As pessoas podem dizer que o e-mail está desactualizado, mas não é este o caso. Pelo contrário, este é precisamente o momento para tirar partido dele. Sabe o que vamos ver hoje? O follow up mail. Aprenderá os melhores exemplos e dicas que deve aplicar. Seguindo em frente, temos o nosso trabalho recortado para nós 🥖.

Quando se está no mundo dos negócios e especialmente no campo BtoB, por vezes é necessário enviar e-mails (e prefere fazer isso do que fazer chamadas telefónicas, confie em mim). Por vezes, responder-lhe-emos e isso é óptimo. Por outro lado, em outros casos, não vai acontecer nada. Talvez um descuido 😲. Seja como for, vamos avisá-los de que estamos aqui 👀.

Os melhores exemplos de um e follow up mail

Há muitas maneiras de acompanhar o seu alvo, mas vejamos os diferentes cenários que podem surgir no seu caminho.

#1 E-mail de cobrança para uma aplicação não respondida

Encontrou uma oferta de emprego que parecia espantosa e enviou o seu currículo e carta de apresentação 📨 com um e-mail muito agradável que o acompanhava. Talvez até se tenha proposto a contactar o seu recrutador também no LinkedIn (grande ideia). Mas ainda não recebeu uma resposta? Opte pelo follow up email. Como bónus, mostrará o seu interesse na empresa.

O conselho

Está a dirigir-se a um recrutador, pelo que deve tomar conta de várias coisas:

• A sua língua: está a expressar-se a um recrutador, precisa de escrever com o mínimo de erros possível (0 é sempre melhor) e não fale com ele como se fosse o seu antigo 🧐 Uncle George.
• Tempo de resposta. Não faça seguimento com o recrutador se for o dia seguinte ao do seu primeiro envio. Espere uma semana e envie o seu seguimento.
• Seja claro e conciso: dê ao seu leitor todos os elementos que ele precisa de saber. Isso significa que precisa de especificar a data que enviou a sua candidatura.
• Realce algumas competências chave.
• Marque uma reunião, se puder.

#2 Enviar um follow up email a um potencial cliente

Pode ter enviado um e-mail a um potencial cliente, mas ele nunca respondeu. Como fazê-lo compreender que você está lá? Vamos mostrar-lhe agora mesmo. Pode precisar de enviar vários lembretes, vários emails, mas concentrar-nos-emos no primeiro email que enviar.

Dicas

Quando contactar um potencial cliente, tenha isto em mente:

• O tom: Fale como fala na sua estratégia de comunicação, para que as pessoas saibam quem você é.
• Tal como com um e-mail que vai enviar a um recrutador, tenha em mente que não deve sobrecarregar as suas perspectivas com os seus e-mails, especialmente se estiver a tentar vender 🤑 uma coisa.

#3 Seguimento após uma entrevista

Conseguiu uma entrevista com um prospect, com um cliente ou mesmo com um recrutador. Já, parabéns, esse é um grande passo 👟. Agora vai ter de reunir um pequeno e-mail.

Dicas

É óptimo ter tido uma entrevista, mas não quer deixar muito tempo para voltar a entrar em contacto com a pessoa (sem a sobrecarregar novamente). Como de costume, terá de o fazer:

• Veja o tom dos seus e-mails para a pessoa que está a escrever para 🖋️.
• Continue a mostrar o seu interesse na pessoa para quem está a escrever.
• Pode também sugerir uma data para o telefone.

#4 Follow up email de pagamento

Este não é muito divertido 💀 mas se ofereceu uma assinatura, talvez ainda não tenha recebido o pagamento de um dos seus clientes. Portanto, ele está atrasado para o pagamento. Neste caso, temos uma amostra de e-mail para si.

As dicas

Esta não é uma parte muito divertida do processo, mas é bem possível que seja confrontado com ela. O que lhe aconselhamos a fazer para escrever um bom email de lembrete de pagamento é pensar em :

• Favor fornecer o máximo de informação possível sobre a factura não paga (data, número da factura).
• O montante da factura que o seu cliente deve pagar.
• Se aplicar multas por atraso de pagamento, deve especificá-lo no seu e-mail.
• Deve incluir um anexo lembrando os seus dados bancários 💳 ou redireccionar o utilizador para a plataforma de pagamento.

