Anda mungkin sudah pernah mendengar kata ” retroplanning”. Bukan, ini bukan alat perencanaan jadul dengan tren retro 🕺🏼mais. Berikut adalah poin-poin yang akan kita bahas bersama:
- Definisi serta keuntungan menggunakan perencanaan retro.
- Membuat perencanaan retro hanya dalam 5 langkah.
- 3 template perencanaan retro yang gratis dan dapat diunduh di Excel dan Google Sheet.
Apakah Anda siap? Ayo, kita mulai. 💃🏼
Retroplanning : definisi
Dalam kata retroplanning ada… perencanaan! Ya, ini seperti jadwal kecuali yang satu ini terbalik. Ya, Anda tidak salah baca, alih-alih memulai dengan tanggal mulai dan mengakhiri dengan tanggal akhir, kami melakukan yang sebaliknya. Faktanya, ini dimulai dari tanggal akhir proyek, dengan memotong fase-fase proyek Anda selangkah demi selangkah, yang telah Anda tentukan sebelumnya.
Berikut ini adalah contoh untuk mengilustrasikan apa yang saya maksud. Jangan panik, dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara membuatnya dengan mudah dengan bonus template gratis yang bisa Anda unduh. 🎁
Penggunaan backward planning sangat efektif ketika Anda mengetahui tanggal akhir proyek dan itu cukup jauh (beberapa bulan). Secara khusus, ini dapat digunakan dalam acara-acara, seperti acara olahraga, pernikahan atau bahkan ulang tahun.
Keuntungan menggunakan retroplanning
Perencanaan yang agak khusus ini pada kenyataannya dapat meyakinkan manajer proyek, pelanggan, pemasok, serta kolaborator dan memiliki visi global proyek. Tapi ini bukan satu-satunya keuntungan, berikut adalah 3 keuntungan lainnya! ⬇️
#1. Memastikan kelayakan sebuah proyek
Fakta bahwa Anda sudah memiliki tanggal akhir memungkinkan Anda untuk memahami langkah-langkah selanjutnya dengan lebih mudah. Selain itu, Anda akan memiliki pandangan 360 pada fase-fase yang berbeda dari rencana proyek, yang dapat dicapai dan yang tidak.
#2. Tentukan tonggak pencapaian proyek
Selama fase manajemen proyek, terkadang ada tugas-tugas baru yang ditambahkan yang tidak direncanakan dan, terkadang, jadwal yang ditetapkan mungkin terlalu ketat. Perencanaan ulang memungkinkan Anda untuk melihat kekhawatiran-kekhawatiran kecil ini sejak fase perencanaan proyek.
#3. Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek secara akurat
Dengan merencanakan langkah-langkah Anda dan juga proyek Anda, Anda akan lebih cepat mengetahui sumber daya keuangan dan sumber daya manusia yang Anda perlukan untuk memastikan keberhasilannya.
Lakukan perencana back-end 5 langkah
Nah, sekarang setelah Anda memahami kegunaannya, kami sarankan Anda beralih ke langkah yang paling penting dalam artikel ini, yaitu membuat perencana belakang. ✨
1) Tentukan tugas proyek
Langkah pertama dan yang paling penting, Anda harus mulai dengan membuat daftar berbagai tugas atau misi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek online.
Pastikan untuk mengkategorikan tugas utama, subtugas dan tugas sampingan. Sebagai contoh, jika Anda perlu membuat situs web untuk mendapatkan prospek, berikut ini adalah tugas-tugas yang mungkin dilakukan: 👇🏼
| Tugas utama 🥇 | Tugas-tugas sekunder 🥈 |
| Siapkan spesifikasi. |
|
| Piagam grafis dan desain web. |
|
| Menempatkan dalam pra-produksi. |
|
| Pengoptimalan SEO. |
|
| Menempatkan situs secara online. |
|
Isi tugas Anda harus sejelas dan sedetail mungkin. Jika memungkinkan, beri nomor pada setiap daftar tugas, kita akan membutuhkannya untuk langkah selanjutnya.
2) Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas
Setelah Anda membuat daftar semua misi, tugas, dan subtugas, manajer proyek dapat membuat daftar untuk setiap tugas, siapa yang bertanggung jawab, yaitu orang yang akan bertanggung jawab untuk melaksanakan misi tersebut. 🫡
Tak perlu dikatakan lagi, dalam pemasaran, satu orang dapat menangani banyak tugas, tetapi perlu diingat bahwa beberapa tugas membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang lain. ⏲️
3) Tentukan durasi tugas
Sering kali sulit untuk memperkirakan durasi suatu tugas. Namun demikian, langkah ini sangat penting dalam merencanakan jadwal Anda karena, jika Anda salah dalam memperkirakan durasi, hal ini dapat dengan cepat menyebabkan biaya tambahan dan oleh karena itu, penundaan pada tanggal akhir.
Jangan terlalu serakah 🍰, jadilah serealistis mungkin dan jangan ragu untuk menentukan durasi setiap tugas dalam hitungan hari, minggu, dan terkadang, bulan. 🗓️
4) Urutkan tugas-tugas secara kronologis
Mari beralih ke salah satu tugas yang paling penting, mengatur tugas melalui penjadwalan terbalik. Setelah Anda membuat daftar semua tugas Anda dengan huruf, menugaskan mereka dan menetapkan durasi, Anda sekarang dapat memulai perencanaan Anda. 📅
Kami ingin mengingatkan Anda akan satu hal, beberapa tugas tidak dapat diselesaikan sampai tugas yang lain selesai, jadi pastikan Anda mempertimbangkan semua tugas dan subtugas yang berbeda. 📖
Gunakan alat bantu tugas seperti diagram pert
Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara menyelesaikannya dengan cara yang bersih. Nah, ada alat bantu perencanaan proyek visual yang disebut diagram PERT (Program Evaluation and Review Technic). tujuan dari alat ini adalah untuk mengatur tugas-tugas dalam bentuk gelembung dan garis untuk melihat dengan jelas hubungan antara tugas-tugas yang berbeda, durasi, dan juga saling ketergantungan.
Agar Anda dapat memahami lebih baik, berikut ini adalah sebuah contoh.
Untuk progres proyek pembuatan website ini, kami telah mencantumkan beberapa tugas seperti pembuatan beberapa halaman, dengan durasi untuk masing-masing halaman serta prioritasnya jika ada.
Setelah tabel ini selesai dibuat, kami telah menurunkannya dalam bentuk diagram Pert, dan inilah hasilnya. ⬇️ 
Sekarang kita dapat memahami dengan lebih baik hubungan antara tugas-tugas yang berbeda.
Kita sekarang dapat membuat perencanaan ke belakang dengan jelas. 🎇
5) Bersihkan perencanaan mundur dengan diagram Gantt
Dijanjikan, ini adalah diagram terakhir yang akan kita gunakan. Hampir sangat diperlukan untuk membuat perencana retro, bagan Gantt akan menjadi teman terbaik Anda. Sebelum kita mulai, poin budaya hari ini, siapakah Tuan Gantt? 🤔
Henry Laurence Gantt adalah seorang insinyur mesin dan konsultan manajemen. Beliau mengembangkan bagan Gantt pada tahun 1910.
Sekarang mari kita lanjutkan dengan membuat perencanaan mundur dengan alat manajemen ini. Setelah Anda menyelesaikan bagan Pert Anda, Anda dapat memasukkan semua tugas ke dalam bagan yang baru.
Anda mungkin bertanya-tanya perangkat lunak manajemen proyek mana yang dapat digunakan untuk membuat jadwal mundur ini?
Nah, Anda punya pilihan, Excel atau Google Sheet, pilihannya banyak.
Excel perencanaan mundur untuk diunduh
Karena kami baik hati, dan kami ingin menyenangkan Anda, kami menawarkan template perencanaan mundur yang dapat Anda unduh, dan semuanya gratis, ini adalah hadiah. 🎁
Unduh templat perencanaan mundur Excel gratis 🚀 Unduh templat perencanaan ulang di Google Sheet 🚀Menerima pelanggan pertama minggu ini
Gunakan kekuatan Waalaxy untuk mendapatkan pelanggan baru setiap hari. Mulai akuisisi gratis Anda hari ini.
