Il metodo 5W1H : Come definire correttamente un problema?

Il metodo 5W1H è uno strumento che consente a manager e venditori di comprendere meglio le situazioni e identificare i problemi.

Nelle tecniche di vendita, questo metodo di interrogazione aiuta a guidare le discussioni e a fornire prodotti o servizi su misura per le esigenze del cliente. 👂

Che cos’è il metodo 5W1H o 5W2H?

L’esametro di Quintiliano è noto anche come metodo delle 5W1H, che sta per « Who, What, Where, When, Why, How? ». Ma esiste anche come metodo 5W2H, che aggiunge una seconda “H” per “Quanto?”. 🤓

• W – Chi: parti interessate, attori, manager.
• W – Cosa: oggetto, azione, fase, attività, materiali, attrezzature.
• W – Dove: luogo, distanza, fase.
• W – Quando: tempo, programma, durata, frequenza.
• W – Perché: ragione, motivazione, ecc.
• H – Come: mezzi necessari, modi, metodi, procedure.
• H – Quanto: risorse, costi, quantità.

Porsi queste domande aiuta a determinare le circostanze di una situazione, ad esempio nelle relazioni con i clienti, nella comunicazione, nella gestione dei progetti o nelle risorse umane.

Grazie a questo metodo, l’intervistatore può analizzare i problemi incontrati dall ‘interlocutore e quindi presentare gli argomenti migliori. 🤌

Chi?

• Identificate tutte le persone coinvolte nell’imbuto di marketing di vendita e nell’utilizzo del prodotto o servizio venduto. In particolare, chi è la persona di contatto, chi è il decisore.
• Dobbiamo stabilire chi sono i diversi tipi di attori coinvolti 👉 Questa domanda può essere « mirata a » persone, posizioni, reparti, competenze (dipendenti, clienti, fornitori, vari fornitori di servizi, ecc.).

Che cosa?

• Determinare la situazione del cliente. 👉 Questa domanda si concentra sulle esigenze del cliente e sulle cause della situazione.
• Permette di identificare il problema in modo chiaro e preciso, di concentrarsi sulla soluzione da implementare, ecc. 👉 L’idea è di determinare la natura del problema e le sue conseguenze, di definire meglio i vari aspetti del progetto, ecc.

Dove?

• Identificare la sede o il servizio interessato dal problema. 👉 Sapere dove si trova il problema del potenziale cliente.
• Questa domanda fornirà una descrizione del luogo e il posizionamento preciso degli oggetti e degli attori coinvolti.

Quando?

• Scoprite di più sulla situazione, da quando è sorto questo problema. 👉 Conoscere le nozioni di pianificazione, programmazione, durata o frequenza dell’attività in questione.

Perché?

• Far sì che i clienti condividano le motivazioni che li spingono ad acquistare un prodotto o un servizio. Ad esempio, il venditore può usare queste informazioni come leva per convincere i potenziali acquirenti.
• L’ultimo aspetto delle domande riguarda l’obiettivo. Per rendere costruttiva ciascuna delle domande precedenti, è utile analizzare lo scopo dei vari elementi individuati.

Come?

• Disegnate un quadro della causa o del motivo della situazione attuale. 👉 Questa domanda si concentra su come nascono i bisogni.
• Si tratta di determinare come nascono i problemi, come agiscono gli attori e con quali mezzi.

Quanto?

• Valutare l’entità del problema. 👉 Spesso inclusa nel punto precedente, questa domanda mira a quantificare le risorse – umane, finanziarie, tecniche, di tempo, ecc. – necessarie per affrontare il problema.

Pertanto, per ogni domanda Chi, Cosa, Dove, Quando, Come, Quanto, è necessario chiedersi « perché », cioè a quale scopo (Per cosa?) 🏹 per analizzare il problema in profondità e risolverlo efficacemente.

Esempi di domande 5W1H / 5W2H

In questa sezione, esamineremo alcune domande 5W1H pratiche che potete porre: 👇

Esempio di domanda « Chi? »

Chi utilizzerà il prodotto o il servizio fornito? Chi prende la decisione? Chi è la persona di riferimento? Chi gestirà il progetto? Chi sono i concorrenti o i fornitori? Chi devo contattare? Chi sono i collaboratori? 🤔

Esempio di domanda « Cosa? »

Qual è il problema? Con che cosa utilizzerete questo prodotto? Di cosa avete bisogno per prendere una decisione? Su cosa si baserà la vostra scelta finale? In che modo il mio prodotto/servizio potrebbe essere utile? 🪨

Esempio di domanda « Dove? »

Dove verrà utilizzato il prodotto o il servizio? Dove distribuirete il prodotto? Dove pensate di installare i nostri prodotti nel vostro negozio? Dove trovate le informazioni da analizzare quando dovete prendere una decisione? 📍

