El método 5W2H: ¿Cómo definir correctamente un problema?

El método 5W2H es una herramienta que permite a directivos y vendedores comprender mejor las situaciones e identificar los problemas.

En las técnicas de venta, este método de interrogatorio ayuda a orientar las conversaciones y a ofrecer productos o servicios adaptados a las necesidades del cliente. 👂

¿Qué es el método 5W2H?

El Hexámetro de Quintiliano también se conoce como el método 5W1H, que significa « ¿Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Por qué, Cómo? ». Pero también existe como método 5W2H, que añade una segunda «C» de «¿Cuánto?». 🤓

• Q – Quién: partes interesadas, actores, gestores.
• Q – Qué: objeto, acción, fase, actividad, materiales, equipos.
• D – Dónde: ubicación, distancia, escenario.
• C – Cuándo: tiempo, horario, duración, frecuencia.
• P – Por qué: razón, motivación, etc.
• C – Cómo: medios necesarios, maneras, métodos, procedimientos.
• C – Cuánto: recursos, costes, cantidades.

Formular estas preguntas ayuda a determinar las circunstancias de una situación, por ejemplo en las relaciones con los clientes, la comunicación, la gestión de proyectos o los recursos humanos.

Gracias a este método, el entrevistador puede analizar los problemas a los que se enfrenta el interlocutor y presentar después los mejores argumentos. 🤌

¿Quién?

• Identifique a todas las personas que intervienen en el embudo de ventas y utilización del producto o servicio que se vende. 👉 En concreto, quién es la persona de contacto, quién es el que toma las decisiones.
• Hay que establecer quiénes son los distintos tipos de actores implicados.👉 Esta pregunta puede dirigirse a personas, cargos, departamentos, competencias (empleados, clientes, proveedores, proveedores de servicios varios, etc.).

¿Qué?

• Determina la situación del prospecto. Esta pregunta se centra en las necesidades del cliente potencial y en la causa de la situación.
• Permite identificar el problema de forma clara y precisa, enfocar la solución a implementar, etc. 👉 Se trata de determinar la naturaleza del problema así como sus consecuencias, definir mejor los distintos aspectos del proyecto, etc.

¿Dónde?

• Identificar el lugar o servicio afectado por el problema. 👉 Saber dónde se encuentra el problema del cliente potencial.
• Esta pregunta proporcionará una descripción de la ubicación y el posicionamiento preciso de los objetos y actores implicados.

¿Cuándo?

• Averigua más sobre la situación, desde cuándo ha surgido este problema. 👉 Conoce las nociones de planificación, programación, duración o frecuencia de la actividad en cuestión.

¿Por qué?

• Conseguir que los clientes compartan su motivación para comprar un producto o servicio. Así, por ejemplo, el vendedor puede utilizar esta información para convencer a posibles compradores.
• El último aspecto de las preguntas es cual es el objetivo. 👉 Para que cada una de las preguntas anteriores sea constructiva, es útil analizar la finalidad de los distintos elementos identificados.

¿Cómo?

• Haz un dibujo de la causa o razón de la situación actual. 👉 Esta pregunta se centra en cómo surgen las necesidades.
• Se trata de determinar cómo surgen los problemas, además de cómo actúan los actores y con qué medios.

¿Cuánto?

• Evaluar la magnitud del problema. 👉 A menudo incluida en el punto anterior, esta pregunta pretende cuantificar los recursos -humanos, financieros, técnicos, de tiempo, etc.- necesarios para abordar el problema. – necesarios para abordar el problema.

Por lo tanto, para cada pregunta, Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Cómo, Cuánto, hay que preguntarse « por qué », es decir, para qué (¿Para qué?) 🏹 para analizar el problema en profundidad y resolverlo eficazmente.

Ejemplos de preguntas 5W1H / 5W2H

En esta sección, veremos algunas preguntas 5W2H prácticas que puedes hacer: 👇

Ejemplo de la pregunta « ¿Quién? »

¿Quién utilizará el producto o servicio proporcionado? ¿Quién toma la decisión? ¿Quién es la persona de contacto? ¿Quién gestionará el proyecto? ¿Quiénes son los competidores o proveedores? ¿Con quién me pongo en contacto? ¿Quiénes son los colaboradores? 🤔

Ejemplo de pregunta « ¿Qué? »

¿Cuál es el problema? ¿Con qué va a utilizar este producto? ¿Qué necesita para tomar una decisión? ¿En qué se basará su elección final? ¿En qué puede ser útil mi producto/servicio? 🪨

Ejemplo de la pregunta « ¿Dónde? »

¿Dónde se utilizará el producto o servicio? ¿Dónde va a distribuir este producto? ¿Dónde tiene previsto instalar nuestros productos en su establecimiento? ¿Dónde encuentra la información para analizarla cuando necesita tomar una decisión? 📍

Ejemplo de la pregunta « ¿Cuándo? »

