Como utilizar a funcionalidade de sincronização de CRM com ProspectIn e Zapier?

Published by Melany on

How to use the CRM synchronization feature with ProspectIn and Zapier?
4 minutes

Quer ligar o ProspectIn ao Zapier?

Graças à actualização “Triggers” (ver artigo), é agora possível exportar automaticamente perspectivas do ProspectIn para a maioria dos CRM, através da sincronização Zapier. Esta sincronização pode ser um pouco complicada. Vamos explicar tudo aqui! ?

O que é Zapier e Triggers?

Zapier é uma ferramenta que lhe permite sincronizar mais de 2.000 aplicações e software, tudo isto sobre uma interface muito simples. Descubra o Zapier.

Os gatilhos permitem-lhe automatizar acções sobre eventos recebidos (pedido de convite, nova mensagem enviada…) e criar eventos enviados (envio para Zapier, envio de mensagem, etc…).

Como ligar o Zapier ao ProspectIn?

0. Pré-requisito

  • O preço do Zapier é baseado no número de acções realizadas. A fim de reduzir os custos, implementámos um sistema de envio de grupos, actualizando as perspectivas 10 por 10 no seu CRM. Para utilizar a sincronização ProspectIn e Zapier, terá de executar um “Zap” de 3 passos, que só está disponível com uma conta Zapier premium(ver preços Zapier)
  • Os gatilhos ProspectIn só estão disponíveis no plano Advanced (e Enterprise).

1. Criar o Zap com Zapier

Clique em “Make a Zap!” e depois procure por “Webhook By Zapier” => “Catch Hook Hook” e clique em “Continue”. Receberá um URL para copiar.

2. Criar o gatilho no ProspectIn

Ir para o separador “Triggers” no backoffice do ProspectIn. Escolha “Create” (Criar) e defina o evento de entrada que pretende. Por exemplo, se quiser sincronizar automaticamente os potenciais clientes que tenham respondido no seu CRM, escolha “Respondeu”.

Para o seu evento de saída, escolha “Exportar para o meu próprio CRM”. Copie o URL Zap previamente obtido e clique em “Guardar e iniciar”.

create a trigger prospectin and zapier

A validação envia um pedido a Zapier para iniciar a sincronização.

3. Sincronizar e testar

Clicar em “Continuar” e “Teste & Revisão”. Deverá ter “Gancho A”: isto corresponde aos dados do teste que foram enviados. Fornece ao Zapier o formato dos dados a serem processados.

synchronyze and test with zapier

Clicar em “Edição concluída”

4. Formate os seus dados

Este passo permite-lhe definir as chaves e os dados associados que irá exportar para o seu CRM. Por exemplo, se o campo no seu CRM for “Email”, criará uma chave “Email” associada aos dados “Email” recebidos no Gancho Web Zapier.

  • Clique em “Fazer isto”. Procure “Formatter” e seleccione “Formatter By Zapier” e depois “Text”. Ir para o próximo passo. Escolha “Split Text” (Dividir Texto).

zapier text

  • É necessário criar um passo para cada dado solicitado. Neste caso, queremos recuperar os e-mails. Assim, seleccionamos a entrada de Email e introduzimos “,” como separador, e seleccionamos “Todos (como Line-items)” em Segmento.

NB: Como enviamos dados em massa, algumas informações podem por vezes ser reagrupadas na mesma linha na folha do Google. Seguir estes passos evitará isto.

  • Faça o mesmo para cada variável que desejar:

5. Defina a sua acção de saída

Se quiser exportar noutra CRM, terá de criar um segundo zap depois deste. Terá de utilizar uma folha Google para separar dados em massa.

  • Clique em “+”.
  • Encontre a aplicação desejada. Neste caso, “Google Sheet”. Na caixa “Escolher evento de acção”, escolha“Criar Linha(s) de Planilha(s) no Google Sheets“. (O(s) plural(is) é(são) importante(s))
  • Clique em “Continuar” para sincronizar com o Google Sheet e recuperar o URL correcto.
  • Escolha a folha Excel para onde exportar os seus dados. Depois introduza os dados
  • Clique em “Continuar”, depois em “Testar & Continuar” e depois em “Edição concluída”

tutotiel output actions

NB: Actualizámos este artigo desde que foi escrito pela primeira vez, mas note que onde vir “Actualizar Linha de Folha de Cálculo”, terá realmente de seleccionar “Criar Linha(s) de Folha de Cálculo”.

Muito bem! Os seus dados serão agora sincronizados automaticamente!

6. Exportar num outro CRM diferente do Google sheet

Vamos parar aqui para este tutorial, mas de forma alguma as suas exportações estão limitadas a Google Sheets. Pode exportar para muitos mais CRMs. Para o fazer, necessitará de um zap em duas etapas:

  • Passo 1: Gatilho – Google Sheets : Nova folha de cálculo Fila
  • Passo 2: Acção – CRM : Criar/actualizar Contacto

O que precisa de saber sobre o ProspectIn – Zapier sync

Pode criar tantos gatilhos quantos quiser enviar para o mesmo Zap. Note que se o email do potencial cliente não for recuperado, o seu gatilho pode falhar.

Não hesite em contactar-nos em apoio se tiver alguma dúvida! ?

Agora já sabe como ligar Zapier e ProspectIn juntos! ?

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