Comment fonctionne une campagne Waalaxy ?

Lorsqu’on a commencé à travailler sur Waalaxy  je me souviens du jour où on a dit avec les développeurs: « Tout est campagne ». 👊

Car il s’agit bien là, de la base de Waalaxy. Du moteur de la fusée.

Et comme un moteur, il y a différentes briques techniques et des choix de conception qui sont faits… Bref, tout n’est pas forcément évidemment. 😅

Alors bienvenue dans cette GIGA FAQ des campagnes.

Prêts à voir ce qu’il y a sous le capot ? Alors c’est parti. 🚀

Qu’est ce qu’une campagne Waalaxy ?

La campagne, c’est là où il y a des champs, des oiseaux, des forêts. À l’opposé de la ville quoi.

Non je rigole. 😜

Sur Waalaxy, la campagne, c’est ce qui correspond à l’exécution d’une ou plusieurs actions sur une liste de prospects.

Le fonctionnement est le suivant :

• J’importe une liste de prospects depuis LinkedIn ou un fichier CSV (en savoir plus sur les imports) :

• Je choisis la séquence qui correspond à mon besoin et à mon abonnement :

• Je configure ma campagne Waalaxy :

• Je lance ma campagne Waalaxy :

De là, les actions vont être mises en file d’attente, et s’exécuter en suivant des délais et des quotas.

Dans cet article, on fera la différence entre une séquence ou template, qui correspond à la séquence d’actions qui va être exécutée, et une campagne, qui correspond à l’exécution d’une séquence, c’est-à-dire la combinaison entre des prospects et une séquence d’actions.

Quelles sont les actions possibles dans une campagne Waalaxy ?

À ce jour, Waalaxy vous permet d’effectuer un certain nombre d’actions LinkedIn, à savoir :

• Envoyer une demande de connexion (ou invitation),
• Envoyer un message à vos relations,
• Suivre un profil,
• Visiter un profil.

Mais Waalaxy, c’est aussi un super outil pour la prospection multicanale, qui vous permettra :

• D’enrichir le profil de vos prospects en recherchant leur adresse email,
• D’envoyer des emails à vos prospects,
• De synchroniser les données de vos prospects avec votre CRM.

Rentrons maintenant un peu plus dans les détails de chaque type d’actions 🕳️ .

Envoi d’une demande de connexion (ou invitation)

Cette étape envoie automatiquement une invitation à votre prospect sur LinkedIn. C’est une étape indispensable pour envoyer des messages ensuite. Vous ne pouvez pas envoyer de message à une personne avec qui vous n’êtes pas connectés sur LinkedIn.

En fonction de votre abonnement LinkedIn, cette invitation peut être accompagnée d’une note d’invitation personnalisée. Néanmoins, nous avons montré qu’une invitation sans note obtient 10% d’acceptation en plus qu’une invitation avec note.

Envoyer un message sur LinkedIn

Cette étape permet d’envoyer un message sur LinkedIn aux personnes avec qui vous êtes connecté (et seulement à ces personnes). Si votre prospect est au niveau de relation 2 ou 3, il ne fait pas partie de votre réseau, et par conséquent faudra passer d’abord par une étape d’invitation.

Suivre un profil LinkedIn (ou follow)

Cette action va automatiquement suivre votre prospect sur LinkedIn. Ainsi, ses contenus seront susceptibles d’arriver dans votre fil d’actualité.

👉 Découvrir la différence entre suivre et se connecter sur LinkedIn 👈

On utilise en général cette étape car la plupart des utilisateurs sont notifiés que vous les suivez. Etant une pratique assez peu répandue, surtout s’ils ne publient pas régulièrement sur LinkedIn, ils vont souvent visiter eux-mêmes votre profil en retour, ou vous suivre en retour.

Si votre profil éveille leur curiosité, ils sont susceptibles de vous ajouter directement. Ainsi, entre 5 et 10% des prospects suivis envoient une demande d’invitation en retour. 👽

De même, si vos prospects vous suivent en retour, il est probable que vos contenus apparaissent dans leur fil d’actualité. Une bonne manière de se rendre visible et « nourrir » ses prospects.

Visiter un profil sur LinkedIn

Cette action va simuler une visite du profil LinkedIn de votre prospect. Votre prospect pourra voir votre profil dans les dernières personnes qui ont visité son profil et sera parfois notifié que vous avez visité son profil.

Enrichissement email (Email Finder)

Cette étape vous permet d’enrichir le profil de vos prospects en faisant une recherche d’emails professionnels. Pour cela, nous utilisons Dropcontact, qui est conforme au RGPD.

