Campagne Waalaxy : la FAQ complète pour la prospection LinkedIn

Lorsqu’on a commencé à travailler sur Waalaxy, je me souviens du jour où on a dit avec les développeurs : « Tout est campagne. » 👊

Parce qu’il s’agit bien là de la base de Waalaxy. Du moteur de la fusée. Et comme un moteur, il y a différentes briques techniques et des choix de conception qui sont faits… Bref, tout n’est pas forcément évident. 😅

Alors bienvenue dans cette GIGA FAQ d’une campagne Waalaxy.

Dans cet article, on va répondre à absolument toutes les questions que vous pourriez vous poser. Après lecture, Waalaxy n’aura plus de secrets pour vous. 😏

Prêts à voir ce qu’il y a sous le capot ? Alors c’est parti. 🚀

Qu’est-ce qu’une campagne Waalaxy ?

Sur Waalaxy, la campagne, c’est ce qui correspond à l’exécution d’une ou plusieurs actions sur une liste de prospects.

Le fonctionnement est le suivant :

• J’importe une liste de prospects depuis LinkedIn ou un fichier CSV (en savoir plus sur les imports).
• Je choisis la séquence qui correspond à mon besoin et à mon abonnement.
• Je configure ma campagne Waalaxy.
• Je lance ma campagne Waalaxy.

Si vous souhaitez savoir en détail comment lancer une première campagne Waalaxy, nous avons un article dédié. 👀

Quelles sont les 7 actions disponibles dans une campagne de prospection ?

À ce jour, Waalaxy vous permet d’effectuer un certain nombre d’actions LinkedIn, à savoir :

• Envoyer une demande de connexion (ou invitation).
• Envoyer un message à vos relations.
• Suivre un profil.
• Visiter un profil.

Mais Waalaxy, c’est aussi un super outil pour la prospection multicanale, qui vous permettra d’enrichir le profil de vos prospects en recherchant leur adresse e-mail, d’envoyer des e-mails à vos prospects et surtout, de synchroniser les données de vos prospects avec votre CRM. 👀

Voici les 7 actions possibles dans une campagne Waalaxy. ⤵️

Action nᵒ 1 : envoi d’une demande de connexion (ou invitation)

Cette étape envoie automatiquement une invitation à votre prospect sur LinkedIn. C’est une étape indispensable pour envoyer des messages ensuite.

Action nᵒ 2 : Envoyer un message sur LinkedIn

Cette étape permet d’envoyer un message sur LinkedIn aux personnes avec qui vous êtes connecté (et seulement à ces personnes).

Si votre prospect est au niveau de relation 2 ou 3, il ne fait pas partie de votre réseau, et par conséquent il faudra passer d’abord par une étape d’invitation.

Action nᵒ 3 : Suivre un profil LinkedIn (ou follow)

Cette action va automatiquement suivre votre prospect sur LinkedIn. Ainsi, ses contenus seront susceptibles d’arriver dans votre fil d’actualité.

On utilise en général cette étape car la plupart des utilisateurs sont notifiés que vous les suivez.

Étant une pratique assez peu répandue, surtout s’ils ne publient pas régulièrement sur LinkedIn, ils vont souvent visiter eux-mêmes votre profil en retour, ou vous suivre en retour.
Si votre profil éveille leur curiosité, ils sont susceptibles de vous ajouter directement.

Action nᵒ 4 : Visiter un profil sur LinkedIn

Cette action va simuler une visite du profil LinkedIn de votre prospect. 👀

Votre prospect pourra voir votre profil dans les dernières personnes qui ont visité son profil et sera parfois notifié que vous avez visité son profil.

Action nᵒ 5 : Enrichissement e-mail (Email Finder)

Cette étape vous permet d’enrichir le profil de vos prospects en faisant une recherche d’e-mails professionnels. Pour cela, nous utilisons Dropcontact, qui est conforme au RGPD.

Attention toutefois, cette étape s’utilise grâce à des crédits.