Esempio di domanda « Quando? »

Quando è nata l’esigenza o il problema? Quando si verifica, quanto spesso? Quando dovrei fare un’offerta? Quando prenderete una decisione? Quando scade il contratto? 📅

Esempio di domanda « Perché? »

Perché c’è questa necessità? Perché è successo questo? Perché scegliere questo prodotto e non altri? Perché avete scelto questa soluzione? 🔍

Esempio di domanda « Come? »

Come si è trovato il cliente in questa situazione? Come si spiega il problema? Come è venuto a conoscenza dei servizi offerti? Come affrontare il problema? 🗣️

Esempio di domanda « Quanto? »

Quanto tempo e denaro può dedicare a questo progetto? Quanti prodotti volete ordinare? Quante stazioni volete attrezzare? Quando volete iniziare? 💲

Naturalmente, questo elenco di esempi di domande 5W1H non è esaustivo. Dovrà quindi essere adattato in base al settore di business, ai servizi resi e agli obiettivi desiderati.

Perché utilizzare il metodo 5W1H?

Ponendo una serie di domande aperte, il metodo 5W1H viene utilizzato per sintetizzare le informazioni necessarie a risolvere un problema. Questo tipo di domande è uno strumento di analisi molto utile per ottenere una buona panoramica della situazione del vostro prospect.

L‘analisi 5W1H può essere utilizzata a fini di miglioramento, risoluzione di problemi o risoluzione di problemi. 🛠️ Quando un processo non funziona correttamente, si può adottare questo approccio interrogativo per trovare una soluzione.

Questo metodo viene spesso utilizzato per la sua flessibilità e semplicità. 👌 Permette di identificare la causa del problema (Diagramma di Ishikawa) in tempi molto brevi.

Come si applica il metodo 5W1H?

La qualità della comunicazione influisce sulla qualità delle informazioni raccolte. 👄 Per ottimizzare l’uso del metodo 5W1H, è necessario seguire un piano d’azione:

Impostare un Elevator Pitch

Prima di iniziare, è necessario impostare un « Elevator pitch ». Deve anticipare le domande che verranno poste e le varie risposte o obiezioni che potrebbero essere fatte. Questo scenario consentirà al venditore di reagire rapidamente e di riorientare le sue osservazioni verso soluzioni corrispondenti alle aspettative del cliente. Il pitch dovrebbe essere scritto insieme all’offerta di vendita per collegare le esigenze del cliente ai vantaggi del prodotto o del servizio commercializzato.

Porre le domande 5W1H

Durante la discussione con il potenziale cliente, il venditore presenterà domande aperte basate sul metodo delle 5W1H (Who, What, Where, When, How, Why). Questo approccio consentirà al venditore di scoprire le aspettative e le esigenze del potenziale cliente. 👂

Ascolto attivo

Durante la discussione, l’assistente alle vendite può riformulare le risposte. Oltre a rassicurare il cliente sulla comprensione del problema, la riformulazione può essere utilizzata per verificare o chiarire alcuni punti. Gli addetti alle vendite possono anche porre domande chiuse per guidare i clienti nel processo decisionale.

Utilizzare uno strumento CRM

Per una maggiore efficienza, le informazioni raccolte possono essere integrate in uno CRM tool che tiene traccia degli scambi e fornisce dati statistici analizzabili. 🤓 Gli strumenti CRM aiutano a strutturare i dati dei clienti e ad eseguire un piano di scoperta dei clienti. Il metodo 5W1H diventa quindi una parte essenziale della strategia di vendita e delle attività di marketing dell’azienda.

Per beneficiare di tutta la potenza del metodo 5W1H, è necessario porre le domande giuste, alle persone giuste, al momento giusto. 🤔

Quale strumento posso utilizzare per porre le domande 5W1H?

Con Waalaxy CRM è possibile creare prospezione campagna mirate attraverso sequenze di messaggi automatici. 🤖

Potete quindi inviare le vostre 5W1H Questions via e-mail o LinkedIn, e potete anche gestire le risposte dalla nostra Inbox integrata !

Quando utilizzare il metodo 5W1H?

Il metodo 5W1H (Chi? Cosa? Dove? Quando? Come? Perché?) viene utilizzato per un’analisi dettagliata e strutturata di situazioni, problemi o progetti. È particolarmente efficace nella gestione dei progetti, nella risoluzione dei problemi e nell’analisi dei processi, poiché aiuta a chiarire tutti gli aspetti di una situazione ponendo domande specifiche.

Questo strumento può essere utilizzato nelle riunioni di brainstorming, negli audit, nei rapporti sugli incidenti e durante la pianificazione strategica, assicurando che tutti gli aspetti rilevanti siano esaminati per una completa comprensione e un solido processo decisionale.