Cette étape, appelée « Email finder », va envoyer à l’API de Dropcontact les informations du prospect et ceux-ci vous nous retourner un email. Environ 1 email sur 2 est trouvé. Ceci peut varier d’une nationalité à une autre et d’un type de prospect à un autre.

En général, on obtient de meilleurs taux avec des prospects travaillant dans des moyennes à grandes entreprises qu’avec des prospects travaillant dans de toutes petites structures ou bien à leur propre compte.

⚠️ Cette étape consomme des crédits d’enrichissement. 500 crédits sont inclus dans l’abonnement Waalaxy Business, mais vous pouvez acheter des crédits supplémentaires si vous êtes sur le plan Freemium ou Advanced 😉.

Envoyer un email

Cette étape permet d’envoyer un email à votre prospect. Elle est conditionnée au fait que votre prospect a bien un email connu. Ceci peut-être un email récupéré sur LinkedIn, dans le cas où vous êtes connecté avec la personne, ou un email trouvé grâce à l’étape Email Finder.

Dans le cas où les deux emails sont en notre possession, l’envoi sur l’email professionnel (email trouvé par Dropcontact) sera privilégié.

Voici les limites d’email hebdomadaire que vous pouvez envoyer en fonction de votre fournisseur :

• Outlook : 100,
• Office365 : 10000,
• AOL : 100,
• GoDaddy : 250,
• Rackspace : 10000,
• Yandex : 500,
• Gmail : 2500,
• Autres : 500.

Synchronisation CRM

Cette étape permet d’envoyer les données d’un prospect vers un outil externe afin, par exemple, d’alimenter un CRM. Cette étape peut-être présente dans les séquences avec une étape CRM Sync, ou sur toutes les séquences, comprenant l’envoi d’un message, d’une note, d’un email, en définissant un « Objectif de réponse ».

Cet « objectif de réponse » consiste à envoyer les données vers votre CRM dès qu’un prospect répond dans la campagne.

En fonction du CRM que vous utilisez, l’intégration peut être :

• Native, c’est-à-dire que vous n’avez pas à passer par un outil tiers pour le synchroniser. C’est le cas pour HubSpot et noCRM.io,
• Non native, et dans ce cas, vous devez utiliser un outil d’intégration, tel que Zapier, ou encore Make, pour synchroniser les données de vos prospects avec votre CRM.

Avez-vous prévu d’intégrer d’autres canaux ?

Tout comme il faut maîtriser chaque canal indépendamment avant de faire de la prospection multicanale, nous faisons le choix de développer le meilleur outil du marché pour prospecter sur LinkedIn et par email avant d’attaquer tout autre canal.

La réponse est donc oui, mais pas à court terme. Nous attendons de prendre du recul sur les usages de nos utilisateurs, afin de bien comprendre les besoins et les implications de la prospection multicanale.

Les conditions et délais dans une campagne Waalaxy

Afin de s’assurer que les prospects vérifient bien les conditions nécessaires à l’exécution d’une étape donnée, ou tout simplement à conditionner leur avancée dans la campagne, il existe différentes étapes de « conditions ».

Les conditions avant l’envoi d’actions

Lorsque vos prospects rentrent dans une campagne Waalaxy, et notamment dans le cas des séquences “complexes”, c’est-à-dire celles qui présentent différents chemins, Waalaxy va effectuer des vérifications afin de savoir vers quel chemin envoyer votre prospect. Prenons l’exemple de la séquence Elysium :

Cette séquence comporte trois branches. Afin d’envoyer les prospects vers l’une ou l’autre des trois branches, la condition vérifiée par Waalaxy est le statut de connexion :

• Si le prospect est “Connecté”, il part sur la branche 1,
• Si le prospect est “Non connecté”, il part sur la branche 2,
• Si le prospect est “En attente”, il part sur la branche 3.

Les conditions après l’envoi d’actions

Après l’envoi d’une action, il y a dans la plupart des cas, des conditions qui doivent être vérifiés avant que votre prospect puisse passer à l’étape suivante. Elles sont matérialisées comme ceci :

Par exemple, après l’envoi d’une invitation, Waalaxy va attendre entre 10 et 15 jours (selon les séquences) que le prospect accepte l’invitation. S’il accepte, il passera à l’étape suivante, sinon il quittera la campagne.

Dans le cas des campagnes avec plusieurs messages / emails…, Waalaxy va attendre quelques jours également : si le prospect répond, il quitte la campagne, sinon, il recevra le message de relance.

