¿Que es un CRM? Definición y ventajas

Seguro que ya has oído hablar del acrónimo CRM en alguna parte. Curioso, has tecleado en Google Que es un CR M y ahí, se te ofrecen un montón de resultados, cada uno tan complejo como el otro. 😑 Que no cunda el pánico, en este artículo, veremos lo siguiente:

  • ¿Para qué sirve un CRM?
  • Cuándo utilizarlo?
  • 4 razones para usarlo en tu empresa.
  • Cómo empezar a utilizar un CRM fácilmente.

Venga, sin más preámbulos, empecemos a convertirnos en un CRM AS. 🃏

Cuál es la finalidad de un CRM?

CRM o GRC son las siglas de «Customer Relationship Management» en inglés, que significa gestión de las relaciones con los clientes. A grandes rasgos, es una estrategia, más concretamente un software que gestiona la gestión de las relaciones e interacciones entre los empleados de una empresa y sus clientes o potenciales clientes. ⬇️

Ésta se adapta a las necesidades de la empresa, tiene como objetivo optimizar sus interacciones y se compone en torno a 3 partes:

  • Marketing➡️ es, entre otras cosas, todo el análisis de los datos recogidos durante el intercambio con el cliente.
  • Fuerza de ventas ➡️C son todas las acciones operativas, como la planificación, las estimaciones, los objetivos, etc.
  • Servicio al cliente ➡️C es todo lo que está directamente relacionado con el cliente, como el servicio posventa, el historial de intercambios, solicitudes y reclamaciones, etc.

Una herramienta CRM registra ciertos datos de los clientes, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, el perfil en las redes sociales, el tipo de empleo, etc., pero no sólo eso. También puede importar y exportar cierta información de la empresa. Así que sí, todas estas tareas se pueden hacer manualmente pero, llevaría mucho más tiempo y potencialmente se pueden perder algunos datos.

Le mostraremos por qué. 👇🏼

Que es un crm ejemplos – Comparación con el método manual

Como dijimos antes, puedes hacer algunas tareas manualmente, como una lista de contactos por ejemplo. Sin embargo, esto lleva tiempo de configuración, no es muy práctico, no es muy ergonómico y puede ser difícil controlar el tiempo, especialmente si tu lista crece. 😶🌫️

He aquí un ejemplo de lista de contactos o posibles clientes en Microsoft Excel. ⬇️

Todos estamos de acuerdo, esto se puede desordenar rápidamente y dependiendo de lo que quieras poner, te puedes atascar rápidamente. A modo de comparación, aquí tienes una lista de prospectos en un CRM.

Si quieres más detalles sobre un prospecto en particular, simplemente haz clic en su nombre y aparecerá esta ventana con toda su información de contacto. 😇

Qué mejor manera de depurar y comparar una hoja de cálculo con un CRM que con un pequeño gráfico? 🥰

Características Hoja de cálculo CRM
Base de datos Información básica de contacto (teléfono, correo electrónico, apellidos, nombre, fecha de nacimiento, cargo) Información más detallada (historial de comunicaciones, acciones de la empresa)
Actualización de la información Actualización manual de información y contactos Actualización automática de contactos e información, en función de las acciones realizadas
Seguimiento de tareas Seguimiento de tareas manuales Seguimiento de tareas automatizadas
Segmentación Creación de columnas para segmentar los contactos Creación de escenarios y listas para segmentar más rápidamente
Ubicación de la información La información permanece en su hoja de cálculo a menos que la modifique manualmente La información circula en su CRM y es accesible por todos los usuarios del CRM

Ventajas e inconvenientes

Para ser completamente imparcial, debe tener todos los elementos en la mano, incluidas las ventajas y desventajas de utilizar un CRM.

De nuevo, todo depende de tu situación, si eres una joven start-up, una empresa con más de 100 empleados, un reclutador, un joven licenciado, elegir un CRM puede ser acertado. 👀

¿Cuándo utilizar un CRM?

