Tutto quello che c’è da sapere sulle metodologie di gestione progetto agile !

Questo articolo si propone di aiutarvi a scoprire e a padroneggiare l’arte della gestione progetto agile, in modo da poter trasformare le vostre sfide in successi concreti. 🏆

Ma prima, sono sicuro che il termine “project management“, che è molto generico, non parla a tutti e ha bisogno di un piccolo chiarimento! ⛏️

🎯 In questo caso, comprende tutte le attività volte a organizzare il buon funzionamento di un progetto di marketing e a raggiungere gli obiettivi in modo efficace ed efficiente. Cioè, entro i vincoli di tempo, budget e qualità.

➡️ La gestione di un progetto prevede 5 fasi: ideazione, pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e finalizzazione. Per fare questo :

• Adottiamo un processo definito e preselezionato per l’esecuzione del progetto.
• Conoscenze, competenze, strumenti e tecniche sono applicate a tutte le attività.

🦄 Esistono molti metodi di gestione dei progetti di marketing, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi. La scelta dipende dalla natura del progetto, dall’organizzazione, dai tipi di attività, dalle preferenze del gruppo…

Per quanto ci riguarda, daremo un’occhiata più da vicino ai metodi di gestione agile dei progetti (rispetto ai modelli tradizionali). 🤸🏼‍♀️ Se non sapete di cosa si tratta, preparatevi a passare dal caos alla chiarezza! 💡

⬇️ Ecco il programma:

• Gestione agile dei progetti: definizione, contesto e vantaggi.
• I 4 principali metodi di gestione agile dei progetti
• Casi di studio: Spotify e Twitter
• Consigli per la scelta del metodo e degli strumenti giusti

Si parte! 🤩

Gestione agile dei progetti: Definizione, contesto e vantaggi

La definizione di gestione agile dei progetti

👉🏼 Come ormai avrete capito, il termine “agile” si riferisce a un metodo di gestione dei progetti che combina approcci iterativi e incrementali (vedremo più avanti quali sono esattamente questi approcci).

L’agilità si concentra sulla fornitura di valore e sul miglioramento continuo, ma anche su valori come la collaborazione, l’adattamento, l’auto-organizzazione e la trasversalità. 💎

🤝 Parliamo di co-progettazione tra tutte le parti interessate, che mirano a trovare le soluzioni migliori per affrontare le sfide del progetto e creare il massimo valore.

Il modello si basa sulla definizione di obiettivi iterativi a breve termine, nonché sull’evoluzione dei requisiti e delle soluzioni attraverso. 🔄

🧩 Un grande progetto è suddiviso in fasi e/o sequenze che si svolgono una dopo l’altra: queste sono note come sprint. 🏃🏻‍♂️ Gli sprint sono composti da diverse fasi, generalmente costituite da quanto segue:

• Retroplanning.
• Progettazione.
• Sviluppo.
• Test e verifica.
• Dimostrazione e/o implementazione.
• Valutazione dei risultati.
• Raccolta di commenti e/o informazioni.
• Stabilire nuove regole e passare allo sprint successivo (la soluzione non deve essere completamente finalizzata, ma solo funzionale).

Flessibilità e adattabilità sono le parole d’ordine di questo metodo. 🤸🏼‍♀️ Si consiglia di utilizzarlo quando non si è sicuri delle specifiche fin dall’inizio o quando non si ha visibilità su come evolverà il progetto. 🧐

In breve, la gestione agile dei progetti è applicabile a una moltitudine di attività e progetti. Ecco perché è ormai un must e viene utilizzato da quasi la metà delle organizzazioni, secondo uno studio internazionale condotto nel 2020 da Organize Agile. 🔍

L’emergere dei metodi di gestione dei progetti Agile

📣 Per ricordare che la gestione dei progetti non è una novità, poiché è un concetto utilizzato da centinaia di anni. Ma il concetto di “gestione agile dei progetti” è molto più recente, essendo emerso negli anni 2000.

In origine, le organizzazioni erano insoddisfatte degli approcci tradizionali alla gestione dei progetti (metodo predittivo del V model ). Volevano trovare un modo meno vincolante per migliorare e accelerare il processo di sviluppo. ✨

Dopo anni di ricerca, il Manifesto Agile che ha introdotto il metodo e un feedback comprovato basato su indicatori tangibili… 💥 La sua efficacia è stata finalmente dimostrata con certezza.

