Como crear una factura : Explicaciones Y 4 Plantillas Gratuitas

Si te hablo de un paso imprescindible de una empresa, ¿qué te parece? 🤔 Sí, estamos hablando del ¿ como crear una factura?

En este artículo hablaremos de lo siguiente:

  • ¿Cómo hacer una factura?
  • Un ejemplo de factura descargable y editable.
  • ¿Por qué hacer una factura?
  • Los diferentes tipos de facturas.
  • Los errores que hay que evitar.
  • Y por último, 3 programas de facturación.

¿Listo para saber más? ¡Vamos a empezar! 🚀

Cómo crear una factura?

La facturación es un paso esencial en la vida. Permite justificar ventas y cobros ante Hacienda, protegerse de posibles litigios con clientes o proveedores, afianzar la relación comercial y controlar la evolución de la actividad. Sin embargo, la facturación puede resultar compleja y llevar mucho tiempo.

¿Cuáles son las menciones obligatorias de la factura?

Por eso estamos aquí para ayudarte, ¡y te explicamos paso a paso cómo hacer una factura! 🥰

1) Los datos de la empresa

La información de contacto de la empresa debe aparecer en la parte superior de la factura, incluso antes del número de factura y la fecha de emisión. Esta información de contacto debe ser completa y precisa, para que el cliente pueda ponerse en contacto fácilmente con la empresa si lo necesita.

Es importante que esta mencione son :

  • Nombre y apellidos o su razón social. 💭
  • Dirección postal. 📍
  • Número de SIRET. 🔢

2) Datos del cliente

Es importante mencionar los datos del cliente en la factura para que éste pueda identificar fácilmente la venta. El nombre y la dirección del cliente deben figurar con precisión. 🎯

También es posible mencionar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. ☎️

3) Información en la factura

La primera mención obligatoria en la factura se refiere a la fecha de la misma. Esta fecha es importante porque permite determinar el plazo de pago de la factura. 📆

Este plazo de pago está fijado por ley y depende del sector de actividad de la empresa. En general, este plazo es de 30 días a partir de la fecha de recepción de la factura.

A continuación, la factura debe estar numerada. Este número es único y permite identificar la factura, puede estar compuesto por números, letras o una combinación de ambos. Por último, tenemos el importe de la factura. Este importe debe ser concreto y detallado para que el cliente pueda entender los detalles de la factura. 👀

4) Información sobre el servicio prestado

Esta parte es esencial porque, permite justificar el importe total de la factura y describir con precisión el servicio prestado. 🔍 La descripción del servicio debe ser clara y precisa para indicar la naturaleza exacta del servicio.

He aquí dos ejemplos para entenderlo:

  • 🟦 Si la empresa ofrece servicios de traducción, es importante mencionar el idioma de origen y de destino, así como el número de palabras o páginas que hay que traducir.
  • 🟦 Si la empresa ofrece servicios de diseño gráfico, es importante mencionar la naturaleza exacta del proyecto (creación de logotipos, diseño de folletos, número de maquetas que deben proporcionarse).

Además, tenemos el precio unitario que debe ser coherente con las tarifas practicadas por la empresa y debe ser mencionado sin impuestos. En caso de descuento, ¡no dude en notificarlo! 🔔 Por último, no olvides mencionar el importe total del servicio prestado. Éste debe calcularse multiplicando el precio unitario por la cantidad o el número de horas de trabajo realizadas.