¿Cuándo surgió la necesidad o el problema? Cuándo se produce, con qué frecuencia? ¿Cuándo debería hacer una oferta? ¿Cuándo tomará una decisión? ¿Cuándo vence el contrato? 📅

Ejemplo de pregunta « ¿Por qué? »

¿Por qué existe esta necesidad? ¿Por qué ha sucedido esto? ¿Por qué elegir este producto y no otros? ¿Por qué ha elegido esta solución? 🔍

Ejemplo de pregunta « ¿Cómo? »

¿Cómo ha llegado el cliente a esta situación? ¿Cómo explica el problema? ¿Cómo se enteró de los servicios prestados? ¿Cómo solucionar el problema? 🗣️

Ejemplo de pregunta « ¿Cuánto? »

¿Cuánto tiempo y dinero puede dedicar a este proyecto? ¿Cuántos productos le gustaría encargar? ¿Cuántas estaciones desea equipar? ¿Cuándo quiere empezar? 💲

Por supuesto, esta lista de ejemplos de preguntas 5W2H no es exhaustiva. 🥵 Por tanto, habrá que adaptarla en función del ámbito de actividad, los servicios prestados y los objetivos deseados.

¿Por qué utilizar el método 5W2H?

Mediante una serie de preguntas abiertas, el método 5W2H permite sintetizar la información necesaria para resolver un problema. ⚡ Este interrogatorio es una herramienta de análisis muy útil para obtener una buena visión general de la situación de tu prospección.

El análisis 5W2H puede utilizarse con fines de mejora, resolución de problemas o solución de problemas. 🛠️ Siempre que un proceso no funcione correctamente, puede adoptar este planteamiento de preguntas para encontrar una solución.

Este método se utiliza a menudo por su flexibilidad y sencillez. 👌 Permite identificar la causa del problema (Diagrama de Ishikawa) en muy poco tiempo.

¿Cómo se aplica el método 5W2H?

La calidad de la comunicación afecta a la calidad de la información recogida. 👄 Para optimizar el uso del método 5W2H, tienes que seguir un plan de acción:

Crea un Elevator Pitch

Antes de empezar, debe establecer un «Elevator Pitch». Debe anticipar las preguntas que se harán y las distintas respuestas u objeciones que se pueden plantear. 💥 Este escenario permitirá al vendedor reaccionar rápidamente y reorientar sus observaciones hacia soluciones que correspondan a las expectativas del cliente. El pitch debe redactarse junto con el discurso de venta para vincular las necesidades del cliente con los beneficios del producto o servicio que se comercializa.

Haz las preguntas 5W1H

Durante la conversación con el cliente potencial, el vendedor planteará preguntas abiertas basadas en el método 5W1H (Who, What, Where, When, How, Why). Este enfoque permitirá al vendedor descubrir las expectativas y necesidades del cliente potencial. 👂

Muestra que escuchas activamente

Durante la conversación, el vendedor puede reformular las respuestas. Además de asegurar al cliente que entiende el problema, la reformulación también puede utilizarse para verificar o aclarar ciertos puntos. 🪞 Los vendedores también pueden formular preguntas cerradas para guiar a los clientes en el proceso de toma de decisiones.

Utiliza una herramienta CRM

Para una mayor eficacia, la información recopilada puede integrarse en una herramienta CRM que realice un seguimiento de los intercambios y proporcione datos estadísticos analizables. 🤓 Las herramientas CRM ayudan a estructurar los datos de los clientes y a ejecutar un plan de descubrimiento de clientes. El método 5W2H se convierte entonces en una parte esencial de la estrategia de ventas y las actividades de marketing de la empresa.

Para beneficiarte de toda la potencia del método 5W2H, tienes que hacer las preguntas adecuadas, a las personas adecuadas, en el momento adecuado. 🤔

¿Qué herramienta utilizar para enviar un cuestionario 5W1H?

Con Waalaxy CRM, puedes crear campañas de prospección específicas a través de secuencias de mensajes automatizados. 🤖

A continuación, puede enviar su cuestionario 5W2H por correo electrónico o LinkedIn, e incluso puede gestionar las respuestas desde nuestra Inbox integrada.

¿Cuándo utilizar el método 5W1H?

El método 5W1H (¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Por qué?) se utiliza para un análisis detallado y estructurado de situaciones, problemas o proyectos. Es especialmente eficaz en la gestión de proyectos, la resolución de problemas y el análisis de procesos, ya que ayuda a aclarar todos los aspectos de una situación formulando preguntas concretas.

Esta herramienta puede utilizarse en reuniones de intercambio de ideas, auditorías, informes de incidentes y durante la planificación estratégica, garantizando que se examinan todos los aspectos relevantes para una comprensión completa y una toma de decisiones acertada.

