Ludzie mogą mówić, że poczta elektroniczna jest przestarzała, ale tak nie jest. Wręcz przeciwnie, to jest właśnie ten czas, aby go wykorzystać. Wiesz, z czym będziemy się dzisiaj spotykać? Follow up email. Poznasz najlepsze przykłady i wskazówki, które powinieneś zastosować. Idąc dalej, mamy przed sobą nie lada zadanie 🥖.

Kiedy jesteś w świecie biznesu, a zwłaszcza w dziedzinie BtoB, czasami musisz wysyłać e-maile (i wolisz to robić niż prowadzić rozmowy telefoniczne, zaufaj mi). Czasami odpowiemy Ci i to jest świetne. Z drugiej strony, w innych przypadkach nic się nie stanie. Może jakieś przeoczenie 😲. Tak czy inaczej, damy im znać, że jesteśmy 👀.

Najlepsze przykłady follow up email

Istnieje wiele sposobów na śledzenie swojego celu, ale spójrzmy na różne scenariusze, które mogą pojawić się na twojej drodze.

#1 Dunning email dla aplikacji bez odpowiedzi

Znalazłeś ofertę pracy, która brzmiała niesamowicie i wysłałeś swoje CV i list motywacyjny 📨 z bardzo miłym mailem towarzyszącym. Może nawet nastawiłeś się na kontakt z rekruterem również na LinkedIn (świetny pomysł). Ale nie otrzymałeś jeszcze odpowiedzi? Zdecyduj się na follow up email . Jako bonus, pokaże on Twoje zainteresowanie firmą.

Porada

Zwracasz się do rekrutera, więc musisz zadbać o kilka rzeczy:

• Twój język: wyrażasz się do rekrutera, musisz pisać z jak najmniejszą ilością błędów (0 jest zawsze lepsze) i nie mów do niego jak do swojego starego 🧐 wujka George’a.
• Czas reakcji. Nie rób follow up’u z rekruterem, jeśli jest on następnego dnia po pierwszym wysłaniu. Odczekaj tydzień i wyślij swój follow up.
• Bądź jasny i zwięzły: daj swojemu czytelnikowi wszystkie elementy, które musi znać. Oznacza to więc, że musisz podać datę wysłania swojej aplikacji.
• Podkreśl kilka kluczowych umiejętności.
• Zaplanuj spotkanie, jeśli możesz.

#2 Wyślij follow up email do potencjalnego kandydata

Być może wysłałeś e-mail do prospektu, ale nigdy nie odpowiedział. Jak dać mu do zrozumienia, że jesteś? Pokażemy Ci to już teraz. Być może będziesz musiał wysłać kilka przypomnień, kilka maili, ale skupimy się na tym pierwszym, który wyślesz.

Wskazówki

Kiedy kontaktujesz się z potencjalnym klientem, pamiętaj o tym:

• Ton: Mów tak, jak w swojej strategii komunikacji, aby ludzie wiedzieli, kim jesteś.
• Podobnie jak w przypadku maila, który zamierzasz wysłać do rekrutera, pamiętaj, że nie powinieneś przytłaczać prospektów swoimi mailami, zwłaszcza jeśli próbujesz sprzedać 🤑 jakąś rzecz.

#3 Follow up po rozmowie kwalifikacyjnej

Wylądowałeś na rozmowie z prospektem, z klientem czy nawet z rekruterem. Już, gratuluję, to duży krok 👟. Teraz czeka Cię skompletowanie małego maila.

Wskazówki

To świetnie, że przeprowadziłeś rozmowę, ale nie chcesz zostawić zbyt wiele czasu na ponowny kontakt z daną osobą (bez ponownego przytłoczenia jej). Jak zwykle, będziesz potrzebował:

• Obserwować ton swoich maili pod kątem osoby, do której piszesz 🖋️.
• Nadal okazywać swoje zainteresowanie osobą, do której piszesz.
• Możesz również zaproponować randkę telefoniczną.

#4 Payment follow up email

Ten nie jest zbyt zabawny 💀 ale jeśli oferowałeś subskrypcję, to może nie otrzymałeś jeszcze płatności od jednego ze swoich klientów. W związku z tym zalega on z płatnością. W takim przypadku mamy dla Ciebie przykładowy email.

