Comment envoyer un mail ? Outlook, Gmail, Yahoo, CRM

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Et oui, il faut bien commencer quelque part 😃 Alors, « comment envoyer un mail professionnel« , c’est très simple. On se lance sans attendre. 👇

Comment envoyer un mail ? = Les prérequis

Pour envoyer un email professionnel, vous devez avoir :

  • Une adresse mail pro : C’est-à-dire, une adresse qui ne termine pas par @gmail ou @outlook mais par @nomdel’entreprise.com,
  • Vous devez avoir l’adresse mail des personnes que vous souhaitez contacter.
  • Connaître les bases d’un mail pro : choisir l’objet, le contenu, et la signature (optionnel).

Comment envoyer un mail sur Outlook ?

4 Petites étapes pour écrire un email sur Outlook :

  • Connectez-vous sur votre compte (ajoutez le mot de passe et l’identifiant).
  • Sélectionnez Accueil > (+) Nouveau ,
  • Ajoutez un dans le champs « cc », un objet de mail et un message dans le corps de l’e-mail.
  • Sélectionnez Envoyer.

Comment envoyer un mail sur Gmail ?

C’est très simple, pour envoyer un mail sur Google :

  • Ouvrez Gmail sur votre ordinateur,
  • En haut à gauche, cliquez sur « Nouveau message ».
  • Dans le champ « À », ajoutez un destinataire.
  • Ajoutez un objet de mail.
  • Rédigez le message.
  • Cliquez sur Envoyer.

Comment envoyer un mail sur Yahoo ?

Pour envoyer un mail sur Yahoo :

  1. Appuyez sur l’icône « Écrire »,
  2. Ajoutez des contacts dans le champ « À ».
  3. Saisissez un objet de mail.
  4. Saisissez votre message dans le corps,
  5. Appuyez sur Envoyer lorsque tout est prêt !

Comment envoyer un mail à plusieurs destinataires ?

Vous pouvez également ajouter des destinataires :

  • Dans les champs « Cc » = Les destinataires vont voir les autres personnes à qui vous envoyez le mail et auront accès à leurs emails aussi. Ça se fait très peu pour des mails professionnels, sauf en interne.
  • Dans les champs « Cci » = Les destinataires ne verront pas à qui vous envoyez le mail et ne pourront pas savoir si vous l’envoyez à plusieurs personnes.
  • En insérant le signe « + » ou « @mention » suivis du nom d’un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
  • En utilisant un outil d’envoi d’emails de masse comme Sending blue, ou de cold emailing comme Waalaxy.

Comment envoyer un mail directement avec un CRM ?

Là, on rentre dans un aspect un peu plus technique et professionnel de l’envoi d’emails. Pas de panique, ça reste très accessible.

Il existe deux types de mails :

  • Les mails de type Newsletter ou informatifs = vous avez déjà l’adresse mail des personnes à qui vous voulez écrire car ils se sont inscrits pour recevoir vos messages.
  • Les Cold emails = vous avez trouvé ou acheté des adresses mails pro et vous écrivez à ces prospects pour la première fois.

Ces deux techniques sont très utilisées dans le monde du marketing digital et elles sont simples à mettre en place.

Il existe des dizaines d’outils sur le marché, mais on a décidé d’en présenter deux par soucis de simplicité.

Si jamais vous voulez en voir plus, il faut aller fouiner quelques comparatifs en ligne. 😋

Envoyer des Newsletters avec Sendingblue

Pour commencer, cliquez sur le bouton bleu “Créer une nouvelle campagne” : Vous allez remplir les détails de votre newsletter : Nom, puis objet.

Puis vous allez avoir plusieurs templates proposés, vous pouvez choisir votre template et faire les modifications nécessaires : couleurs, images, texte.

Emailing - Sendinblue

Ensuite, il faudra importer la liste de contacts : Il suffit de vous rendre dans la rubrique “contacts”. À l’intérieur, vous pourrez importer des fichiers Excel ou directement faire des copiés-collés.

Il existe plein d’outils d’emailing, celui-ci est simple à utiliser.

Voir ici les 18 logiciels gratuits et leur étude comparative. 👀

Envoyer des mails Avec Waalaxy

Waalaxy vous permet d’envoyer des Cold emails.

Pour rappel :

Un cold email, aussi appelé email outreach, désigne tout simplement le fait de contacter, de manière proactive, un interlocuteur avec qui l’on n’a jamais eu d’échange préalable.

