Prawdopodobnie słyszeliście już słowo „retroplanning”. Nie, nie chodzi o oldschoolowe narzędzie do planowania z trendem retro 🕺🏼mais. Oto punkty, które wspólnie omówimy:
- Definicja, jak również zalety stosowania retroplanning.
- Wykonanie retroplanningw zaledwie 5 krokach.
- 3 darmowe i możliwe do pobrania szablony retroplanning w Excelu i Google Sheet.
Czy jesteś gotowy? Ruszajmy, jesteśmy na czele. 💃🏼
Retroplanning : definicja
W słowie retroplanning kryje się… planowanie! Otóż jest to po prostu harmonogram, z tą różnicą, że ten jest odwrócony. Tak, dobrze czytasz, zamiast zaczynać od daty początkowej i kończyć na dacie końcowej, robimy to odwrotnie. W rzeczywistości zaczyna się od daty końcowej projektu, wycinając krok po kroku fazy Twojego projektu, które wcześniej określisz.
Oto przykład, który zobrazuje, co mam na myśli. Nie panikuj, w tym artykule wyjaśniamy jak łatwo stworzyć taki z bonusem w postaci darmowych szablonów, które możesz pobrać. 🎁
Zastosowanie planowania wstecznego jest szczególnie skuteczne, gdy znasz datę zakończenia projektu i jest ona dość odległa (kilka miesięcy). W szczególności można go wykorzystać w przypadku wydarzeń, takich jak impreza sportowa, ślub czy nawet urodziny.
Zalety korzystania z retroplanning
To dość szczególne planowanie pozwala w rzeczywistości uspokoić kierownika projektu, klienta, dostawców, a także współpracowników i mieć globalną wizję projektu. Ale to nie jedyna zaleta, oto 3 inne! ⬇️
#1. Zapewnienie wykonalności projektu
Fakt, że masz już datę końcową pozwala Ci łatwiej zrozumieć etapy pośrednie. Co więcej, będziesz miał widok 360 na poszczególne fazy planu projektu, te które są osiągalne i te które nie są.
#2. Określ kamienie milowe projektu
Podczas fazy zarządzania projektem może się czasem zdarzyć, że zostaną dodane nowe zadania, które nie były planowane, a niekiedy ustalony timeline może być zbyt napięty. retroplanning pozwala dostrzec te drobne zmartwienia już w fazie planowania projektu.
#3. Dokładne oszacowanie zasobów potrzebnych do realizacji projektu
Planując swoje kroki, a tym samym projekt, szybciej poznasz zasoby finansowe i ludzkie, które będziesz musiał włożyć, aby zapewnić mu sukces.
Zrób 5 kroków retroplanning
Cóż, teraz, gdy rozumiesz jego przydatność, proponujemy przejść do najbardziej chrupiącego kroku tego artykułu, czyli zrobienia back plannera. ✨
1) Zdefiniuj zadania projektu
Pierwszy krok i nie najmniejszy, musisz zacząć od wymienienia różnych zadań lub misji potrzebnych do ukończenia projektu online.
Pamiętaj, aby skategoryzować główne zadania, podzadania i zadania poboczne. Na przykład, jeśli musisz stworzyć stronę internetową w celu pozyskania leadów, oto różne możliwe zadania: 👇🏼
| Zadania główne 🥇 | Zadania poboczne 🥈 |
| Ustawienie specyfikacji. |
|
| Karta graficzna i projekt strony internetowej. |
|
| Umieszczenie w preprodukcji. |
|
| Optymalizacja SEO. |
|
| Umieszczenie strony w Internecie. |
|
Treść zadań musi być jak najbardziej przejrzysta i szczegółowa. Jeśli to możliwe, ponumeruj każdą listę zadań, będą nam one potrzebne do kolejnego kroku.