Wskazówki

Nie jest to zbyt zabawna część procesu, ale możesz się z nią zmierzyć. To, co radzimy zrobić, aby napisać dobry e-mail z przypomnieniem o płatności, to pomyśleć o :

• Podaj jak najwięcej informacji o niezapłaconej fakturze (data, numer faktury).
• Kwota faktury, którą Twój klient musi zapłacić.
• Jeśli stosujesz kary za opóźnienia w płatnościach, musisz to określić w mailu.
• Musisz dołączyć załącznik przypominający dane bankowe 💳 lub przekierować użytkownika do platformy płatniczej.

#5 Email przypominający o podpisaniu umowy

Nasze nawyki prospektowania uległy głębokiej zmianie dzięki pojawieniu się technologii cyfrowej. Email stał się doskonałym sposobem na pozyskanie nowych klientów i ułatwienie utrzymania nowych. Z pewnością w Twojej karierze zdarzy się, że będziesz musiał podpisać umowę. Jeśli po jakimś czasie nie otrzymasz odpowiedzi, oto co mógłbyś wysłać do swojego celu 🎯.

Wskazówki

W przypadku przypomnienia o podpisaniu umowy, podobnie jak w przypadku wszystkich innych Twoich e-maili, jest kilka rzeczy, które należy mieć wyraźnie w pamięci:

• Zwięzłość, bądź precyzyjny i jasny w swoim piśmie. Twój rozmówca musi zrozumieć, dlaczego się z nim kontaktujesz.
• Przypomnij sobie ważne elementy umowy, takie jak jej nazwa, data, którą wysłałeś.
• Możesz zaproponować wymianę poprzez e-mail lub telefon 📱.
• Zapraszam do umówienia się na spotkanie, jeśli jest taka potrzeba i określ to w mailu.

#6 Przypomnienie o wycenie przez e-mail

W tym przypadku będziesz chodzić po napiętej linie. Musi Ci się udać połączyć to, że Twój przyszły klient podpisze Twoją wycenę bez zbytniego nękania go. To będzie zależało od Ciebie, aby znaleźć odpowiednią równowagę. Po wysłaniu kosztorysu będziesz musiał poczekać kilka dni, zanim wy ślesz swoje przypomnienie (tak, bądź cierpliwy). Możesz również spróbować przypomnienia telefonicznego.

Wskazówki

Jak powiedzieliśmy wyżej, nie chcesz, aby Twój klient czuł się nękany przez Twoją wiadomość. Musisz dać mu czas na przyswojenie wszystkich informacji, których potrzebuje oraz na rozważenie za i przeciw, jeśli macie wspólny projekt. Jednak w mailu należy bezwzględnie :

• Przywołać numer oferty.
• Umieścić nazwę projektu/produktu/usługi.
• Zaproponować rozmowę telefoniczną.

#7 Pracownik follow-up email

Tutaj nie będziemy przypominać o kliencie (phew), ale o kimś, z kim pracujesz. Może to być kolega z innego działu lub innej agencji (i w tym przypadku go nie znasz). Aby śledzić kolegę, musisz zastanowić się nad relacją, jaka Cię z nim łączy. Oto typowy przykład, który możesz wykorzystać wedle uznania.

Wskazówki

Nie ma średniego czasu oczekiwania, kiedy wysyłasz e-mail z przypomnieniem do współpracownika. Po raz kolejny wszystko zależy od rodzaju relacji, jakie was łączą i od tego, czy znasz daną osobę. Czasami możesz być w projekcie ze współpracownikiem z innego regionu i w takim przypadku będziesz musiał dostosować swój pitch. Pamiętaj jednak, że:

• Aby być jasnym: twój współpracownik musi rozumieć, o czym mówisz.
• Aby umieścić ważne elementy 💡 waszej ostatniej wymiany.

#8 Email przypominający dla klienta

Przyznaj, że e-mail z przypomnieniem dla klienta może być bardzo ogólny. Jednak zaproponujemy Ci szablon do skopiowania i wklejenia, abyś mógł go użyć w razie potrzeby. W tym przykładzie, dostosujemy bardziej przyjazny ton poprzez użycie emojis (ponownie, możesz to zrobić, jeśli twoja marka i twoja komunikacja nadają się do tego).

