Comment réaliser un rétroplanning ? 5 étapes et modèles gratuits

Vous l’avez sûrement déjà entendu, le mot « rétroplanning ». Non, il ne s’agit pas d’un planning old school à la tendance rétro 🕺🏼mais bel et bien d’un outil de planification.

Voici les points que nous allons aborder ensemble :

• La définition ainsi que les avantages d’utiliser un rétro planning.
• Réaliser un retro-planning en 5 étapes seulement.
• 3 modèles de rétro-plannings gratuits et téléchargeables sur Excel et Google Sheet.

Vous êtes prêts ? C’est parti, nous menons la danse. 💃🏼

Rétro planning : la définition

Dans le mot rétroplanning il y a… planning ! Eh bien, c’est tout comme un planning sauf que celui-ci est inversé. Oui oui, vous avez bien lu, au lieu de commencer par la date de début et de terminer par la date de fin, nous faisons l’inverse. En fait, il s’élabore à partir de la date de fin du projet, en découpant étape par étape les phases de votre projet, que vous aurez au préalablement défini.

Voici un exemple pour illustrer mes propos. Pas de panique, dans cet article, on vous explique comment en réaliser un facilement avec en prime, des modèles gratuits que vous pourrez télécharger. 🎁

L’utilisation d’un rétro-planning est surtout efficace lorsque vous connaissez la date de fin du projet et que celle-ci est assez lointaine (plusieurs mois). On peut notamment l’utiliser en événementiel, comme un événement sportif, un mariage ou encore un anniversaire.

Les avantages d’utiliser un rétro-planning

Ce planning assez particulier permet en réalité de rassurer le chef de projet, le client, les fournisseurs ainsi que les collaborateurs et d’avoir une vision globale du projet.

Mais, ce n’est pas le seul avantage, en voici 3 autres ! ⬇️

#1. Assurer la faisabilité d’un projet

Le fait d’avoir déjà la date de fin vous permet d’appréhender plus aisément les étapes intermédiaires. De plus, vous aurez une vue 360 sur les différentes phases du projet, celles qui sont atteignables et celles qui ne le sont pas.

#2. Déterminer les grandes dates d’un projet

Durant la phase de gestion de projet, il peut parfois arriver de rajouter de nouvelles tâches qui n’étaient pas prévues et, certaines fois, les délais fixés peuvent être trop justes. Le rétroplanning permet de voir ces petits soucis dès la phase de planification du projet.

#3. Estimer avec précision les ressources nécessaires du projet

En planifiant vos étapes et donc, votre projet, vous saurez plus rapidement les ressources financières et humaines que vous devrez mettre en place afin d’assurer la réussite de celui-ci.

Faire un rétroplanning en 5 étapes

Bien, maintenant que vous avez compris son utilité, nous vous proposons de passer à l’étape la plus croustillante de cet article, la réalisation d’un rétro-planning. ✨

1) Définir les tâches du projet

Première étape et pas des moindres, il vous faut commencer par lister les différentes tâches ou missions nécessaires à la réalisation du projet.

Veillez à bien catégoriser les tâches principales, les sous-tâches ainsi que les tâches annexes. Par exemple, vous devez réaliser un site internet afin de récupérer des prospects, voici les différentes tâches possibles : 👇🏼

Le contenu de vos tâches doit être le plus clair et détaillé possible. Si possible, numérotez chaque liste des tâches, nous en aurons besoin pour la suite.

2) Déterminer les responsables de chaque tâche

Une fois que vous avez listé toutes les missions, tâches et sous tâche, le chef de projet peut lister pour chaque tâche, qui est le responsable, c’est-à-dire la personne qui sera en charge d’effectuer la mission. 🫡

Cela va sans dire, en marketing, une seule et même personne peut s’occuper de plusieurs tâches, mais prenez en compte le fait que certaines tâches prennent plus de temps que d’autres. ⏲️

3) Définir une durée des tâches

Il est souvent difficile d’estimer la durée d’une tâche. Néanmoins, cette étape est primordiale dans la planification de vos plannings car, s’il vous arrivait de vous tromper sur plusieurs durées, cela pourrait rapidement entraîner des coûts supplémentaires et donc, un retard sur votre date de fin.

Ne soyez pas trop gourmands 🍰, soyez le plus réaliste possible et n’hésitez pas à définir la durée de chaque tâche en jour, semaine et parfois, mois. 🗓️

4) Ordonner les tâches de manière chronologique

Passons à l’une des tâches les plus importantes, disposer les tâches grâce à la planification inversée. Une fois que vous avez listé toutes vos tâches avec des lettres, que vous les avez attribués et défini une durée, vous pouvez à présent commencer votre planning. 📅

Nous souhaitons vous rappeler une chose, certaines tâches ne peuvent être réalisées tant qu’une autre n’est pas finie, prenez donc bien en compte toutes les différentes tâches et sous-tâches. 📖

Utiliser un outil de tâches comme le diagramme de pert

Vous vous demandez sûrement comment réaliser cela au propre. Eh bien, il existe un outil visuel de planification de projet qui s’appelle le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technic). 😎

Cet outil a pour objectif d’organiser les tâches sous forme de bulles et de traits afin de voir 👀 distinctement les connexions entre les différentes tâches, la durée ainsi que les interdépendances.

Pour que vous compreniez mieux, voici un exemple.

Pour ce projet de création de site internet, nous avons listé certaines tâches comme la création de plusieurs pages, avec une durée pour chacune ainsi que son antériorité s’il y en a une.

