Como criar uma fatura : Explicações e 4 modelos gratuitos

Se vos falar de um passo indispensável de uma empresa, o que pensam? 🤔 Sim, estamos a falar de como criar uma fatura ?

Neste artigo, discutiremos o seguinte:

  • Como fazer uma factura?
  • Um exemplo de uma factura descarregável e editável.
  • Porquê fazer uma factura?
  • Os diferentes tipos de facturas.
  • Os erros a evitar.
  • E finalmente, 3 software de facturação.

Pronto para saber mais? Vamos começar! 🚀

Como criar uma fatura ?

A facturação é um passo essencial na vida. Permite justificar as vendas e as receitas às autoridades fiscais, proteger contra possíveis litígios com clientes ou fornecedores, reforçar a relação comercial e acompanhar a evolução da actividade. No entanto, a facturação pode ser complexa e demorada.

Quais são as menções obrigatórias da factura?

É por isso que estamos aqui para o ajudar, e explicaremos passo a passo como fazer uma factura! 🥰

1) A informação da empresa

As informações de contacto da empresa devem aparecer na parte superior da factura, mesmo antes do número da factura e da data de emissão. Estas informações de contacto devem ser completas e precisas, para que o cliente possa facilmente contactar a empresa, se necessário.

É importante que este mencione são :

  • Nome e apelido ou o nome da sua empresa. 💭
  • Endereço postal. 📍
  • Número SIRET. 🔢

2) Informação ao cliente

É importante mencionar os dados do cliente na factura para que o cliente possa identificar facilmente a venda. O nome e o endereço do cliente devem ser indicados com exactidão. 🎯

É também possível mencionar um número de telefone ou um endereço de correio electrónico. ☎️

3) Informações sobre a factura

A primeira menção obrigatória na factura diz respeito à data da factura. Esta data é importante porque permite determinar o prazo para o pagamento da factura. 📆

Este período de pagamento é fixado por lei e depende do sector de actividade da empresa. Em geral, este período é de 30 dias a partir da data de recepção da factura.

Depois, a factura deve ser numerada. Este número é único e permite identificar a factura, pode ser composto por números, letras ou uma combinação de ambos. Finalmente, temos o montante da factura. Este montante deve ser específico e detalhado, para que o cliente possa compreender os detalhes da factura. 👀

4) Informação sobre o serviço prestado

Esta parte é essencial porque, permite justificar o montante total da factura e descrever com precisão o serviço prestado. 🔍 A descrição do serviço deve ser clara e precisa, a fim de indicar a natureza exacta do serviço.

Aqui estão dois exemplos para entender:

  • 🟦 Se a empresa fornece serviços de tradução, é importante mencionar a língua de origem e de destino, assim como o número de palavras ou páginas a traduzir.
  • 🟦 Se a empresa fornece serviços de desenho gráfico, é importante mencionar a natureza exacta do projecto (criação de logótipo, desenho de flyer, número de maquetas a serem fornecidas).

Além disso, temos o preço unitário que deve ser consistente com as taxas praticadas pela empresa e deve ser mencionado excluindo impostos. Em caso de desconto, não hesite em notificá-lo! 🔔 Finalmente, não se esqueça de mencionar o montante total do serviço prestado. Isto deve ser calculado multiplicando o preço unitário pela quantidade ou número de horas de trabalho realizado.

5) Informação fiscal

Sabia que existem menções fiscais obrigatórias que não devem ser esquecidas numa factura? Bem, aqui estão elas em pormenor:

