Les scénarios ProspectIn : le guide complet pour tout comprendre

Published by Ophélie on

Campagne LinkedIn avec les scénarios ProspectIn : le guide complet
15 minutes
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Les campagnes LinkedIn (scénarios) sont des séquences automatisées d’actions, cette fonctionnalité reprend toutes les actions faisables via notre outil : visite, suivi, demande de connexion, message ; le but est d’automatiser vos tâches dans le cadre de la prospection B2B sur Linkedin.

Vous l’avez comprit, on en très fier, c’est l’une de nos fonctionnalités phares!🌟

Mais il faut bien comprendre quel est son fonctionnement pour pouvoir l’utiliser du mieux possible. 😁

Comment faire une campagne LinkedIn avec la fonction scénario de ProspectIn ?

La fonctionnalité scénario est accessible dans les abonnements Avancé et Entreprise.

Vous pouvez créer un scénario depuis l’onglet « Campagne » en cliquant sur la rubrique « Scénario » puis « Créer un scénario ». Vous pourrez choisir parmi l’une de nos templates.

Vous devrez ensuite remplir les différents champs du scénario ; note, message, délai.

Sélectionner les prospects dans la partie gauche de l’écran et « Lancer » le scénario.

Pour la sélection des prospects, par défaut, on sélectionnera 100 par 100, page par page. Vous devez donc cliquer plusieurs fois sur le bouton de sélection générale pour sélectionner tous les prospects d’un coup :

Comment fonctionne une campagne LinkedIn avec la fonctionnalité scénario ?

Le scénario est programmé pour fonctionner seul à partir du moment où il est lancé.

C’est la première étape du scénario qui s’envoie en premier, et, qui est donc mise en file d’attente.

Les actions vont s’exécuter dans le respect des jours et horaires actifs que vous avez défini depuis les paramètres et, dans le respect des quotas journaliers :

  • Demandes de connexion : entre 80 et 100 actions

  • Suivis : entre 80 et 100 actions

  • Visites : entre 80 et 100 visites

  • Messages : entre 120 et 150 messages

Les conditions

Le scénario requiert des conditions pour évoluer, pour faire passer les prospects d’une étape à l’autre.

Il existe plusieurs conditions à remplir selon les scénarios :

Le prospect a accepté la demande de connexion

Cette condition est à remplir quand votre scénario contient une demande de connexion, en effet, il n’est pas possible d’échanger des messages avec quelqu’un qui n’est pas connecté avec vous qui ne fait pas parti de votre réseau, donc tant que celui-ci n’aura pas accepté la condition  » a accepté la demande de connexion », un message ne peut pas être envoyé.

Le prospect a lu le message

Cette condition est généralement à remplir après l’envoi d’un premier message. Afin d’éviter d’être considéré comme spam, le prospect doit voir lu / vu ce premier message avant que vous puissiez en envoyer un deuxième qui est généralement une relance suite à sa non-réponse.

NB : Dès qu’un prospect répond à une note de connexion ou à un message, alors il sort automatiquement du scénario afin de ne pas recevoir la suite. 

Pour vérifier si la personne a vu votre message, vous devez activer un paramètre sur Linkedin, la confirmation de lecture.

Rendez-vous sur Linkedin :

  • Cliquer sur votre profil.
  • Cliquer sur « Préférences et Confidentialités ».
  • « Communication » et « Expériences de messagerie ».
  • Activer los acuses de lectura.

A savoir : quand vous activez la confirmation de lecture, les utilisateurs pourront aussi voir quand vous lisez leur message. 

Outre des conditions à remplir, dans le scénario, il ya des délais entre chaque étape à respecter :

Les délais

Il y a des délais entre chaque étape, le délai minimum est de 1 jour et le délai maximum est de 30 jours.

🔺 Les délais ne sont prit en compte que quand Prospectin tourne, c’est-à-dire que quand l’ordinateur est allumé et Linkedin est actif.

Les délais sont déterminés par défault dans la structure du scénario, mais vous pouvez les modifier :

Quand un scénario prévoit que l’action suivante soit effectuée 1 jour après, cela signifie que l’action suivante sera envoyée 1 jour, 24 heures, après que la condition ait été remplie.