Ir a través de un software CRM (gestión de relaciones con los clientes) le permite organizar y sincronizar ciertos pasos, incluyendo los procesos de ventas, departamento de marketing, soporte técnico y ventas. 😄

Impulsa tu marketing

Con el uso de un software crm, podrás proponer operaciones de captación y fidelización dirigidas. De hecho, podrá planificar y personalizar campañas de marketing, por ejemplo, teniendo una visión de 360° sobre sus acciones. 🌍 Además, durante sus campañas, podrá seguir y analizar sus evoluciones, lo que ha funcionado o no, mientras realiza informes como análisis de rentabilidad, medición de los resultados obtenidos, etc.

Aumente sus ventas

Todas las tareas que suelen ser redundantes, como la programación de llamadas, el envío de facturas o la gestión de presupuestos, pueden realizarse en una herramienta de gestión de relaciones con los clientes.

Fidelice a sus clientes

Sí, esta parte no debe descuidarse. Sin clientes, tendrá dificultades para vender sus productos o servicios. Por eso, utilizando un Saas para realizar el seguimiento de las interacciones con los clientes, el equipo encargado de los clientes ganará en eficiencia y, lo más importante, ¡en capacidad de respuesta! 🥰

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4 Razones para utilizar un CRM en la empresa

Como se ha dicho antes, un software crm va a permitir a su negocio fortalecer sus relaciones con sus clientes actuales, empleados, colegas e incluso socios.

No importa el tamaño de tu negocio, si eres una start-up, una VSE, una empresa b2b o b2c, o un empresario autónomo, puedes adoptar totalmente un CRM. ¡Ahora te explicaremos 4 razones para sucumbir a un CRM para tu negocio! 🥰

#1. Identifica y categoriza a tus clientes potenciales

Antes de intentar vender tu producto a toda costa, debes empezar por identificar y categorizar a tus prospectos potenciales. Como viste en Qué es un CRM, esta herramienta te permite enviar un mensaje personalizado, que habrás elegido en el momento adecuado y a la persona adecuada. 👀

Además, puedes crear listas de prospectos para categorizarlos y disociarlos. Para ilustrar lo que digo, pongamos un ejemplo: Soy reclutador en una empresa que busca desarrolladores web. Para encontrar a mi perla rara, utilizaré LinkedIn, la primera red social profesional del mundo.

Con un CRM, importaré los prospectos que haya elegido previamente en mi lista de «Desarrolladores».

Después, podré enviar campañas personalizadas con el mensaje que yo elija, entre más de 99 escenarios disponibles, si así lo deseo. 😇

#2. Mejorar la gestión de la relación con el cliente

Poseer un sistema crm proporciona mayor visibilidad a tu equipo de ventas, pero no solo eso. Tener todos los datos de tus prospectos y nuevos clientes en un solo lugar permite la transferencia de información entre tus empleados sin pérdida de información. 🕳️

Necesitas conocer el expediente de tu cliente, lo que hizo, los pasos y errores que cometió, para poder conversar y animarle en un próximo paso más adaptado. De este modo, el cliente se siente seguro 🫱🏼🫲🏽car sabe que le conoces y que no necesita repetir su historia una y otra vez.

Aunque el ticket con el cliente haya terminado, es mejor que la satisfacción de la relación con el cliente continúe porque, con el CRM adecuado, podrás acceder al historial de actividad del cliente y comunicarte con él.

Como ves, la gestión de la relación con el cliente es primordial. 💟

#3. Cohesión del equipo

Una de las mayores fortalezas de un software de gestión es la centralización. De hecho, gracias a esta característica, si eres una empresa y tienes varios equipos de diferentes departamentos, te permitirá:

  • 🟦 Gestionar una serie de leads a través de determinadas acciones de marketing.
  • 🟪 Estos leads se reenvían al equipo de ventas especializado de forma automática.
  • 🟦 Los pasos de prospección y negociación entran en juego gracias a la información del prospecto, sus deseos y necesidades, esta información, etc.
  • 🟪 La venta se realiza directamente en la solución crm.
  • 🟦 Cuando la venta ha sido bien hecha, el equipo de SAV se encarga de gestionar el historial de compra, lista todos los canales utilizados para comunicarse con el fin de evitar en el futuro, una discusión duplicada.

#4. Estar preparado para el futuro

Esta última razón aplica si alguna vez planeas cambiar el producto o servicio dentro de tu empresa. 👀

Supongamos que no utilizas ninguna solución CRM y lo haces todo manualmente a través de una hoja de cálculo. Decides cambiar de producto o servicio y por tanto, hacer otras hojas de cálculo con nuevos datos.