🖱️ Ha iniziato a essere democratizzato prima nel settore dei framework IT, e poi oltre. Oggi questi principi sono utilizzati da tutte le funzioni delle organizzazioni e ne sono stati creati diversi.

Alla fine dell’articolo, forniamo esempi di grandi aziende che utilizzano questo metodo, insieme ai loro principi imprescindibili. 🤩

Ma prima spieghiamo cosa ha convinto milioni di organizzazioni in tutto il mondo a utilizzarlo e come lo fanno. 👇🏼

Vantaggi della gestione agile dei progetti

🎁 Se i metodi agili hanno convinto così tante persone, è perché hanno più da offrire rispetto ad altri modelli e i loro benefici non sono trascurabili.

Sono flessibili e si adattano facilmente ai cambiamenti. Ciò significa che possono reagire rapidamente a nuovi requisiti e a eventi imprevisti. In particolare, grazie alla suddivisione del lavoro in piccole iterazioni, possono fornire risultati rapidamente e adattarsi ai cambiamenti. 🎢

💎 In breve, ciò che distingue il metodo di gestione agile dei progetti è la sua capacità di :

• Offrire un modo più rapido, flessibile ed efficiente di gestire imprevisti, scadenze, adeguamenti o riduzioni.
• Produrre di più in meno tempo e offrire una maggiore flessibilità per sfruttare le opportunità man mano che il progetto procede.
• Integrare il cliente nella costruzione del progetto per migliorare la sua soddisfazione e adattarsi più facilmente alle sue aspettative.
• Incoraggiare l’autonomia dei dipendenti e riunire tutte le professioni all’interno dello stesso gruppo per condividere le conoscenze.
• Migliorare l’efficienza della gestione e le possibilità di raggiungere gli obiettivi di redditività, anche in un ambiente incerto e in rapida evoluzione.
• Rafforzare la posizione di mercato e la cultura dell’organizzazione attraverso un approccio costruttivo.

Infine, tutti i framework di gestione agile dei progetti condividono cinque componenti principali (ispirati ai 12 principi del Manifesto Agile): cadenza, sincronizzazione e pratiche di sviluppo di qualità. 📚

Abbiamo appena elencato tutti i motivi per cui altri hanno scelto di utilizzarlo. E abbiamo anche elencato i motivi per cui dovreste utilizzarlo anche voi 😉

Ovviamente, ci sono diversi metodi di gestione agile dei progetti tra cui scegliere. Quindi, restate con noi, ve li presenteremo subito!

I 4 metodi di gestione agile dei progetti più comunemente utilizzati

💡 È arrivato il momento di aiutarvi a scegliere il metodo di project management agile più adatto al vostro progetto e/o alla vostra azienda, tra i principali modelli esistenti.

1. Metodo Scrum

Scrum è il metodo di gestione agile dei progetti più diffuso oggi. 👑

👀 Molto semplice, è dedicato alla gestione di un singolo team e mira a rendere visibile l’efficacia delle tecniche di gestione, dell’ambiente di lavoro, in modo da poter apportare miglioramenti.

Si basa su un framework leggero e agile per lo sviluppo e il mantenimento di progetti complessi. Aiuta gli individui, i team e le organizzazioni a generare valore attraverso soluzioni adattive. 🤸🏼‍♀️

Questo metodo di gestione agile dei progetti si basa su due concetti ♻️ :

• Empirismo afferma che la conoscenza deriva dall’esperienza e dal prendere decisioni basate su ciò che viene osservato, testato, approvato e conosciuto.
• Il Lean management è un metodo di gestione agile dei progetti a sé stante, che riduce gli sprechi e si concentra sul valore essenziale o sulla produzione di valore aggiunto.

Utilizza inoltre un approccio iterativo e incrementale, con tre pilastri essenziali che coinvolgono ruoli, eventi e artefatti specifici.

