Como Fazer um retroplanning ? 5 Passos e Modelos Gratuitos

Provavelmente já ouviu a palavra “retroplanning”. Não, não é uma velha ferramenta de planeamento escolar com uma tendência retro 🕺🏼mais. Aqui estão os pontos que iremos discutir em conjunto:

  • A definição, assim como as vantagens de utilizar um planeamento retro.
  • Fazer um planeamento a posteriori em apenas 5 passos.
  • 3 modelos de planeamento retro gratuito e descarregáveis em Excel e Google Sheet.

Está pronto? Vamos, estamos a liderar o caminho. 💃🏼

Retroplanning : a definição

Na palavra retroplanning há… planeamento! Bem, é como um horário, excepto que este é invertido. Sim, lê-se bem, em vez de começar com a data de início e terminar com a data final, fazemos o contrário. De facto, começa a partir da data final do projecto, cortando passo a passo as fases do seu projecto, que terá definido de antemão.

Aqui está um exemplo para ilustrar o que quero dizer. Não entre em pânico, neste artigo, explicamos como fazer um facilmente com o bónus de modelos gratuitos que pode descarregar. 🎁

A utilização de um planeamento atrasado é especialmente eficaz quando se conhece a data de fim do projecto e é bastante distante (vários meses). Em particular, pode ser utilizado em eventos, tais como um evento desportivo, um casamento ou mesmo um aniversário.

As vantagens da utilização de um retroplanning

Este planeamento bastante particular permite na realidade tranquilizar o gestor do projecto, o cliente, os fornecedores assim como os colaboradores e ter uma visão global do projecto. Mas esta não é a única vantagem, aqui estão mais 3! ⬇️

#1. Assegurar a viabilidade de um projecto

O facto de já ter a data final permite-lhe compreender mais facilmente os passos intermédios. Além disso, terá uma visão de 360 sobre as diferentes fases do plano do projecto, as que são exequíveis e as que não o são.

#2. Determinar os marcos do projecto

Durante a fase de gestão do projecto, pode por vezes acontecer que sejam acrescentadas novas tarefas que não foram planeadas e, por vezes, a linha temporal definida pode ser demasiado apertada. O retroplaneamento permite ver estas pequenas preocupações já na fase de planeamento do projecto.

#3. Estimar com precisão os recursos necessários para o projecto

Ao planear os seus passos e, portanto, o seu projecto, conhecerá mais rapidamente os recursos financeiros e humanos que terá de pôr em prática para garantir o seu sucesso.

Fazer um planeador de 5 etapas de back-end

Bem, agora que compreende a sua utilidade, sugerimos que passe para o passo mais crocante deste artigo, fazendo um back planner. ✨

1) Definir as tarefas do projecto

Primeiro passo e não menos importante, é necessário começar por enumerar as diferentes tarefas ou missões necessárias para completar o projecto online.

Certifique-se de categorizar as tarefas principais, as subtarefas e as tarefas secundárias. Por exemplo, se precisar de criar um website para obter pistas, aqui estão as diferentes tarefas possíveis: 👇🏼

Principais tarefas 🥇 Tarefas secundárias 🥈
Estabelecer uma especificação.
  • Descrição do cenário do utilizador.
  • Determinar a data final.
  • Definir uma língua a ser respeitada.
Carta gráfica e web design.
  • Criação do logótipo.
  • Pesquisa da tipologia.
  • Pesquisa das cores.
  • Pesquisa de elementos gráficos.
Colocação em pré-produção.
  • Modelos funcionais do site.
  • Implementação das funcionalidades.
Optimização SEO.
  • Escolha do texto.
  • Escolha das imagens.
  • Escolha de palavras-chave.
Colocação do site em linha.
  • Reserva de alojamento.
  • Configuração do servidor.
  • Configuração das estatísticas do Google Analytics.

O conteúdo das suas tarefas deve ser tão claro e detalhado quanto possível. Se possível, numere cada lista de tarefas, iremos precisar delas para o próximo passo.

2) Determinar quem é responsável por cada tarefa

Uma vez listadas todas as missões, tarefas e subtarefas, o gestor do projecto pode listar para cada tarefa, quem é a pessoa responsável, ou seja, a pessoa que será responsável pela execução da missão. 🫡

Escusado será dizer que, no marketing, uma pessoa pode lidar com múltiplas tarefas, mas ter em conta que algumas tarefas demoram mais tempo do que outras. ⏲️

3) Definir a duração de uma tarefa

É muitas vezes difícil estimar a duração de uma tarefa. No entanto, este passo é essencial no planeamento dos seus horários porque, se se enganar em várias durações, pode rapidamente levar a custos adicionais e, portanto, a um atraso na sua data final.

Não seja demasiado ganancioso 🍰, seja o mais realista possível e não hesite em definir a duração de cada tarefa em dias, semanas e, por vezes, meses. 🗓️

4) Ordenar as tarefas de uma forma cronológica

Passemos a uma das tarefas mais importantes, organizando tarefas através de programação inversa. Uma vez listadas todas as suas tarefas com cartas, atribuídas e definida a sua duração, pode agora iniciar o seu planeamento. 📅

Queremos lembrar-lhe de uma coisa, algumas tarefas não podem ser concluídas até que outra esteja concluída, por isso certifique-se de que leva em conta todas as diferentes tarefas e subtarefas. 📖

Utilizar uma ferramenta de tarefa como o diagrama pert

Provavelmente está a perguntar-se como conseguir isto de uma forma limpa. Bem, existe uma ferramenta visual de planeamento de projectos chamada PERT (Program Evaluation and Review Technic) chart. 😎 O objectivo desta ferramenta é organizar as tarefas sob a forma de bolhas e linhas, a fim de ver 👀 distintamente as ligações entre as diferentes tarefas, a duração, bem como as interdependências.

