Come creare una fattura : Spiegazioni e 4 modelli gratuiti

Se vi parlo di un passaggio indispensabile per un’azienda, cosa pensate? 🤔 Sì, stiamo parlando di come creare una fattura?

In questo articolo parleremo di quanto segue:

• Come creare una fattura?
• Un esempio di fattura scaricabile e modificabile.
• Perché fare una fattura?
• I diversi tipi di fattura.
• Gli errori da evitare.
• E infine, 3 software di fatturazione.

Pronti a saperne di più? Iniziamo! 🚀

Come fare una fattura?

La fatturazione è una fase essenziale della vita. Permette di giustificare le vendite e gli incassi al fisco, di tutelarsi da eventuali controversie con clienti o fornitori, di rafforzare il rapporto commerciale e di monitorare l’andamento dell’attività. Tuttavia, la fatturazione può essere complessa e richiedere molto tempo.

Quali sono le indicazioni obbligatorie della fattura?

Ecco perché siamo qui per aiutarvi e vi spiegheremo passo dopo passo come fare una fattura! 🥰

1) Le informazioni sull’azienda

Le informazioni di contatto dell’azienda devono comparire nella parte superiore della fattura, prima ancora del numero di fattura e della data di emissione. Queste informazioni di contatto devono essere complete e accurate, in modo che il cliente possa facilmente contattare l’azienda in caso di necessità.

È importante che queste menzioni siano :

• Nome e cognome o il nome della società. 💭
• Indirizzo postale. 📍
• Numero SIRET. 🔢

2) Informazioni sul cliente

È importante indicare i dati del cliente sulla fattura, in modo che il cliente possa identificare facilmente la vendita. Il nome e l’indirizzo del cliente devono essere indicati con precisione. 🎯

È anche possibile indicare un numero di telefono o un indirizzo e-mail. ☎️

3) Informazioni sulla fattura

La prima indicazione obbligatoria sulla fattura riguarda la data della fattura. Questa data è importante perché permette di determinare la scadenza per il pagamento della fattura. 📆

Questo termine di pagamento è stabilito dalla legge e dipende dal settore di attività dell’azienda. In generale, questo periodo è di 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura.

Poi, la fattura deve essere numerata. Questo numero è unico e permette di identificare la fattura; può essere composto da numeri, lettere o una combinazione di entrambi. Infine, abbiamo l’importo della fattura. Questo importo deve essere specifico e dettagliato in modo che il cliente possa comprendere i dettagli della fattura. 👀

4) Informazioni sul servizio fornito

Questa parte è essenziale perché permette di giustificare l’importo totale della fattura e di descrivere con precisione il servizio fornito. 🔍 La descrizione del servizio deve essere chiara e precisa per indicare l’esatta natura del servizio.

Ecco due esempi per capire:

• 🟦 Se l’azienda fornisce servizi di traduzione, è importante indicare la lingua di partenza e quella di arrivo, nonché il numero di parole o pagine da tradurre.
• 🟦 Se l’azienda fornisce servizi di progettazione grafica, è importante indicare la natura esatta del progetto (creazione di un logo, design di un volantino, numero di mock-up da fornire).

Inoltre, il prezzo unitario deve essere coerente con le tariffe praticate dall’azienda e deve essere indicato al netto delle tasse. In caso di sconto, non esitate a comunicarlo! infine, non dimenticate di indicare l’importo totale del servizio fornito. Questo va calcolato moltiplicando il prezzo unitario per la quantità o il numero di ore di lavoro effettuate.

5) Informazioni fiscali

Sapevate che ci sono delle menzioni fiscali obbligatorie che non devono essere dimenticate in una fattura? Eccole in dettaglio:

• L’aliquota IVA applicabile ➡️ È un elemento importante perché permette di determinare l’importo dell’IVA da pagare. Deve essere specificata per ogni riga della fattura, tranne nel caso in cui la vendita sia esente da IVA. Piccola nota culturale, esistono diverse aliquote IVA a seconda della natura dei beni o dei servizi venduti. Non esitate quindi a dare un’occhiata su Google per sapere qual è la vostra!