  • A taxa de IVA aplicável ➡️ é um elemento importante porque permite determinar o montante do IVA a pagar. Deve ser especificada para cada linha da factura, excepto se a venda estiver isenta de IVA. Pequeno ponto cultural, existem diferentes taxas de IVA em função da natureza dos bens ou serviços vendidos. Portanto, não hesite em dar uma vista de olhos no Google para saber qual é o seu!
  • O montante do IVA ➡️ este montante é a diferença entre o montante incluindo o IVA da venda e o montante excluindo o IVA da venda multiplicado pela taxa de IVA aplicável. Ok, dito desta forma, parece complexo mas, verá que na realidade, é simples. Não se esqueça que a taxa de IVA deve ser especificada para cada linha da factura, assim como o montante total de IVA a pagar.
  • A menção “IVA não aplicável, art 293 B do CGI” se o volume de negócios for inferior a um determinado limiar ➡️ Grosso modo, se tiver optado pelo sistema de isenção de IVA, não está sujeito ao IVA desde que o seu volume de negócios seja inferior a 34 400 euros HT em 2023. Neste caso, a menção seguinte deve ser especificada na factura. Se exceder este limiar, deve cobrar IVA a partir do primeiro euro do volume de negócios, a partir do primeiro dia do mês seguinte ao mês em que o limiar foi excedido.

Exemplo de uma factura gratuita

Sabe que, por isso, gostamos de o mimar. 🎁 É por isso que, depois de explicar em detalhe como fazer uma factura, oferecemos-lhe um modelo de factura gratuita em diferentes formatos, nomeadamente: word, pdf, excel. ✨

Para começar, aqui em forma de folha de cálculo que pode copiar e colar facilmente. Este é um exemplo de uma factura para a criação de um website :

Empresa
Nome : [Nome da empresa]
Endereço : [Endereço da empresa]
Número SIRET : [Número SIRET da empresa]
Cliente
Nome : [Nome do cliente]
Endereço: [Endereço do cliente]
Detalhes sobre os serviços prestados Montante antes de impostos (em euros)
Concepção e design do website [XXX]
Desenvolvimento do sítio web [XXX]
Integração de conteúdos [XXX]
Referenciação do website [XXX]
Formação na utilização do website [XXX]
Condições de pagamento
O pagamento será efectuado [especificar as condições de pagamento: adiantamento, pagamento em prestações, método de pagamento aceite, etc.]

Como criar uma factura em palavras ?

A utilização do formato Word para as suas facturas permite-lhe personalizar o seu modelo de factura à sua imagem. Pode adicionar o seu logótipo, as suas cores, bem como a sua fonte, para que seja consistente com a sua identidade corporativa. Este formato é, como pode imaginar, facilmente modificável, para que possa facilmente adaptar o seu modelo de factura de acordo com as suas necessidades e os pedidos específicos dos seus clientes.

Graças ao Word, poderá manter um histórico das suas facturas num único local, útil para arquivar ou encontrar algumas facturas antigas, se necessário! 👀

Se estiver interessado neste modelo gratuito, basta clicar no botão abaixo! ⬇️

Invoice template in Word format

Como criar uma factura em PDF ?

Outro formato conhecido, o PDF. Isto garante a integridade e segurança da sua factura porque lhe permite exportar a sua factura num formato inalterável, evitando assim quaisquer alterações indesejadas no documento e surpresas desagradáveis! Além disso, o formato PDF é compatível com todos os sistemas operativos (PC, IOS, Inux), o que garante que a sua factura será visível e utilizável por todos os seus clientes.

Para descarregar a factura gratuita em formato PDF, vá aqui! ⬇️

Invoice template in PDF format

Como criar uma factura em Excel ?

Último formato, Microsoft Excel. Hoje em dia, o Excel já não é o que era, nomeadamente um puzzle chinês. Agora pode editar, formatar e personalizar as suas tabelas de acordo com o seu coração! 🦋

Eis o aspecto de uma factura em formato Excel, para a descarregar e editar, é por aqui! 👇🏼

Invoice template in Excel format

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Porquê fazer uma factura?

Parece óbvio, mas alguns podem fazer a pergunta. Bem, é um documento essencial, que lhes permite justificar as suas vendas e os seus rendimentos a diferentes empresas, de 4 ângulos diferentes, nomeadamente, fiscal, legal, comercial e contabilístico.

Aqui estão eles em detalhe! ⬇️

#1. Ponto de vista fiscal

A factura permite-lhe justificar as suas vendas e recibos junto das autoridades fiscais. Deve conter certas menções obrigatórias para ser considerada como válida e, portanto, válida.