2) Określ kto jest odpowiedzialny za każde zadanie
Kiedy masz już wyszczególnione wszystkie misje, zadania i podzadania, kierownik projektu może wymienić dla każdego zadania, kto jest osobą odpowiedzialną, czyli osobą, która będzie odpowiedzialna za wykonanie misji. 🫡
Oczywiste jest, że w marketingu jedna osoba może zajmować się wieloma zadaniami, ale weź pod uwagę, że niektóre zadania zajmują więcej czasu niż inne. ⏲️
3) Określ czas trwania zadania
Często trudno jest oszacować czas trwania zadania. Niemniej jednak, ten krok jest niezbędny w planowaniu harmonogramu, ponieważ, jeśli zdarzy się, że pomylisz się w kilku terminach, może to szybko doprowadzić do dodatkowych kosztów, a tym samym opóźnienia daty końcowej.
Nie bądź zbyt chciwy 🍰, bądź jak najbardziej realistyczny i nie wahaj się określić czasu trwania każdego zadania w dniach, tygodniach, a czasem i miesiącach. 🗓️
4) Uporządkuj zadania w sposób chronologiczny
Przejdźmy do jednego z najważniejszych zadań, porządkowania zadań poprzez odwrotne planowanie. Kiedy już wyszczególnisz wszystkie swoje zadania za pomocą liter, przypiszesz je i ustalisz czas trwania, możesz już zacząć swoje planowanie. 📅
Chcemy Ci przypomnieć o jednej rzeczy, niektóre zadania nie mogą być wykonane, dopóki inne nie zostaną ukończone, więc upewnij się, że bierzesz pod uwagę wszystkie różne zadania i podzadania. 📖
Użyj narzędzia do zadań, takiego jak diagram pert
Pewnie zastanawiasz się, jak to osiągnąć w czysty sposób. Otóż istnieje wizualne narzędzie do planowania projektu zwane wykresem PERT (Program Evaluation and Review Technic). celem tego narzędzia jest uporządkowanie zadań w formie bąbelków i linii, aby wyraźnie zobaczyć 👀 powiązania między poszczególnymi zadaniami, czas trwania, jak również współzależności.
Abyś mógł lepiej zrozumieć, oto przykład.
Dla tego projektu tworzenia stron internetowych postęp, mamy wymienione niektóre zadania, takie jak tworzenie kilku stron, z czasem trwania dla każdego z nich, jak również jego pierwszeństwo, jeśli istnieje.
Kiedy ta tabela jest już zrobiona, rozłożyliśmy ją w formie diagramu Pert, a oto wynik. ⬇️ 
Możemy teraz lepiej zrozumieć powiązania między poszczególnymi zadaniami.
Możemy teraz zrobić nasze planowanie wsteczne w czystej. 🎇
5) Wyczyść planowanie retro za pomocą wykresu Gantta
Obiecany, to ostatni wykres, którego użyjemy. Niemal niezbędny do wykonania retroplanowania, wykres Gantta będzie Twoim najlepszym przyjacielem. Zanim zaczniemy, kulturalny punkt dnia, kim jest pan Gantt? 🤔
Henry Laurence Gantt był inżynierem mechanikiem i konsultantem ds. zarządzania. Ten opracował wykres Gantta w 1910 roku.
Przejdźmy teraz do wykonania planowania wstecznego za pomocą tego narzędzia zarządzania. Kiedy już skończysz swój wykres Pert, możesz wprowadzić wszystkie zadania do nowego wykresu.
Prawdopodobnie zastanawiasz się, które oprogramowanie do zarządzania projektami może być używane do tworzenia tego odwrotnego harmonogramu?
Cóż, masz wybór, Excel lub Google Sheet, wybór jest wielokrotny.