Mon prospect a rempli sa condition il y a plus de 24h et n’est pas passé à l’étape suivante

mise a jour scenario sur prospectin

L’avancée des prospects dans un scénario fonctionne de la manière suivante :

  • Le prospect rempli la condition attendue pour le passage à l’étape suivante. Par exemple il accepte une demande de connexion.
  • Toutes les 12 heures, une mise à jour du statut du prospect est effectuée : s’il a rempli la condition et que le délai entre les deux actions est passé dans les 12 dernières heures, l’action est mise en file d’attente.
  • Le délai entre le fait que la condition soit remplie (action effectuée par ProspectIn dans le cas d’une visite ou d’un suivi, demande acceptée dans le cas d’une connexion ou message vu/non vu lors d’un message) et l’exécution de l’action se situe donc entre X jours et X jours + 12h (où X est le délai entre les deux actions). Ceci peut donc expliquer que les délais soient parfois supérieur à 1 jour.

Lorsque vous mettez une action dans la file d’attente, c’est l’heure d’exécution de l’action qui compte, non l’heure de mise dans la file d’attente.

Dans le cas d’une action de connexion, c’est le jour et l’heure d’acceptation qui compte et non l’heure d’envoi de la demande.

Pour un délai de X jours entre 2 actions, il peut donc s’écouler X jours + 12 heures  au maximum avant la mise en file d’attente de l’action suivante.

Est-ce que si le prospect répond à mon message ou à ma note, il sort du scénario ?

Tout à fait.

Par défault, sur tous nos scénarios, les prospects qui répondent à l’un de vos messages, ou notes de connexions sortent automatiquement du scénario.

Vous pourrez alors les traiter personnellement selon la réponse qu’ils ont apporté.

Que devient mon scénario quand ma période d’essai se termine ?

La période d’essai vous donne un accès à toutes les fonctionnalités de l’abonnement Avancé dont les scénarios.

Au terme de votre période d’essai, vous repassez en version standard, de ce fait vous n’avez plus accès aux scénarios, il se mettent automatiquement en pause.

Ils reprendront là où ils se sont arrêtés en prenant un abonnement payant.

Comment enlever un prospect d’un scénario ProspectIn ?

Vous pouvez supprimer un prospect d’un scénario depuis l’onglet « Scénario » :

La note de connexion : c’est quoi ? Est-elle obligatoire ?

La note de connexion est un petit message de 300 caractères maximum qui vous permet d’appâter votre prospect afin qu’il accepte votre demande. Plusieurs statégies existent pour approcher votre client.

La note de connexion ne s’affiche pas entièrement quand votre prospect reçoit la demande de connexion :

 

C’est en acceptant la demande de connexion, que la note de connexion s’ouvrira en entier dans une conversation dans la messagerie Linkedin. Cela peut expliquer que vous voyez une heure et une date différente de ce que vous avez programmé dans vos jours & horaires de travail dans Prospectin.

⚠️En effet, la date et l’heure que voyez correspondent au moment où le prospect a accepté la demande de connexion, et non au moment où vous l’avez envoyé. 

La note de connexion n’est pas obligatoire, vous pouvez tout à fait décider de ne pas en envoyer une, et, que seule la demande de connexion sera envoyée.

Dans ce cas, vous devez valider la note sans contenu :

  • Dand votre scénario, ou dans la rubrique « Connexion », cliquer sur « Ajouter une note »
  • Cliquer dans le blanc, dans le cadre
  • Valider sans note

Puis-je modifier mon scénario en cours d’exécution ?

Vous pouvez modifier les messages et les délais d’un scénario en cours depuis l’onglet « Campagne » et « MAJ et lancer ».

Cependant, cette modification ne sera effective que pour les actions qui ne sont pas en file d’attente.

Pour les actions en file d’attente, vous devrez les supprimer :

A savoir : A partir du moment où vous supprimerez ces actions de la file d’attente, cela sortira les prospects concernés du scénario 

Vous devrez ensuite les relancer dans un nouveau scénario :

  • Allez dans votre campagne.
  • Cliquer sur « Scénario ».
  • Remplissez les champs du scénario avec le nouveau message que vous souhaitiez modifier.
  • Filtrer par « n’est pas dans un scénario ».
  • Sélectionner les prospects qui ressortent de cette recherche.
  • Lancer le scénario.

Les différentes erreurs qui empêchent votre campagne LinkedIn de se lancer

Quand vous clisque sur « Lancer » le scénario , un encadré rouge apparaît en haut à droite avec une erreur, cela signifie que quelque chose empêche votre scénario de se lancer.

