Wie macht man eine retroplanning ? 5 Schritte und kostenlose Vorlagen

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal das Wort „retroplanning“ gehört. Nein, es handelt sich nicht um ein Planungsinstrument der alten Schule mit einem Retrotrend 🕺🏼mais. Hier sind die Punkte, die wir gemeinsam besprechen werden:

  • Die Definition sowie die Vorteile einer retroplanning.
  • Erstellen einer retroplanning nur 5 Schritten.
  • 3 kostenlose und herunterladbare Vorlagen für die retroplanning in Excel und Google Sheet.

Sind Sie bereit? Los geht’s, wir sind führend. 💃🏼

Retroplanning définition

In dem Wort retroplanning steckt … Planung! Nun, es ist genau wie ein Zeitplan, nur dass dieser umgekehrt ist. Ja, Sie haben richtig gelesen: Anstatt mit dem Startdatum zu beginnen und mit dem Enddatum zu enden, machen wir das Gegenteil. Wir beginnen nämlich mit dem Enddatum des Projekts, indem wir die Phasen Ihres Projekts, die Sie vorher festgelegt haben, Schritt für Schritt ausschneiden.

Hier ist ein Beispiel, um zu verdeutlichen, was ich meine. Keine Panik, in diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie einen solchen Plan ganz einfach erstellen können, mit dem Bonus von kostenlosen Vorlagen, die Sie herunterladen können. 🎁

Der Einsatz einer Rückwärtsplanung ist besonders effektiv, wenn Sie das Enddatum des Projekts kennen und es in weiter Ferne liegt (mehrere Monate). Sie kann insbesondere bei Ereignissen wie einer Sportveranstaltung, einer Hochzeit oder sogar einem Geburtstag eingesetzt werden.

Die Vorteile einer retroplanning

Diese besondere Art der Planung ermöglicht es, den Projektleiter, den Kunden, die Lieferanten und die Mitarbeiter zu beruhigen und einen Gesamtüberblick über das Projekt zu erhalten. Aber das ist nicht der einzige Vorteil, hier sind 3 weitere! ⬇️

#1. Sicherstellung der Durchführbarkeit eines Projekts

Da Sie bereits das Enddatum kennen, können Sie die Zwischenschritte leichter verstehen. Außerdem haben Sie einen 360°-Blick auf die verschiedenen Phasen des Projektplans, auf die, die machbar sind, und auf die, die nicht machbar sind.

#2. Bestimmen Sie Projektmeilensteine

Während der Projektmanagement-Phase kann es vorkommen, dass neue Aufgaben hinzukommen, die nicht geplant waren, und manchmal ist der festgelegte Zeitrahmen zu knapp bemessen. Durch die retroplanning können Sie diese kleinen Sorgen bereits in der Projektplanungsphase erkennen.

#3. Genaue Schätzung der für das Projekt benötigten Ressourcen

Wenn Sie Ihre Schritte und damit Ihr Projekt planen, wissen Sie schneller, welche finanziellen und personellen Ressourcen Sie für den Erfolg des Projekts einsetzen müssen.

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Da Sie nun wissen, wie nützlich das ist, empfehlen wir Ihnen, zum knackigsten Schritt dieses Artikels überzugehen: der Erstellung eines Rückwärtsplaners. ✨

1) Definieren Sie die Projektaufgaben

Der erste und nicht der geringste Schritt ist die Auflistung der verschiedenen Aufgaben, die für die Durchführung des Online-Projekts erforderlich sind.

Achten Sie darauf, die Hauptaufgaben, die Unteraufgaben und die Nebenaufgaben zu kategorisieren. Wenn Sie zum Beispiel eine Website erstellen müssen, um Leads zu gewinnen, sind hier die verschiedenen möglichen Aufgaben: 👇🏼

Hauptaufgaben 🥇 Nebentätigkeiten 🥈
Erstellen Sie eine Spezifikation.
  • Beschreibung des Benutzerszenarios.
  • Enddatum festlegen.
  • Definieren Sie eine einzuhaltende Sprache.
Grafische Charta und Web-Design.
  • Erstellung des Logos.
  • Untersuchung der Typologie.
  • Erforschung der Farben.
  • Suche nach grafischen Elementen.
Einführung in die Vorproduktion.
  • Funktionsmodelle der Website.
  • Implementierung der Funktionalitäten.
SEO-Optimierung.
  • Auswahl des Textes.
  • Auswahl der Bilder.
  • Auswahl der Schlüsselwörter.
Online-Stellung der Website.
  • Reservierung des Hostings.
  • Konfiguration des Servers.
  • Konfiguration der Google Analytics-Statistiken.