5) Información fiscal

¿Sabías que hay menciones fiscales obligatorias que no deben olvidarse en una factura? Pues aquí están detalladas:

  • El tipo de IVA aplicable ➡️ es un elemento importante porque permite determinar el importe del IVA a pagar. Debe especificarse en cada línea de la factura, salvo si la venta está exenta de IVA. Pequeño apunte cultural, existen diferentes tipos de IVA en función de la naturaleza de los bienes o servicios vendidos. Así que no dudes en echar un vistazo en Google para saber cuál es el tuyo
  • El importe del IVA ➡️ este importe es la diferencia entre el importe con IVA de la venta y el importe sin IVA de la venta multiplicado por el tipo de IVA aplicable. Vale, dicho así, parece complejo pero, verás que en realidad, es sencillo. No olvides que hay que especificar el tipo de IVA para cada línea de la factura, así como el importe total del IVA a pagar.
  • La mención «IVA no aplicable, art 293 B del CGI» si el volumen de negocios es inferior a un determinado umbral ➡️ A grandes rasgos, si ha optado por el sistema de exención del IVA, no estará sujeto al IVA siempre que su volumen de negocios sea inferior a 34 400 euros HT en 2023. En este caso, debe hacer la siguiente mención en la factura. Si supera este umbral, deberá repercutir el IVA desde el primer euro de volumen de negocios a partir del primer día del mes siguiente al mes en el que se superó el umbral.

Ejemplo de factura gratuita

Ya sabes que, a fuerza de hacerlo, nos gusta mimarte. 🎁 Por eso, después de explicarte detalladamente cómo hacer una factura, te ofrecemos una plantilla de factura gratis en diferentes formatos, a saber: word, pdf, excel. ✨

Para empezar, aquí en forma de hoja de cálculo que puedes copiar y pegar fácilmente. Este es un ejemplo de factura para la creación de un sitio web :

Empresa
Nombre : [Nombre de la empresa]
Dirección : [Dirección de la empresa]
Número SIRET : [Número SIRET de la empresa]
Cliente
Nombre : [Nombre del cliente]
Dirección: [Dirección del cliente]
Detalles de los servicios prestados Importe antes de impuestos (en euros)
Concepción y diseño del sitio web [XXX]
Desarrollo del sitio web [XXX]
Integración de contenidos [XXX]
Referenciación del sitio web [XXX]
Formación en el uso del sitio web [XXX]
Condiciones de pago
El pago se efectuará [especifique las condiciones de pago: anticipo, pago a plazos, método de pago aceptado, etc.]

Cómo crear una factura en word ?

Utilizar el formato Word para sus facturas le permite personalizar su plantilla de factura a su imagen. Puede añadir su logotipo, sus colores así como su tipo de letra para que sea coherente con su identidad corporativa. Este formato es, como puede imaginar, fácilmente modificable, por lo que puede adaptar fácilmente su plantilla de factura en función de sus necesidades y de las peticiones específicas de sus clientes.

Gracias a Word, podrás mantener un historial de tus facturas en un solo lugar, ¡práctico para archivar o encontrar algunas facturas antiguas si es necesario! 👀

Si te interesa esta plantilla gratuita, ¡solo tienes que hacer clic en el botón de abajo! ⬇️

Plantilla de factura en formato Word

¿Cómo crear una factura en PDF?

Otro formato conocido, el PDF. Éste garantiza la integridad y la seguridad de su factura porque le permite exportarla en un formato no modificable, ¡evitando así cualquier modificación no deseada del documento y sorpresas desagradables! Además, el formato PDF es compatible con todos los sistemas operativos (PC, IOS, Inux), lo que garantiza que su factura será visible y utilizable por todos sus clientes.

Para descargar la factura gratuita en formato PDF, ¡vaya aquí! ⬇️

Plantilla de factura en formato PDF

¿Cómo crear una factura en Excel?

Último formato, Microsoft Excel. Hoy en día, Excel ya no es lo que era, es decir, un rompecabezas chino. ¡Ahora puedes editar, formatear y personalizar tus tablas a tu antojo! 🦋

Así se ve una factura en formato Excel, para descargarla y editarla, ¡es por aquí! 👇🏼

Plantilla de factura en formato Excel

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¿Por qué hacer una factura?

Parece obvio, pero algunos pueden hacer la pregunta. Pues bien, se trata de un documento esencial, que les permite justificar sus ventas y sus ingresos ante diferentes empresas, desde 4 ángulos diferentes, a saber, fiscal, jurídico, comercial y contable.