Para que possa compreender melhor, aqui está um exemplo.

Para o progresso deste projecto de criação de sítios web, enumerámos algumas tarefas, tais como a criação de várias páginas, com uma duração para cada uma delas, bem como a sua precedência, caso exista uma.

Uma vez feita esta tabela, declinamo-la sob a forma de diagrama de Pert, e aqui está o resultado. ⬇️

Podemos agora compreender melhor as ligações entre as diferentes tarefas.

Podemos agora fazer o nosso planeamento atrasado na limpeza. 🎇

5) Limpar o planeamento retro com o diagrama de Gantt

Prometido, este é o último diagrama que iremos utilizar. Quase indispensável para fazer um planeador retro, o diagrama de Gantt será o seu melhor amigo. Antes de começarmos, ponto cultural do dia, quem é o Sr. Gantt? 🤔

Henry Laurence Gantt foi engenheiro mecânico e consultor de gestão. Este desenvolveu o gráfico de Gantt em 1910.

Passemos agora a fazer um planeamento atrasado com esta ferramenta de gestão. Uma vez terminado o seu gráfico de Pert, pode introduzir todas as tarefas no novo gráfico.

Provavelmente está a perguntar-se que software de gestão de projectos pode ser utilizado para criar este calendário inverso?

Bem, tem a escolha, Excel ou Google Sheet, a escolha é múltipla.

O planeamento retroactivo é excelente para descarregar

Como somos gentis, e gostamos de lhe agradar, oferecemos-lhe um modelo de planeamento retro que pode descarregar, e tudo, de graça, é um presente. 🎁

Descarregar modelo gratuito de retroplaneamento do Excel 🚀 Descarregar modelo de retroplaneamento no Google Sheet 🚀

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3 modelos gratuitos de engenharia inversa

Sim, sim, leu esse direito. Para além do modelo básico, oferecemos-lhe 3 outros modelos gratuitos de retroplaneamento ➡️ casamento, evento e um desenho. Ainda não é Natal, mas vamos aos presentes! 🎅🏼

1. Retroplanning para um casamento

A maioria dos futuros noivos e organizadores de casamentos dir-lhe-ão certamente que a organização de um casamento requer muita preparação, muitas vezes com um ou dois anos de antecedência. Para se organizar melhor, pode fazer um planeamento retro, como este. ⬇️ Se quiser obter este modelo e poder modificá-lo como desejar, pode fazê-lo directamente no Canva, clicando no botão abaixo. 👇🏼

Download the wedding backplanner 💍

2. Retro-planejamento de eventos

Outra altura em que aconselhamos a utilização de um retroplanning é durante um evento como um jogo de futebol, uma festa temática ou uma festa de aniversário. No nosso caso, fizemos um exemplo de uma grande festa de aniversário com reserva de quartos, DJ, caterer e tudo o que se segue. Basta clicar no botão para obter o nosso ficheiro Excel ou o link Google Sheet, a decisão é sua. 🔥

Download the event reverse planning on Excel🚀 Download the retro event planning on Google Sheet 🚀

3. Retroplanning em canva

Como deve ter notado para o retroplaneamento do casamento, pode fazer gráficos de Gantt um pouco mais visuais, graças a ferramentas gráficas como o Canva. Aqui está um exemplo de um desenho que pode fazer. 💟 Obviamente, prometemos-lhe, clique no botão abaixo para aceder gratuitamente a esta programação inversa. 🤑

Download the retroplanning design template 🔥

Pequena recapitulação do artigo: exemplo de retroplanning

Sim, já é quase o fim deste artigo, mas pelo menos agora tem todos os recursos necessários para fazer um grande retroplanning ! 🦋

Queríamos dar-lhe um último conselho, se perceber no meio do seu projecto que algumas datas não poderão ser cumpridas, não seja pessimista, acontece, basta rever os seus outros prazos e discutir com os seus colaboradores sobre a viabilidade das tarefas e datas. 😇

Perguntas Mais Frequentes – retroplan

Não tão depressa, ainda temos alguns recursos a transmitir para aprofundar os seus conhecimentos. 💭

Qual é a diferença entre planeamento e retroplanning ?

Mesmo que o objectivo seja o mesmo para ambos, o funcionamento, por outro lado, não o é. De facto, para um planeamento clássico, planeia-se o projecto a partir da data de início do projecto, enquanto com um retroplaneamento, só se começa a planear a partir da data final do projecto e regressa-se à data de início.

Como é que faço um calendário de tarefas?

Se quiser fazer um calendário de tarefas claro e conciso, aconselhamo-lo a fazer o seguinte:

  • Enumerar as diferentes tarefas por ordem de prioridade.
  • Enumerar as diferentes tarefas por ordem de prioridade. Criar categorias e subcategorias, se necessário.
  • Definir as datas finais das tarefas.
  • Planear a sua agenda com antecedência.
  • Dê uma vista de olhos a 👀 regularmente na sua agenda (pelo menos, uma vez por semana).

Como fazer um calendário retroplanning ?

Planeamento retroactivo, diagrama de Gantt, planeamento inverso, ou planeamento retroactivo significam a mesma coisa. De facto, mesmo que a redacção seja diferente, a técnica continua a ser a mesma. Portanto, não entre em pânico, basta seguir o nosso tutorial que lhe permite acompanhar o progresso do projecto, bem como o fim do mesmo. 🥰

Agora, cabe-lhe a si criar um retroplanning. Aguardamos o seu feedback 🔥.

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