L’intera struttura del modello è progettata per ottimizzare la prevedibilità e controllare il rischio. ☢️

1. Trasparenza: l’avanzamento dei lavori deve essere visibile a tutte le parti interessate. 👀

• Ciò che rappresenta un valore in questo caso sono gli artefatti (product backlog, sprint backlog e increment). Sono progettati per massimizzare la trasparenza delle informazioni chiave.
• Gli artefatti con scarsa trasparenza possono portare a decisioni che riducono il valore e aumentano il rischio.
• Senza “trasparenza”, non ci può essere ispezione, perché sarebbe fuorviante e costosa.

2. Ispezione : i progressi devono essere ispezionati. 🔍

• Questa fase ci permette di individuare eventuali deviazioni o problemi potenzialmente indesiderati.
• Per facilitare l’ispezione e l’organizzazione quotidiana, il ritmo è scandito da cinque eventi pensati per agevolare il cambiamento: lo sprint, lo sprint di pianificazione, la mischia quotidiana, la revisione dello sprint e la retrospettiva dello sprint.
• Senza ispezione, nessun adattamento sarebbe considerato inutile.

3. Adattamento: si verifica quando alcuni aspetti si discostano dal risultato desiderato. 🎯

• Se il flusso di lavoro si discosta dai limiti accettabili o se il risultato ottenuto è inaccettabile, il processo deve essere adattato il prima possibile (per ridurre ogni ulteriore deviazione).
• Ci si aspetta che il gruppo si adatti quando impara qualcosa di nuovo attraverso l’ispezione. L’adattamento diventa più difficile se i membri non sono preparati ad affrontarlo.
• Il team Scrum deve quindi riunire persone che abbiano collettivamente tutte le capacità e le competenze per applicare il modello, condividere o acquisire competenze… I membri del team comprendono gli sviluppatori, il proprietario del prodotto e lo scrum master (o il manager).

🏆 Il successo di Scrum dipende dal fatto che i membri del gruppo si riconoscono in cinque valori: impegno, concentrazione, apertura, rispetto e coraggio.

La struttura del metodo è volutamente incompleta e definisce solo le parti necessarie. Si basa sull’intelligenza collettiva piuttosto che fornire istruzioni dettagliate.

2. Metodo SAFe

SAFe, o Scaled Agile Framework, porta il metodo agile oltre i confini di un singolo team e lo integra nella strategia complessiva dell’azienda. 🗺️

SAFe è un incrocio tra Agile, Lean e DevOps. Si concentra sul dettaglio delle pratiche, dei ruoli e delle attività a livello di gestione del portafoglio, del programma e del team.

🗓️ Il lavoro viene pianificato in lotti, in modo che i problemi possano essere identificati prima e i progressi siano visibili in tempo reale. Anche i rituali in corso possono essere regolarmente ispezionati e adattati.

Per integrare l’agilità a tutti i livelli, il metodo fornisce una base di conoscenze e stabilisce un linguaggio comune, nonché fondamenti comuni attraverso vari valori fondamentali 👇🏼 :

• Allineamento degli obiettivi aziendali per far fronte ai rapidi cambiamenti del mercato.
• Qualità integrata a tutti i livelli.
• Superamento dei requisiti di agilità.
• Fiducia e trasparenza.
• Esecuzione del programma (capacità di fornire un progetto funzionale e di alta qualità).
• Gestione e leadership Lean/Agile per creare il giusto ambiente e trasformare i sistemi.

➡️ Successivamente, il SaFe può essere configurato e implementato in 3 livelli, che si distinguono per il livello di facilità di implementazione, per il tipo di organizzazione o attività e infine per la quantità di elementi da integrare (ruoli, eventi, artefatti e competenze).

In genere, questo modello viene utilizzato da aziende con centinaia o migliaia di team, che operano in modalità ART (Agile Release Train). Ovvero, con un team interfunzionale che riunisce diversi gruppi agili e multiprofilo. Nelle organizzazioni più piccole, questo metodo non avrà alcun impatto.

✋🏼 Si utilizza, ad esempio, quando si individuano le seguenti esigenze:

• Dare maggiore coerenza alla strategia complessiva.
• Standardizzare gli obiettivi e l’organizzazione.
• Maggiore flessibilità tra gruppi e attori.
• Semplificare e facilitare lo sviluppo/la consegna.