• L’importo dell’IVA ➡️ Questo importo è la differenza tra l’importo comprensivo di IVA della vendita e l’importo escluso di IVA della vendita moltiplicato per l’aliquota IVA applicabile. Ok, detto così sembra complesso ma, vedrete, in realtà è semplice. Non dimenticate che l’aliquota IVA deve essere specificata per ogni riga della fattura, così come l’importo totale dell’IVA da pagare.

• La dicitura “IVA non applicabile, art. 293 B del CGI” se il fatturato è inferiore a una certa soglia ➡️ In linea di massima, se avete optato per il sistema di esenzione IVA, non siete soggetti all’IVA a condizione che il vostro fatturato sia inferiore a 34.400 € HT nel 2023. In questo caso, la seguente menzione deve essere specificata sulla fattura. Se superate questa soglia, dovete addebitare l’IVA sul primo euro di fatturato a partire dal primo giorno del mese successivo a quello in cui è stata superata la soglia.

Esempio di fattura gratuita

Sapete bene che ci piace viziarvi. 🎁 Ecco perché, dopo avervi spiegato nel dettaglio come fare una fattura, vi offriamo un modello di fattura gratuito in diversi formati, ovvero: word, pdf, excel. ✨

Per cominciare, ecco un foglio di calcolo che potete copiare e incollare facilmente. Questo è un esempio di fattura per la creazione di un sito web:

Azienda
Nome : [Nome dell’impresa]
Indirizzo : [Indirizzo dell’impresa]
Numero SIRET : [Numero SIRET dell’impresa]

Cliente
Nome : [Nome del cliente]
Indirizzo: [Indirizzo del cliente]

Dettagli dei servizi forniti	Importo al lordo delle imposte (in euro)
Ideazione e progettazione del sito web	[XXX]
Sviluppo del sito web	[XXX]
Integrazione dei contenuti	[XXX]
Referenziazione del sito web	[XXX]
Formazione sull’uso del sito web	[XXX]

Condizioni di pagamento
Il pagamento deve essere effettuato [specificare le condizioni di pagamento: acconto, pagamento rateale, metodo di pagamento accettato, ecc.]

Come creare una fattura in Word?

L’utilizzo del formato Word per le vostre fatture vi permette di personalizzare il modello di fattura a vostra immagine e somiglianza. Potete aggiungere il vostro logo, i vostri colori e il vostro carattere in modo che sia coerente con la vostra identità aziendale. Questo formato è, come potete immaginare, facilmente modificabile, quindi potete adattare il vostro modello di fattura in base alle vostre esigenze e alle richieste specifiche dei vostri clienti.

Grazie a Word, potrete conservare lo storico delle vostre fatture in un unico posto, utile per archiviare o ritrovare alcune vecchie fatture se necessario! 👀

Se siete interessati a questo modello gratuito, cliccate sul pulsante qui sotto! ⬇️

Modello di fattura in formato Word

Come creare una fattura in PDF?

Un altro formato conosciuto è il PDF. Questo garantisce l’integrità e la sicurezza della fattura perché consente di esportare la fattura in un formato non modificabile, evitando così modifiche indesiderate al documento e spiacevoli sorprese! Inoltre, il formato PDF è compatibile con tutti i sistemi operativi (PC, IOS, Inux), il che garantisce che la vostra fattura sia visibile e utilizzabile da tutti i vostri clienti.

Per scaricare gratuitamente la fattura in formato PDF, andate qui! ⬇️

Modello di fattura in formato PDF

Come creare una fattura con excel ?

Ultimo formato, Microsoft Excel. Al giorno d’oggi, Excel non è più quello di una volta, ovvero un puzzle cinese. Ora è possibile modificare, formattare e personalizzare le tabelle a proprio piacimento! 🦋

Ecco come appare una fattura in formato Excel, per scaricarla e modificarla, è questa la strada! 👇🏼

Modello di fattura in formato Excel

Perché fare una fattura?

Sembra ovvio, ma qualcuno potrebbe porsi la domanda. Ebbene, si tratta di un documento essenziale, che consente di giustificare le proprie vendite e i propri introiti a diverse aziende, da 4 diversi punti di vista: fiscale, legale, commerciale e contabile.

