Je hebt waarschijnlijk al gehoord van het woord ” retroplane”. Nee, het is geen old school planning tool met een retrotrend 🕺🏼mais. Hier zijn de punten die we samen zullen bespreken:
- De definitie en de voordelen van het gebruik van een retroplanning.
- Het maken van een retroplanning in slechts 5 stappen.
- 3 gratis en downloadbare retroplanning sjablonen op Excel en Google Sheet.
Bent u er klaar voor? Laten we gaan, wij lopen voorop. 💃🏼
Wat is een retroplanning
In het woord retroplanning zit… planning ! Wel, het is net als een planning behalve dat deze omgekeerd is. Ja, u leest het goed, in plaats van te beginnen met de begindatum en te eindigen met de einddatum, doen we het omgekeerde. In feite begint het vanaf de einddatum van het project, door stap voor stap de fasen van uw project uit te knippen, die u van tevoren heeft gedefinieerd.
Hier is een voorbeeld om te illustreren wat ik bedoel. Geen paniek, in dit artikel leggen we uit hoe u er gemakkelijk een kunt maken, met als bonus gratis sjablonen die u kunt downloaden. 🎁
Het gebruik van een achterwaartse planning is vooral effectief wanneer u de einddatum van het project kent en die vrij ver ligt (enkele maanden). Het kan met name worden gebruikt bij evenementen, zoals een sportevenement, een bruiloft of zelfs een verjaardag.
De voordelen van een retroplanning
Deze nogal bijzondere planning maakt het in werkelijkheid mogelijk de projectmanager, de klant, de leveranciers en de medewerkers gerust te stellen en een globale visie op het project te hebben. Maar dit is niet het enige voordeel, hier zijn nog 3 andere! ⬇️
#1. De haalbaarheid van een project verzekeren
Doordat u de einddatum al kent, kunt u de tussenstappen gemakkelijker begrijpen. Bovendien hebt u een 360-zicht op de verschillende fasen van het projectplan, die welke haalbaar zijn en die welke dat niet zijn.
#2. Bepaal projectmijlpalen
Tijdens de projectmanagementfase kan het soms gebeuren dat er nieuwe taken bijkomen die niet gepland waren en soms is de vastgestelde tijdlijn te krap. Met de retroplanning kunt u deze kleine zorgen al in de projectplanningsfase zien.
#3. Nauwkeurig de middelen schatten die nodig zijn voor het project
Door uw stappen en dus uw project te plannen, weet u sneller welke financiële en personele middelen u moet inzetten voor het succes ervan.
Doe een back-end planner in 5 stappen
Goed, nu je het nut ervan begrijpt, stellen we voor dat je overgaat naar de meest kneuterige stap van dit artikel, het maken van een achterplanner. ✨
1) Definieer de projecttaken
De eerste stap en niet de minste, je moet beginnen met een lijst van de verschillende taken of missies die nodig zijn om het online project te voltooien.
Zorg ervoor dat u de hoofdtaken, de subtaken en de neventaken categoriseert. Bijvoorbeeld, als u een website moet maken om leads te krijgen, zijn hier de verschillende mogelijke taken: 👇🏼
| Hoofdtaken 🥇 | Secundaire taken 🥈 |
| Opzetten van een specificatie. |
|
| Grafisch charter en webdesign. |
|
| In preproductie zetten. |
|
| SEO optimalisatie. |
|
| Online zetten van de site. |
|
De inhoud van uw taken moet zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk zijn. Indien mogelijk, nummer elke lijst van taken, we zullen ze nodig hebben voor de volgende stap.
2) Bepaal wie verantwoordelijk is voor elke taak
Zodra je alle opdrachten, taken en subtaken hebt opgesomd, kan de projectmanager voor elke taak opnoemen wie de verantwoordelijke persoon is, d.w.z. de persoon die de opdracht moet uitvoeren. 🫡
Het spreekt vanzelf dat bij marketing één persoon meerdere taken kan uitvoeren, maar houd er rekening mee dat sommige taken meer tijd vergen dan andere. ⏲️
3) Bepaal een taakduur
Het is vaak moeilijk om de duur van een taak in te schatten. Toch is deze stap essentieel bij het plannen van uw planningen, want als u zich op verschillende looptijden vergist, kan dat snel leiden tot extra kosten en dus een vertraging op uw einddatum.
Wees niet te inhalig 🍰, wees zo realistisch mogelijk en aarzel niet om de duur van elke taak te definiëren in dagen, weken en soms maanden. 🗓️
4) Rangschik de taken op chronologische wijze
Laten we overgaan tot een van de belangrijkste taken, het ordenen van taken via omgekeerde planning. Zodra u al uw taken met letters hebt opgesomd, ze hebt toegewezen en een duur hebt vastgesteld, kunt u nu beginnen met uw planning. 📅
We willen u aan één ding herinneren, sommige taken kunnen niet worden voltooid totdat een andere is voltooid, dus zorg ervoor dat u rekening houdt met alle verschillende taken en subtaken. 📖
Gebruik een taakhulpmiddel zoals het pertagram
Je vraagt je waarschijnlijk af hoe je dit op een nette manier kunt bereiken. Wel, er bestaat een visueel projectplanningshulpmiddel dat het PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technic) heet. het doel van deze tool is om de taken te organiseren in de vorm van bubbels en lijnen om zo 👀 duidelijk de verbanden tussen de verschillende taken, de duur en de onderlinge afhankelijkheden te zien.