Wskazówki

Kiedy mówimy o relaunchu klientów, może to być promowanie nowej oferty, zaoferowanie im zniżki lub poproszenie ich o udział w wydarzeniu na żywo, które może dać im istotne i przydatne informacje. W każdym przypadku, oto co powinieneś zrobić:

• Nie wahaj się dodać wartości do swojego maila.
• Bądź ostrożny z tonem, którego używasz.
• Wyjaśnij, dlaczego wysyłasz maila w ten sposób.

#9 Shopping cart follow up email

Jeśli masz stronę e-commerce, może się to zdarzyć dość często z różnych powodów… Czasami wystarczy uspokoić swój cel, aby podjął krok konwersji. Oto przykład, który możesz zastosować w przypadku porzucenia koszyka 🛒 przez klienta.

Wskazówki

Aby zaspokoić zróżnicowane potrzeby swojej bazy klientów, musisz również zrozumieć ich czynniki zniechęcające. W swoim mailu możesz:

• Dodać kod promocyjny, aby skłonić ludzi do podjęcia działania.
• Zagrać na poczuciu pilności (nie należy tego robić cały czas), wspominając o tym, że zapasy są niskie.
• Zaoferować wysyłkę.
• Oferować dodatkowe przedmioty, które mogą zainteresować Twój cel.
• Dodaj obraz, który przemawia do przedmiotów docelowych.

Czas oczekiwania na uruchomienie follow-up email

Nie zamierzamy uczyć Cię definicji maila, myślimy, że znasz ją już bardzo dobrze. Z drugiej strony, czy wiesz jak długo należy czekać przed wysłaniem follow up emaila 🤨? Na pewno Cię rozczarujemy, ale nie ma idealnego czasu.

To, o czym musisz pamiętać, to dobranie odpowiedniego momentu, dzięki czemu będzie on zgodny z Twoim celem. Dlatego niezwykle ważne jest, aby dobrze poznać swoją persona (a przy okazji poświęcić czas na jej dobre ustawienie). Główną informacją, którą powinieneś mieć na uwadze jest to, że jeśli Twój prospekt ma Ci odpowiedzieć, to zazwyczaj zrobi to tego samego dnia, w którym otrzyma Twojego maila. Z tym, że nie jesteś zbyt daleko.

Nie chcesz czekać zbyt długo, aby śledzić kogoś. Jednak tutaj jest to, co naszym zdaniem jest spójne, jeśli chodzi o follow-up. Kiedy zamierzasz wysyłać maile z przypomnieniem, postępujesz w następujący sposób:

• D+2 dla pierwszego przypomnienia.
• D+4 dla drugiego przypomnienia.
• D+6 dla trzeciego przypomnienia.
• D+10 dla czwartego przypomnienia.

Dla pozostałych możesz dodać D+1, ale nie zapomnij dać swojemu celowi odetchnąć.

Jak zrobić maila z przypomnieniem?

Aby zrobić maila przypominającego, nie powinieneś katować swojego umysłu. Jaka była Twoja strategia na początku? Jeśli stworzyłeś swoją persona, pomyślałeś o komunikacji swojego produktu, to zazwyczaj wiesz jak postępować.

Nie martw się, nie zostawimy Cię w ten sposób. Aby stworzyć dobry e-mail z przypomnieniem, musisz już teraz przemyśleć sytuację. Czy jest to przypomnienie o płatności? Czy jest to przypomnienie o złożeniu wniosku? Poniżej znajdziesz listę tego, o czym musisz pomyśleć:

Znaczenie personalizacji

Możemy sobie wyobrazić, że jesteś tego świadomy, ale przypomnienie zawsze dobrze jest wziąć 😁. Wiedz, że spersonalizowany email może przynieść Ci tylko korzyści. Kiedy otrzymujesz spersonalizowany e-mail, jesteś bardziej skłonny pójść i zobaczyć, co mogą zaoferować jako usługę. Jest to jedna z podstaw relacji z klientami. Aby Cię o tym przekonać, porozmawiamy o kilku kluczowych danych.

Rzeczywiście, personalizacja maili pozwoli Ci znacznie zwiększyć zadowolenie Twoich odbiorców i zwiększyć ich lojalność.