Der Inhalt Ihrer Aufgaben muss so klar und detailliert wie möglich sein. Wenn möglich, nummerieren Sie jede Aufgabenliste, wir brauchen sie für den nächsten Schritt.

2) Bestimmen Sie, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist

Wenn Sie alle Aufträge, Aufgaben und Teilaufgaben aufgelistet haben, kann der Projektleiter für jede Aufgabe angeben, wer die verantwortliche Person ist, d. h. die Person, die für die Durchführung des Auftrags zuständig ist. 🫡

Es versteht sich von selbst, dass im Marketing eine Person mehrere Aufgaben übernehmen kann, aber es ist zu berücksichtigen, dass einige Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere. ⏲️

3) Definieren Sie eine Aufgabendauer

Es ist oft schwierig, die Dauer einer Aufgabe abzuschätzen. Dennoch ist dieser Schritt für die Planung Ihrer Zeitpläne unerlässlich, denn wenn Sie sich bei mehreren Zeiträumen irren, kann dies schnell zu zusätzlichen Kosten und damit zu einer Verzögerung des Endtermins führen.

Seien Sie nicht zu gierig 🍰, seien Sie so realistisch wie möglich und zögern Sie nicht, die Dauer jeder Aufgabe in Tagen, Wochen und manchmal auch in Monaten anzugeben. 🗓️

4) Ordnen Sie die Aufgaben in chronologischer Reihenfolge

Kommen wir nun zu einer der wichtigsten Aufgaben, dem Ordnen der Aufgaben durch umgekehrte Zeitplanung. Wenn Sie alle Aufgaben mit Buchstaben aufgelistet, zugewiesen und eine Dauer festgelegt haben, können Sie mit der Planung beginnen. 📅

Wir möchten Sie an eines erinnern: Einige Aufgaben können erst erledigt werden, wenn eine andere abgeschlossen ist. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle verschiedenen Aufgaben und Teilaufgaben berücksichtigen. 📖

Verwenden Sie ein Aufgabenwerkzeug wie das Pert-Diagramm

Du fragst dich wahrscheinlich, wie du das auf eine saubere Art und Weise bewerkstelligen kannst. Nun, es gibt ein visuelles Projektplanungswerkzeug namens PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technic). der Zweck dieses Werkzeugs ist es, die Aufgaben in Form von Blasen und Linien zu organisieren, um die Verbindungen zwischen den verschiedenen Aufgaben, die Dauer und die Abhängigkeiten deutlich zu sehen.

Zum besseren Verständnis finden Sie hier ein Beispiel.

Für dieses Projekt zur Erstellung einer Website haben wir einige Aufgaben aufgelistet, wie z. B. die Erstellung mehrerer Seiten, mit einer Dauer für jede Seite sowie ihrem Vorrang, falls es einen gibt.

Sobald diese Tabelle fertig ist, haben wir sie in Form eines Pert-Diagramms dekliniert, und hier ist das Ergebnis. ⬇️

Wir können nun die Verbindungen zwischen den verschiedenen Aufgaben besser verstehen.

Wir können jetzt unsere Rückwärtsplanung in der sauberen machen. 🎇

5) Bereinigung der Rückwärtsplanung mit dem Gantt-Diagramm

Wie versprochen, ist dies das letzte Diagramm, das wir verwenden werden. Das Gantt-Diagramm ist fast unverzichtbar für die Erstellung eines Rückwärtsplaners und wird Ihr bester Freund sein. Bevor wir beginnen, ein kultureller Punkt des Tages: Wer ist Mr. Gantt? 🤔

Henry Laurence Gantt war ein Maschinenbauingenieur und Unternehmensberater. Dieser entwickelte 1910 das Gantt-Diagramm.

Gehen wir nun dazu über, mit diesem Managementinstrument rückwärts zu planen. Sobald Sie Ihr Pert-Diagramm fertiggestellt haben, können Sie alle Aufgaben in das neue Diagramm eintragen.

Sie fragen sich wahrscheinlich, mit welcher Projektmanagement-Software Sie diesen Rückwärtsplan erstellen können?

Nun, Sie haben die Wahl, Excel oder Google Sheet, die Wahl ist vielfältig.

