Comment transférer ses campagnes depuis ProspectIn vers Waalaxy ?

Vous êtes bien nombreux à vous poser cette question. Et c’est bien normal. 😜

Comment transférer vos campagnes de ProspectIn vers Waalaxy ? Comment conserver l’historique de vos prospects ?

Je vous explique tout ici. 👇

Peut-on transférer automatiquement ses prospects de ProspectIn à Waalaxy ?

Pour le moment non. Mais ce n’est pas pour vous embêter.

Je vous explique.

Lorsque nous avons construit ProspectIn nous étions loin d’imaginer un tel succès (+50k utilisateurs à travers le monde aujourd’hui). Développé par deux développeurs juniors il cumule ce qu’on appelle une « dette technique ».

En d’autres termes plus métaphoriques, nous avons développé ses fondations pour construire une maison par dessus et en fait on a fait un immeuble. 😅

Résultat ? Plus possible d’ajouter un balcon ou une fenêtre sans que tout s’écroule.

On a donc décidé de créer Waalaxy. Une version améliorée de ProspectIn, construite des fondations propres. Un produit dans lequel on pourrait ENFIN réaliser tous les rêves de nos clients. Ces fonctionnalités qu’on nous demande depuis des mois.

Mais oui, vous savez… la variable « entreprise » dans les messages, l’API ouverte, les synchronisation avec les CRM, l’envoi d’emails…

 

Et qui dit fondations nouvelles, dit nouveau modèle de données. Késako ?

En gros, la manière dont sont stockées et gérées les données sur ProspectIn et Waalaxy est très différentes. Développer un transfert automatique est donc en théorie possible mais présente deux inconvénients :

• Plusieurs semaines de développement (pendant lequel le produit n’est pas amélioré et je peux vous dire qu’on a déjà du pain sur la planche avec les fonctionnalités de la roadmap !)
• Un risque de majeur de bugs complexes, irrésolvables et nuisant à votre utilisation de Waalaxy. Avouez, ça serait dommage de changer vers un meilleur produit pour se retrouver avec tout plein de bugs.

C’est pourquoi, pour le moment, nous avons fait le choix des données de ProspectIn vers Waalaxy.

De même, l’import CSV ne récupère, pour le moment, que les URLs LinkedIn du fichier. Toutes les autres données sont ignorées, pour des raisons de qualité des données (s’assurer que les données importées sont bonnes) et d’expérience utilisateur (nettement plus simple que de devoir mapper un fichier CSV ; si vous savez pas ce qu’est « mapper un fichier CSV » et bien soyez content qu’on ai pas développé la fonctionnalité 😅

Mais attention, ça ne veut pas dire qu’il n’y a pas de solution. Je vous explique tout ici 😁

Au programme :

• Option 1 : transférer ses prospects pour éviter de la recontacter
• Option 2 : transférer ses prospects en conservant l’historique ou les tags
• FAQ

C’est parti ? 😇

Option 1 : Transférer ses prospects pour éviter de le recontacter

La technique qu’on va utiliser pour le transfert est l’export/import en CSV.

En gros, on va exporter les données depuis ProspectIn puis les réimporter sur Waalaxy.

Ici, je vous montre comment exporter TOUS vos prospects d’un seul coup. 👇

⚠️⚠️ avec cette méthode, aucun moyen de conserver l’historique de vos prospects (messages reçus, notes reçues, tags etc…) ⚠️⚠️

L’idée ici est la suivante : on veut transférer ses prospects de ProspectIn vers Waalaxy pour éviter de les recontacter dans le futur avec Waalaxy (en misant sur la fonctionnalité anti-doublon dans Waalaxy). On ne cherche pas à travailler la base pré-existante ni à conserver un semblant d’information par rapport à ces prospects.

Pourquoi choisir cette méthode si elle ne conserve pas l’historique ?

Déjà cette méthode est infiiiiiiniiiiment plus simple que la seconde. Conserver un semblant d’historique va vraiment être long et chiant. 😅

Ensuite parce qu’on envisage déjà de permettre de récupérer d’autres données dans un import CSV. En choisissant cette méthode vous vous assurez donc que ne pas recontacter vos anciens prospects dans un proche futur, en attendant de pouvoir faire un transfert plus propre et plus complet dans les semaines à venir.

On mise sur le fait d’avoir développé cette possibilité d’ici la fin de l’été.

Exporter ses prospects depuis ProspectIn

Pour ça, rendez-vous sur la page Prospects de ProspectIn.

Puis, choisissez d’exporter vos prospects comme sur le GIF suivant :

Précision : si vous avez plus de 2500 prospects, ils ne pourront pas tous êtes importés d’un seul coup dans Waalaxy. Vous avez alors deux options :

• Filtrer par campagne, par exemple, soit directement depuis la page prospects en exportant les prospects, basé sur les filtres appliqués, soit depuis la page Campagnes.
• Diviser votre CSV en plusieurs CSV de moins de 2500 lignes avant l’import dans Waalaxy.