1. Risolvere un problema

Il metodo 5W1H è un ottimo strumento per la risoluzione dei problemi. Ecco alcune domande che potete porre in questo caso:

• Chi: chi sono gli stakeholder coinvolti?
• Cosa: qual è il problema?
• Dove: dove si trova il problema, in quale contesto?
• Quando: la temporalità del problema (quando/frequentemente?)
• Come: quali sono gli effetti del problema?
• Perché: quali sono le cause del problema?

2. Definire il progetto

Le domande di 5W1H possono essere utili quando si inizia un progetto. 🏃 Infatti, possono essere utilizzate per definire alcuni aspetti importanti:

• Chi: chi è il target, il cliente, il gruppo di stakeholder?
• Cosa: cos’è il progetto in termini concreti?
• Dove: dove si svolgerà il progetto?
• Quando: qual è la data di inizio?
• Quanto: qual è il budget disponibile? Quanto durerà il progetto?
• Perché: perché viene realizzato questo progetto, qual è l’obiettivo?

3. Implementare una strategia di marketing

Il metodo 5W1H viene spesso utilizzato per definire la strategia di marketing 🌟 in quanto aiuta a determinare il piano d’azione da realizzare:

• Chi: chi è il pubblico target? Chi è il membro del team responsabile del monitoraggio dei progressi del progetto?
• Cosa: quale strumento o servizio utilizzerete per comunicare?
• Dove: dove troverete le informazioni necessarie?
• Quando: con quale frequenza comunicherete?
• Come: quali mezzi di comunicazione utilizzerete (social network, sito web, newsletter, ecc.)?
• Perché: qual è l’obiettivo, quali sono i vantaggi di questa strategia?

4. Preparazione e conduzione di una riunione

Il metodo 5W1H è ideale per preparare una riunione efficace e produttiva. 🥸 Che si tratti di una riunione di team o di una riunione più generale, la riunione deve essere strutturata. Altrimenti si rischia di perdere tempo.

Questo tipo di domande vi permetterà di definire meglio le aspettative, il pubblico e i mezzi impiegati per questa riunione. Sarà inoltre molto utile per la stesura del verbale della riunione:

• Chi: chi sono i partecipanti?
• Cosa: qual è lo scopo della riunione?
• Dove: dove si svolgerà il rinnovo?
• Quando: quando è previsto l’incontro? In quale data?
• Come: quali mezzi saranno utilizzati per affrontare ciascun argomento (richiesta di incontro, supporto, ecc.)?
• Perché: quali risultati possiamo aspettarci alla fine dell’incontro?

Conclusione: Metodo 5W1H e 5W2H

In conclusione, questo tipo di domande non solo ci permette di comprendere meglio le aspettative e le preferenze dei clienti, ma anche di adattare le offerte in modo più mirato, aumentando così le possibilità di successo commerciale. 👏

Chi? Chi? Dove? Quando? Come? Perché? Queste domande possono essere applicate a un’ampia gamma di situazioni e possono aiutarvi a fidelizzare i clienti o a trovarne di nuovi 😉

Articolo FAQ

Quali domande devo porre a un potenziale cliente?

È importante porre ai clienti le domande giuste per vendere. Queste domande rientrano in diverse categorie, come quelle aperte e quelle chiuse, che aiutano a determinare le aspettative del cliente e a confermare le informazioni essenziali per andare avanti nella trattativa.

Ecco alcuni tipi di domande essenziali da porsi: 👇

1. Domande per identificare le esigenze: chiedete ai clienti che cosa manca loro per raggiungere i loro obiettivi o che cosa gli piace del loro attuale fornitore.
2. Domande di soddisfazione: chiedete se sono soddisfatti dei prodotti o dei servizi attuali e se li raccomanderebbero ad altri.
3. Domande sulla relazione con il cliente: scoprire come viene utilizzato il prodotto nell’azienda del cliente e quali miglioramenti potrebbero essere utili.
4. Domande conclusive: verificare se la collaborazione può essere continuata o estesa e se il cliente è disposto a rinnovare o estendere immediatamente il contratto.

Le domande specifiche includono elementi quali gli obiettivi a breve e a lungo termine del cliente, 🎯 gli aspetti del servizio attuale che potrebbero essere migliorati e l’identificazione dei criteri per la collaborazione futura.

Come si crea un database di prospect?

Con Waalaxy potete sviluppare il vostro prospezione database da zero, 👽 iniziando a definire il vostro target di riferimento per garantire che i vostri sforzi di marketing risuonino e convertano in modo efficace.

Si consiglia di raccogliere i dati iniziali dalla rete esistente, compresi i dettagli come i nomi, i recapiti e le interazioni precedenti, in modo da poter personalizzare le comunicazioni. 🤗

Poi potete inviare messaggi di follow-up con il metodo 5W1H per conoscere meglio la situazione e le aspettative dei vostri potenziali clienti! 🧲