#5 Lembrete de assinatura de contrato e-mail

Os nossos hábitos de prospecção mudaram profundamente graças ao advento da tecnologia digital. O correio electrónico tornou-se uma excelente forma de adquirir novos clientes e de facilitar a retenção de novos clientes. Acontecerá certamente na sua carreira que terá de assinar um contrato. Se não obtiver uma resposta após algum tempo, eis o que poderá enviar ao seu alvo 🎯.

Dicas

Para um lembrete de assinatura de contrato, como com todos os seus outros e-mails, há algumas coisas a manter claramente na sua mente:

• Concisão, seja preciso e claro na sua escrita. O seu interlocutor deve compreender porque é que o está a contactar.
• Recordar os elementos importantes do contrato, tais como o nome do contrato, a data em que o enviou.
• Pode oferecer-se para troca via e-mail ou telefone 📱.
• Sinta-se à vontade para marcar uma consulta, se necessário, e especificá-la no seu e-mail.

#6 Lembrete de citação por e-mail

Neste caso, caminhará sobre uma corda bamba. Deverá conseguir combinar o facto de o seu futuro cliente assinar a sua citação sem o assediar demasiado. Caber-lhe-á a si encontrar o equilíbrio certo. Uma vez enviado o orçamento, terá de esperar alguns dias antes de enviar o seu lembrete (sim, seja paciente). Pode também tentar um lembrete telefónico.

Dicas

Como dissemos acima, não quer que o seu cliente se sinta molestado pela sua mensagem. Deve dar-lhe tempo para tomar todas as informações de que necessita e pesar os prós e os contras se tiver um projecto em comum. Mas no e-mail é imperativo que :

• Recordar o número da citação.
• Colocar o nome do projecto/produto/serviço.
• Sugerir uma chamada telefónica.

#7  Follow up email dos empregados

Aqui, não vamos relembrar um cliente (panfleto) mas alguém com quem se trabalha. Pode ser um colega de outro departamento ou outra agência (e, neste caso, não o conhece). Para dar seguimento a um colega, terá de pensar sobre a relação que tem com ele. Aqui está um exemplo típico que pode utilizar como desejar.

Dicas

Não há um tempo médio de espera quando se envia um e-mail de lembrete a um colaborador. Mais uma vez, tudo depende do tipo de relação que se tem e se se conhece a pessoa. Por vezes pode estar num projecto com um colaborador de outra região e, nesse caso, terá de adaptar o seu tom. Tenha em mente, no entanto:

• Para ser claro: o seu colaborador deve compreender do que está a falar.
• Para colocar elementos importantes 💡 da sua última troca.

#8 Follow up email do cliente

É verdade, um e-mail de lembrete do cliente pode ser muito genérico. No entanto, vamos oferecer-lhe um modelo para copiar e colar para que o possa utilizar, se necessário. Neste exemplo, vamos adaptar um tom mais amigável utilizando emojis (mais uma vez, pode fazê-lo se a sua marca e a sua comunicação se prestarem a isso).

Dicas

Quando falamos de relançamento de clientes, pode ser para promover uma nova oferta, para lhes oferecer um desconto ou para lhes pedir que participem num evento ao vivo que lhes possa dar informações relevantes e úteis. Em qualquer caso, eis o que se deve fazer:

• Não hesite em acrescentar valor ao seu e-mail.
• Tenha cuidado com o tom que usa.
• Explique porque está a enviar um e-mail como este.

#9 Carrinho de compras follow up email

Se tiver um site de comércio electrónico, isto pode acontecer com bastante frequência por várias razões… Por vezes é suficiente tranquilizar o seu alvo para dar o passo da conversão. Eis um exemplo que pode aplicar em caso de abandono do carrinho 🛒 de um cliente.

Dicas

A fim de satisfazer as diversas necessidades da sua base de clientes, também precisa de compreender os seus desincentivos. No seu correio electrónico, poderá:

• Adicionar um código promocional para que as pessoas tomem medidas.
• Jogar com o sentido de urgência (a não ser feito o tempo todo) mencionando o facto de que o stock é baixo.
• Oferecer o envio.
• Ofereça itens adicionais que possam interessar ao seu alvo.
• Acrescentar uma imagem que fale aos artigos do alvo.

Tempo de espera para lançar um e-mail de seguimento

Não vamos ensinar-lhe a definição de um e-mail, pensamos que já o conhece muito bem. Por outro lado, sabe quanto tempo deve esperar antes de enviar um e-mail de seguimento 🤨? Definitivamente, vamos decepcioná-lo, mas não há tempo ideal.