¡Aquí están en detalle! ⬇️

#1. Punto de vista fiscal

La factura le permite justificar sus ventas e ingresos ante las autoridades fiscales. Debe contener ciertas menciones obligatorias para que se considere válida y, por tanto.

Cuidado, la ausencia de factura puede acarrear sanciones fiscales e incluso penales. Así que asegúrate de conservarlas durante al menos 6 años, de acuerdo con la normativa fiscal vigente. 🧑🏼‍💻

#2. Punto de vista jurídico

Desde un punto de vista jurídico, la factura puede utilizarse como prueba de la existencia de un contrato entre la empresa y su cliente. En caso de litigio, puede utilizarse para demostrar que el servicio se ha realizado y que también se han efectuado los pagos. 💰

Así pues, éste debe entregarse dentro de los plazos y debe incluir las menciones obligatorias (las superiores del artículo). 😎

#3. Punto de vista comercial

Pasemos al punto de vista comercial. La factura permite presentar una imagen profesional y seria a sus clientes. Estos últimos pueden utilizarla bastante como medio de comunicación, mencionando por ejemplo sus datos de contacto, su logotipo e incluso una descripción detallada del servicio realizado. 👀

Esto ayuda a retener a los clientes existentes y a atraer a otros nuevos. 🔗

#4. Punto de vista contable

Por último, desde el punto de vista contable, la factura es un elemento central de la gestión financiera. Permite seguir los flujos financieros de la empresa, generar indicadores de rendimiento y elaborar declaraciones fiscales.

Por tanto, la factura debe conservarse con cuidado e integrarse en el seguimiento contable de la empresa. 📊

Por último, a veces puede utilizarse para gestionar facturas impagadas, devolviendo, por ejemplo, recordatorios o iniciando acciones de cobro. 💭

Los diferentes tipos de facturas

No ignoras que existen diferentes tipos de facturas en función de la situación. Varían en función de la naturaleza del servicio prestado, del cliente, pero también de las obligaciones legales. Que no cunda el pánico, ¡aquí tienes los detalles de los diferentes tipos de facturas! 👇🏼

Factura clásica

Es el tipo de factura más común, porque permite a la empresa facturar la totalidad de su servicio o producto de una sola vez. Sin embargo, debe contener todas las menciones legales obligatorias (nombre y dirección, número SIRET, importe total de la prestación, tipo e importe del IVA). 🌟

Factura a cuenta

Esta factura se utiliza cuando la empresa necesita que un cliente le pague a plazos por un servicio. Permite cobrar un anticipo en el momento del pedido y luego el saldo al final del servicio. No olvides incluir las menciones legales, pero también especificar que se trata de una factura de depósito. ¡Sería una tontería olvidarlo! 🧠

Un poco de información, esta factura se emite en el momento del pedido y permite a la empresa cobrar parte del importe total del servicio antes de empezar a trabajar.

Factura de progreso

Aquí hablamos de un proyecto que se desarrolla durante un largo periodo de tiempo. En efecto, la factura de progreso permite a la empresa facturar una parte del importe total de la prestación en función del avance del proyecto.

Ésta debe emitirse en cada etapa importante del proyecto. 📝

Factura de saldo

La penúltima, la factura de saldo. Esta se emite al final de un servicio cuando el saldo debe ser pagado por el cliente y este ha validado la cantidad de trabajo realizado. 😇

Factura de abono

Por último, pero no menos importante, la factura de abono. Esta se emite cuando la empresa tiene que devolver una parte del importe facturado al cliente, ya sea en caso de cancelación del servicio o en caso de litigio. ❌ Como habrás comprendido, permite por tanto a la empresa regularizar la situación y efectuar el reembolso.

Cómo hacer factura sin IVA?