 

Importer vos prospects dans Waalaxy

Cette fois, on va apporter les prospects dans Waalaxy avec le fichier qu’on vient d’exporter depuis ProspectIn. Téléchargez-le depuis votre boite mail.

1. Ouvrez-le fichier avec Excel et transformez les données au bon format.
2. Ne conservez que les urls LinkedIn. Pour ça, copiez la colonne « Urls LinkedIn », puis faites Ctrl +A => Supprimez les données puis Collez la colonne que vous venez de copier.
3. Enregistrez le fichier.

S’il est supérieur à 2500 prospects, divisez le en plusieurs en fichiers inférieurs à 2500 lignes. (Voir la FAQ)

Ensuite, créez une liste sur Waalaxy

(les listes sur Waalaxy sont équivalentes aux Campagnes sur ProspectIn). Vous pouvez l’appeler « Blacklist » ou « A ne pas recontacter », puisque c’est le but de cette liste.

Puis faites autant d’import CSV que vous avez de fichiers différents, les uns après les autres (attendez bien qu’un import soit terminé avant de lancer le suivant).

Ca y’est. Vous avez choisi l’option 1 et vous avez eu raison. 😜

Option 2 : Transférer ses prospects et leurs données (tags & historique)

Erf. Pour être honnête, je voulais pas l’écrire cette partie. 😅

Déjà parce qu’elle ne résout que partiellement le problème. Et en plus parce que c’est un vrai sac de noeud et qu’on va être harcelé au support, je le sens.

Mais bon, on est déjà floodé au support. Un peu plus un peu moins… 😂

Comment ça marche ?

Attention, je précise tout de suite : il n’est pas possible de transférer l’intégralité de l’historique et des tags de vos prospects.

Ici, on va utiliser la logique suivante :

• Si je filtre mes prospects dans ProspectIn avec un attribut donné, je peux exporter uniquement ces prospects dans un CSV ou si j’importe tout et que je tri le CSV correctement,
• Ainsi, je peux importer chaque type de profil différent dans une liste différente sur Waalaxy, et obtenir ainsi une nouvelle catégorisation.

Donc en résumé : on ne peut pas effectuer tous les filtres qu’on veut et plus qu’on effectue de filtres, plus la manip est longue et fastidieuse.

Aller, on y va ? Bon chance. 😅

Jouer avec les filtres ProspectIn

Admettons vous voulez garder la segmentation suivante : les campagnes ProspectIn et les tags sur les prospects.

En gros si vous avez un CRM ProspectIn du genre :

• Campagne A
  • Tag 1
  • Tag 2
• Campagne B
  • Tag 3
  • Tag 4

On va exporter consécutivement les profils qui sont « Campagne A & Tag 1 », « Campagne A & Tag 2 », « Campagne B & Tag 3 », « Campagne B & Tag 4 ».

Attention : si vous avez un profil tagué « Tag1 & Tag2 », ça va tout complexifier : il faudra exporter « Campagne A & Tag 1 & Tag 2 » puis « Campagne A & Tag 1 et Non Tag2 » etc…

Si vous avez des prospects avec plus de 2 tags, cette technique va être trèèèèès longue. Je vous conseille la suivante qui consiste à jouer directement dans un fichier CSV.

Option 2.A : Exporter mes prospects avec les filtres

Pour suivre la première logique évoquée, vous pouvez donc vous rendre dans vos campagnes ProspectIn et suivre le GIF ci-dessous.

Répétez l’opération autant de fois que nécessaire (si besoin vous pouvez aussi faire l’export depuis la page « Prospects », dans le cas par exemple où vous ne souhaiteriez pas filtrer par « Campagnes »).

Comprenez qu’il est possible d’effectuer l’opération avec tous les filtres que vous voulez, mais qu’il faudra à chaque fois obtenir un fichier CSV que vous ne souhaitez pas retraiter pour pouvoir l’importer dans une liste à part sur Waalaxy. Donc exclure les autres filtres.

Autant dire que si vous souhaitez les prospects de la campagne B, ayant reçu la Note A, le message 2 et pas le message 3, tagués « Tag 1 » ou « Tag2 ».

Bon chance.

Car je le rappelle, Waalaxy ne récupèrera que les URLs LinkedIn.

Ou alors, comme précisé plus haut, vous attendez quelques semaines que la fonctionnalité Import complet soit fonctionnelle. 😅

Cette technique présente un autre inconvénient : ProspectIn est muni d’une sécurité anti-spam qui vous impose 10 minutes entre 2 exports (oui les exports ont tendance à impacter lourdement nos serveurs…). Il faudra donc être patient ou choisir l’option 2B.