Voor een beter begrip volgt hier een voorbeeld.
Voor de voortgang van dit project voor het maken van een website hebben wij enkele taken opgesomd, zoals het maken van verschillende pagina’s, met een duur voor elke pagina en de voorrang ervan als die er is.
Zodra deze tabel klaar is, hebben we hem in de vorm van een Pert-diagram gedecimeerd, en hier is het resultaat. ⬇️ 
We kunnen nu de verbanden tussen de verschillende taken beter begrijpen.
We kunnen nu onze achterwaartse planning maken in het schone. 🎇
5) De retroplanning opschonen met het Gantt-diagram
Beloofd, dit is het laatste diagram dat we zullen gebruiken. Bijna onmisbaar voor het maken van een retroplanner, zal het Gantt-diagram je beste vriend zijn. Voordat we beginnen, cultuurpunt van de dag, wie is Mr. Gantt? 🤔
Henry Laurence Gantt was een werktuigbouwkundig ingenieur en management consultant. Deze ontwikkelde de Gantt grafiek in 1910.
Laten we nu overgaan tot het maken van achterwaartse planning met dit managementinstrument. Zodra u klaar bent met uw Pert chart, kunt u alle taken invoeren in de nieuwe chart.
U vraagt zich waarschijnlijk af met welke projectmanagementsoftware u deze omgekeerde planning kunt maken?
Wel, u hebt de keuze, Excel of Google Sheet, de keuze is veelvoudig.
Achterwaartse planning excel om te downloaden
Omdat we aardig zijn, en we u graag een plezier doen, bieden we u een retroplanning sjabloon dat u kunt downloaden, en dat allemaal gratis, het is een geschenk. 🎁
Download gratis Excel retroplanning template 🚀 Download retroplanning template op Google Sheet 🚀3 gratis reverse retroplanning voorbeeld
Ja ja, dat leest u goed. Naast het basissjabloon bieden wij u nog 3 andere gratis retroplanning sjablonen ➡️ bruiloft, evenement en een ontwerp. Het is nog geen Kerstmis, maar laten we voor de cadeautjes gaan! 🎅🏼
1. Retroplanning voor een bruiloft
De meeste toekomstige bruiden en bruidegommen en weddingplanners zullen u zeker vertellen dat het organiseren van een bruiloft veel voorbereiding vergt, vaak één of twee jaar van tevoren. Om je beter te organiseren kun je een retroplanning maken, zoals deze. ⬇️ 
2. Retroplanning voor evenementen
Een ander moment waarop wij adviseren om een omgekeerde planning te gebruiken is tijdens een evenement zoals een voetbalwedstrijd, een themafeest of een verjaardagsfeest. In ons geval hebben we een voorbeeld gemaakt van een groot verjaardagsfeest met zaalreservering, DJ, traiteur en alles wat daarop volgt. Klik op de knop om ons Excel bestand of Google Sheet link te krijgen, het is aan jou. 🔥
Download de evenement omgekeerde planning op Excel🚀 Download de omgekeerde evenementenplanning op Google Sheet 🚀3. Retroplanning ontwerp op canva
Zoals je misschien hebt gemerkt voor de retroplanning van de bruiloft, kun je Gantt-diagrammen helemaal wat visueler maken, dankzij grafische tools zoals Canva. Hier is een voorbeeld van een ontwerp dat je kunt maken. 💟 
Kleine samenvatting van het artikel: retroplanning voorbeeld
Ja, het is al bijna het einde van dit artikel, maar je hebt nu in ieder geval alle middelen die je nodig hebt om een geweldige retroplanning te maken! 🦋
We wilden je nog een laatste advies geven, als je je midden in je project realiseert dat sommige data niet gehaald zullen kunnen worden, wees dan niet pessimistisch, dat gebeurt nu eenmaal, bekijk gewoon je andere deadlines en bespreek met je medewerkers de haalbaarheid van de opdrachten en data. 😇
Veel gestelde vragen
Niet zo snel, we hebben nog een paar bronnen om door te geven om je kennis te vergroten. 💭
Wat is het verschil tussen planning en retroplanning?
Ook al is het doel voor beide hetzelfde, de werking daarentegen niet. Bij een klassieke planning plan je immers je project vanaf de startdatum van het project, terwijl je bij een retroplanning pas vanaf de einddatum van je project begint te plannen en teruggaat naar de startdatum.
Hoe maak ik een taakplanning?
Als u een duidelijke en beknopte taakplanning wilt maken, adviseren wij u het volgende te doen:
- Zet de verschillende taken op volgorde van prioriteit.
- Zet de verschillende taken in volgorde van prioriteit. Maak eventueel categorieën en subcategorieën.
- Bepaal de einddata van de taken.
- Plan uw planning op voorhand.
- Bekijk 👀 regelmatig uw planning (minstens één keer per week).
Hoe maak je een retroactieve planning?
Planning met terugwerkende kracht, Gantt chart, reverse planning of retroplanning betekenen hetzelfde. Inderdaad, ook al is de formulering anders, de techniek blijft dezelfde. Dus, geen paniek, volg gewoon onze tutorial waarmee u de voortgang van het project en het einde van het project kunt volgen. 🥰
Nu is het aan jou om een retroplane op te zetten. We kijken uit naar uw feedback 🔥.
