Come fare una retroplanning ? 5 passi e modelli gratuiti

Probabilmente avete già sentito la parola “retroplanning”. No, non si tratta di uno strumento di pianificazione della vecchia scuola con una tendenza retrò 🕺🏼mais. Ecco i punti che discuteremo insieme:

  • La definizione e i vantaggi dell’utilizzo di una retroprogettazione.
  • Realizzare un retro-planning in soli 5 passi.
  • 3 modelli di retro-planning gratuiti e scaricabili su Excel e Google Sheet.

Siete pronti? Andiamo, siamo in prima linea. 💃🏼

Retroplanning définition

Nella parola retroplanning c’è… pianificazione! È proprio come una pianificazione, solo che in questo caso è invertita. Sì, avete letto bene, invece di iniziare con la data di inizio e finire con la data di fine, facciamo il contrario. Infatti, si parte dalla data di fine del progetto, ritagliando passo dopo passo le fasi del vostro progetto, che avrete definito in precedenza.

Ecco un esempio per illustrare ciò che intendo. Niente panico, in questo articolo vi spieghiamo come realizzarne uno facilmente con il bonus dei modelli gratuiti che potete scaricare. 🎁

L’uso di una pianificazione a ritroso è particolarmente efficace quando si conosce la data di fine del progetto e questa è piuttosto lontana (diversi mesi). In particolare, può essere utilizzato in occasione di eventi, come un evento sportivo, un matrimonio o persino un compleanno.

I vantaggi dell’utilizzo di una pianificazione a posteriori

Questa pianificazione un po’ particolare permette in realtà di rassicurare il project manager, il cliente, i fornitori e i collaboratori e di avere una visione globale del progetto. Ma questo non è l’unico vantaggio, eccone altri 3! ⬇️

#1. Garantire la fattibilità di un progetto

Il fatto di avere già la data di fine progetto consente di comprendere più facilmente le fasi intermedie. Inoltre, avrete una visione a 360 gradi delle diverse fasi del piano di progetto, quelle realizzabili e quelle non realizzabili.

#2. Determinare le tappe del progetto

Durante la fase di gestione del progetto, a volte può capitare che si aggiungano nuovi compiti non previsti e, a volte, le tempistiche stabilite possono essere troppo strette. Retroplanning consente di accorgersi di queste piccole preoccupazioni già nella fase di pianificazione del progetto.

#3. Stimare con precisione le risorse necessarie per il progetto

Pianificando le fasi e quindi il progetto, saprete più rapidamente quali risorse finanziarie e umane dovrete mettere in campo per garantirne il successo.

Pianificate il back-end in 5 fasi

Bene, ora che ne avete compreso l’utilità, vi suggeriamo di passare alla fase più croccante di questo articolo, la realizzazione di un pianificatore posteriore. ✨

1) Definire i compiti del progetto

Come primo passo, e non meno importante, dovete iniziare a elencare i diversi compiti o missioni necessari per completare il progetto online.

Assicuratevi di classificare i compiti principali, i sottocompiti e i compiti secondari. Ad esempio, se dovete creare un sito web per ottenere contatti, ecco i diversi compiti possibili: 👇🏼

Compiti principali 🥇 Compiti secondari 🥈
Impostare una specifica.
  • Descrivere lo scenario dell’utente.
  • Determinare la data di fine.
  • Definire un linguaggio da rispettare.
Carta grafica e web design.
  • Creazione del logo.
  • Ricerca della tipologia.
  • Ricerca dei colori.
  • Ricerca di elementi grafici.
Messa in pre-produzione.
  • Modelli funzionali del sito web.
  • Implementazione delle funzionalità.
Ottimizzazione SEO.
  • Scelta del testo.
  • Scelta delle immagini.
  • Scelta delle parole chiave.
Messa online del sito.
  • Prenotazione dell’hosting.
  • Configurazione del server.
  • Configurazione delle statistiche di Google Analytics.