Rückwärtsplanungs-Excel zum Herunterladen

Da wir so nett sind und Ihnen gerne eine Freude machen, bieten wir Ihnen eine Vorlage für die Rückwärtsplanung an, die Sie kostenlos herunterladen können, es ist ein Geschenk. 🎁

Download free Excel retroplanning template 🚀 Vorlage für Rückwärtsplanung auf Google Sheet herunterladen 🚀

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3 kostenlose retroplanning template

Ja, ja, Sie haben richtig gelesen. Zusätzlich zur Basisvorlage bieten wir Ihnen 3 weitere kostenlose retroplanning vorlagen ➡️ Hochzeit, Event und ein Design. Es ist zwar noch nicht Weihnachten, aber die Bescherung kann kommen! 🎅🏼

1. Retroplanning für eine Hochzeit

Die meisten zukünftigen Brautpaare und Hochzeitsplaner werden Ihnen sicher sagen, dass die Organisation einer Hochzeit eine Menge Vorbereitung erfordert, oft ein oder zwei Jahre im Voraus. Um sich besser zu organisieren, kann man eine retroplanning machen, wie diese hier. ⬇️ Wenn Sie diese Vorlage erhalten und sie nach Ihren Wünschen verändern möchten, können Sie dies direkt auf Canva tun, indem Sie auf die Schaltfläche unten klicken. 👇🏼

Download der Hochzeitsvorlage 💍

2. Retro-Planung für Veranstaltungen

Ein weiterer Zeitpunkt, an dem wir Ihnen empfehlen, eine Rückwärtsplanung zu verwenden, ist bei einer Veranstaltung wie einem Fußballspiel, einer Mottoparty oder einer Geburtstagsparty. In unserem Fall haben wir ein Beispiel für eine große Geburtstagsfeier mit Raumreservierung, DJ, Caterer und allem, was dazu gehört, erstellt. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche, um unsere Excel-Datei oder den Google Sheet-Link zu erhalten, Sie haben die Wahl. 🔥

Download der Veranstaltungsrückplanung in Excel🚀 Download der Veranstaltungsrückplanung auf Google Sheet 🚀

3. Retroplanung Design auf canva

Wie Sie vielleicht schon bei der Retro-Hochzeitsplanung bemerkt haben, können Sie Gantt-Diagramme dank grafischer Tools wie Canva durchaus etwas anschaulicher gestalten. Hier ist ein Beispiel für ein Design, das du machen kannst. 💟 Natürlich haben wir euch versprochen, auf die Schaltfläche unten zu klicken, um diesen umgekehrten Zeitplan kostenlos zu erhalten. 🤑

Download der Retroplanungs-Designvorlage 🔥

Kleine Zusammenfassung des Artikels: Retroplanning beispiel

Ja, es ist schon fast das Ende dieses Artikels, aber zumindest hast du jetzt alle Ressourcen, die du brauchst, um eine tolle Retroplanung zu machen! 🦋

Noch ein letzter Rat: Wenn du mitten in deinem Projekt feststellst, dass einige Termine nicht eingehalten werden können, sei nicht pessimistisch, das kommt vor, überprüfe einfach deine anderen Termine und diskutiere mit deinen Mitarbeitern über die Machbarkeit der Aufgaben und Termine. 😇

Häufig gestellte Fragen

Nicht so schnell, wir haben noch ein paar Ressourcen, die Sie weitergeben können, um Ihr Wissen zu erweitern. 💭

Was ist der Unterschied zwischen Planung und retroplanning ?

Auch wenn das Ziel bei beiden gleich ist, die Funktionsweise hingegen nicht. Bei der klassischen Planung planen Sie Ihr Projekt ab dem Startdatum, während Sie bei der retroplanning erst ab dem Enddatum Ihres Projekts planen und dann zum Startdatum zurückgehen.

Wie erstelle ich einen Aufgabenplan?

Wenn Sie einen klaren und übersichtlichen Aufgabenplan erstellen möchten, raten wir Ihnen zu folgenden Schritten:

  • Listen Sie die verschiedenen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität auf.
  • Listen Sie die verschiedenen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität auf. Legen Sie bei Bedarf Kategorien und Unterkategorien an.
  • Legen Sie die Endtermine der Aufgaben fest.
  • Planen Sie Ihren Zeitplan im Voraus.
  • Werfen Sie regelmäßig einen Blick 👀 auf Ihren Zeitplan (mindestens einmal pro Woche).

Wie erstellt man einen rückwirkenden Zeitplan?

Rückwirkende Planung, Gantt-Diagramm, umgekehrte Planung oder retroplanning bedeuten das Gleiche. Auch wenn die Formulierungen unterschiedlich sind, bleibt die Technik dieselbe. Also keine Panik, folgen Sie einfach unserer Anleitung, mit der Sie sowohl den Projektfortschritt als auch das Projektende verfolgen können. 🥰

Jetzt liegt es an dir, eine retroplanning zu erstellen. Wir freuen uns auf Ihr Feedback 🔥.

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