Eccoli in dettaglio! ⬇️

#1. Punto di vista fiscale

La fattura consente di giustificare le vendite e gli incassi alle autorità fiscali. Per essere considerata valida, deve contenere alcune menzioni obbligatorie.

Attenzione, l’assenza di una fattura può comportare sanzioni fiscali e persino penali. Assicuratevi quindi di conservarle per almeno 6 anni, in conformità alla normativa fiscale vigente. 🧑🏼‍💻

#2. Punto di vista legale

Da un punto di vista legale, la fattura può essere utilizzata come prova dell’esistenza di un contratto tra l’azienda e il suo cliente. In caso di controversia, può essere utilizzata per dimostrare che il servizio è stato eseguito e che i pagamenti sono stati effettuati. 💰

Questa deve essere consegnata entro i termini previsti e deve contenere le menzioni obbligatorie (quelle più in alto nell’articolo). 😎

#3. Punto di vista commerciale

Passiamo al punto di vista commerciale. La fattura permette di presentare un’immagine professionale e seria ai propri clienti. Quest’ultimo può utilizzarla come mezzo di comunicazione, citando ad esempio i suoi recapiti, il suo logo e persino una descrizione dettagliata del servizio svolto. 👀

Questo aiuta a fidelizzare i clienti esistenti e ad attirarne di nuovi. 🔗

#4. Punto di vista contabile

Infine, dal punto di vista contabile, la fattura è un elemento centrale della gestione finanziaria. Permette di seguire i flussi finanziari dell’azienda, di generare indicatori di performance e di preparare le dichiarazioni fiscali.

La fattura deve quindi essere conservata con cura e integrata nel follow-up contabile dell’azienda. 📊

Infine, a volte può essere utilizzata per gestire le fatture non pagate, inviando, ad esempio, solleciti o avviando azioni di recupero crediti. 💭

I diversi tipi di fatture

Non si ignora che esistono diversi tipi di fatture a seconda della situazione. Variano in base alla natura del servizio fornito, al cliente, ma anche agli obblighi di legge. Niente panico, ecco i dettagli dei diversi tipi di fattura! 👇🏼

Fattura classica

È il tipo di fattura più comune, perché consente all’azienda di fatturare l’intero servizio o prodotto in un’unica soluzione. Tuttavia, deve contenere tutte le menzioni legali obbligatorie (nome e indirizzo, numero SIRET, importo totale del servizio, aliquota e importo dell’IVA). 🌟

Fattura in acconto

Questa fattura viene utilizzata quando l’azienda deve essere pagata a rate per un servizio da un cliente. In questo modo è possibile riscuotere un acconto al momento dell’ordine e poi il saldo alla fine del servizio. Non dimenticate di inserire le menzioni legali, ma anche di specificare che si tratta di una fattura di acconto. Sarebbe sciocco dimenticarlo! 🧠

Una piccola informazione: questa fattura viene emessa al momento dell’ordine e consente all’impresa di incassare una parte dell’importo totale del servizio prima di iniziare i lavori.

Fattura di avanzamento lavori

Si tratta di un progetto che si svolge in un lungo periodo di tempo. La fattura a stato di avanzamento consente all’azienda di fatturare una parte dell’importo totale del servizio in base all’avanzamento del progetto.

Questa deve essere emessa ad ogni fase importante del progetto. 📝

Fattura di saldo

La penultima, la fattura di saldo. Viene emessa alla fine di un servizio quando il cliente deve pagare il saldo e ha convalidato la quantità di lavoro svolto. 😇

Fattura con nota di credito

Ultima ma non meno importante, la fattura di credito. Viene emessa quando l’azienda deve rimborsare al cliente una parte dell’importo fatturato, sia in caso di annullamento del servizio sia in caso di controversia. come avrete capito, permette quindi all’impresa di regolarizzare la situazione ed effettuare il rimborso.

Come fare la fattura senza IVA?