Pues bien, no vas a borrar toda la información que tienes sino que vas a ordenarla manualmente una a una, lo que te puede llevar mucho tiempo.

Con un crm de marketing como Waalaxy, todo esto es posible y, ¡mucho más rápido! Aquí hay algunos ejemplos comparando un crm simple y una tabla.

Características CRM Hoja de cálculo
Contacto con el cliente
Mejora de la gestión de contactos
Colaboración entre equipos
Mejora de la productividad
Previsión precisa de las ventas
Impulso de la gestión de ventas
Gestión de los datos de los clientes
Envío de campañas personalizadas
Informes fiables
Satisfacción de los clientes
Fidelidad de los clientes
Aumento de las métricas de negocio
Retorno fiable de la inversión

Por qué debería favorecer un CRM basado en el Cloud ?

Puede parecer obvio para algunos pero, es mejor utilizar un CRM basado en el cloud en lugar de uno basado en el sitio web. ¿Cuál es la diferencia?

Es bastante simple, un CRM on-premise requiere que lo instales tú mismo. Entonces, ciertamente, puede beneficiarse de los servicios de soporte completo del editor, como la configuración y la formación de los usuarios.

En cambio, con un CRM en el cloud, no necesitas instalarlo manualmente con una empresa de hosting, todo se hace online, incluyendo los datos de tus potenciales clientes y la configuración, todo desde cualquier terminal. 🖥️

1) Reducción de costes

Como se ha explicado anteriormente, instalar el software CRM in situ requiere disponer de servidores y hosts sólidos, lo que requiere un hardware de calidad que puede ser difícil de instalar. Además, como cualquier dispositivo, necesita mantenimiento, y tenga en cuenta que el mantenimiento del software puede ser muy caro.

Piensa también en los costes de infraestructura para almacenar tu hardware, así como la electricidad. 💡

Mientras que un software CRM no necesita mantenimiento, si no sin esfuerzo porque todos los elementos técnicos, así como las actualizaciones de software se realizan automáticamente por el editor de software, conveniente ¿verdad? 😄

2) Mejora de la productividad

Al igual que un teléfono móvil, un software crm basado en el sitio tiene una cierta capacidad de almacenamiento. Cuando se excede, es necesario añadir otro espacio de almacenamiento o cambiar el diseño. Mientras que con el software basado en el cloud, al igual que el cloud en un teléfono, simplemente puede cambiar su suscripción para aumentar su capacidad de almacenamiento, lo que le permite incorporar rápidamente cambios en los entornos y características del negocio sin gastar grandes cantidades de dinero. 👩🏼🚀

3) Puede trabajar desde cualquier lugar con cualquier persona

Dado que las herramientas crm basadas en el cloud no requieren ninguna instalación o infraestructura especial, ¡puedes trabajar con cualquier ordenador desde cualquier lugar! El objetivo de centralizar la información es permitir también trabajar con todos los miembros que tengan acceso al proyecto CRM. 🌐

Por ejemplo, en Waalaxy, tienes la función Equipo que te permite acceder y compartir todas tus listas, leads y campañas, pero también tus cuentas de LinkedIn. Para saber más sobre esta función, ¡vaya aquí! ⬅️

¿Cuál es la diferencia entre un software CRM y un software ERP?

Si buscas en Google que es un CRM, es posible que veas software ERP. Pero, ¿de qué se trata? 🤔

Una herramienta ERP (enterprise resource plannings) o ERP (planificación de recursos empresariales) proporciona acceso a todos los procesos operativos como inventario, pedidos, finanzas y contabilidad, producción, todo en una única base de datos.

Permite, entre otras cosas, planificar los servicios de una empresa y reducir así los costes de producción. Qué mejor que un visual para ilustrar de lo que estamos hablando? 🥰 En resumen, un ERP permite gestionar:

Funcionalidades ERP
Gestión de pedidos Desde el pedido del cliente hasta el servicio post venta
Recursos Humanos Gestión de bajas y ausencias, gestión de nóminas
Gestión de inventarios Inventario en tiempo real
Finanzas y contabilidad Presupuestos, facturación, tesorería
Almacenes Preparación de pedidos hasta la entrega

Mientras que un CRM permite :

Funcionalidades CRM
Prospección Generar clientes potenciales
Ventas Mejorar la gestión de ventas, gestionar ventas y citas
Ventas Impulsar la fuerza de ventas, centralizar la información de los clientes, disponer de una herramienta de colaboración
Atención al cliente Automatice y personalice la atención al cliente, aumente la experiencia del cliente
Almacenes Preparación de pedidos hasta la entrega

5 software CRM que te harán la vida más fácil

1) Software CRM de Monday.com

No te preocupes, esta herramienta CRM no te hará trabajar el lunes, te ayudará a organizar el resto de tu semana productivamente.