Pozyskiwanie nie jest jedyną rzeczą, która liczy się w życiu, pomyśl również o utrzymaniu swoich klientów. Oni sami mogą pomóc Ci w promocji Twoich usług lub produktów. Nie zaniedbuj więc personalizacji i wpływu, jaki może mieć na Twoich klientów.

Limity

Nie wszystko jest idealne, spójrzmy prawdzie w oczy. Jeśli chodzi o personalizację maili, nie możesz wejść w życie swojego konsumenta i wiedzieć o nim wszystkiego. To nie jest legalne 💀 mieć wiele osobistych informacji o kimś.

Trzeba więc wiedzieć, jak wykorzystać to, co się dostaje i analizować zachowania użytkowników. Wśród tych firm jest 65%, które odpowiadają, że zarządzanie danymi jest główną trudnością w ich strategii. Jeśli jesteś ciekaw statystyk sporządzonych przez Boston Consulting Group, wejdź w ten link.

Wskazówki dla perfekcyjnych maili

Abyś nie przegapił żadnej okazji (lub prawie), odkryjemy razem małe sztuczki, które zrobią różnicę, gdy wyślesz e-mail do swoich celów. Przy okazji, to słowo jest szczególnie ważne, ponieważ będziesz musiał znać swój cel na wylot 🤌.

Poznaj swój cel

Tak, możesz się spodziewać, że będziemy o tym mówić na prawie wszystkich naszych artykułach, ponieważ jest to najważniejszy krok w Twojej strategii cyfrowej. Musisz wiedzieć, do kogo zamierzasz się zwrócić, komu sprzedać…

A do tego nie ma 30 000 rozwiązań, musisz stworzyć swoją persona. Persona to portret Twojego idealnego klienta. Tworząc ten portret, musisz wiedzieć, jak zaspokoić jego potrzeby, jak do niego dotrzeć i co musisz wprowadzić, aby ten potencjalny klient skonwertował. Należy zawrzeć wszystkie informacje społeczno-demograficzne, np

• Jego imię i nazwisko.
• Jego wiek.
• Miejsce, w którym mieszka.
• Jego stan cywilny 💒.
• Liczba dzieci (jeśli ma to wpływ na Twoje produkty lub usługi).
• Jego lub jej potrzeby.
• Punkty bólu 🩸.
• Jej ulubione środki komunikacji.
• Jego dochody.
• Etc…

Wszystkie informacje, które prawdopodobnie będą ważne w przejściu Twojego leadu do akcji. Oczywiście wśród profilu, który zidentyfikujesz, pojawią się inne. Konieczne będzie zatem ich segmentowanie.

Segmentuj

Jeśli ten termin do Ciebie nie przemawia, to powinieneś wiedzieć, że segmentacja oznacza po prostu, że będziesz musiał podzielić swoją persona na podgrupy w oparciu o pewne kryteria segmentacji. Kryteria takie jak :

• Położenie geograficzne.
• Język.
• Zachowania zakupowe.
• Płeć 🔞.
• Etc…

Na podstawie tych różnic dokonasz segmentacji, aby jak najlepiej dopasować się do swoich celów.

Temat emaila

Może wydać Ci się to dziwne, ale jeśli temat Twojego maila nie przypomina niczego, możesz być pewien, że Twój potencjalny klient nie otworzy maila. Linia tematu musi do nich przemówić, musi sprawić, że będą chcieli w nią kliknąć.

Copywriting

Nauka przekonywania to nie lada sztuka, zwłaszcza jeśli chodzi o sprzedaż produktu lub usługi klientowi. W naszym przypadku robimy to poprzez copywriting.

Musimy zadać sobie pytanie, jak możemy dotrzeć do naszego celu 🎯 za pomocą słów poprzez email. Dlatego właśnie persona jest bardzo ważna. Da Ci ona wskazówkę, co napisać w tym mailu, aby sprzedać swoją ofertę.

Proponujemy Ci, abyś dowiedział się wszystkiego o copywritingu, przechodząc do odkrycia tego artykułu. Nie stanie się to oczywiście z dnia na dzień, ale możesz ustawić to, co nazywamy testami A/B, aby zobaczyć, co działa najlepiej. Test A/B, jeśli nie wiesz co to jest, pozwoli Ci przetestować kilka wersji tego samego maila, aby wiedzieć, która wiadomość działa najlepiej.

