Cómo hacer un retroplanning ? 5 pasos y plantillas gratuitas

Probablemente ya haya oído la palabra » retroplanning». No, no se trata de una herramienta de planificación de la vieja escuela con tendencia retro 🕺🏼mais. Estos son los puntos que debatiremos juntos:

  • La definición así como las ventajas de utilizar un retro planning.
  • Cómo hacer un retro-planning en sólo 5 pasos.
  • 3 plantillas de retro-planificación gratuitas y descargables en Excel y Google Sheet.

¿Está preparado? Vamos, nosotros marcamos el camino. 💃🏼

Retroplanning def

En la palabra retroplanning hay… ¡planificación! Bueno, es como una planificación, salvo que ésta es inversa. Sí, has leído bien, en lugar de empezar por la fecha de inicio y terminar por la de finalización, hacemos lo contrario. De hecho, se empieza por la fecha final del proyecto, recortando paso a paso las fases de tu proyecto, que habrás definido de antemano.

Aquí tienes un ejemplo para ilustrar lo que quiero decir. Que no cunda el pánico, en este artículo te explicamos cómo hacer uno fácilmente con el plus de las plantillas gratuitas que te puedes descargar. 🎁

El uso de una planificación retrospectiva es especialmente eficaz cuando conoces la fecha de finalización del proyecto y es bastante lejana (varios meses). En concreto, se puede utilizar en eventos, como un acontecimiento deportivo, una boda o incluso un cumpleaños.

Las ventajas de utilizar una retroplanning

Esta planificación bastante particular permite en realidad tranquilizar al jefe de proyecto, al cliente, a los proveedores así como a los colaboradores y tener una visión global del proyecto. Pero ésta no es la única ventaja, ¡aquí tienes otras 3! ⬇️

#1. Garantizar la viabilidad de un proyecto

El hecho de tener ya la fecha final te permite comprender más fácilmente los pasos intermedios. Además, tendrás una visión 360 sobre las diferentes fases del plan del proyecto, las que son realizables y las que no.

#2. Determinar los hitos del proyecto

Durante la fase de gestión del proyecto, a veces puede ocurrir que se añadan nuevas tareas que no estaban previstas y, en ocasiones, el calendario establecido puede ser demasiado ajustado. Retroplanning permite ver estas pequeñas preocupaciones ya en la fase de planificación del proyecto.

#3. Calcular con precisión los recursos necesarios para el proyecto

Al planificar sus pasos y, por tanto, su proyecto, sabrá más rápidamente los recursos financieros y humanos que necesitará poner en marcha para garantizar su éxito.

Haz un planificador en 5 pasos

Bien, ahora que entiendes su utilidad, te sugerimos que pases al paso más crujiente de este artículo, hacer un back planner. ✨

1) Definir las tareas del proyecto

Primer paso y no menos importante, hay que empezar por enumerar las diferentes tareas o misiones necesarias para completar el proyecto online.

Asegúrese de clasificar las tareas principales, las secundarias y las accesorias. Por ejemplo, si necesitas crear un sitio web para conseguir clientes potenciales, estas son las diferentes tareas posibles: 👇🏼

Tareas principales 🥇 Tareas secundarias 🥈
Establecer una especificación.
  • Describir escenario de usuario.
  • Determinar fecha de finalización.
  • Definir un lenguaje a respetar.
Carta gráfica y diseño web.
  • Creación del logotipo.
  • Investigación de la tipología.
  • Búsqueda de colores.
  • Búsqueda de elementos gráficos.
Puesta en preproducción.
  • Modelos funcionales del sitio web.
  • Puesta en práctica de las funcionalidades.
Optimización SEO.
  • Elección de textos.
  • Elección de imágenes.
  • Elección de palabras clave.
Puesta en línea del sitio.
  • Reserva de alojamiento.
  • Configuración del servidor.
  • Configuración de las estadísticas de Google Analytics.

El contenido de sus tareas debe ser lo más claro y detallado posible. Si es posible, numere cada lista de tareas, las necesitaremos para el siguiente paso.

2) Determine quién es el responsable de cada tarea

Una vez que haya enumerado todas las misiones, tareas y subtareas, el director del proyecto puede enumerar para cada tarea, quién es la persona responsable, es decir, la persona que se encargará de realizar la misión. 🫡

Ni que decir tiene que, en marketing, una sola persona puede encargarse de varias tareas, pero hay que tener en cuenta que algunas tareas llevan más tiempo que otras. ⏲️

3) Definir la duración de una tarea

A menudo es difícil calcular la duración de una tarea. Sin embargo, este paso es esencial a la hora de planificar los calendarios, ya que, si nos equivocamos en varias duraciones, esto podría acarrear rápidamente costes adicionales y, por tanto, un retraso en la fecha de finalización.

No seas demasiado avaricioso 🍰, sé lo más realista posible y no dudes en definir la duración de cada tarea en días, semanas y, a veces, meses. 🗓️

4) Ordena las tareas de forma cronológica

Pasemos a una de las tareas más importantes, ordenar las tareas mediante una programación inversa. Una vez que hayas enumerado todas tus tareas con letras, las hayas asignado y hayas establecido una duración, ya puedes empezar con tu planificación. 📅

Queremos recordarte una cosa, algunas tareas no se pueden completar hasta que otra esté terminada, así que asegúrate de tener en cuenta todas las diferentes tareas y subtareas. 📖

Utiliza una herramienta de tareas como el diagrama pert

Probablemente te estés preguntando cómo lograr esto de una manera limpia. Pues bien, existe una herramienta visual de planificación de proyectos llamada diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technic). 😎 El propósito de esta herramienta es organizar las tareas en forma de burbujas y líneas con el fin de ver 👀 claramente las conexiones entre las diferentes tareas, la duración, así como las interdependencias.