Action nᵒ 6 : Envoyer un e-mail

Cette étape permet d’envoyer un e-mail à votre prospect. Elle est conditionnée au fait que votre prospect a bien un e-mail connu. Ceci peut être un e-mail récupéré sur LinkedIn, ou un e-mail trouvé grâce à l’étape Email Finder.

Voici les limites d’e-mails hebdomadaires que vous pouvez envoyer en fonction de votre fournisseur :

• Outlook : 100,
• Office 365 : 10 000.
• AOL : 100.
• GoDaddy : 250.
• Rackspace : 10 000.
• Yandex : 500.
• Gmail : 2500.
• Autres : 500.

Action nᵒ 7 : Synchronisation CRM

Cette étape permet d’envoyer les données d’un prospect vers un outil externe afin, par exemple, d’alimenter un CRM. Cette étape peut être présente dans les séquences avec une étape CRM Sync, ou sur toutes les séquences, comprenant l’envoi d’un message, d’une note ou d’un e-mail.

En fonction du CRM que vous utilisez, l’intégration peut être :

• Native, c’est-à-dire que vous n’avez pas à passer par un outil tiers pour le synchroniser. C’est le cas pour HubSpot et noCRM.io.
• Non native, et dans ce cas, vous devez utiliser un outil d’intégration, tel que Zapier, ou encore Make, pour synchroniser les données de vos prospects avec votre CRM.

Questions fréquentes sur les conditions, délais et status dans les campagnes Waalaxy

Afin de s’assurer que les prospects vérifient bien les conditions nécessaires à l’exécution d’une étape donnée, ou tout simplement pour conditionner leur avancée dans la campagne, il existe différentes étapes de « conditions ».

Quels sont les 2 types de conditions LinkedIn avec Waalaxy ?

Les conditions AVANT

Lorsque vos prospects rentrent dans une campagne Waalaxy, et notamment dans le cas des séquences “complexes”, c’est-à-dire celles qui présentent différents chemins, Waalaxy va effectuer des vérifications afin de savoir vers quel chemin envoyer votre prospect.

Prenons l’exemple de la séquence Elysium.

Cette séquence comporte trois branches. Afin d’envoyer les prospects vers l’une ou l’autre des trois branches, la condition vérifiée par Waalaxy est le statut de connexion :

• Branche 1 : si le prospect est “connecté”.
• Branche 2 : si le prospect est “non connecté”.
• Branche 3 : si le prospect est “en attente”.

Les conditions APRÈS

Après l’envoi d’une action, il y a, dans la plupart des cas, des conditions qui doivent être vérifiées avant que votre prospect puisse passer à l’étape suivante. Elles sont matérialisées comme ceci. ⤵️

Par exemple, après l’envoi d’une invitation LinkedIn, Waalaxy va attendre 10 à 15 jours (selon les séquences) que le prospect accepte l’invitation. S’il accepte, il passera à l’étape suivante, sinon il quittera la campagne.

Dans le cas des campagnes avec plusieurs messages/emails, Waalaxy va attendre quelques jours également : si le prospect répond, il quitte la campagne, sinon, il recevra le message de relance.

Si jamais vous êtes perdu, vous pouvez cliquer sur le ℹ️ dans Waalaxy. 👀

Comment fonctionnent les délais ?

Eh bien, le délai sur Waalaxy est un temps d’attente, soit entre deux étapes, soit avant de valider une condition.

Il peut donc apparaître sous la forme d’une étape à part entière « Délai » ou associé à une autre condition comme « Non connecté + Délai 15 jours ».

Dans le premier cas, le prospect ira à l’étape suivante dès que le délai aura été dépassé.
Dans le second cas, il ira à l’étape suivante dès que le délai est dépassé SI la condition est valide. 😜

Quelles sont les différentes étapes des prospects ?

1) Prospects actifs

Une fois que vous avez programmé votre séquence, le prospect va bientôt recevoir une des actions suivantes.

Ensuite, ils vont être enrichis (DropContact est à la recherche de l’adresse e-mail professionnelle de vos prospects).