O que precisa de ter em mente é que precisa de escolher o momento certo, por isso será de acordo com o seu alvo. É por isso que é extremamente importante conhecer bem a sua pessoa (e, por acaso, passar bem o tempo a prepará-la). A principal informação que deve ter em mente é que se o seu potencial cliente tiver de lhe responder, normalmente fá-lo-á no mesmo dia em que recebe o seu correio electrónico. Com isso, não está muito adiantado.

Não se quer esperar muito tempo para acompanhar alguém. No entanto, eis o que pensamos ser consistente em termos de seguimento. Quando vai enviar mensagens de lembrete, procederá da seguinte forma:

• D+2 para o seu primeiro lembrete.
• D+4 para o seu segundo lembrete.
• D+6 para o seu terceiro lembrete.
• D+10 para o quarto.

Quanto ao resto, pode adicionar D+1 mas não se esqueça de deixar o seu alvo respirar.

Como fazer um e-mail de lembrete?

Para fazer um e-mail de seguimento, não deve torturar a sua mente. Qual foi a sua estratégia no início? Se fez a sua persona, pensou na comunicação do seu produto, normalmente sabe como proceder.

Não se preocupe, não o vamos deixar assim. Para fazer um bom e-mail de aviso, já terá de pensar sobre a situação. É um lembrete de pagamento? É um lembrete de candidatura? Aqui está uma lista daquilo em que precisa de pensar:

A importância da personalização

Podemos imaginar que esteja ciente disto, mas um lembrete é sempre bom para levar 😁. Saiba que um e-mail personalizado só o pode beneficiar. Quando recebe um e-mail personalizado, é mais provável que vá e veja o que eles podem oferecer como serviço. Este é um dos princípios básicos das relações com os clientes. Para o convencer disto, falaremos de algumas figuras-chave.

Com efeito, a personalização dos seus e-mails permitir-lhe-á aumentar consideravelmente a satisfação do seu público e aumentar a sua lealdade.

A aquisição não é a única coisa que conta na vida, pense também na retenção dos seus clientes. Eles próprios podem ajudá-lo a promover os seus serviços ou produtos. Portanto, não descure a personalização e o efeito que ela pode ter nos seus clientes.

Os limites

Nem tudo é perfeito, sejamos francos. Quando se trata de personalização de e-mails, não se pode entrar na vida do consumidor e saber tudo sobre eles. Não é legal 💀 ter muita informação pessoal sobre alguém.

Assim, é necessário saber como utilizar o que lhe é dado e analisar os comportamentos dos utilizadores. Há 65% entre estas empresas que respondem que a gestão de dados é uma grande dificuldade na sua estratégia. Se estiver curioso em conhecer as estatísticas feitas pelo Boston Consulting Group, vá a esta ligação.

Dicas para e-mails perfeitos

Para que não perca nenhuma oportunidade (ou quase), vamos descobrir juntos os pequenos truques que farão toda a diferença quando enviar um e-mail aos seus alvos. A propósito, esta palavra é particularmente importante uma vez que terá de conhecer o seu alvo na ponta dos dedos 🤌.

Conhecer o seu alvo

Sim, pode esperar que falemos sobre isto em quase todos os nossos artigos, já que este é o passo mais importante na sua estratégia digital. Tem de saber a quem se vai dirigir, a quem vai vender…

E para isso, não existem 30 000 soluções, tem de criar a sua persona. A persona é o retrato do seu cliente ideal. Ao criar este retrato, precisa de saber como satisfazer as suas necessidades, como chegar lá e o que precisa de pôr em prática para que este potencial cliente se converta. Toda a informação sócio-demográfica deve ser incluída, como por exemplo

• O seu primeiro e último nome.
• A sua idade.
• O lugar onde ele vive.
• O seu estado civil 💒.
• O número de filhos (se isso tiver impacto nos seus produtos ou serviços).
• As suas necessidades.
• Os pontos de dor 🩸.
• O seu meio de comunicação favorito.
• Os seus rendimentos.
• Etc…

Toda a informação que é susceptível de ser importante na passagem à acção da sua liderança. Claro que, entre o perfil que identificará, aparecerão outros. Por conseguinte, será necessário segmentá-los.

Segmento

Se este termo não falar consigo, deve saber que a segmentação significa simplesmente que terá de dividir a sua pessoa em subgrupos com base em certos critérios de segmentação. Critérios como :

• A situação geográfica.
• A língua.
• O comportamento de compra.
• O género 🔞.
• Etc…

Com base nestas diferenças, fará a sua segmentação para melhor se ajustar aos seus alvos.