Il contenuto dei compiti deve essere il più chiaro e dettagliato possibile. Se possibile, numerate ogni elenco di compiti, perché ci serviranno per la fase successiva.

2) Stabilire chi è responsabile per ogni compito

Una volta elencate tutte le missioni, i compiti e i sottocompiti, il project manager può elencare per ogni compito chi è il responsabile, cioè la persona che sarà incaricata di svolgere la missione. 🫡

Va da sé che nel marketing una persona può gestire più compiti, ma bisogna tenere conto che alcuni compiti richiedono più tempo di altri. ⏲️

3) Definire la durata di un compito

Spesso è difficile stimare la durata di un compito. Tuttavia, questa fase è essenziale per pianificare i vostri programmi, perché se vi sbagliate su diverse durate, questo potrebbe portare rapidamente a costi aggiuntivi e quindi a un ritardo sulla data finale.

Non siate troppo avidi 🍰, siate il più realistici possibile e non esitate a definire la durata di ogni attività in giorni, settimane e talvolta mesi. 🗓️

4) Ordinare i compiti in modo cronologico

Passiamo a uno dei compiti più importanti: l’organizzazione dei compiti attraverso la programmazione inversa. Dopo aver elencato tutti i compiti con le lettere, averli assegnati e averne stabilito la durata, potete iniziare la pianificazione. 📅

Vogliamo ricordarvi una cosa: alcuni compiti non possono essere completati finché non ne viene portato a termine un altro, quindi assicuratevi di prendere in considerazione tutti i diversi compiti e sottocompiti. 📖

Utilizzate uno strumento per le attività, come il diagramma pert

Probabilmente vi starete chiedendo come realizzare tutto questo in modo pulito. Esiste uno strumento visivo di pianificazione del progetto chiamato diagramma PERT (Program Evaluation and Review Technic). lo scopo di questo strumento è quello di organizzare i compiti sotto forma di bolle e linee per vedere 👀 distintamente le connessioni tra i diversi compiti, la durata e le interdipendenze.

Per capire meglio, ecco un esempio.

Per l’avanzamento di questo progetto di creazione di un sito web, abbiamo elencato alcuni compiti come la creazione di diverse pagine, con una durata per ognuna di esse e la sua eventuale precedenza.

Una volta completata questa tabella, l’abbiamo declinata sotto forma di diagramma di Pert, ed ecco il risultato. ⬇️

Ora possiamo capire meglio le connessioni tra i diversi compiti.

Ora possiamo fare la nostra pianificazione a ritroso nel tempo. 🎇

5) Pulire la pianificazione a ritroso con il diagramma di Gantt

Come promesso, questo è l’ultimo diagramma che utilizzeremo. Quasi indispensabile per realizzare una pianificazione a ritroso, il diagramma di Gantt sarà il vostro migliore amico. Prima di iniziare, punto culturale della giornata, chi è il signor Gantt? 🤔

Henry Laurence Gantt era un ingegnere meccanico e consulente di gestione. Ha sviluppato il diagramma di Gantt nel 1910.

Passiamo ora alla pianificazione a ritroso con questo strumento di gestione. Una volta terminato il diagramma di Pert, è possibile inserire tutti i compiti nel nuovo diagramma.

Vi starete chiedendo quale software di gestione dei progetti può essere utilizzato per creare questa pianificazione a ritroso?

Beh, potete scegliere tra Excel e Google Sheet, la scelta è multipla.