Enfin, ils seront en attente d’une des conditions suivantes. ⤵️

Pour savoir comment prospecter des leads, nous avons un e-book dédié à cela. ⤵️

2) Prospects à l’arrêt

Il se peut parfois qu’un prospect soit à l’arrêt. 3 raisons expliquent cela. ⤵️

3) Prospects sortis

Cette dernière partie, plusieurs possibilités :

• Sorti manuellement (vous avez sorti le prospect manuellement de la campagne).
• Ont terminé la campagne.

Si c’est le cas, vous avez tous ces scénarios possibles. ⤵️

Les 6 différents états des prospects dans une campagne Waalaxy

Dans les campagnes, vos prospects peuvent être à différents statuts en fonction de leur état d’avancement dans la campagne :

• En cours : le prospect a une action en cours dans la file d’attente,
• En pause : vous avez mis en pause le prospect (ou la campagne), aucune action ne sera envoyée et il ne passera pas à l’étape suivante tant que vous ne le relancerez pas,
• Terminé : le prospect a atteint une étape « échec » ou une étape « sortie » dans la séquence.
• A répondu : concerne les campagnes avec l’envoi de messages. Lorsqu’un prospect vous répond, il quitte la campagne avec le statut “A répondu”.
• Bloqué : dans une campagne, il ne peut y avoir que 5000 prospects actifs à la fois. Si vous en avez ajouté plus de 5000, les prospects supplémentaires seront progressivement intégrés à la campagne à mesure que de l’espace se libère.
• Différé : cela signifie que la prochaine action d’invitation ne peut pas être envoyée avant la semaine suivante, car votre quota hebdomadaire d’invitations a été atteint sur LinkedIn (200 par semaine).

Comment s’enchaînent les actions d’une campagne Waalaxy ?

La proposition de valeur derrière l’utilisation systématique de « campagnes » est d’avoir des enchaînements automatiques entre deux actions effectuées sur un prospect.

Ainsi, la lecture d’une séquence va se faire de gauche à droite (ou de haut en bas en fonction de l’affichage des séquences). Les actions sont exécutées si le prospect répond à la ou les conditions en amont.

Ainsi, le délai peut largement varier en fonction du nombre d’actions dans votre file d’attente et de vos quotas.

Exemple simplifié pour comprendre la logique

Prenons un exemple pour illustrer le fonctionnement d’une campagne Waalaxy avec la séquence « Visite – Invitation – Message » :

• 1️⃣ Le prospect entre dans la campagne s’il n’est pas connecté (s’il est connecté ou en attente, il prendra le statut « Fin »).
• 2️⃣ Le profil du prospect va être visité ⭢ on va attendre pendant un délai que vous aurez déterminé.
• 3️⃣ Une fois le délai passé, une invitation va être envoyée au prospect ⭢ si vous êtes déjà connecté au prospect, il quittera la campagne en erreur 🔴.
• 4️⃣ Une fois l’invitation lancée, un délai de 15 jours est lancé (ce délai peut être de 10 jours selon les séquences).
  Si votre prospect accepte l’invitation, il passera à l’étape d’envoi de message.
  S’il n’accepte pas, il quittera la campagne, et ne recevra pas le message LinkedIn de cette campagne. Il sera alors en « échec ».
• 5️⃣ Votre prospect a accepté l’invitation, il a reçu le message et un délai de 7 jours est lancé.
  Si une réponse est détectée pendant les 7 jours, il quittera la campagne en « succès » et aura le statut « A répondu”.
  S’il ne répond pas à votre message, au bout de 7 jours, il quitte la campagne en “Échec”, et aura le statut “Terminé”.

Si vous utilisez des séquences avec l’envoi de plusieurs messages, il faut alors les voir comme des relances 😉.

Que signifient les points de couleur dans ma campagne Waalaxy ?