Si noti che l’applicazione di un nuovo modello non è una soluzione miracolosa. 🤷🏻‍♀️ Inoltre, la complessità dell’applicazione di SAFe potrebbe dissuadere molti dall’utilizzarlo, poiché richiede :

• Riorganizzazione o addirittura riprogettazione dell’intera organizzazione.
• Riscrittura e introduzione di nuovi processi.
• Installazione tecnica e familiarizzazione con nuovi strumenti.
• Cambiamento culturale e apprendimento dei valori agili.
• Un compito colossale di adattamento e comprensione.
• Una moltitudine di ruoli ed eventi da impostare.

⚙️ Per vostra informazione, esistono diverse fonti che forniscono una tabella di marcia per l’implementazione di SAFe (con passi dettagliati per iniziare e configurare l’organizzazione per un’adozione diffusa in tutti i portafogli).

🆙 Infine, esistono altre tecniche di scalabilità che non illustreremo in questa sede: LeSS, Nexus, Scrum@Scale, Scrum of scrum, Lean Software Development, Disciplined Agile Delivery (DAD)…

3. Metodo Kanban

IlKanban è un metodo agile e flessibile di gestione dei progetti basato sull’approccio Lean. ♻️ Si ispira a un sistema di controllo dell’inventario e di gestione delle scorte che consente la produzione on-demand.

⏱️ Si basa sul principio della consegna rapida e mira a :

• Migliorare continuamente e ridurre i costi di produzione.
• Raggiungere l’equilibrio tra produzione e domanda.
• Eliminare gli sprechi ed evitare il più possibile le scorte.
• Ridurre i tempi di consegna e ottenere una produzione equa e di qualità.
• Favorire la collaborazione per risolvere i problemi e migliorare la qualità.
• Ottimizzare la reattività del team.

ℹ️ Kanban è un sistema informativo visivo che sfrutta i programmi già esistenti e ne incoraggia il miglioramento. È anche il modello che fornisce il feedback più rapido e il miglior controllo del flusso di lavoro, grazie a un grafico. 👁️

È costituito da un sistema di etichette o di schede. 🏷️ Ogni scheda corrisponde a una richiesta che attiva la produzione e contiene i compiti da svolgere e varie istruzioni.

👩🏻‍🏫 La lavagna è la risorsa principale di questo metodo, in quanto consente al team di :

• Visualizzare e gestire il flusso.
• Identificare ostacoli o opportunità visibili.
• Regolare i limiti del processo in tempo reale.
• Migliorare l’efficienza e la produttività.
• Collaborare, comunicare e far circolare le informazioni sui compiti da svolgere.

💡 Se volete adottare questo metodo, ecco alcuni consigli:

1. Non cercate di cambiare tutto da un giorno all’altro, iniziate con quello che avete e accettate di migliorare il sistema esistente attraverso cambiamenti graduali.
2. Per eliminare la paura del cambiamento, rispettare i ruoli, le responsabilità e i titoli professionali di ciascun membro del gruppo.
3. Tutti gli attori dell’organizzazione devono essere coinvolti nel processo.
4. Le etichette forniscono un quadro di riferimento, che però deve rimanere flessibile e adattabile.

Infine, ma non meno importante, il sistema Kanban può essere adattato a diverse modalità di lavoro (individuale, di squadra o addirittura organizzativo), ma non a tutti i livelli di produzione. Quando il ritmo di produzione è irregolare, il metodo non funziona più. ❌

⚙️ Molti software e strumenti di digital marketing utilizzano il metodo Kanban, come Click-up, Miro, Trello, Jira…

4. Metodo di sviluppo dinamico dei sistemi (DSDM)

Il DSDM, o Dynamic System Development Method, è un metodo di gestione agile dei progetti, inizialmente riservato al software, che segue una logica iterativa, progressiva e incrementale; si ispira principalmente al modello Rapid Application Development (RAD). 📲

🤝 Il DSDM è nato grazie alla collaborazione dei leader dell’approccio RAD del settore, per risolvere un problema posto dal RAD, ovvero la sua mancanza di strutturazione e l’assenza di processi comuni tra i team.