3 templat exemple retroplanning gratis
Ya, kamu tidak salah baca. Selain template dasar, kami menawarkan 3 template retroplanning gratis lainnya, yaitu pernikahan, acara, dan desain. Ini belum Natal, tapi ayo kita cari hadiahnya! 🎅🏼
1. Perencanaan ulang untuk pernikahan
Sebagian besar calon pengantin dan perencana pernikahan pasti akan memberi tahu Anda bahwa mengatur pernikahan membutuhkan banyak persiapan, seringkali satu atau dua tahun sebelumnya. Agar lebih terorganisir, Anda dapat membuat perencanaan retro, seperti yang satu ini. ⬇️ 
2. Perencanaan retro untuk acara-acara
Saat lain ketika kami menyarankan Anda untuk menggunakan perencanaan terbalik adalah saat acara seperti pertandingan sepak bola, pesta bertema, atau pesta ulang tahun. Dalam kasus kami, kami telah membuat contoh pesta ulang tahun yang besar dengan reservasi kamar, DJ, katering, dan semua yang mengikutinya. Cukup klik tombol untuk mendapatkan file Excel atau tautan Google Sheet kami, terserah Anda. 🔥
Unduh perencanaan acara di Excel🚀 Unduh perencanaan acara mundur di Google Sheet 🚀3. Desain perencanaan retro di Canva
Seperti yang mungkin telah Anda ketahui untuk perencanaan retro pernikahan, Anda benar-benar dapat membuat bagan Gantt menjadi lebih visual, berkat alat grafis seperti Canva. Berikut ini adalah contoh desain yang dapat Anda buat. 💟 
Rekap kecil dari artikel ini : contoh retroplanning
Ya, ini sudah hampir menjadi akhir dari artikel ini, tapi setidaknya Anda sekarang memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk membuat perencanaan ulang yang hebat! 🦋
Kami ingin memberi Anda satu saran terakhir, jika Anda menyadari di tengah-tengah proyek Anda bahwa beberapa tanggal tidak akan dapat dipenuhi, jangan pesimis, itu terjadi, tinjau saja tenggat waktu Anda yang lain dan diskusikan dengan kolaborator Anda tentang kelayakan penugasan dan tanggal. 😇
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Tidak terlalu cepat, kami masih memiliki beberapa sumber daya untuk dibagikan untuk menambah pengetahuan Anda. 💭
Apa perbedaan antara perencanaan dan perencanaan ulang?
Meskipun tujuannya sama untuk keduanya, namun fungsinya berbeda. Memang, untuk perencanaan klasik, Anda merencanakan proyek Anda dari tanggal awal proyek, sedangkan dengan perencanaan ulang, Anda hanya mulai merencanakan dari tanggal akhir proyek Anda dan Anda kembali ke tanggal awal.
Bagaimana cara membuat retroplanning ?
Jika Anda ingin membuat jadwal tugas yang jelas dan ringkas, kami menyarankan Anda untuk melakukan hal berikut:
- Buat daftar tugas yang berbeda dalam urutan prioritas.
- Buat daftar berbagai tugas berdasarkan urutan prioritas. Buat kategori dan sub-kategori jika perlu.
- Tentukan tanggal akhir tugas.
- Rencanakan jadwal Anda sebelumnya.
- Lihatlah 👀 jadwal Anda secara teratur (setidaknya, seminggu sekali).
Bagaimana cara membuat retroplanning ?
Perencanaan retroaktif, bagan Gantt, perencanaan mundur, atau perencanaan ulang memiliki arti yang sama. Bahkan, meskipun kata-katanya berbeda, tekniknya tetap sama. Jadi, jangan panik, ikuti saja tutorial kami yang memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan proyek dan juga akhir proyek. 🥰
Sekarang terserah Anda untuk membuat retroplanning. Kami menantikan umpan balik Anda 🔥.