En fonction de l’état de vos prospects dans vos campagnes, vos campagnes laisseront apparaitre un petit rond de couleur différente avec la signification suivante :

• 🔴 : vous n’avez plus aucun prospect en cours dans cette campagne,
• 🟠 : vous avez des prospects en cours dans cette campagne mais aucune action en file d’attente, cela veut donc dire que les prospects restants dans cette campagne sont des prospects en attente d’une condition pour passer à l’étape suivante (par exemple un délai ou bien le fait que le prospect accepte votre demande de connexion),
• 🟢 : vous avez des actions en file d’attente pour cette campagne.

Top 10 des questions les plus courantes sur une campagne Waalaxy

Maintenant que vous avez compris le fonctionnement d’une campagne Waalaxy, voici les 10 questions les plus fréquentes que nos utilisateurs nous posent.

1) Un prospect sort-il de la campagne quand il a répondu ?

Oui ! Waalaxy a pour objectif de vous aider à prendre contact avec votre prospect, à obtenir des réponses à vos messages. Ainsi, dès qu’un prospect répond, il sort de la campagne.

Personne n’a envie de répondre et de recevoir un deuxième message de robot sans rapport dans la foulée, n’est-ce pas ? 😅

Si vous souhaitez gagner du temps dans la gestion des réponses de vos prospects, utilisez plutôt Inbox Waalaxy. 📩

2) Comment mettre en pause une campagne Waalaxy ?

Pour mettre une campagne Waalaxy en pause, il suffit de vous rendre sur l’onglet “Campagnes”, puis “Liste des campagnes”. Deux clics suffisent :

Lorsqu’une campagne Waalaxy est mise en pause, toutes les actions sont retirées de la file d’attente et aucun prospect ne passe à une étape suivante.

Si la campagne est liée à un auto-import, celui-ci aussi continue d’importer les prospects dans la campagne, mais ceux-ci restent à l’entrée. Ils n’avanceront qu’au moment de la relance. 😊

Les autres prospects verront leurs actions remises en file d’attente, au même endroit dans la campagne (en revanche l’ordre des mises en file d’attente peut légèrement changer).

Mettre en pause n’est pas une action anodine, surtout si c’est fait sur des centaines de prospects.

3) Comment archiver une campagne Waalaxy ?

Pour archiver une campagne Waalaxy, le chemin est le même que pour la mettre en pause, seul le bouton diffère 😉 :

Lorsque vous archivez une campagne Waalaxy, les actions sont également supprimées de la file d’attente, et vos prospects sont à nouveau disponibles pour être mis dans une nouvelle campagne.

4) Comment mettre en pause, relancer ou sortir uniquement certains prospects d’une campagne Waalaxy ?

Si vous souhaitez mettre en pause, relancer ou sortir uniquement certains prospects de la campagne, il suffit de les sélectionner directement depuis l’onglet “Prospects” de la campagne, et de choisir l’option souhaitée :

Un prospect mis en pause redémarrera la campagne là où il était lorsque vous l’avez mis en pause.

Si vous sortez un prospect de la campagne, et que vous le rajoutez par la suite, il reprendra du début (si tant est qu’il respecte toujours les conditions d’entrée, c’est une autre histoire 😅).

5) Comment importer des prospects dans une campagne Waalaxy déjà en cours ?

Il est totalement possible d’ajouter des prospects dans une campagne Waalaxy déjà en cours.

C’est très simple :

• Sélectionner les prospects souhaités.
• Cliquer en haut sur « Ajouter à une campagne existante ».
• Sélectionner votre campagne.
• Le tour est joué.

6) Pourquoi mes prospects n’apparaissent pas quand je cherche à les importer depuis ma liste dans la campagne ?

Lorsque vous choisissez d’ajouter des prospects dans une campagne Waalaxy depuis « Ajouter des prospects » dans le visualisateur de séquence, il se peut qu’après avoir choisi la liste, vos prospects n’apparaissent pas.

Cela signifie qu’ils sont déjà dans une autre campagne (même en pause), ou qu’ils ne respectent pas les conditions d’entrée de votre campagne ❌.

7) Comment voir les performances de ma campagne Waalaxy ?

Vous pouvez voir les indicateurs de performance de vos campagnes depuis la page d’accueil de Waalaxy, ou dans l’onglet “Statistiques” de vos campagnes :

8) Existe-t-il des filtres dans la campagne ?