Viene utilizzato principalmente per progetti con scadenze molto strette e mira a raggiungere il risultato alla fine di ogni iterazione. ⏱️ Naturalmente, rispettando il budget e adattandosi ai cambiamenti e alle modifiche.

🧑🏽‍⚖️ Applica la legge di Pareto, quindi non ci vuole molto per raggiungere uno stadio in cui il prodotto può dirsi funzionante (80% di implementazione del sistema nel 20% di tempo).

Il DSDM è quindi un metodo leggero, efficace e adattabile che fornisce un quadro di riferimento in quattro fasi, tra cui 👇🏼 :

• Studio di fattibilità e di business.
• Modello funzionale / iterazione del prototipo.
• Iterazioni di progettazione e costruzione.
• Esecuzione/Applicazione.

💎 Il metodo si basa anche su quattro valori fondamentali… :

1. Individuale: valorizzare le persone che lavorano al progetto e che hanno maggiore familiarità con l’aspetto pratico.
2. Software funzionale (versione utilizzata dall’utente finale).
3. Collaborazione essenziale per un progetto funzionale (ad es. team interfunzionale, co-locazione con il cliente, laboratorio di animazione…).
4. Rispondere al cambiamento: dare priorità all’accoglienza e a tutti i cambiamenti necessari per adattarsi/rispondere in modo altamente innovativo.

…Oltre a nove principi fondamentali, incentrati sulle esigenze aziendali e che distinguono questo modello da altri 👥 :

1. Coinvolgimento degli utenti: Contatto permanente, continuo e attivo con un gruppo ristretto e selezionato per ridurre gli errori di percezione dell’utente, i costi di rielaborazione, ecc.
2. Team responsabilizzati: Incoraggiare il processo decisionale (⚠️ può potenzialmente essere un punto critico).
3. Consegna frequente: Garantire che gli errori/bug siano identificati, affrontati e risolti/revocati/corretti in una fase iniziale.
4. Capacità: soddisfare un’esigenza di business e accettare modifiche o miglioramenti in un’iterazione successiva. DSDM non crea software ad hoc. Mantiene il flusso del processo semplice ed efficiente.
5. Sviluppo incrementale: Suddivisione di un grande progetto in diverse sequenze di funzionalità consegnate ai clienti ad ogni consegna (fino al pacchetto completo o prodotto finito).
6. Modifiche reversibili: L’iterazione avviene in piccoli incrementi e le modifiche sono reversibili (il rischio di perdita totale del progresso è minimo).
7. Definizione dei requisiti: Limitare il grado di libertà necessario per apportare modifiche.
8. A/B Test integrati ed eseguiti durante lo sviluppo per garantire che il prodotto o i prodotti siano privi di difetti tecnici (risolvere i problemi in anticipo per ridurre la rilavorazione, i costi e i tempi di consegna).
9. Cooperazione con gli stakeholder: La creazione di valore, il rispetto di requisiti precisi e il feedback onesto sui risultati possono avvenire solo se prevalgono fiducia e onestà.

Abbiamo finito di presentare i quattro principali metodi di gestione agile dei progetti: Scrum, Kanban, SAFe e DSDM. Se volete scoprire altri modelli esistenti, vi diamo qualche indicazione in conclusione.

Per facilitare la comprensione, vorremmo condividere con voi alcuni casi d’uso delle tecniche di gestione agile dei progetti nelle grandi aziende. 👇🏼

Casi di studio sulla gestione agile dei progetti: Spotify e Twitter

Monitoraggio dei progetti con Twitter

🐦 Twitter (nuova X) è un social media emblematico con migliaia di dipendenti e centinaia di team diversi. La struttura ha iniziato a interessarsi ai metodi di gestione agile dei progetti nel 2010.

Nel 2019, in occasione della Hack Week, un ingegnere applicativo senior di Twitter ha proposto di modificare lo strumento Jira per aiutare il team di sviluppo dell’esperienza a gestire e tracciare meglio il lavoro. 🧠

Così hanno sviluppato uno script che allinea un modello di progetto per tutti i tipi di problemi, flussi e schermate. Il progetto si chiama Experience Project Tracking ed è stato un successo immediato.