Voici la liste des erreurs, leur nature & leur solution :

R071400-007 : Envoi d’un scénario incluant une demande de connexion avec au moins un prospect avec qui vous êtes déjà connecté, ou en attente, ou qui a un statut inconnu 

     Solution : Vous devez vérifier les statuts de vos prospects, si certaines sont connectés ou en attente, vous en pouvez pas les inclure dans un scénario qui a une demande de connexion ; si le statut est inconnu, vous devez lancer une action « Visite » avant de lancer le scénario, afin de récupérer le statut, qui est manquant. 

R071400-009 : Envoi d’un scénario incluant un message en première étape avec au moins un prospect avec qui vous n’êtes pas connecté

     Solution : Vous ne pouvez pas envoyer un message à quelqu’un avec qui vous n’êtes pas  connecté, vous devrez donc en premier envoyer une demande de connexion à ce      prospect, et vous devez inclure que des prospects connectés. 

R071400-006 : Envoi d’une action sur un prospect déjà dans un scénario

     Solution : Vous ne pouvez envoyer d’actions sur un prospect qui en a déjà en cours, donc soit vous attendez que ses actions se terminent, soit vous supprimer ses actions en cours.

R071400-005 : 15 000 prospects sont déjà en cours d’éxécution dans des scénarios, vous avez atteint la limite.

   Solution : Vous devez attendre que certains scénarios soient terminés, ou en supprimez. 

R071400-008 : Envoi d’un scénario incluant un suivi avec au moins un prospect que vous suivez déjà

   Solution : Vous ne pouvez pas affecter un prospect déjà suivi dans un scénario qui inclut cette étape. Vous devrez le mettre dans un autre scénario. 

R071404-002 : Prospect non trouvé

   Solution : Cette erreur apparaît quand vous avez supprimé un ou des prospects de l’outil, mais qu’il s’affiche encore, vous devez actualiser la page.

❌ R065400-002 : Le nom du message ou de la note de connexion est déjà utilisé

   Solution : Vous ne pouvez réutilsier un message ou une note avec le même titre, vous devrez simplement modifier le nom de la note ou du message.

Si vous rencontrez d’autres erreurs, n’hésitez pas à nous en faire part au support ! 👀

Comment comprendre l’onglet « Scénario » lors de la création de votre campagne LinkedIn ?

A partir du moment où vous avez lancé votre premire scénario, vous pourrez suivre l’avancée de celui-ci : les étapes, les états, les doncition, les délais, les statistiques.

La Gestion du scénario

Vous avez un tableau qui regroupe tous les prospects qui sont dans votre scénario.

La colonne Prospects vous donne leur nom et leur prénom.

La colonne Etape vous permet de savoir à quelle étape du scénario les prospects sont au jour J, à la minute M.

Cela se traduit par le nom de l’étape « Connexion » ou « Message » est une ponctuation sous la forme 1.1, 2.1, 2.2.

Le premier chiffre 1.1 correspond à la première étape, ici c’est un suivi. Il y aurait écrit 1.2 si il y avait un deuxième suivi ensuite.

La deuxième étape est une demande de connexion, donc l’étape est 2.1, ensuite, un message s’envoie, nous sommes à l’étape 3.1, dans ce scénario, il y a plusieurs envois de message, c’est donc la même action  » 3 « , mais avec plusieurs étapes de la même action  » 3.1 ; 3.2 .. »

La colonne Etat vous informe de là où en est le prospect suite à l’étape.

Vous avez envoyé une demande de connexion, vous êtes donc dans l’Etape Connexion, mais vous êtes en « Attente de condition remplie« , cela sera indiqué dans l’Etat.

Les différents Etats du scénario

En attente de X jour(s) que la condition soit remplie

L’action X a été envoyé, et requiert une condition pour passer à l’étape suivante. Le prospect doit remplir la condition sous un délai X, prévu par le scénario pour passer à l’étape suivante, sinon, il sortira du scénario.

Condition remplie, en attente d’un délai de X jour(s)

La condition a été remplie et la suite du scénrio prévoit un délai X à respecter avant que l’action soit envoyée.

Devrait passer à l’étape suivante prochainement

La condition a été remplie et le délai a été respecté, l’action suivante sera envoyé en file d’attente à la prochaine mise à jour du scénario. (cf. Partie 2 : Comment fonctionne le scénario ?)