Para que lo entiendas mejor, aquí tienes un ejemplo.

Para este avance de proyecto de creación de sitio web, hemos enumerado algunas tareas como la creación de varias páginas, con una duración para cada una así como su precedencia si la hay.

Una vez hecho este cuadro, lo hemos declinado en forma de diagrama de Pert, y he aquí el resultado. ⬇️

Ahora podemos entender mejor las conexiones entre las diferentes tareas.

Ahora podemos hacer nuestra planificación retrospectiva en limpio. 🎇

5) Limpiar la planificación retro con el diagrama de Gantt

Prometido, este es el último diagrama que vamos a utilizar. Casi indispensable para hacer una planificación retro, el diagrama de Gantt será tu mejor amigo. Antes de empezar, punto cultural del día, ¿quién es el Sr. Gantt? 🤔

Henry Laurence Gantt fue un ingeniero mecánico y consultor de gestión. Éste desarrolló el diagrama de Gantt en 1910.

Pasemos ahora a hacer una planificación retrospectiva con esta herramienta de gestión. Una vez que hayas terminado tu diagrama de Pert, puedes introducir todas las tareas en el nuevo diagrama.

Probablemente te estés preguntando qué software de gestión de proyectos se puede utilizar para crear esta planificación inversa

Bueno, usted tiene la opción, Excel o Google Sheet, la elección es múltiple.

Excel de planificación inversa para descargar

Como somos amables, y nos gusta complacerte, te ofrecemos una plantilla de planificación retro que puedes descargar, y todo, gratis, es un regalo. 🎁

Descarga gratis la plantilla de retroplanificación Excel 🚀 Descargar plantilla de retroplanificación en Google Sheet 🚀

3 Retroplanning template gratuitas

Sí sí, has leído bien. Además de la plantilla básica, te ofrecemos otras 3 plantillas gratuitas de retroplanning ➡️ boda, evento y un diseño. Aún no es Navidad, ¡pero vamos a por los regalos! 🎅🏼

1. Retroplanning de una boda

La mayoría de los futuros novios y organizadores de bodas seguramente te dirán que organizar una boda requiere muchos preparativos, a menudo con uno o dos años de antelación. Para organizarte mejor, puedes hacer una planificación retro, como ésta. ⬇️ Si quieres conseguir esta plantilla y poder modificarla a tu gusto, puedes hacerlo directamente en Canva, haciendo clic en el botón de abajo. 👇🏼

Descarga el backplanner de boda 💍

2. Retroplanning de eventos

Otro momento en el que te aconsejamos utilizar un backplanning es durante un evento como un partido de fútbol, una fiesta temática o una fiesta de cumpleaños. En nuestro caso, hemos hecho un ejemplo de una gran fiesta de cumpleaños con reserva de sala, DJ, catering y todo lo que sigue. Solo tienes que hacer clic en el botón para obtener nuestro archivo Excel o el enlace de Google Sheet, tú decides. 🔥

Descarga la planificación inversa del evento en Excel🚀 Descarga la planificación retro del evento en Google Sheet 🚀

3. Diseño de retroplanning en canva

Como te habrás dado cuenta para el retroplanning de la boda, puedes hacer totalmente los diagramas de Gantt un poco más visuales, gracias a herramientas gráficas como Canva. Aquí tienes un ejemplo de diseño que puedes hacer. 💟 Obviamente, te lo prometimos, haz clic en el botón de abajo para acceder gratis a este cronograma inverso. 🤑

Descarga la plantilla de diseño de retroplanificación 🔥

Pequeña recapitulación del artículo : ejemplo de retroplanning

Sí, ya estamos casi al final de este artículo, ¡pero al menos ya tienes todos los recursos que necesitas para hacer un gran retroplanning! 🦋

Queríamos darte un último consejo, si en mitad de tu proyecto te das cuenta de que algunas fechas no se van a poder cumplir, no seas pesimista, suele pasar, simplemente revisa tus otros plazos y comenta con tus colaboradores la viabilidad de las tareas y fechas. 😇

Preguntas frecuentes

No tan rápido, aún tenemos algunos recursos que pasarte para ampliar tus conocimientos. 💭

Cuál es la diferencia entre planificar y retroplanificar?

Aunque el objetivo sea el mismo para ambas, el funcionamiento, en cambio, no lo es. En efecto, para una planificación clásica, planificas tu proyecto a partir de la fecha de inicio del proyecto, mientras que con una retroplanificación, sólo empiezas a planificar a partir de la fecha de finalización de tu proyecto y vuelves a la fecha de inicio.

¿Cómo hago un calendario de tareas?

Si desea elaborar un plan de tareas claro y conciso, le aconsejamos que haga lo siguiente:

  • Enumere las distintas tareas por orden de prioridad.
  • Enumere las diferentes tareas por orden de prioridad. Cree categorías y subcategorías si es necesario.
  • Define las fechas de finalización de las tareas.
  • Planifica tu calendario con antelación.
  • Echa un vistazo 👀 regularmente a tu horario (al menos, una vez a la semana).

Cómo hacer una planificación retroactiva?

Planificación retroactiva, diagrama de Gantt, planificación inversa o retroplanificación significan lo mismo. De hecho, aunque la redacción sea diferente, la técnica sigue siendo la misma. Así que no te asustes, sigue nuestro tutorial que te permitirá hacer un seguimiento del avance del proyecto así como del final del mismo. 🥰

Ahora te toca a ti establecer un retroplanning. Esperamos tus comentarios 🔥.

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