Il existe plusieurs types de filtres depuis l’onglet « Campagne ».

Pour arriver à cela déjà, vous devez évidemment avoir cliqué sur l’onglet « Campagne ». Avoir sélectionné votre campagne. Et être dans le sous-onglet « Staff » :

Parfois, vous avez un petit « en attente d’un délai ». Pas de panique, cela signifie que votre prospect a bien reçu l’action et attend de passer à l’étape suivante. 👀

Si jamais vous voyez que vos prospects ne passent pas à l’étape suivante, il y a plusieurs raisons :

• 1️⃣ Il ne remplit pas les conditions nécessaires (par exemple il n’a pas encore accepté l’invitation).
• 2️⃣ Il est en attente d’un délai.
• 3️⃣ Il a répondu (Succès), est arrivé à la fin, ou a été sorti manuellement.
• 4️⃣ L’action est en file d’attente mais pas encore exécutée.

9) Comment éditer le contenu de ma campagne Waalaxy après que je l’ai lancée ?

Rendez-vous dans “Campagne”, sélectionnez la campagne de votre choix puis cliquez sur “Modifier ma campagne” :

De là, cliquez sur le message que vous souhaitez modifier, changez le contenu, et enregistrez les modifications !

10) Comment ajouter le contenu de messages lors de la création de ma campagne Waalaxy ?

Si l’étape est marquée d’un point rouge (message ou e-mail), cela signifie que vous n’avez pas encore ajouté le contenu du message ou du mail que vous allez envoyer au prospect, mais vous pouvez le faire en cliquant dessus. 💬

Et si on se faisait un récap ?

Il y a un truc que j’adore avec Waalaxy, c’est que plus vous creusez, plus vous réalisez que chaque bouton, chaque délai, chaque infime étape a une logique, mais parfois invisible. 🫥

Et c’est exactement pour ça que cet article existe !

Cet article, c’est la giga FAQ.
Une foire aux questions où on vous montre tout, chaque bouton, chaque couleur marketing, chaque détail, ce qui vous permet d’apprécier Waalaxy dans son ensemble. 👽

Vous connaissez maintenant :

• Comment Waalaxy choisit la bonne branche.
• Pourquoi certains prospects avancent.
• Pourquoi d’autres bloquent.
• Ce que signifient ces fameux points de couleur.
• Ce qui se passe quand quelqu’un répond.
• Comment tout s’enchaîne.

Bref, maintenant vous comprenez comment la fusée tourne. 🚀

Si jamais, après cette méga FAQ, vous avez une question dont la réponse n’est pas dans cet article, vous savez où nous trouver : au support, chocolat chaud en main, sourire compris. ☕

Questions supplémentaires sur Waalaxy

Même si on a répondu à beaucoup de questions, on vous en balance quelques-unes supplémentaires. ⤵️

Quelles séquences puis-je utiliser en période d’essai ?

La période d’essai vous donne accès au plan Business, qui inclut toutes les séquences.

À la fin de l’essai, vos campagnes seront mises en pause en attendant que vous ayez choisi le plan adapté.

Comment savoir si une séquence est accessible avec mon abonnement ?

• L’abonnement Avancé vous donne accès à toutes les séquences LinkedIn.
• L’abonnement Business vous donne accès à toutes les séquences LinkedIn + Email.

🚨 En savoir plus sur les abonnements. 🚨

Avez-vous prévu d’intégrer d’autres canaux ?

Tout comme il faut maîtriser chaque canal indépendamment avant de faire de la prospection multicanale, nous faisons le choix de développer le meilleur outil du marché pour prospecter sur LinkedIn et par e-mail avant d’attaquer tout autre canal.

La réponse est donc oui, mais pas à court terme. Nous attendons de prendre du recul sur les usages de nos utilisateurs, afin de bien comprendre les besoins et les implications de la prospection multicanale.

Et voilà, maitenant, je pense que vouss avez tout sur la campagne Waalaxy ! 👽