Il s’agit d’un des canaux les plus efficaces en marketing digital : Il est peu cher et très efficace en termes d’acquisition B2B.

Il s’agit de trouver le mail de vos prospects, notamment grâce à LinkedIn, puis de leur envoyer un mail avec votre CRM de prospection : Waalaxy.

Certains outils sont dotés d’un « email finder » intégré, c’est-à-dire que vous n’êtes pas obligé d’avoir une base de données pour faire de l’emailing.

Email Finder - Find your Leads Emails with Waalaxy

Et cette information est assez révolutionnaire ! Vous pouvez envoyer des mails à des centaines de nouvelles personnes chaque semaine sans avoir leur contact au préalable.

Comment programmer l’envoi d’un mail ?

💡 Pour programmer l’envoi d’un email sur Outlook, vous devez :

  • Allez sur Outlook, sélectionnez la flèche « autres options » dans le ruban du haut.
  • Allez dans Propriétés, pour cocher la case « Ne pas envoyer avant… » et renseignez la date et l’heure de planification.

Votre mail sera dans la boîte d’envoi jusqu’à la date et l’heure donnée.

💡 Pour programmer l’envoi d’un email sur Gmail, vous devez :

  • Tapez votre mail, ajoutez bien les destinataires et l’objet du mail.
  • En bas à gauche, à côté de l’option « Envoyer », cliquez sur la flèche vers le bas,
  • Cliquez sur « Programmer l’envoi ».

💡 Comment programmer l’envoi de Newsletter ?

  • Ajoutez le fichier Excel rempli de vos contacts ou bien ajoutez-les à la main.
  • Remplissez vos étapes (rédaction, destinataires, visuels), puis à la 5ème étape on va vous demander de choisir la date d’envoi.
  • Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer plus tard » et de sélectionner une date et un horaire pour l’envoi.

💡 Pour programmer l’envoi de Cold emails avec Waalaxy :

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Comment envoyer des mails de masse ?

Maintenant que vous connaissez tous les moyens d’envoyer un mail, on va se concentrer sur l’envoi de mail de masse.

💡 Mise en situation : Vous êtes commercial, marketeur, community manager, RH… Et vous souhaitez envoyer un grand nombre d’emails pour vos campagnes marketing ou de recrutement.

✅ Solution simple :

  • Avoir une base de données ou bien trouver des coordonnées de vos prospects grâce à l’email finder.
  • Choisir l’outil qui vous correspond : Format Newsletter ou/et Cold email.
  • Bien lire les prérequis avant de vous lancer ! C’est l’étape la plus importante.

En effet, pour éviter d’atterrir dans les spams et d’être fiché par Google, il faut s’assurer que votre boîte mail est bien préparée à envoyer des emails de masse, pour ça, suivez le guide. 😜 👇

Comment automatiser l’envoi de mails ?

Pour automatiser votre envoi d’emails, il faut essayer de bien réfléchir à votre stratégie marketing en amont.

Il ne suffit pas d’automatiser l’envoi de 100 mails par mois, vous devez penser « long terme » et utiliser un outil adéquat pour vous permettre d’être performant sur la durée.

Il ne s’agit pas juste d’automatiser l’envoi de mail, mais plutôt d’arriver à :

  • 🔍 Segmenter vos prospects,
  • 🎯 Personnaliser vos mails,
  • 📶 Suivre leurs résultats,
  • 👨‍💻 Faire des A/B tests de mails,
  • ✅ Continuer d’améliorer vos process,
  • 📊 Avoir un tableau de bord interactif,
  • 🤝 Continuer de trouver des prospects pour alimenter les bases de données,
  • 🤑 Augmenter le ROI (retour sur investissement).

Pour ça, n’hésitez pas à tester gratuitement l’outil. 👇

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Pour automatiser l’envoi de mails sur Outlook sans toutes ces options, vous pouvez trouver plus d’informations par là. 

Conclusion + Faq de l’article

Por conclure, vous savez maintenant comment :

  • Envoyer un mail avec Outlook,
  • Envoyer un mail avec Gmail et Yahoo,
  • Envoyer un mail via un outil externe (CRM),
  • Envoyer des mails de masse et automatiser l’envoi.

Pas mal non ? 😁

Ça ne suffit pas ? 😱

On vous a préparé une petite Faq avec les questions les plus posées par nos utilisateurs. Vous allez sûrement apprendre deux trois trucs !

Comment envoyer un mail anonyme ?