Bromas aparte, Monday.com es un software de CRM con muchas funciones, como:

Gestión de proyectos. 💻
Gestión de contactos y leads. 🫱🏽‍🫲🏾
Programación de citas. 🗓️
Creación de formularios personalizados. 📝

Perfecto para equipos que trabajan de forma remota, ya que este ofrece colaboración en tiempo real y una gestión de proyectos perfecta. Aquí están los pros y los contras rápidos de este: ⬇️

¡Ahora hablemos de su precio! 👇🏼

¿Cuánto cuesta Monday.com?

Esta herramienta ofrece suscripciones basadas en el tamaño de su equipo. Para este ejemplo, hemos elegido el tamaño estándar de 3 usuarios. Esto es lo que ofrece:

Individual a 0€/mes ➡️ para personas que quieran hacer un seguimiento de su trabajo.
Básico a 24€/mes ➡️ gestiona todo el trabajo de tus equipos en un único espacio.
Estándar a 30€/mes ➡️ colabora y optimiza los procesos de tu equipo.
Pro a 48€/mes ➡️ agiliza y gestiona el complejo proceso de trabajo de tus equipos.
Negocios (contáctelos) ➡️ para organizaciones que buscan características profesionales.

2) La herramienta CRM Sellsy

Sellsy facilita la vida de las empresas al proporcionar una solución completa de ventas, marketing y atención al cliente. Estas son algunas de las características:

🔷 Gestión de facturación y cotización.
🔷 Creación de campañas de mailing, generación de leads.
🔷 Gestión de proyectos con seguimiento de tareas, plazos y presupuestos para cada proyecto.
🔷 Análisis de datos.

¡Ahora pasemos a los pros VS contras! 🚀

¿Cuál es el precio de Sellsy?

Sellsy ofrece paquetes a la medida de tus necesidades. Puede comprar licencias para Prospección y Ventas, Facturación y Gestión o ambas, lo que se denomina la suite CRM, disponible para 2 usuarios, con 3 ofertas disponibles:

Imprescindibles a 54€/mes ➡️ la oferta más sencilla para pequeños negocios.
Avanzado a 90€/mes ➡️ para optimizar la gestión de tu pyme.
Enterprise a 120€/mes ➡️ para pymes en hipercrecimiento, a partir de 10 usuarios.

3) Software CRM y de prospección: Waalaxy

Por supuesto, ¿cómo podríamos hablar de herramientas de CRM sin hablar de nuestra pequeña joya: Waalaxy? 👽 Waalaxy es un software de prospección y automatización para LinkedIn e InMails, disponible como extensión de Google Chrome. ¿Todavía no está convencido?

¡Échale un vistazo! 👇🏼

Nuestra video sobre Waalaxy ! 

Muy bien, ahora pasemos a un pequeño tutorial. 🥰

¿Cómo empezar a utilizar un CRM?

Ahora que ya sabe qué es un software CRM, vamos a mostrarle cómo utilizarlo. Y qué mejor que nuestro querido Waalaxy para ilustrar nuestro punto de vista 💜

Waalaxy es un software de prospección y automatización para LinkedIn e InMails, disponible como extensión de Google Chrome.

Para que esta funcione, necesitas estar conectado en LinkedIn y descargar la extensión. Una vez que todo esté listo, empieza por importar tu lista de contactos. En nuestro caso, hemos elegido 50 diseñadores gráficos residentes en Montpellier. 📍

Una vez importados tus contactos, aparecerán en la lista que hayas creado previamente. La nuestra se llama Diseñadores gráficos.

