sie es dem Unternehmen ermöglicht, die Gesamtheit seiner Dienstleistung oder seines Produkts in einem Zug in Rechnung zu stellen. Sie muss jedoch alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten (Name und Anschrift, SIRET-Nummer, Gesamtbetrag der Leistung, Satz und Betrag der Mehrwertsteuer). 🌟

Rechnung auf Rechnung

Diese Rechnung wird verwendet, wenn das Unternehmen für eine Dienstleistung von einem Kunden in Raten bezahlt werden muss. Auf diese Weise kann eine Anzahlung zum Zeitpunkt der Bestellung und der Restbetrag nach Beendigung der Dienstleistung erhoben werden. Vergessen Sie nicht, die gesetzlichen Bestimmungen zu erwähnen, aber auch anzugeben, dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt. Es wäre dumm, das zu vergessen! 🧠

Eine kleine Information: Diese Rechnung wird zum Zeitpunkt der Bestellung ausgestellt und ermöglicht es dem Unternehmen, einen Teil des Gesamtbetrags der Dienstleistung zu kassieren, bevor die Arbeit beginnt.

Fortschrittsrechnung

Hier handelt es sich um ein Projekt, das sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Die Fortschrittsrechnung ermöglicht es dem Unternehmen, einen Teil des Gesamtbetrags der Dienstleistung entsprechend dem Fortschritt des Projekts in Rechnung zu stellen.

Diese Rechnung muss in jeder wichtigen Phase des Projekts ausgestellt werden. 📝

Saldo-Rechnung

Die vorletzte Rechnung ist die Saldorechnung. Sie wird am Ende einer Dienstleistung ausgestellt, wenn der Kunde den Restbetrag zu zahlen hat und den Umfang der geleisteten Arbeit bestätigt hat. 😇

Gutschriftsrechnung

Zu guter Letzt die Gutschriftrechnung. Sie wird ausgestellt, wenn das Unternehmen dem Kunden einen Teil des in Rechnung gestellten Betrags zurückerstatten muss, entweder im Falle der Stornierung der Dienstleistung oder im Falle eines Rechtsstreits. sie ermöglicht es dem Unternehmen, die Situation zu regeln und die Rückerstattung vorzunehmen, wie Sie sicher schon verstanden haben.

Wie kann man eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellen?

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie Ihren Kunden keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen müssen, wenn Sie zum Beispiel unter der Mehrwertsteuerbefreiungsgrenze liegen oder aufgrund der Art Ihrer Tätigkeit von der Mehrwertsteuer befreit sind. Deshalb ist es wichtig, einige Schritte zu beachten, um Fehler zu vermeiden, die Sie teuer zu stehen kommen können:

  • 1). Vergewissern Sie sich, dass Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind ➡️ Sie müssen unter der Befreiungsschwelle (34 400 €) liegen.
  • 2). Erstellen Sie Ihre Rechnung mit dem Vermerk „TVA non applicable, art 293 B du CGI“➡️this, damit Ihr Kunde versteht, warum die Mehrwertsteuer nicht berechnet wurde.
  • 3). Erwähnen Sie alle anderen obligatorischen Informationen ➡️ obligatorischen Erwähnungen, die weiter oben im Artikel erwähnt wurden.
  • 4).Bewahren Sieeine Kopie aller facture➡️aswichtigen Verwaltungsunterlagen auf, und zwar von jeder Rechnung, die Sie ausstellen. So können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen und im Falle einer Steuerprüfung einen Nachweis erbringen.

Zu vermeidende Fehler auf einer Rechnung

Sie haben sicher verstanden, dass die Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, denn sie ermöglicht es Ihnen, Geld in die Kasse zu bringen und die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern. 😇

Eine schlecht erstellte Rechnung kann jedoch zu Problemen führen, insbesondere im Falle einer Steuerprüfung. Deshalb hier die 3 häufigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt. ⬇️

Berechnungsfehler

Es mag Ihnen trivial erscheinen, aber es ist wichtig, die auf der Rechnung angegebenen Beträge zu überprüfen, um Rechenfehler zu vermeiden. Es gibt nichts Peinlicheres, als eine Rechnung wegen eines Rechenfehlers neu schreiben zu müssen, oder? 🥲 Hierfür können Sie eine Fakturierungssoftware verwenden, die die Berechnungen automatisch durchführt.