Nous avons rédigé un article sur les différentes conditions d’une campagne Waalaxy, n’hésitez pas à y jeter un oeil 👀.

Les délais

Le délai est un temps d’attente, soit entre deux étapes, soit avant de valider une condition.

Il peut donc apparaître sous la forme d’une étape à part entière « Délai » ou associé à une autre condition comme « Non connecté && Délai 15 jours ».

Dans le premier cas, le prospect ira à l’étape suivante dès que le délai aura été dépassé.

Dans le second cas, il ira à l’étape suivante dès que le délai est dépassé SI la condition est valide. 😜

Nous avons rédigé un article sur le fonctionnement des délais dans Waalaxy, n’hésitez pas à y jeter un oeil 👀.

Les étapes de fin dans une campagne Waalaxy : succès, échec & fin

Lorsque vos prospects sont à ces étapes, cela signifie qu’ils ne sont plus en cours dans la campagne (et donc disponibles pour être ajoutés à une nouvelle campagne Waalaxy au besoin 😄). On distingue différentes étapes de fin :

• Succès : cette étape signifie que vos prospects ont traversé la campagne et ont atteint l’objectif souhaité. Par exemple, pour une campagne Email Finder, cela veut dire que l’on a trouvé un email professionnel ; pour une campagne d’invitation, que le prospect a accepté votre invitation, etc.

• Echec : cette étape signifie que vos prospects ont traversé la campagne, mais l’objectif n’a pas été atteint. Par exemple, pour une campagne Email Finder, seront en échec les prospects pour lesquels nous n’avons pas trouvé d’email professionnel ; pour une campagne d’invitation, seront en échec les prospects qui n’ont pas accepté l’invitation dans le délai imparti, etc.

• Fin : cette étape sert en général à faire sortir un prospect qui ne correspond pas aux critères d’entrée dans la campagne. Par exemple, dans une campagne qui commence par une invitation, tous les prospects déjà connectés iront directement à l’étape Fin. 👩‍🚀

💡Vous ne trouvez pas votre prospect dans la campagne ? Il se peut qu’il soit sorti en erreur 🔴. Pas de panique, il est toujours dans vos listes de prospects. Pour en savoir plus sur l’erreur en question, il faudra contacter nos support-héros 🦹‍♀️.

Quelle est la signification des différents états des prospects dans une campagne Waalaxy ?

Dans les campagnes, vos prospects peuvent être à différents statuts en fonction de leur état d’avancement dans la campagne :

• En cours : le prospect a une action en cours dans la file d’attente,
• En pause : vous avez mis en pause le prospect (ou la campagne), aucune action ne sera envoyée et il ne passera pas à l’étape suivante tant que vous ne le relancerez pas,
• Terminé : le prospect a atteint une étape « échec » ou une étape « sortie » dans la séquence
• A répondu : concerne les campagnes avec l’envoi de message. Lorsqu’un prospect vous répond, il quitte la campagne avec le statut “A répondu”.
• Bloqué : dans une campagne, il ne peut y avoir que 5000 prospects actifs à la fois. Si vous en avez ajouté plus de 5000, les prospects supplémentaires seront progressivement intégrés à la campagne à mesure que de l’espace se libère.

• Différé : cela signifie que la prochaine action d’invitation ne peut pas être envoyée avant la semaine suivante, car votre quota hebdomadaire d’invitations a été atteint sur LinkedIn (200 par semaine).

Comment fonctionne l’enchainement des actions dans une campagne Waalaxy ?

Question élémentaire mon cher Watson. 🤓 La proposition de valeur derrière l’utilisation systématique de « campagnes » est d’avoir des enchaînements automatiques entre deux actions effectuées sur un prospect.

Ainsi, la lecture d’une séquence va se faire de gauche à droite (ou de haut en bas en fonction de l’affichage des séquences). Les actions sont exécutées si le prospect répond à la ou les conditions en amont.

⚠️Un délai ne correspond pas à une durée exacte entre deux actions, mais au délai entre l’exécution de la première action et la mise en file d’attente de l’autre. Ainsi, le délai peut largement varier en fonction du nombre d’actions dans votre file d’attente et de vos quotas.

Exemple de fonctionnement

Prenons un exemple pour illustrer le fonctionnement d’une campagne Waalaxy avec la séquence « Visite – Invitation – Message »  :

• Le prospect entre dans la campagne s’il n’est pas connecté. S’il est connecté, ou en attente, il prendra le statut “Fin”.

• Le profil du prospect va être visité. Puis on va attendre durant un délai que vous aurez déterminé.