L’action est en file d’attente

L’action est en cours d’éxécution, elle est en file d’attente, vous pouvez regarder dans l’onglet « File d’attente » le temps d’éxécution.

Sorti

Le prospect est sorti du scénario car il n’ a pas rempli la condition demandée dans le délai prévu par le scénario

Stoppé

L’action a été stoppé pour une raison. Généralement, c’est lié à la note de connexion associée à la demande de connexion, si celle-ci dépasse les caractères autorisés ( 299 caractrères sont autorisés dans la note ), alors ça bloque l’envoi. Cela peut être lié à autre chose et dans ce cas, il faut venir nous demander au support !

A répondu

Le prospect a répondu à la note de connexion ou au message et est sorti du scénario.

Les statistiques de votre campagne LinkedIn dans le scénario ProspectIn

Contrairement aux statistiques du Tableau de Bord général qui regroupent toutes les campagnes ( incluant donc tous les scénarios faits dans ces campagnes), vous pouvez obtenir les statistiques d’un de vos scénarios.

Côté gauche

Vous avez un encart qui vous donne de rapides données chiffrées avec des icônes :

Nombre de prospects actuellement dans le scénario

Nombre de personnes sorties du scénario

Nombre de demandes de connexion envoyées via ce scénario

Nombre de messages envoyés via ce scénario

Nombre de personnes suivis via ce scénario

Nombre de personnes visitées via ce scénario

Côté droit

Vous avez ici des données exprimées en pourcentages et en camembert sur le taux d’acceptation, le taux de réponses et les messages vus.

  • le taux d’acceptation prend en compte toutes les personnes qui ont accepté votre demande de connexion dans le scénario

  • le taux de réponses prend en compte les réponses aux notes envoyées ainsi que les messages dans toute la séquence du scénario en cours

Explication des différents templates de campagnes Linkedin avec Prospectin

Des scénarios simples

Les scénarios simples sont des scénarios, qui n’ont pas beaucoup d’étapes.

🏆 Le chouchou : le scénario DEXTER

La première étape est une visite de profil, qui sera envoyée en Jour J du lancement de votre scénario.

Le jour suivant constitue le jour de délai où il n’y a pas d’action, c’est la condition de ce scénario avant que le prospect passe à l’étape suivante, la demande de connexion.

Une fois que la mise à jour des prospects a été faite ( toutes les 12 heures ) et que le délai est passé, les demandes de connexions vont se mettre en file d’attente pour être éxécutées.

Vous voyez là qu’il y a 2 chemins possibles :

-Soit le prospect rempli la condition donnée et dans ce cas, passe à l’étape suivante        après le délai de 1 jour,

-Soit le prospect n’a pas rempli la condition au bout de 15 jours, et dans ce cas, il sort du scénario

En prenant le chemin de gauche : 

Une fois les demandes de connexions envoyées, la condition à remplir est  » le prospect doit accepter la demande de connexion ». Depuis l’onglet « Svénario », vous verrez l’état « En attente de condition de X jours ».

Votre prospect a accepté la demande de connexion en Jour X, il remplit la condition demandée. Le délai prévu par le scénario entre les 2 actions démarre, soit 1 jour. Depuis l’onglet « Scénario » vous verrez  » En attente de délai de X jours ».

Le jour suivant constitue le jour de délai où il n’y a pas d’actions.

Après la mise à jour des 12 heures des prospects, l’action message se met en file d’attente.

 

5 jours après que l’action « message » ait été effectué, le prospect sortira du scénario.

 

🏆 L’efficace : le scénario ARROW

C’est un scénario simple et linéaire, qui n’a qu’un chemin possible et qui ne requiert que des conditions de délais.

La première action qui va s’effectuer est la visite de profil.

La condition pour passer à la suite du scénario, est le respect d’un jour de délai entre la visite et l’action suivie du profil.

Une fois que le suivi en file d’attente et s’est envoyé, il y a un nouveau jour de délai avant que les prospects ne passent à l’action demande de connexion.

Un jour après l’envoi de la demande de connexion, le prospect sort du scénario, qu’il ait accepté ou non l’invitation.

Des scénarios complexes

Les scénarios complexes ont plus d’étapes & de chemins que pour les scénarios dits simples.

☘️ Le scénario NARCOS

💡 Ce scénario est très intéressant, car avec ses deux chemins de différents de messages, même si la condition n’est pas remplie, le prospect recevra quand même une relance.