🎉 È nato quindi subito un secondo progetto, approvato direttamente: Unified Project Tracking. Questo progetto si basa sulla stessa struttura di Experience Project Tracking, ma si concentra su obiettivi, modalità asincrona e accessibilità.

⚙️ Sono state inoltre aggiunte nuove funzionalità per organizzare il lavoro di ciascun team:

• La gerarchia dei progetti nuovi ed esistenti.
• Follow-up e responsabilità.
• Personalizzazione del tipo di problema.
• Definizione delle priorità in base ai dati.
• Mappatura dei collegamenti e delle dipendenze.
• …

↔️ Creando un’esperienza con flussi standardizzati tra i gruppi, il tracciamento unificato dei progetti ha permesso ai team e ai manager di :

• Misurare più facilmente i progressi ed eseguire in modo più efficiente.
• Stabilire facilmente il percorso critico di un piano aziendale ed esplorare diverse varianti.
• Fate il grande passo, sapendo dove concentrare la vostra attenzione.
• Pianificazione e monitoraggio strategico.

L’utilizzo da parte di Twitter di tecniche digestione agile dei progetti ha trasformato il lavoro di squadra in tutta l’organizzazione. Il che le è valso il premio Best in Class (technical) nel 2021.

Spotify

🎶 Spotify è uno dei principali servizi di musica digitale ed è noto per il suo dinamismo e il suo know-how tecnologico. L’azienda ha iniziato ad applicare le tecniche di gestione agile dei progetti nel 2008.

Dopo diverse fasi di test, la scelta di Spotify è caduta rapidamente sul metodo Scrum. A differenza della strategia “di base” di Google, Spotify ha adottato questo modello con un approccio sistemico. 🔍

La loro visione e il loro principio chiave è stato quello di vivere e respirare Scrum come metodologia di sviluppo. 😮‍💨 Gli Scrum master di Spotify sono poi diventati esperti coach agili o formatori agili di primo piano.

Il servizio di musica digitale ha formato piccoli team totalmente indipendenti chiamati “squad”, che vengono trattati come singole startup. 🚀

A loro è consentito essere totalmente autonomi e lavorare in modo indipendente per concentrarsi su funzioni specifiche assegnate all’interno del prodotto. 🖱️

Il vantaggio di questi ultimi è che possono apportare modifiche e aggiornamenti senza interferire con i progetti di altri team.

Questo approccio sembra bilanciare l’indipendenza con la condivisione delle conoscenze tra gruppi specializzati, che non si impegnano nella collaborazione quotidiana. ⚖️ Allo stesso tempo, Spotify ha evitato i problemi di scalabilità disaccoppiandosi dove possibile.

Ciò che ha reso questo approccio così vincente è stata la rapida rimozione di ostacoli e problemi non appena si sono presentati. Ha permesso e continua a permettere a Spotify di agire, crescere e fornire aggiornamenti software in tempi rapidi. 🔄

Come potete immaginare, l’implementazione e l’integrazione di metodi di gestione agile dei progetti non è un’impresa da poco. Spotify e Twitter hanno impiegato anni per trovare il loro modello. ⌛️

👉🏼 Se cercate altri casi d’uso dei modelli di gestione agile dei progetti nelle aziende, eccone alcuni: eBay, Walmart, Verizon, Airbus, AXA, Orange Bank…

Conclusione: come scegliere il metodo e gli strumenti giusti?

In conclusione, la scelta di investire nella gestione agile dei progetti può essere molto vantaggiosa per i gruppi e le organizzazioni, in quanto li aiuta a raggiungere risultati migliori in modo più efficiente. 🎯

💡 Ecco una guida approssimativa per scegliere il metodo di gestione agile dei progetti più adatto alla vostra strategia di marketing :

1. Valutare la situazione e identificare le esigenze: tipo di progetto, vincoli di tempo e di budget, obiettivi intelligenti (SMART), livello di coinvolgimento del cliente o del team, metodologia appropriata…

2. Ricerca e analisi di diversi modelli agili : in questo articolo abbiamo parlato di Scrum, SAFe, Kanban, Lean, RAD, DSDM… Ma ce ne sono molti altri 👇🏼:

• Agile Unified Process (Agile UP o AUP),
• Programmazione Estrema (XP),
• sviluppo guidato dalle caratteristiche (FDD),
• Cristallo,
• Agile Data,
• Sviluppo adattativo del software (ASD)
• Sviluppo guidato dal comportamento (BDD)
• Progettazione guidata dal dominio DDD
• Sviluppo guidato dai test (TDD)
• Processo unificato razionale (RUP)
• Processo unificato d’impresa (EUP)

3. Scegliere il framework giusto ✅ : i fattori da considerare sono le dimensioni del team, la complessità del progetto, la cultura, l’immagine del marchio… Infine, vi consigliamo di applicare un unico metodo, dalla fase di progettazione fino al completamento del progetto.

4. 📆 Pianificare e sviluppare un piano per l’esecuzione (definizione dei ruoli, formazione e requisiti delle risorse, piano di comunicazione…)

5. Pilotare e testare la metodologia 🕹️, ad esempio su un piccolo progetto o team, per valutarne l’efficacia e identificare le aree di miglioramento.

6. Monitorare i progressi e valutare i feedback sull’efficacia della nuova metodologia 🤔 (produttività e dinamiche di gruppo, qualità dei risultati, soddisfazione del cliente e successo complessivo del progetto…), quindi raccogliere 🗣️ da tutte le parti interessate per apportare eventuali modifiche.

7. 🪜 Scalare ed estendere : Se riuscite ad applicare la metodologia con successo al vostro progetto pilota, potete estenderla ad altri progetti e team all’interno dell’organizzazione. A quel punto, potrete scegliere gli strumenti di gestione del progetto più adatti.

NB: L’ordine e il contenuto delle fasi sopra descritte sono indicativi e questa tabella di marcia può essere modificata in base alle circostanze del progetto e dell’organizzazione.

Avete notato che finora non abbiamo parlato di strumenti di gestione agile dei progetti? ⚙️ In realtà, esistono decine di software di marketing specializzati non solo nella gestione agile dei progetti, ma anche in determinati modelli di progetto agili.

Partiamo dal più elementare, ovvero la gestione agile dei progetti su Excel (gratuita). 🤦🏻‍♀️ all’utilizzo di strumenti di Enterprise Agile Planning (EAP) che supportano framework agili.

Infine, come promemoria, l’integrazione dei metodi di gestione agile dei progetti richiede formazione, impegno costante, apprendimento e miglioramento continuo per garantire il successo a lungo termine. 💪🏼 Nonostante i suoi numerosi vantaggi, questa metodologia non è adatta a tutte le aziende o a tutti i progetti.

Prima di fare il grande passo, vi consigliamo quindi di analizzare attentamente le vostre esigenze, le vostre capacità e le vostre possibilità di successo investendo in questa soluzione. 🍀

Domande frequenti (FAQ) – Progetto agile

🏁 Per concludere, ecco le risposte alle domande più frequenti sull’argomento. 👇🏼

Che cos’è il triangolo della gestione del progetto?

Il triangolo della gestione del progetto, noto anche come Triplice vincolo o Triangolo di ferro, è un concetto fondamentale che illustra l’interrelazione tra tre variabili interconnesse che determinano la qualità del progetto:

1. Ambito: obiettivi, risultati, caratteristiche e compiti che devono essere realizzati nell’ambito del progetto. Definisce ciò che deve essere fatto e ciò che è escluso dal progetto.
2. Tempo: programma o tempistica per il completamento del progetto. Include le scadenze, le tappe fondamentali e la durata complessiva del progetto dall’inizio alla fine.
3. Costo: budget allocato per il progetto, che comprende risorse, materiali, manodopera e altre spese necessarie per completare il progetto con successo.

Qualsiasi cambiamento in un fattore avrà invariabilmente un impatto sugli altri due; il vostro progetto deve bilanciare attentamente questi vincoli per raggiungere il successo del progetto… Per esempio:

• Aumentare la portata di un progetto senza adeguare i tempi o i costi comporterà probabilmente ritardi e un aumento delle spese.
• Cercare di ridurre la tempistica di un progetto può richiedere risorse aggiuntive o costi maggiori per rispettare la scadenza.
• La riduzione del budget di un progetto può richiedere la riduzione dell’ambito o l’allungamento dei tempi per far fronte alle risorse limitate.