• Une fois le délai passé, une invitation va être envoyée au prospect. Durant ce délai, il se peut que vous vous soyez connecté avec votre prospect, auquel cas, il quittera la campagne en erreur 🔴.

• Une fois l’invitation lancée, un délai de 15 jours est lancé (ce délai peut être de 10 jours selon les séquences). Si votre prospect accepte l’invitation, il passera à l’étape d’envoi de message. S’il n’accepte pas, il quittera la campagne, et ne recevra pas le message de cette campagne (et ce même s’il accepte l’invitation au bout de 20 jours). Vous le retrouverez alors dans “Etape : échec”

• Votre prospect a accepté l’invitation, il a reçu le message. Un délai de 7 jours est lancé. Durant ces 7 jours, si une réponse est détectée, il quittera la campagne en “Succès”, et aura le statut “A répondu”. S’il ne répond pas à votre message, au bout de 7 jours, il quitte la campagne en “Echec”, et aura le statut “Terminé”.

💡 Dès lors qu’un prospect répond à un message, un email, une note de connexion, il quitte la campagne et ne reçoit plus aucune action de cette campagne. Si vous utilisez des séquences avec l’envoi de plusieurs messages, il faut alors les voir comme des relances 😉.

Que signifie les points de couleur dans ma campagne Waalaxy ?

En fonction de l’état de vos prospects dans vos campagnes, vos campagnes laisseront apparaitre un petit rond de couleur différente avec la signification suivante :

• 🔴 Rond rouge : vous n’avez plus aucun prospect en cours dans cette campagne,
• 🟠 Rond orange : vous avez des prospects en cours dans cette campagne mais aucune action en file d’attente, cela veut donc dire que les prospects restants dans cette campagne sont des prospects en attente d’une condition pour passer à l’étape suivante (par exemple un délai ou bien le fait que le prospect accepte votre demande de connexion),
• 🟢 Rond vert : vous avez des actions en file d’attente pour cette campagne.

Un prospect sort-il de la campagne quand il a répondu ?

Oui ! Waalaxy a pour objectif de vous aider à prendre contact avec votre prospect, a obtenir des réponses à vos messages. Ainsi, dès qu’un prospect répond, il sort de la campagne.

Personne n’a envie de répondre et recevoir un deuxième message de robot sans rapport dans la foulée n’est-ce pas ? 😅

Si vous souhaitez gagner du temps dans la gestion des réponses de vos prospects, utilisez plutôt Inbox Waalaxy. 📩

Comment mettre en pause une campagne Waalaxy ?

Pour mettre une campagne Waalaxy en Pause, il suffit de vous rendre sur l’onglet “Campagnes”, puis “Liste des Campagnes”. Deux clics suffisent :

Lorsqu’une campagne Waalaxy est mise en pause, toutes les actions sont retirées de la file d’attente et aucun prospect ne passe à une étape suivante.

Si la campagne est liée à un auto-import, celui-ci aussi continue d’importer les prospects dans la campagne, mais ceux-ci restent à l’entrée. Ils n’avanceront qu’au moment de la relancer. 😊

Si vous la redémarrez, si un prospect était en attente d’un délai et/ou d’une condition et que ce délai et/ou cette condition sont remplies, son action sera mise en file d’attente.

Les autres prospects verront leurs actions remises en file d’attente, au même endroit dans la campagne (en revanche l’ordre des mises en file d’attente peut légèrement changer).

Mettre en pause n’est pas une action anodine, surtout si c’est fait sur des centaines de prospects.

Comment archiver une campagne Waalaxy ?

Pour archiver une campagne Waalaxy, le chemin est le même que pour la mettre en pause, seul le bouton diffère 😉 :

Lorsque vous archivez une campagne Waalaxy, les actions sont également supprimées de la file d’attente, et vos prospects sont à nouveau disponibles pour être mis dans une nouvelle campagne. Attention cependant : l’archivage d’une campagne est définitif, vous ne pourrez pas “désarchiver” une campagne 😓.

Comment mettre en pause, relancer ou sortir uniquement certains prospects d’une campagne Waalaxy ?

Si vous souhaitez mettre en pause, relancer ou sortir uniquement certains prospects de la campagne, il suffit de les sélectionner directement depuis l’onglet “Prospects” de la campagne, et de choisir l’option souhaitée :

Un prospect mis en pause redémarrera la campagne là où il était lorsque vous l’avez mis en pause.

Si vous sortez un prospect de la campagne, et que vous le rajoutez par la suite, il reprendra du début (si tant est qu’il respecte toujours les conditions d’entrée, c’est une autre histoire 😅).