Planowanie wsteczne excel do pobrania
Jako, że jesteśmy uprzejmi i lubimy sprawiać Wam przyjemność, oferujemy Wam szablon retro planowania, który możecie pobrać, a wszystko, za darmo, to prezent. 🎁
Pobierz darmowy szablon retro planowania w Excelu 🚀 Pobierz szablon retroplanowania w Google Sheet 🚀3 darmowe szablony exemple retroplanning
Tak tak, dobrze przeczytaliście. Oprócz podstawowego szablonu oferujemy Wam 3 inne darmowe szablony retroplanning ➡️ ślubne, eventowe oraz projekt. Jeszcze nie ma świąt, ale bierzmy się za prezenty! 🎅🏼
1. Retroplanning na wesele
Większość przyszłych panien młodych i wedding plannerów z pewnością powie Wam, że organizacja wesela wymaga wielu przygotowań, często z rocznym lub dwuletnim wyprzedzeniem. Aby lepiej się zorganizować, możecie zrobić retroplanning, takie jak to. ⬇️ 
2. Retroplanning w przypadku imprez
Kolejnym momentem, w którym radzimy skorzystać z backplannera jest czas podczas eventu takiego jak mecz piłki nożnej, impreza tematyczna czy urodziny. W naszym przypadku zrobiliśmy przykład dużej imprezy urodzinowej z rezerwacją sali, DJ-em, cateringiem i wszystkim co za tym idzie. Wystarczy kliknąć przycisk, aby uzyskać nasz plik Excel lub link do Arkusza Google, to zależy od Ciebie. 🔥
Pobierz odwrotne planowanie imprezy w Excelu🚀 Pobierz retro planowanie wydarzeń na Google Sheet 🚀3. Projekt retroplanning na canva
Jak być może zauważyliście w przypadku ślubnego retroplanning, można całkowicie uczynić wykresy Gantta nieco bardziej wizualnymi, dzięki narzędziom graficznym takim jak Canva. Oto przykład projektu, który możecie wykonać. 💟 
Małe podsumowanie artykułu: przykład retroplanowania
Tak, to już prawie koniec tego artykułu, ale przynajmniej masz teraz wszystkie zasoby, których potrzebujesz, aby stworzyć świetny retroplan! 🦋
Chcieliśmy dać Ci ostatnią radę, jeśli w połowie projektu zorientujesz się, że niektórych dat nie będzie można dotrzymać, nie bądź pesymistą, to się zdarza, po prostu przejrzyj pozostałe terminy i przedyskutuj ze współpracownikami wykonalność zadań i terminów. 😇
Najczęściej zadawane pytania
Nie tak szybko, wciąż mamy kilka zasobów do przekazania, aby pogłębić Twoją wiedzę. 💭
Jaka jest różnica między planowaniem a retroplanning ?
Nawet jeśli cel jest taki sam dla obu, funkcjonowanie z drugiej strony, nie jest. Rzeczywiście, w przypadku klasycznego planowania, planujesz swój projekt od daty rozpoczęcia projektu, natomiast przy retroplanning, zaczynasz planować dopiero od daty zakończenia projektu i wracasz do daty rozpoczęcia.
Jak stworzyć harmonogram zadań?
Jeśli chcesz stworzyć jasny i zwięzły harmonogram zadań, radzimy wykonać następujące czynności:
- Wymień różne zadania w kolejności priorytetów.
- Wymień różne zadania w kolejności priorytetów. W razie potrzeby utwórz kategorie i podkategorie.
- Określ daty zakończenia zadań.
- Zaplanuj swój harmonogram z wyprzedzeniem.
- Zaglądaj 👀 regularnie do swojego harmonogramu (przynajmniej, raz w tygodniu).
Jak stworzyć harmonogram retroaktywny?
Planowanie retroaktywne, wykres Gantta, planowanie wsteczne czy retroplanning oznaczają to samo. Rzeczywiście, nawet jeśli sformułowanie jest inne, technika pozostaje taka sama. Nie wpadaj więc w panikę, tylko podążaj za naszym tutorialem, który pozwoli Ci śledzić postępy projektu, jak i jego zakończenie. 🥰
Teraz pozostaje Wam ustawić retroplanning. Czekamy na Wasze opinie 🔥.