Une fois ce tableau effectué, nous l’avons décliné sous forme du diagramme de Pert, et voici le résultat. ⬇️

On comprend ainsi mieux les connexions entre les différentes tâches. Nous pouvons à présent réaliser notre rétro-planning au propre. 🎇

5) Mettre au propre le rétro planning avec le diagramme de Gantt

Promis, c’est le dernier diagramme que nous allons utiliser. Quasiment indispensable pour la réalisation d’un rétroplanning, le diagramme de Gantt sera votre meilleur ami.

Avant de commencer, point culturel du jour, qui est Mr. Gantt ? 🤔

Henry Laurence Gantt était un ingénieur en mécanique et consutant en management. Celui-ci a mis au point le diagramme de Gantt en 1910.

Passons à présent à la réalisation de rétro planning grâce à cet outil de gestion. Une fois que vous avez terminé votre diagramme de Pert, vous pouvez rentrer toutes les tâches dans le nouveau diagramme.

Dans ce diagramme par exemple, nous vous conseillons d’indiquer pour chaque tâche, le nom de la personne en charge de la réalisation de cette mission ainsi que l’état d’avancement du projet.

Vous vous demandez sûrement sur quel logiciel de gestion de projet peut-on réaliser ce planning inversé ? Eh bien, vous avez le choix, Excel ou encore Google Sheet, le choix est multiple.

Rétro planning excel à télécharger

Comme nous sommes gentils, et que nous aimons vous faire plaisir, nous vous proposons un modèle de rétro-planning que vous pouvez télécharger, et le tout, gratuitement, c’est cadeau. 🎁

Pour utiliser nos modèles via Google Sheet, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Fichier » puis sur « Créer une copie ». ✨

Nos 150k utilisateurs nous donnent 4,8/5 de moyenne.

Combien vous allez nous donner ?

Essayez gratuitement

3 modèles de rétroplannings gratuits

Oui oui, vous avez bien lu. En plus du modèle de base, nous vous proposons 3 autres modèles de rétro-plannings gratuits ➡️ mariage, événementiel et un design.

Ce n’est pourtant pas Noël mais, en avant pour les cadeaux ! 🎅🏼

1. Rétroplanning pour un mariage

La plupart des futurs mariés et wedding planner vous le diront sûrement, l’organisation d’un mariage nécessite une lourde préparation, souvent une à deux années à l’avance. Pour mieux s’organiser, vous pouvez tout à fait réaliser un retro planning, comme celui-ci. ⬇️

Si vous souhaitez vous procurer ce modèle et pouvoir le modifier à votre guise, ça se passe directement sur Canva, en cliquant sur le bouton ci-dessous. 👇🏼

2. Rétroplanning pour l’événementiel

Autre moment où nous vous conseillons d’utiliser un planning inversé, c’est lors d’un événement type un match de foot, une soirée à thème ou encore un anniversaire.

Dans notre cas, nous avons réalisé un exemple d’un grand anniversaire avec réservation de salle, DJ, traiteur et tout ce qui s’ensuit. Il vous suffit de cliquer sur le bouton pour vous procurer notre fichier Excel ou notre lien Google Sheet, c’est vous qui décidez. 🔥

Pour utiliser nos modèles via Google Sheet, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Fichier » puis sur « Créer une copie ». ✨

3. Rétroplanning design sur canva

Comme vous avez pu le remarquer pour le rétro-planning du mariage, vous pouvez tout à fait réaliser des diagrammes de Gantt un peu plus visuel, grâce à des outils graphiques tel que Canva.

Voici un exemple de design que vous pouvez réaliser. 💟

Évidemment, nous vous l’avions promis, cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder à ce planning inversé gratuitement. 🤑

Petit récap de l’article : rétroplanning exemple

Oui, c’est déjà bientôt la fin de cet article mais, au moins, vous êtes à présent en possession de toutes les ressources nécessaires à la réalisation d’un super rétro-planning ! 🦋

Nous tenions à vous donner un dernier petit conseil, si vous vous rendez compte au milieu de votre projet que certaines dates ne pourront pas être respectées, ne soyez pas pessimiste, cela arrive, vous n’avez qu’à revoir vos autres deadlines et discuter avec vos collaborateurs sur la faisabilité des missions et des dates. 😇

Foire aux questions

Pas si vite, il nous reste encore quelques ressources à vous transmettre afin de parfaire vos connaissances. 💭

Comment dire rétroplanning en anglais ?

La traduction de rétroplanning est tout simplement retro schedule. Pas moins, pas plus. 🦋

Quelle différence entre planning et rétroplanning ?

Même si le but est le même pour les deux, le fonctionnement en revanche, ne l’est pas. En effet, pour un planning classique, vous planifiez votre projet à partir de la date de début du projet, tandis qu’avec un rétro-planning, vous ne commencez qu’à planifier à partir de la date de fin de votre projet et vous remontez jusqu’à la date de début.

Comment faire un planning des tâches ?

Si vous souhaitez réaliser un planning des tâches qui soit clair et concis, nous vous conseillons de réaliser les points suivants :

• Lister les différentes tâches par ordre de priorité.
• Réaliser si besoin, des catégories et sous-catégories.
• Définir les dates de fin des tâches.
• Planifier à l’avance votre emploi du temps.
• Jeter un oeil 👀 régulièrement sur votre planning (au minimum, une fois par semaine).

Comment faire un planning rétroactif ?

Planning rétroactif, diagramme de Gantt, planning inversé, ou encore retroplanning veulent dire la même chose. En effet, même si la formulation est différente, la technique reste pour autant la même. Donc, pas de panique, il vous suffit de suivre notre tutoriel qui vous permet de suivre l’avancement du projet ainsi que la fin du projet. 🥰

Maintenant, c’est à vous de mettre en place un rétroplanning. On attend vos retours avec impatience 🔥.

Sasha 08/07/2024