Comment importer des prospects dans une campagne Waalaxy déjà en cours ?

Il est totalement possible d’ajouter des prospects dans une campagne Waalaxy déjà en cours. C’est très simple :

Pourquoi mes prospects n’apparaissent pas quand je cherche à les importer depuis ma liste dans la campagne ?

Lorsque vous choisissez d’ajouter des prospects dans une campagne Waalaxy depuis « Ajouter des prospects » dans le visualisateur de séquence, il se peut qu’après avoir choisi la liste, vos prospects n’apparaissent pas. Cela signifie qu’ils sont déjà dans une autre campagne (même en pause), ou, qu’ils ne sont pas éligibles à votre campagne, c’est à dire, qu’ils ne respectent pas les conditions d’entrée ❌.

Puis-je avoir un prospect dans deux campagnes ?

Un prospect ne peut être que dans une campagne Waalaxy à la fois. Un prospect en Pause est considéré comme toujours dans une campagne. Seul un prospect en statut « A répondu » ou « Terminé » est considéré comme n’étant plus dans la campagne.

Comment voir les performances de ma campagne Waalaxy ?

Vous pouvez voir les indicateurs de performance de vos campagnes depuis la page d’accueil de Waalaxy, ou dans l’onglet “Statistiques” de vos campagnes :

Existe-t-il des filtres dans la campagne ?

La réponse est: Oui. 🤓

Il existe plusieurs types de filtres depuis l’onglet « Campagne ».

Pour arriver à cela déjà, vous devez évidemment avoir cliqué sur l’onglet « Campagne ». Avoir sélectionné votre campagne. Et être dans le sous-onglet « Prospects » :

Que signifie « En attente d’un délai » ?

En attente d’un délai signifie que prospect a bien reçu l’action et attend de passer à l’étape suivante.

Pourquoi mes prospects ne passent pas à l’étape suivante ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un prospect ne semble pas passer à l’étape suivante :

• Il ne remplit pas les conditions nécessaires (par exemple il n’a pas encore accepté l’invitation),
• Il est en attente d’un délai,
• Il a répondu (Succès), est arrivé à la fin, ou a été sorti manuellement,,
• L’action est en file d’attente mais pas encore exécutée.

Puis-je créer ou éditer une séquence Waalaxy ?

À l’heure actuelle, il n’est pas possible de créer une séquence de zéro ou même de retirer/ajouter des étapes. Il est seulement possible d’éditer les délais et les contenus des messages.

Pour savoir quelle séquence choisir, je vous invite à consulter notre article dédié 😄.

Comment éditer le contenu des notes, messages ou emails de ma campagne Waalaxy, après l’avoir lancée ?

Rendez-vous dans “Campagne”, sélectionnez la campagne de votre choix plus cliquez sur “Modifier ma campagne” :

De là, cliquez sur le message que vous souhaitez modifier, changez le contenu, et enregistrez les modifications !

Comment ajouter le contenu de messages lors de la création de ma campagne Waalaxy ?

Si l’étape est marquée d’un point rouge (message ou email), cela signifie que vous n’avez pas encore ajouté le contenu du message ou du mail que vous allez envoyer au Si l’étape est marquée d’un point rouge (message ou email), cela signifie que vous n’avez pas encore ajouté le contenu du message ou du mail que vous allez envoyer au prospect. Vous pouvez le faire en cliquant dessus.. Vous pouvez le faire en cliquant dessus.

Quelles séquences puis-je utiliser en période d’essai ?

La période d’essai vous donne accès au plan Business, qui inclut toutes les séquences.

À la fin de l’essai, vos campagnes seront mises en pause en attendant que vous ayez choisi le plan adapté.

Comment savoir si une séquence est accessible avec mon abonnement ?

• L’abonnement Avancé vous donne accès à toutes les séquences LinkedIn.
• L’abonnement Business vous donne accès à toutes les séquences LinkedIn + Email.

🚨 En savoir plus sur les abonnements. 🚨

Qu’est-ce que « l’objectif de réponse » ?

Cette fonctionnalité vous permet d’exporter vers votre CRM les données d’un prospect dès qu’il répond à votre séquence.

Pour configurer un objectif de réponse, suivez ce guide.

Conclusion

Et voilà ! Vous savez désormais comment fonctionne une campagne Waalaxy 😎. Et si vous n’avez pas trouvé réponse à votre question, contactez-nous sur le chat, on ne manquera pas d’y répondre dans les plus brefs délais (et avec le sourire 😁).