Ce n’est pas si compliqué d’envoyer des mails de manière anonyme, il suffit de les envoyer avec un outil externe. Celui-ci va cacher votre adresse mail et supprimer votre adresse IP auprès du fournisseur de messagerie du destinataire.

Parmi les plus simples d’utilisation :

  • AnonymousEmail.
  • TempMail.

Avec AnonymousEmail vous pouvez même recevoir une réponse du destinataire en spécifiant une adresse à laquelle répondre.

Attention tout de même, le fait d’envoyer des mails de façon anonyme n’a pas du tout d’intérêt dans une stratégie marketing. Et elle peut même vous pénaliser.

Comment envoyer un mail avec accusé de réception ?

💡 Avec Gmail, vous pouvez y accéder grâce à 3 petites étapes :

  • Tapez votre mail dans Gmail, remplissez tous les champs destinataires et objets.
  • En bas à droite, cliquez sur Autres options. Demander « confirmation de lecture ».
  • Envoyez votre message.

💡 Avec Outlook, vous pouvez avoir l’accusé de réception en allant sûr :

  • Votre page Outlook,
  • Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban en haut à gauche,
  • Cliquez sur Option,
  • Cliquez sur Courrier, puis > suivi.
  • Validez l’encart « Accusé de réception confirmant que le message a été remis au serveur de courrier du destinataire » et validez.

💡 Avec Waalaxy, rendez-vous directement dans la « fille d’attente », pour voir les actions qui ont été effectuées. Là vous pouvez savoir si la personne à :

  • Reçu votre message,
  • Ouvert pour en lire plus,
  • Répondu à votre message.

Et aussi quand les prochaines actions vont avoir lieu.

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Comment envoyer un document par mail ?

Sur tous les fournisseurs de mail, il s’agit du même visuel = 📎.

Vous devez le repérer et cliquer dessus pour ajouter un fichier (aussi appelé une pièce jointe).

  • Cliquez sur Fichier 📎,
  • Sélectionnez le ou les fichiers correspondants sur votre pc, plusieurs formats sont acceptés : PDF, Powerpoint, Excel… Validez,
  • Entrez les destinataires, modifiez l’objet et le corps du message puis cliquez sur Envoyer.

Comment envoyer un dossier par mail ?

Pour envoyer un dossier par mail, il faut faire la même manipulation :

  • Cliquez sur Fichier 📎,
  • Selectionnez le fichier.

Par contre, les fichiers sont parfois trop lourds pour être envoyé par mail, là, plusieurs options s’offrent à vous, les plus simples :

  • Créer un dossier sur le cloud et partager que le lien de celui-ci. Via Google Doc par exemple.
  • Allez sur Wetransfer pour partager le fichier en ligne.

Comment effacer un mail envoyé ?

Ça, c’est le petit bonus qui peut sauver des vies ou des carrières ! C’est mon préféré = Comment supprimer un courriel avant qu’il arrive dans la boîte de réception de votre destinataire ? 😍

Si vous souhaitez annuler l’envoi d’un mail, vous n’avez que quelques secondes pour le faire. Juste après l’envoi d’un mail, vous pouvez le « rappeler », pour qu’il ne parvienne jamais au destinataire.

💡 Sur Gmail :

  • Vous allez dans les paramètres en haut à gauche = ⚙
  • Vous cliquez sur « Voir tous les paramètres »,
  • Dans « Général » puis > Annuler l’envoi.
  • Et là vous modifiez le temps alloué à l’annulation de 5 à 30 secondes. (30 secondes étant le maximum accordé par Gmail… Ils sont durs 😂)

Cliquez sur voir tous les paramètres

Ensuite, lorsque votre mail est parti, pour l’annuler, une seule option, cliquer sur le bouton annuler qui apparaît en bas à droite en noir. 👇

Si la bande disparaît, c’est trop tard, il n’y a plus de retour en arrière possible.

💡 Sur Outlook :

Vous n’avez pas besoin de configurer le temps en avance :

Éléments envoyés et recherchez l’e-mail que vous souhaitez rappeler. Il doit figurer en haut de la liste. Vous devez double-cliquer sur cet e-mail pour l’ouvrir avant de passer à l’étape suivante.

Et voilà, vous en savez un rayon sur l’envoi de courriers électroniques. Maintenant que vous savez comment envoyer un mail, vous pouvez en découvrir plus sur le cold emailing . 👀

Elodie

Elle écrit ses articles en faisant du yoga. 🦋

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