Die Fehler der Erwähnung

Natürlich sind Fehler bei der Erwähnung häufig, und es ist leicht, sie zu machen. Daher ist es wichtig zu prüfen, ob alle obligatorischen Angaben auf der Rechnung vorhanden sind.

Formatierungsfehler

Zum Schluss noch die Formatierungsfehler. Ja, es ist wichtig, ein Standardformat für die Rechnungen einzuhalten, um ihre Bearbeitung durch die Buchhaltungsdienste der Kunden zu erleichtern, z. B. PDF, Word oder sogar Excel.

Fazit

Wir sind am Ende dieses Artikels angelangt! Wir hoffen, dass alle Informationen, die wir Ihnen gegeben haben, nützlich waren und es Ihnen ermöglicht haben, die Probleme und bewährten Verfahren im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung besser zu verstehen.

Zur Erinnerung: Die Rechnungsstellung ist ein wesentliches Element für Ihr Unternehmen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsbeziehungen mit den Kunden zu formalisieren, Streitigkeiten zu vermeiden und vor allem eine bessere Verwaltung Ihres Cashflows zu gewährleisten. 🏴‍☠️

Es ist jedoch wichtig, bestimmte Regeln und Pflichtangaben zu beachten, damit Ihre Rechnung gültig ist. Zum Glück ist es dank moderner Fakturierungstools ein Leichtes, in wenigen Minuten Rechnungen zu erstellen, die den steuerlichen und rechtlichen Anforderungen entsprechen! 🥰

Achten Sie also auf das Design und die Ästhetik Ihrer Rechnung, damit sie Ihr Markenimage widerspiegelt und Ihre Kunden zu Ihnen zurückkehren wollen.

Kann ich eine Rechnung selbst erstellen?

Natürlich muss ein Selbständiger, ein Kleinstunternehmen oder eine Firma seinen Kunden für jeden Verkauf oder jede erbrachte Dienstleistung eine Rechnung ausstellen.

Die Rechnung muss in französischer Sprache verfasst sein, in zweifacher Ausfertigung und auf einem Papier- oder elektronischen Datenträger erstellt werden, ohne zu vergessen, sie mindestens 10 Jahre nach Beendigung der Dienstleistung aufzubewahren. 🗓️

Wie kann man eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellen?

Nichts könnte einfacher sein. Sie müssen nur den folgenden Vermerk in Ihre Rechnung aufnehmen: „Mehrwertsteuer nicht anwendbar, Artikel 293 B des allgemeinen Steuergesetzbuches (CGI)“ Dann können Sie Ihre Rechnung wie eine klassische Rechnung ausfüllen, ohne alle Pflichtangaben zu vergessen. ✨

Wie berechnet ein Unternehmen die Mehrwertsteuer?

Als Kleinstunternehmen müssen Sie keine Mehrwertsteuer berechnen, da Sie Zugang zur Regelung der „Befreiung von der Mehrwertsteuergrundlage“ haben. Sie müssen also keine Mehrwertsteuer abziehen. Dennoch können Sie in den folgenden beiden Fällen mehrwertsteuerpflichtig werden:

  • 🥇 Wenn Sie sich für ein echtes Mehrwertsteuersystem entscheiden, das Ihnen also den Vorsteuerabzug für Ihre Einkäufe ermöglicht.
  • 🥈 Wenn Sie den Schwellenwert für die grundlegende Mehrwertsteuerbefreiung überschreiten, der im Jahr 2023 bei 34 400 € liegt.

Hallo, Sie wissen jetzt alles darüber, wie man eine Rechnung erstellt. Bis bald und viel Spaß beim Erstellen von Rechnungen! 😎

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