Na tym przykładzie widać, że istnieje trzecia możliwość testu A/B, w rzeczywistości im więcej testów wykonasz, tym więcej liter dodasz. Więc może stać się A/B/C test i wiele więcej. Teraz pozostaje tylko ustalić, który z tych komunikatów działa najlepiej 🤑.

Personalizacja

Nie będziemy powtarzać tego, co zostało powiedziane powyżej, ale ważne jest, abyś zwrócił uwagę ⚡ na to, jak będziesz pisał swojego maila. Personalizuj go w miarę możliwości już z jego imieniem i nazwiskiem. Jeśli wiesz, że odwiedził już Twoją stronę, możesz o tym wspomnieć.

Kiedy personalizujesz swoje wiadomości, Twój użytkownik czuje się uprzywilejowany, a to właśnie sprawia, że wraca do zakupów u Ciebie. Personalizacja pozwoli Ci zrobić duży krok na zatrzymanie klientów.

Automatyzacja

Zajmując się mailingiem, możesz (a nawet powinieneś) otoczyć się dobrymi narzędziami. Pisanie dobrych maili jest czasochłonne, więc lepiej wszystko zautomatyzować. Aby to zrobić, poniżej znajdziesz małą listę narzędzi, z których możesz skorzystać:

• Drip.
• Autopilot.
• SendinBlue.
• Mailchimp 📩.

Automatyzacja jest naprawdę fajna, bo będziesz mógł zaoszczędzić czas na tysiącach wysyłanych maili. Na początku będzie wymagała trochę konfiguracji, ale potem będą to już tylko korzyści.

Zakończenie artykułu – follow up email

Jesteśmy prawie na końcu tego artykułu i jesteśmy również smutni, aby opuścić cię, ale nie panikuj, mamy zamiar podsumować wszystko, co powiedzieliśmy o dunning mailach. Tak więc, jak szliśmy dalej, mogliśmy zobaczyć :

• Najlepsze przykłady dunning maili.
• Wskazówki jak sprawić aby były skuteczne.
• Czas oczekiwania na przypomnienie.
• Jak stworzyć maila z dunningiem.
• Dlaczego konieczna była personalizacja.
• Wskazówki 💡 jak napisać idealnego maila.

FAQ artykułu follow up email

Kiedy robisz e-mailing, jest jeszcze kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę. Właśnie tym zajmiemy się w tym FAQ.

Jak zrobić skuteczne przypomnienie?

Większość marketerów uważa, że jeśli ich email nie doczekał się odpowiedzi, łatwiej jest pomyśleć, że prospekt nie jest zainteresowany. Aby podać kluczową liczbę, powinieneś wiedzieć, że tylko 2% sprzedaży odbywa się w pierwszym punkcie kontaktu. 2% to nie jest dużo. Jeśli nie będziesz follow up, to przegapisz wiele okazji ❌. Zanim dojdzie do sprzedaży potrzeba około 8 touchpointów (a więc całkiem sporo follow-upów). Teraz, gdy już to wiemy, musimy:

• Nie zostawiaj swojego prospekta zbyt długo bez wiadomości.
• Unikać nękania go.
• Bądź jasny w wiadomościach, które zamierzasz mu wysłać.
• Wybierz odpowiedni temat maila.
• Użyj narzędzia do automatyzacji.

Pozdrowienia

Nie mówimy o tym zbyt wiele, a jednak aby zakończyć maila, musisz umieścić grzecznościową formułkę. Oczywiście zależy to od tego, do kogo i w jaki sposób zwracasz się do danej osoby. Jeśli rozmawiasz z klientem, możesz użyć :

• Sincerely yours.
• Yours sincerely
• Z poważaniem
• Pozostaję do Państwa dyspozycji w przypadku jakichkolwiek dalszych informacji.

Więcej można się dowiedzieć w tym artykule. Teraz zdecydowanie musimy się rozstać 😿….. Do następnego artykułu, ale teraz wiesz już wszystko o follow up email. Na co czekasz, aby je ustawić?