Cuidado, a ausência de uma factura pode levar a sanções fiscais e até penais. Portanto, certifique-se de as manter durante pelo menos 6 anos, em conformidade com a regulamentação fiscal em vigor. 🧑🏼💻

#2. Ponto de vista legal

Do ponto de vista jurídico, a factura pode ser utilizada como prova da existência de um contrato entre a empresa e o seu cliente. Em caso de litígio, pode ser utilizada para provar que o serviço foi executado e que também foram efectuados pagamentos. 💰

Este deve assim ser entregue dentro dos limites de tempo e deve incluir menções obrigatórias (as mais elevadas no artigo). 😎

#3. Ponto de vista comercial

Passemos ao ponto de vista comercial. A factura permite apresentar uma imagem profissional e séria aos seus clientes. Estes últimos podem utilizá-la bastante como meio de comunicação, mencionando por exemplo os seus dados de contacto, o seu logotipo e até uma descrição detalhada do serviço realizado. 👀

Isto ajuda a manter os clientes existentes e a atrair novos clientes. 🔗

#4. Ponto de vista contabilístico

Finalmente, de um ponto de vista contabilístico, a factura é um elemento central da gestão financeira. Permite seguir os fluxos financeiros da empresa, gerar indicadores de desempenho e preparar declarações fiscais.

A factura deve, portanto, ser guardada cuidadosamente e integrada no acompanhamento contabilístico da empresa. 📊

Finalmente, pode por vezes ser utilizado para gerir facturas não pagas, enviando, por exemplo, lembretes ou iniciando acções de cobrança. 💭

Os diferentes tipos de facturas

Não ignora que existem diferentes tipos de facturas, dependendo da situação. Estas variam em função da natureza do serviço prestado, do cliente, mas também das obrigações legais. Não entre em pânico, aqui estão os detalhes dos diferentes tipos de facturas! 👇🏼

Factura clássica

Este é o tipo de factura mais comum, porque permite à empresa facturar a totalidade do seu serviço ou produto de uma só vez. No entanto, deve conter todas as menções legais obrigatórias (nome e endereço, número SIRET, montante total do serviço, taxa e montante do IVA). 🌟

Facturação por conta

Esta factura é utilizada quando a empresa precisa de ser paga em parcelas por um serviço de um cliente. Isto permite recolher um depósito no momento da encomenda, depois o saldo no final do serviço. Não se esqueça de incluir as menções legais, mas também de especificar que se trata de uma factura de depósito. Seria uma tolice esquecer isso! 🧠

Um pouco de informação, esta factura é emitida no momento da encomenda e permite à empresa recolher parte do montante total do serviço antes de iniciar o trabalho.

Factura de progresso

Aqui, estamos a falar de um projecto que tem lugar durante um longo período de tempo. De facto, a factura de progresso permite à empresa facturar uma parte do montante total do serviço de acordo com o progresso do projecto.

Esta deve ser emitida em cada fase importante do projecto. 📝

Factura de equilíbrio

O segundo a durar, a factura do saldo. Esta é emitida no final de um serviço quando o saldo deve ser pago pelo cliente e o cliente tiver validado a quantidade de trabalho realizado. 😇

Factura da nota de crédito

Por último, mas não menos importante, a factura de crédito. Esta é emitida quando a empresa tem de reembolsar uma parte do montante facturado ao cliente, quer em caso de cancelamento do serviço, quer em caso de litígio. ❌ Como terá compreendido, permite assim à empresa regularizar a situação e efectuar o reembolso.

Como fazer a factura sem IVA?