A veces, puede ocurrir que no necesites cobrar el IVA a tus clientes, si por ejemplo estás por debajo del umbral de exención del IVA o si estás exento de IVA por la naturaleza de tu actividad. Por eso es importante seguir algunos pasos para evitar cometer errores que podrían costarle caro:

  • 1). Compruebe que cumple los requisitos para no repercutir el IVA ➡️ debe estar por debajo del umbral de exención (34 400 euros).
  • 2). Cree su factura con la mención «TVA no aplicable, art 293 B du CGI»➡️thismención permitirá a su cliente entender por qué no se ha cobrado el IVA.
  • 3). Mencione el resto de información obligatoria ➡️ menciones obligatorias mencionadas anteriormente en el artículo.
  • 4). Conserve una copia de cada facture➡️asdocumento administrativo importante, es importante que conserve una copia de cada factura que emita. Esto le permitirá hacer un seguimiento de sus recibos y desembolsos y aportar pruebas en caso de auditoría fiscal.

 

Errores que hay que evitar en una factura

Bueno, ya lo habrás entendido, facturar tus servicios es un paso crucial para emprender, porque te permite ingresar dinero en las arcas y garantizar el futuro de tu empresa. 😇

Sin embargo, una factura mal redactada puede acarrear problemas, sobre todo en caso de auditoría fiscal. Por eso, aquí tienes 3 errores más comunes que debes evitar. ⬇️

Errores de cálculo

Puede parecerte trivial, pero es importante comprobar los importes indicados en la factura para evitar errores de cálculo. No hay nada más embarazoso que tener que rehacer una factura por un error de cálculo, ¿verdad? 🥲 Para ello, puedes utilizar un programa de facturación que realice los cálculos automáticamente.

Los errores de mención

Evidentemente, los errores de mención son habituales y es fácil cometerlos. Por lo tanto, es importante comprobar que todas las menciones obligatorias están presentes en la factura.

Errores de formato

Por último, los errores de formato. Pues sí, es importante respetar un formato estándar para las facturas, con el fin de facilitar su tratamiento por los servicios contables de los clientes, como PDF, Word o incluso Excel.

 

Conclusión

¡Estamos llegando al final de este artículo! Esperamos que toda la información que te hemos dado te haya sido útil y te haya permitido comprender mejor las cuestiones y las buenas prácticas relacionadas con la facturación.

Como recordatorio, la facturación es un elemento esencial para su negocio. Le permite formalizar su relación comercial con los clientes, evitar cualquier litigio y, sobre todo, garantizar una mejor gestión de su tesorería. 🏴‍☠️

Sin embargo, es importante respetar ciertas reglas y menciones obligatorias para que su factura sea válida. Afortunadamente, gracias a las modernas herramientas de facturación, ¡es fácil generar facturas que cumplan con los requisitos fiscales y legales en tan solo unos minutos! 🥰

Así que asegúrate de cuidar su diseño y su estética para que refleje tu imagen de marca y haga que tus clientes quieran volver a ti.

¿Puedo crear una factura yo mismo?

Claro, como para un empresario autónomo, una microempresa o una empresa, debe entregar a sus clientes una factura por cada venta o servicio prestado.

La factura debe estar redactada en francés, en dos ejemplares y establecerse en soporte papel o electrónico, sin olvidar conservarla durante al menos 10 años desde la finalización del servicio. 🗓️

¿Cómo hacer una factura sin IVA?

Nada más sencillo. Sólo tienes que incluir en tu factura la siguiente mención «IVA no aplicable artículo 293 B del código general de impuestos (CGI)» Después, puedes rellenar tu factura como una factura clásica, sin olvidar todas las menciones obligatorias. ✨

¿Cómo repercute el IVA una empresa?

Como microempresa, no repercute el IVA, ya que tiene acceso al régimen de «exención de la base imponible del IVA». Por tanto, no tiene que deducir el IVA. No obstante, puede llegar a ser sujeto pasivo del IVA en los dos casos siguientes:

  • 🥇 Si optas por un régimen de tributación por IVA real, que te permitirá, por tanto, deducir el IVA de tus compras.
  • 🥈 Si superas el umbral de la exención básica del IVA, que equivale a 34 400 € en 2023.

Hola, ahora ya sabes todo sobre como crear una factura. ¡Hasta pronto y feliz facturación! 😎

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