—–

La première action est une demande de connexion.

C’est le même procédé que l’on a expliqué précédemment.

La condition à remplir est que le prospect doit accepter la demande de connexion dans un délai de 15 jours.

Quand c’est fait, il y a un jour de délai + la mise à jour des prospects de 12 h qui se fait, avant qu’une action message soit envoyée.

Suite au premier message, deux chemins possibles :

  • Le message a été lu, ce qui rempli la condition demandée et, après un délai de 5 jours, un deuxième message s’enverra.
  • Le message n’a pas été lu, il ne remplit pas la condition, donc il passe par le chemin de droite qui a pour condition « l’action s’enverra X jours avant l’action précédente »

👌 Le but ici est évidemment de changer les délais, pour ne pas avoir deux délais à 5 jours, ce n’est pas pertinent. Laissez du temps au prospect de voir ce premier message et au bout de 7, 8, 15 jours, et,s’il ne l’a pas lu, il reçevra quand même un nouveau message.

Les prospects sortent du scénario dans les deux chemins prévus après un délai de X jours.

☘️ Le scénario LA CASA DE PAPEL

 

Ce scénario commence par l’envoi d’un message.

Deux chemins possibles A et B qui se décomposent eux-mêmes en deux chemins : 

-Soit le chemin de gauche A : 

Si le prospect a rempli la condition ( « a vu le message précédent » ) après le premier message dans un délai de 15 jours alors il prend le chemin A.1.

Dans ce cas, il y a un délai de X jours ( 1 par défault dans le scénario ), avant que l’envoi du deuxième message se fasse. Il prend le chemin A.1 et A.1.1.

Si au bout de 10 jours, il n’avait pas rempli la condition, il aura tout de même recu un message, il aurait prit le chemin A.2 et A.2.1.

Le choix du chemin se fait selon le délai où le prospect rempli une condition. 

-Soit le chemin de droite B : 

La condition pour prendre le chemin B est « l’action sera effectuée 10 jours après l’action précédente » donc si le prospect n’a pas rempli la condition du chemin A dans les 10 jours, dépendra alors du chemin B.

Dans cette même logique, ces deux conditions détermineront si le prospect prendra le chemin B.1 ou B.2 :

Le prospect a lu le message B dans un délai de 10 jours, il prend le chemin B.1 puis B.1.1, si il ne lit pas le message, il prend le chemin B.2.

Comment choisir la meilleure campagne LinkedIn en fonction de mon objectif de prospection

Nous proposons un large choix de scénarios comme vous pouvez le voir, autant de scénarios qui correspondent à la prospection que vous voulez mener et pour qui.

Je veux maximiser mon taux d’acceptation pour étendre mon réseau, sans envoyer de message

Les scénarios :

THE FLASH

ARROW

Nous pouvons affirmer que la visite permet de maximiser vos chances d’acceptation suite à une demande de connexion, ce pourquoi ces deux scénarios commencent par une visite de profil.

Je veux envoyer directement une demande de connexion suivie d’un ou plusieurs messages

Les scénarios :

  • BREAKING BAD.
  • SHERLOCK.
  • RICK & MORTY.
  • NARCOS.
  • GAMES OF THRONES.
  • BETTER CAUL SAUL.
  • BLACK MIRROR.
  • THE WITCHER.
  • THE WALKING DEAD.
  • TCHERNOBYL.
  • TWIN PEAKS.
  • PEAKY BLINDERS.
  • THE SOPRANOS.
  • PLANET EARTH.
  • SEX AND THE CITY.
  • SOUTH PARK.
  • MISFITS.
  • SKINS.
  • SILICON VALLEY.
  • BIG BROTHER.
  • WEEDS.
  • THE OFFICE.
  • THE WIRE.
  • HOW TO SELL DRUGS.

Je veux me rendre visible auprès de mes prospects et entamer une prise de contact suivi d’une relance

Les scénarios :

  • DEXTER.
  • STRANGER THINGS.
  • HOMELAND.
  • HOW I MET YOUR MOTHER.

Je veux envoyer un message suivi d’un autre message de relance relancer mes relations de 1er niveau

  • FRIENDS.
  • CHARMED.
  • LA CASA DE PAPEL.
  • SKINS.
  • BIG BROTHER.

à bientôt GIF

Voilà vous savez tout à propos de la création d’une campagne LinkedIn grâce à la fonction de scénario ! 🚀

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