Quali sono le fasi principali del ciclo di vita di un progetto?

🔄 Il ciclo di vita del progetto si riferisce al processo con cui un progetto viene immaginato, eseguito e consegnato.

Come abbiamo brevemente accennato all’inizio di questo articolo, ci sono 5 fasi essenziali nel ciclo di vita di un progetto. Vediamo di suddividerle insieme:

• Progettazione : Definizione del progetto, identificazione delle parti interessate e ottenimento della loro approvazione. Include attività come gli studi di fattibilità e la selezione delle risorse.
• Pianificazione: pianificazione delle attività del progetto, definizione delle risorse necessarie e stesura di un calendario o di una pianificazione a posteriori. Comprende attività come la suddivisione del lavoro, la stima del budget o dei costi, la creazione di un piano di comunicazione…
• Esecuzione: è la fase più difficile, l’esecuzione del piano e lo svolgimento delle attività e/o dei compiti previsti. Dal punto di vista operativo, questo include il monitoraggio dei progressi e la risoluzione dei problemi.
• Monitoraggio e controllo: monitorare e garantire che il progetto proceda secondo i piani. Comprende attività quali il monitoraggio dei costi, la misurazione degli indicatori performance e la gestione dei rischi.
• Finalizzazione: questa fase ha luogo quando i prodotti o i servizi vengono consegnati e comprende la documentazione del progetto e la valutazione delle prestazioni.

Che cos’è la metodologia PMO?

Il Project Management Office ( PMO) è un’entità centralizzata all’interno di un’organizzazione che ha la responsabilità di definire e mantenere gli standard e le pratiche relative alla gestione dei progetti.

Lametodologia del PMO funge da quadro di riferimento per promuovere la coerenza, l’efficienza e l’efficacia delle pratiche di gestione dei progetti in tutta l’organizzazione, contribuendo in ultima analisi alla realizzazione di progetti di successo e al successo organizzativo.

Si riferisce anche all’insieme di processi, procedure, strumenti e best practice stabiliti e gestiti dal PMO per supportare e governare le attività di project management in tutta l’organizzazione.

La metodologia PMO comprende in genere i seguenti componenti:

1. Quadri di governance del progetto per garantire l’allineamento dei progetti con gli obiettivi e le priorità dell’organizzazione.
2. Metodologie e processi standardizzati, come waterfall, agile o lean, e processi associati adattati alle esigenze dell’organizzazione.
3. Modelli, strumenti e linee guida standardizzati per supportare la pianificazione, l’esecuzione e la rendicontazione dei progetti.
4. Processi digestione delle risorse per l’allocazione, la pianificazione della capacità e l’ottimizzazione delle risorse tra i progetti.
5. Misurazione delle prestazioni e reporting degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e delle metriche definite per misurare le prestazioni e i progressi del progetto.
6. Processi digestione del rischio per identificare, valutare, mitigare e monitorare i rischi del progetto.
7. Processi di gestione della qualità implementati per garantire che i prodotti del progetto soddisfino gli standard di qualità e i requisiti dei clienti.
8. Processi digestione del cambiamento stabiliti per gestire efficacemente le modifiche all’ambito, al calendario e al budget del progetto.

Quali sono le diverse metodologie di gestione dei progetti?

➡️ Nel marketing esistono 5 modi per gestire un progetto:

• Incrementale: un approccio che fornisce prodotti finiti che il cliente può utilizzare immediatamente.
• Iterativo : Questo criterio consente di avere un feedback sul lavoro non finito, in modo da poter apportare miglioramenti e modifiche durante il progetto.
• Predittivo: l’approccio più tradizionale (soprannominato ciclo a V o a cascata), con la maggior parte della pianificazione a monte e poi l’esecuzione in un unico passaggio; un processo sequenziale.
• Agile (descritto in dettaglio in questo articolo): simultaneamente iterativo, incrementale, per perfezionare gli elementi e consegnare frequentemente.
• Ibrido: una combinazione di approcci predittivi, iterativi, incrementali e/o agili, che consente una maggiore flessibilità e fornisce risultati diversi.

Ora sapete tutto sulla gestione progetto agile ! A presto! 👽