Aquí tienes la posibilidad de hacer clic en un perfil para añadir campos personalizados como número de teléfono, dirección de correo electrónico, cumpleaños e incluso etiquetas. No dudes en explorar otras funciones que te ayudarán a mejorar tu negocio, como la automatización y las campañas personalizadas.

En este caso, vamos a realizar una campaña para encontrar la dirección de correo electrónico de nuestros clientes potenciales. Así que vamos a «Iniciar una campaña», a continuación, seleccionamos «Visita + Email Finder» :

  • Paso 1: Añadir nuestros prospectos. ➕
  • Paso 2: Visita el perfil de LinkedIn con tu cuenta de LinkedIn. 👀
  • Paso 3: Recupera las direcciones de correo electrónico de tus prospectos con Dropcontact. 📩
  • Paso 4: Lanza tu campaña. 🏹

Ahora solo tienes que esperar prudentemente a que tu campaña haga su caminito. 🐾 Que sepas que puedes comprobar, en cualquier momento, el estado de tu campaña y analizarla en forma de dashboard. 🔎

¿Qué tal un resumen?

Creo que todos necesitamos una pequeña recapitulación de lo que debemos recordar de este artículo:

  • CRM ayuda a gestionar las relaciones entre clientes potenciales y empleados. 🫱🏼🫲🏽
  • CRM está disponible para cualquier tipo de negocio. 🛖
  • Generalmente visto como una herramienta de ventas, ofrece muchos beneficios, desde RRHH, hasta servicio al cliente. 💟
  • Apuesta por un CRM en el cloud, ya que su despliegue es óptimo e instantáneo, y tienes la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo. 🖥️

De nuevo, libre de utilizar esta estrategia para aumentar el rendimiento de tu negocio o no, pero con este software ahorrarás dinero y lo más importante, tiempo, y eso no tiene precio. 🦋

Preguntas Frecuentes

Ahora pasamos a las últimas preguntas de este artículo, sí, aún nos quedan algunas en recursos. 🥰

Acrónimo CRM

Ya lo sabes pero, la palabra «CRM» es en realidad un acrónimo de «Customer Relationship Management» que significa gestión de las relaciones con los clientes en francés. Es un software que permite gestionar las relaciones e interacciones entre los clientes potenciales y una empresa. 🫱🏼🫲🏽

¿Cuánto cuesta un sistema CRM?

El precio de los programas informáticos de gestión varía en función de sus suscripciones y características. En general, un CRM sencillo cuesta entre 30 y 50 euros por usuario y mes. De nuevo, este rango de precios es válido para los crm en el cloud, que no requieren la instalación de hosts o servidores, lo que no ocurre con un crm online. En cuanto a los CRM on-premises, la implantación cuesta tanto como el precio del software a lo largo del año. Para que te hagas una idea, aquí tienes las tarifas según el tamaño de la empresa:

  • Para pequeñas empresas (10 usuarios) ➡️ hay que contar entre 15 y 20 000 euros el primer año, todo incluido, y 5 000 euros los años siguientes.
  • Para las grandes empresas (150 usuarios) ➡️ es necesario contar entre 350 y 500 000e el primer año y 200 000€ los años siguientes.

¿Por qué este precio? Bueno, tiene en cuenta la selección del software CRM, el precio del software, la implementación, la formación y el mantenimiento. Personalmente, te aconsejamos que optes por un CRM en el cloud, ¡te costará bastante menos y tendrás acceso a funciones más beneficiosas! 😇

Cómo se escribe CRM en inglés?

El acrónimo CRM ya existe en inglés, ya que significa Customer Relationship Management. El acrónimo en francés es GRC, por «Gestion de la Relation Client«.

Seguro CRM : la definición

Puede ocurrir que durante su investigación se encuentre con la definición de seguro CRM. No me malinterpretes, no hay ninguna relación entre el CRM que hemos explicado en este artículo, que ayuda a las empresas en la gestión de clientes, y un CRM de seguros.

En este caso, se trata simplemente de un acrónimo que significa «Coefficient de Réduction Majoration», es decir, la medida de bonificación y malus que puedes tener en tu contrato de coche.

Sip, nos da tanta pena dejarte como a ti porque este es, esta vez sí, el final de nuestro artículo. 🥲

Creo que ya no hace falta que escribas en Google ¡Que es un CRM! Que tengáis un buen día y hasta pronto. 🦋

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