1. Resolver un problema

El método 5W1H es una excelente herramienta para resolver problemas. ✅Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacerte en este caso:

• Quién: ¿quiénes son las partes interesadas?
• Qué: ¿cuál es el problema?
• Dónde: ¿dónde se localiza el problema, en qué contexto?
• Cuándo: temporalidad del problema (¿cuándo/frecuentemente?)
• Cómo: ¿cuáles son los efectos del problema?
• Por qué: ¿cuál es la causa del problema?

2. Para definir su proyecto

Las preguntas 5W1H pueden ser útiles a la hora de iniciar un proyecto. 🏃 De hecho, puede servir para definir ciertos aspectos importantes:

• Quién: ¿quién es el objetivo, el cliente, el grupo de partes interesadas?
• Qué: ¿qué es el proyecto en términos concretos?
• Dónde: ¿dónde tendrá lugar el proyecto?
• Cuándo: ¿cuál es la fecha de inicio?
• Cuánto: ¿de qué presupuesto se dispone? ¿Cuánto durará el proyecto?
• Por qué: ¿por qué se realiza este proyecto, cuál es el objetivo?

3. Aplicar una estrategia de marketing

El método 5W1H se utiliza a menudo para definir la estrategia de marketing 🌟, ya que ayuda a determinar el plan de acción que debe llevarse a cabo:

• Quién: ¿quién es el público objetivo? ¿Quién es el miembro del equipo responsable de supervisar el progreso del proyecto?
• Qué: ¿qué herramienta o servicio utilizará para comunicar?
• Dónde: ¿dónde encontrará la información que necesita?
• Cuándo: ¿con qué frecuencia se comunicará?
• Cómo: ¿qué medios utilizará (redes sociales, sitio web, boletín, etc.)?
• Por qué: ¿cuál es el objetivo y qué beneficios aporta esta estrategia?

4. Preparar y dirigir una reunión

El método 5W1H es ideal para preparar una reunión eficaz y productiva. Tanto si se trata de una reunión de equipo como de una reunión de carácter más general, la reunión debe estar estructurada. De lo contrario, corres el riesgo de perder el tiempo.

Este tipo de preguntas le permitirá orientar mejor las expectativas, la audiencia y los medios desplegados para esta reunión. También será muy útil para redactar el acta de la reunión:

• Quién: ¿quiénes son los participantes?
• Qué: ¿cuál es el objetivo de la reunión?
• Dónde: ¿dónde tendrá lugar la renovación?
• Cuándo: ¿cuándo está prevista la reunión? ¿En qué fecha?
• Cómo: ¿qué medios se utilizarán para tratar cada tema (solicitud de reunión, apoyo, etc.)?
• Por qué: ¿qué resultados cabe esperar al término de la reunión?

Conclusión: Método 5W1H y 5W2H

En conclusión, este tipo de interrogatorio no solo permite comprender mejor las expectativas y preferencias de los clientes, sino también adaptar las ofertas de forma más específica, aumentando así las posibilidades de éxito comercial. 👏

¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Dónde? ¿Por qué? Estas preguntas pueden aplicarse a un amplio abanico de situaciones y pueden ayudarle a fidelizar a sus clientes o a encontrar otros nuevos. 😉

Artículo FAQ

¿Qué preguntas debo hacer a un cliente potencial?

Es importante hacer a los clientes las preguntas para vender. 🧨 Estas preguntas se dividen en varias categorías, como preguntas abiertas y cerradas, que ayudan a determinar las expectativas del cliente y a confirmar información esencial para avanzar en la negociación.

He aquí algunos tipos esenciales de preguntas que hay que hacerse: 👇

1. Preguntas para identificar necesidades: pregunte a los clientes qué les falta para alcanzar sus objetivos o qué les gusta de su proveedor actual.
2. Preguntas de satisfacción: pregunte sobre la satisfacción con los productos o servicios actuales y si recomendarían estos productos a otras personas.
3. Preguntas sobre la relación con el cliente: averigüe cómo se utiliza el producto en la empresa del cliente y qué mejoras podrían ser beneficiosas.
4. Preguntas finales: compruebe si la cooperación puede continuar o ampliarse, y si el cliente está dispuesto a renovar o ampliar el contrato inmediatamente.

Las preguntas específicas incluyen elementos como los objetivos a corto y largo plazo del cliente, 🎯 aspectos del servicio actual que podrían mejorarse e identificación de criterios para una futura colaboración.

¿Cómo crear una base de datos de clientes potenciales?

Con Waalaxy puede desarrollar su base de datos de prospectos desde cero, 👽 empezando por definir su persona objetiva para asegurar que sus esfuerzos de marketing resuenen y conviertan de manera efectiva.

Te recomendamos que recopiles datos iniciales de tu red existente, incluidos detalles como nombres, datos de contacto e interacciones anteriores, para que puedas personalizar las comunicaciones. 🤗

¡A continuación, puedes enviar mensajes de seguimiento utilizando el método 5W1H y 5W2H para saber más sobre la situación y las expectativas de tus clientes potenciales! 🧲