Por vezes, pode acontecer que não precise de cobrar IVA aos seus clientes, se por exemplo estiver abaixo do limiar de isenção de IVA ou se estiver isento de IVA devido à natureza da sua actividade. É por isso que é importante seguir alguns passos a fim de evitar cometer erros que lhe poderiam custar caro:

  • 1). Verifique se é elegível para não cobrar IVA ➡️ deve estar abaixo do limiar de isenção (34 400 euros).
  • 2). Crie a sua factura com a menção “TVA não aplicável, art 293 B du CGI”➡️thisa menção permitirá ao seu cliente compreender porque é que o IVA não foi cobrado.
  • 3). Mencione todas as outras informações obrigatórias ➡️ menções obrigatórias mencionadas anteriormente no artigo.
  • 4). Guarde uma cópia de cada facture➡️aspara todos os documentos administrativos importantes, é importante guardar uma cópia de cada factura emitida. Isto permitir-lhe-á acompanhar as suas receitas e desembolsos e fornecer provas no caso de uma auditoria fiscal.

Erros a evitar numa factura

Bem, terá compreendido, a facturação dos seus serviços é um passo crucial para a empresa, porque lhe permite trazer dinheiro para os cofres e garantir o futuro da sua empresa. 😇

No entanto, uma factura mal redigida pode causar problemas, especialmente no caso de uma auditoria fiscal. É por isso que, aqui estão 3 erros mais comuns a evitar. ⬇️

Erros de cálculo

Pode parecer trivial para si, mas é importante verificar os montantes indicados na factura para evitar erros de cálculo. Não há nada mais embaraçoso do que ter de refazer uma factura por causa de um erro de cálculo, certo? 🥲 Para tal, pode utilizar um software de facturação que efectuará automaticamente os cálculos.

Os erros de menção

Obviamente, os erros nas menções são comuns e é fácil de os cometer. Por conseguinte, é importante verificar se todas as menções obrigatórias estão presentes na factura.

Erros de formato

Finalmente, os erros de formato. Bem sim, é importante respeitar um formato padrão para as facturas, a fim de facilitar o seu tratamento pelos serviços de contabilidade dos clientes, tais como PDF, Word ou mesmo Excel.

Conclusão

Estamos a chegar ao fim deste artigo! Esperamos que toda a informação que lhe fornecemos tenha sido útil e lhe tenha permitido compreender melhor as questões e as boas práticas relacionadas com a facturação.

Como lembrete, a facturação é um elemento essencial para o seu negócio. Permite-lhe formalizar a sua relação comercial com os clientes, para evitar qualquer disputa e, especialmente, para garantir uma melhor gestão do seu fluxo de caixa. 🏴☠️

No entanto, é importante respeitar certas regras e menções obrigatórias para que a sua factura seja válida. Felizmente, graças às modernas ferramentas de facturação, é fácil gerar facturas que cumpram os requisitos fiscais e legais em apenas alguns minutos! 🥰

Portanto, certifique-se de cuidar do seu design e da sua estética para que reflicta a sua imagem de marca e faça com que os seus clientes queiram voltar para si.

Posso criar eu próprio uma factura?

Claro, como para um empresário independente, uma microempresa ou uma empresa, deve entregar aos seus clientes uma factura por cada venda ou serviço prestado.

A factura deve ser redigida em francês, em dois exemplares e estabelecida em papel ou suporte electrónico, sem esquecer de a guardar durante pelo menos 10 anos a partir do fim do serviço. 🗓️

Como fazer uma factura sem IVA?

Nada poderia ser mais simples. Basta incluir na sua factura a seguinte menção “IVA não aplicável artigo 293 B do código fiscal geral (CGI)” Depois, pode preencher a sua factura como uma factura clássica, sem esquecer todas as menções obrigatórias. ✨

Como é que uma empresa cobra o IVA?

Como microempresa, não cobra IVA, uma vez que tem acesso ao regime de “isenção da base de IVA”. Por conseguinte, não é necessário deduzir o IVA. No entanto, pode tornar-se sujeito passivo de IVA nos dois casos seguintes:

  • 🥇 Se optar por um regime real de tributação do IVA, o que lhe permitirá, por conseguinte, deduzir o IVA sobre as suas compras.
  • 🥈 Se exceder o limiar da isenção de base do IVA, o que equivale a 34 400 euros em 2023.

Olá, agora já sabe tudo sobre como criar uma factura. Até breve e feliz facturação! 😎

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