O assunto do e-mail

Pode parecer-lhe estranho, mas se o seu assunto de e-mail não se parecer com nada, pode ter a certeza de que o seu potencial cliente não abrirá o e-mail. A linha de assunto tem de falar com eles, tem de os fazer querer clicar sobre ela.

Copywriting

Aprender a convencer é uma arte e tanto, especialmente quando se trata de vender um produto ou um serviço a um cliente. No nosso caso, fazemo-lo através de copywriting.

Temos de nos perguntar como podemos atingir o nosso alvo 🎯 com palavras através de e-mail. É por isso que a persona é muito importante. Dar-lhe-á uma indicação do que deve escrever nesse e-mail para vender a sua oferta.

Sugerimos que saiba tudo sobre copywriting, indo à descoberta deste artigo. Não vai acontecer de um dia para o outro, claro, mas pode preparar o que chamamos testes A/B para ver o que funciona melhor. Um teste A/B, se não souber o que é, permitir-lhe-á testar várias versões do mesmo e-mail para saber qual a mensagem que funciona melhor.

Neste exemplo, pode ver que existe uma terceira possibilidade de teste A/B, de facto, quanto mais testes fizer, mais cartas acrescenta. Portanto, pode tornar-se um teste A/B/C e muito mais. Agora só falta descobrir qual destas mensagens funciona melhor 🤑.

Personalização

Não vamos repetir o que foi dito acima, mas é importante que preste atenção ⚡ à forma como vai escrever o seu e-mail. Personalize-o tanto quanto possível já com o seu primeiro e último nome. Se souber que ele já visitou o seu site, pode mencioná-lo.

Quando personaliza as suas mensagens, o seu utilizador sente-se privilegiado, e é isso que o faz voltar a comprar-lhe. A personalização permitir-lhe-á dar um grande passo na retenção dos seus clientes.

Automatização

Quando se faz mailing, pode (e até deve) rodear-se de boas ferramentas. Escrever bons e-mails é demorado, por isso é melhor automatizar tudo. Para o fazer, aqui está uma pequena lista de ferramentas que pode utilizar:

• Gotejamento.
• Piloto automático.
• SendinBlue.
• Mailchimp 📩.

A automatização é muito fixe porque poderá poupar tempo em milhares de e-mails enviados. Exigirá um pouco de configuração no início, mas depois disso, será apenas um benefício.

Conclusão do artigo – follow up email

Estamos quase no fim deste artigo e também estamos tristes por vos deixar, mas não entrem em pânico, vamos recapitular tudo o que dissemos sobre os e-mails de cobrança. Assim, à medida que fomos avançando, pudemos ver :

• Os melhores exemplos de correio de cobrança.
• Dicas para os tornar bem sucedidos.
• O tempo de espera para um lembrete.
• Como fazer um e-mail de advertência.
• Porque era necessário personalizar.
• As dicas 💡 para escrever o e-mail perfeito.

FAQ do artigo – follow up email

Quando se envia um e-mail, há mais algumas coisas a registar. Isto é exactamente o que faremos nesta FAQ.

Como fazer um lembrete eficaz?

A maioria dos marqueteiros pensa que se o seu e-mail não tiver sido respondido, é mais fácil pensar que o potencial cliente não está interessado. Para lhe dar um número chave, deve saber que apenas 2% das vendas são feitas no primeiro ponto de contacto. 2% não é muito. Se não der seguimento, vai perder muitas oportunidades ❌. São necessários cerca de 8 pontos de contacto antes de se efectuar uma venda (por isso, bastantes seguimentos). Agora que sabemos isso, vamos ter de o fazer:

• Não deixe a sua perspectiva sem notícias por muito tempo.
• Evite incomodá-lo.
• Seja claro nas mensagens que lhe vai enviar.
• Escolha o assunto correcto do e-mail.
• Use uma ferramenta de automatização.

As saudações

Não falamos muito sobre isso e, no entanto, para terminar um e-mail, deve colocar uma fórmula educada. Claro, depende de quem e como se dirigir à pessoa. Se estiver a falar com um cliente, pode utilizar :

• Atenciosamente seu.
• Atenciosamente
• Atenciosamente
• Fico à vossa disposição para qualquer informação adicional.

Pode saber mais neste artigo. Agora, temos definitivamente de nos deixar uns aos outros 😿… Até ao próximo artigo, mas agora já sabe tudo o que há para saber sobre o follow up mail. De que está à espera para os preparar?