Option 2B : Retraiter un export CSV

Il existe une autre possibilité, qui consiste à exporter tous vos prospects de ProspectIn en CSV, puis refaire un tri plus au ou moins manuel dans votre fichier, pour importer par petites fractions plus précises.

Pour ça, on va ouvrir notre fichier CSV dans Excel et définir la première ligne comme « Filtres », ce qui nous permettra de retrouver les filtres de la page Prospects.

Pour ça il faut sélectionner la première ligne, aller dans l’onglet « Données » => « Filtrer »

Ensuite, c’est très simple, combinez les filtres entre-eux pour obtenir la segmentation voulue.

Je vais choisir ici par exemple les prospects « Unknown » avec le tag « Male » OR « Female ».

Vous obtenez alors les listes voulues.

Il ne reste plus qu’à extraire uniquement les URLs LinkedIn (vous éviter les problèmes lors de l’import) en copiant la colonne en question et en l’important dans un nouveau fichier Excel, que l’on enregistrera au format CSV.

Une fois de plus, je ne montre pas toutes les possibilités de filtres. A vous de trouver ceux qui vous conviennent en fonction de la segmentation que vous souhaitez obtenir dans Waalaxy.

Importer ses prospects dans Waalaxy

Une fois que vous avez obtenu tous vos fichiers CSV, qui pour rappel, doivent :

• Contenir moins de 2500 lignes chacun,
• Ne contenir que des urls LinkedIn.

Vous pouvez alors les importer dans Waalaxy. 👇

Il va alors falloir vous créer une liste pour chaque segmentation de prospects que vous souhaitez ajouter. Ainsi, vous n’aurez plus exactement la même navigation qu’avant.

Pourquoi ?

Car au moment où j’écris ce tuto, les filtres par « N’est pas tagué par » et les transferts de Listes ne sont pas encore dispo.

Pas d’inquiétude, dès que ce sera développé, il vous sera possible de retrouver un équivalent de vos campagnes ProspectIn, en jouant sur les tags.

I vous reste à créer une liste sur Waalaxy (les listes sur Waalaxy sont équivalentes aux Campagnes sur ProspectIn) pour chaque fichier. Je vous conseille de bien les nommer par rapport à chaque segmentation de prospects.

Puis faites autant d’import CSV que vous avez de fichiers différents, les uns après les autres (attendez bien qu’un import soit terminé avant de lancer le suivant).

 

Conclusion

On est vraiment désolés que ce soit aussi compliqué de faire le transfert à ce jour. Nous avons préféré travailler sur le produit et ses fonctionnalités plutôt que sur le transfert, qui aurait été couteux en temps et aurait apporté de nombreuses instabilités sur le long terme.

Néanmoins, nous travaillons déjà sur des solutions plus pratiques. Alors choisissez l’option 1 et revenez dans quelques semaines 😁.

 

Foire aux questions

Je ne reçois pas le fichier CSV de Prospectin

Malheureusement, il arrive qu’on passe en SPAM. Je vous invite donc à vérifier que ce n’est pas le cas. L’export peut prendre quelques minutes, surtout si votre base de prospects est importante (>10k prospects). Vérifiez également que vous avez saisi le bon email pour l’envoi (par défaut c’est le mail associé avec votre compte LinkedIn).

Puis-je transférer des prospects d’une liste à une autre sur Waalaxy ?

Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible sur Waalaxy mais le sera d’ici fin juin 2021. On vous tient informés par email des différentes mises à jour 😁 .

Pourquoi mes prospects apparaissent sous forme d’url et comment faire ?

Lors d’un import CSV, seules les URls Linkedin sont récupérées dans le fichier, et ce afin de garantir la qualité des données. Ainsi, votre prospect apparaît sous forme d’une URL dans vos listes.

Les données complètes seront récupérées sur LinkedIn au moment où vous effectuerez une première action (visite, invitation, follow, message) sur LinkedIn.

Nous faisons cela pour éviter de récupérer des milliers d’informations de profil sur LinkedIn, ce qui mettrait à risque votre compte.

Il se peut en revanche que certains des profils soit déjà complétés dans vos listes. Cela signifie que leurs données ont déjà été complétées par un autre utilisateur.

Puis-je utiliser Prospectin et Waalaxy en même temps ?

Il est formellement déconseillé d’utiliser ProspectIn et Waalaxy en même temps. Les deux outils ne communiquent pas ensemble. En faisant cela, vos quotas quotidiens et délais entre les actions ne seront plus respectés et nous ne serons plus en mesure de garantir la sécurité de votre compte LinkedIn.

Comment diviser mon fichier CSV s’il fait plus de 2500 lignes ?

Pour diviser un fichier CSV de plus de 2500 lignes en plusieurs, vous pouvez utiliser un site comme splitCSV.com