A volte può capitare di non dover addebitare l’IVA ai propri clienti, se ad esempio si è al di sotto della soglia di esenzione IVA o se si è esenti dall’IVA per la natura della propria attività. Per questo motivo è importante seguire alcuni passaggi per evitare di commettere errori che potrebbero costarvi cari:

• 1). Verificate di avere i requisiti per non addebitare l’IVA ➡️ dovete essere al di sotto della soglia di esenzione (34 400€).
• 2). Creare la fattura con la dicitura “TVA non applicabile, art. 293 B del CGI”➡️thisLa dicitura permetterà al cliente di capire perché l’IVA non è stata addebitata.
• 3). Riportare tutte le altre informazioni obbligatorie ➡️ menzioni obbligatorie menzionate in precedenza nell’articolo.
• 4). Conservare una copia di ogni facture➡️asdocumento amministrativo importante, è importante conservare una copia di ogni fattura emessa. Questo vi consentirà di seguire le entrate e le uscite e di fornire una prova in caso di controlli fiscali.

Errori da evitare in una fattura

Bene, avrete capito che la fatturazione dei vostri servizi è un passo fondamentale per l’impresa, perché vi permette di portare denaro nelle casse e di garantire il futuro della vostra azienda. 😇

Tuttavia, una fattura mal redatta può causare problemi, soprattutto in caso di verifica fiscale. Per questo motivo, ecco i 3 errori più comuni da evitare. ⬇️

Errori di calcolo

Può sembrare banale, ma è importante controllare gli importi indicati in fattura per evitare errori di calcolo. Non c’è niente di più imbarazzante che dover rifare una fattura a causa di un errore di calcolo, giusto? 🥲 Per questo, potete utilizzare un software di fatturazione che esegua automaticamente i calcoli.

Gli errori di menzione

Ovviamente gli errori di menzione sono comuni ed è facile commetterli. È quindi importante controllare che tutte le menzioni obbligatorie siano presenti nella fattura.

Errori di formato

Infine, gli errori di formato. Ebbene sì, è importante rispettare un formato standard per le fatture, al fine di facilitarne il trattamento da parte dei servizi di contabilità dei clienti, come PDF, Word o anche Excel.

Conclusione

Siamo giunti alla fine di questo articolo! Ci auguriamo che tutte le informazioni che vi abbiamo fornito siano state utili e vi abbiano permesso di comprendere meglio le problematiche e le buone pratiche relative alla fatturazione.

Come promemoria, la fatturazione è un elemento essenziale per la vostra attività. Vi permette di formalizzare il vostro rapporto commerciale con i clienti, di evitare qualsiasi controversia e, soprattutto, di garantire una migliore gestione del vostro flusso di cassa. 🏴‍☠️

Tuttavia, è importante rispettare alcune regole e menzioni obbligatorie affinché la fattura sia valida. Fortunatamente, grazie ai moderni strumenti di fatturazione, è facile generare fatture conformi ai requisiti fiscali e legali in pochi minuti! 🥰

Per questo motivo, è bene curare il design e l’estetica della fattura in modo che rifletta l’immagine del vostro marchio e che faccia venire voglia ai vostri clienti di tornare da voi.

Posso creare una fattura da solo?

Certo, come per un imprenditore autonomo, una microimpresa o un’azienda, deve consegnare ai propri clienti una fattura per ogni vendita o servizio reso.

La fattura deve essere redatta in francese, in due copie ed essere redatta su supporto cartaceo o elettronico, senza dimenticare di conservarla per almeno 10 anni dalla fine della prestazione. 🗓️

Come fare una fattura senza IVA?

Niente di più semplice. Basta inserire nella fattura la seguente dicitura “IVA non applicabile articolo 293 B del codice generale delle imposte (CGI)” Poi, potrete compilare la vostra fattura come una fattura classica, senza dimenticare tutte le menzioni obbligatorie. ✨

Come fa un’azienda a fatturare l’IVA?

In quanto microimpresa, non si applica l’IVA poiché si ha accesso al regime di “esenzione dalla base imponibile IVA”. Non è quindi necessario detrarre l’IVA. Tuttavia, potete diventare soggetti passivi dell’IVA nei due casi seguenti:

• 🥇 Se optate per un vero e proprio regime di tassazione IVA, che vi permetterà quindi di detrarre l’IVA sui vostri acquisti.
• 🥈 Se si supera la soglia dell’esenzione IVA di base, che equivale a 34.400 € nel 2023.

Ciao, ora sai tutto su come creare una fattura. A presto e buona fatturazione! 😎