Pianificazione inversa excel da scaricare

Poiché siamo gentili e ci piace accontentarvi, vi offriamo un modello di pianificazione inversa che potete scaricare, e tutto, gratuitamente, è un regalo. 🎁

Scarica gratuitamente il modello di retroprogettazione Excel 🚀 Scarica modello di retroprogettazione su Google Sheet 🚀

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3 Retroplanning template gratuiti

Sì sì, avete letto bene. Oltre al modello di base, vi offriamo altri 3 modelli gratuiti di retroprogettazione ➡️ matrimonio, evento e design. Non è ancora Natale, ma andiamo a fare i regali! 🎅🏼

1. Retroprogettazione di un matrimonio

La maggior parte dei futuri sposi e dei wedding planner vi diranno sicuramente che l ‘organizzazione di un matrimonio richiede una grande preparazione, spesso con uno o due anni di anticipo. Per organizzarvi al meglio, potete fare una pianificazione retro, come questa. ⬇️ Se volete ottenere questo modello e poterlo modificare a vostro piacimento, potete farlo direttamente su Canva, cliccando sul pulsante sottostante. 👇🏼

Scarica il backplanner del matrimonio 💍

2. Retroplanning per gli eventi

Un altro momento in cui vi consigliamo di utilizzare un reverse planning è durante un evento come una partita di calcio, una festa a tema o una festa di compleanno. Nel nostro caso, abbiamo fatto un esempio di una grande festa di compleanno con prenotazione della sala, DJ, catering e tutto il resto. Cliccate sul pulsante per ottenere il nostro file Excel o il link a Google Sheet, a voi la scelta. 🔥

Scarica la pianificazione inversa dell'evento su Excel🚀 Scarica il retro planning dell'evento su Google Sheet 🚀

3. Design retro-planning su canva

Come avrete notato per il retro-planning del matrimonio, è possibile rendere i diagrammi di Gantt un po’ più visivi, grazie a strumenti grafici come Canva. Ecco un esempio di design che potete realizzare. 💟 Ovviamente, ve lo abbiamo promesso, cliccate sul pulsante qui sotto per accedere gratuitamente a questa tabella di marcia inversa. 🤑

Scarica il modello di progettazione retroplanning 🔥

Piccolo riassunto dell’articolo : esempio di retroplanning

Sì, siamo già quasi alla fine di questo articolo, ma almeno ora avete tutte le risorse necessarie per realizzare un ottimo retroplanning! 🦋

Volevamo darvi un ultimo consiglio: se nel bel mezzo del vostro progetto vi rendete conto che alcune date non potranno essere rispettate, non siate pessimisti, succede, basta rivedere le altre scadenze e discutere con i vostri collaboratori sulla fattibilità degli incarichi e delle date. 😇

Domande frequenti

Non così in fretta, abbiamo ancora alcune risorse da fornirvi per approfondire le vostre conoscenze. 💭

Qual è la differenza tra pianificazione e retroplanning?

Anche se l’obiettivo è lo stesso per entrambe, non lo è il funzionamento. Infatti, per una pianificazione classica, si pianifica il progetto a partire dalla data di inizio del progetto, mentre con una retroprogettazione si inizia a pianificare solo a partire dalla data di fine del progetto e si torna indietro alla data di inizio.

Come si fa a creare una pianificazione delle attività?

Se volete realizzare una pianificazione delle attività chiara e concisa, vi consigliamo di procedere come segue:

  • Elencare i diversi compiti in ordine di priorità.
  • Elencare i diversi compiti in ordine di priorità. Se necessario, creare categorie e sottocategorie.
  • Definire le date di scadenza dei compiti.
  • Pianificate il vostro programma in anticipo.
  • Date un’occhiata 👀 regolarmente alla vostra agenda (almeno una volta alla settimana).

Come fare una retroplanning ?

Pianificazione retroattiva, diagramma di Gantt, pianificazione inversa o retroprogrammazione hanno lo stesso significato. Infatti, anche se la dicitura è diversa, la tecnica rimane la stessa. Quindi, niente panico, seguite il nostro tutorial che vi permetterà di seguire l’avanzamento del progetto e la sua conclusione. 🥰

Ora sta a voi impostare una retroplanning. Saremo lieti di ricevere il vostro feedback 🔥.

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