Een factuur maken : Uitleg en 4 gratis sjablonen

Als ik u vertel over een onmisbare stap van een bedrijf, waar denkt u dan aan? 🤔 Ja, we hebben het over de hoe maak ik een factuur?

In dit artikel bespreken we het volgende:

• Hoe maak je een factuur?
• Een voorbeeld van een downloadbare en bewerkbare factuur.
• Waarom een factuur maken?
• De verschillende soorten facturen.
• De te vermijden fouten.
• En tenslotte, 3 facturatie software.

Klaar om meer te leren? Laten we beginnen! 🚀

Hoe maak je een factuur?

Facturatie is een essentiële stap in het leven. Ze laat toe om de verkopen en ontvangsten te verantwoorden aan de fiscus, om zich te beschermen tegen mogelijke geschillen met klanten of leveranciers, om de commerciële relatie te versterken en om de evolutie van de activiteit op te volgen. Facturering kan echter complex en tijdrovend zijn.

Wat zijn de verplichte vermeldingen op de factuur?

Daarom zijn we er om u te helpen, en leggen we u stap voor stap uit hoe u een factuur maakt! 🥰

1) De informatie van het bedrijf

De contactgegevens van het bedrijf moeten bovenaan de factuur staan, nog voor het factuurnummer en de datum van uitgifte. Deze contactinformatie moet volledig en juist zijn, zodat de klant het bedrijf gemakkelijk kan contacteren indien nodig.

Het is belangrijk dat deze vermeldt zijn :

• Naam en achternaam of zijn bedrijfsnaam. 💭
• Postadres. 📍
• SIRET-nummer. 🔢

2) Informatie over de klant

Het is belangrijk om de gegevens van de klant op de factuur te vermelden zodat de klant de verkoop gemakkelijk kan identificeren. De naam en het adres van de klant moeten nauwkeurig worden vermeld. 🎯

Het is ook mogelijk om een telefoonnummer of een e-mailadres te vermelden. ☎️

3) Informatie op de factuur

De eerste verplichte vermelding op de factuur betreft de datum van de factuur. Deze datum is belangrijk omdat hij toelaat de uiterste betaaldatum van de factuur te bepalen. 📆

Deze betalingstermijn is wettelijk vastgelegd en hangt af van de sector waarin de onderneming actief is. Over het algemeen bedraagt deze termijn 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van de factuur.

Vervolgens moet de factuur worden genummerd. Dit nummer is uniek en maakt het mogelijk de factuur te identificeren; het kan bestaan uit cijfers, letters of een combinatie van beide. Tot slot hebben we het bedrag van de factuur. Dit bedrag moet specifiek en gedetailleerd zijn zodat de klant de details van de factuur kan begrijpen. 👀

4) Informatie over de geleverde dienst

Dit deel is essentieel omdat het toelaat het totaalbedrag van de factuur te verantwoorden en de geleverde dienst nauwkeurig te beschrijven. 🔍 De beschrijving van de dienst moet duidelijk en nauwkeurig zijn om de precieze aard van de dienst aan te geven.

Hier zijn twee voorbeelden om te begrijpen:

• 🟦 Als het bedrijf vertaaldiensten levert, is het belangrijk om de bron- en doeltaal te vermelden, evenals het aantal woorden of pagina’s dat moet worden vertaald.
• 🟦 Als het bedrijf grafische ontwerpdiensten levert, is het belangrijk om de exacte aard van het project te vermelden (ontwerp van logo, flyer, aantal te leveren mock-ups).

Ook de eenheidsprijs moet overeenkomen met de tarieven die het bedrijf hanteert en moet exclusief belastingen worden vermeld. In geval van korting, aarzel dan niet om het te melden! 🔔 Vergeet ten slotte niet het totale bedrag van de geleverde dienst te vermelden. Dit moet worden berekend door de eenheidsprijs te vermenigvuldigen met de hoeveelheid of het aantal uren werk.

5) Belastinggegevens

Wist u dat er verplichte fiscale vermeldingen zijn die u niet mag vergeten op een factuur? Wel, hier zijn ze in detail:

• Het toepasselijke btw-tarief ➡️ het is een belangrijk element omdat het het mogelijk maakt het te betalen btw-bedrag te bepalen. Het moet worden vermeld voor elke regel van de factuur, behalve als de verkoop is vrijgesteld van btw. Klein cultureel punt, er zijn verschillende btw-tarieven afhankelijk van de aard van de verkochte goederen of diensten. Aarzel dus niet om een kijkje te nemen op Google om te weten welke de jouwe is!

• Het btw-bedrag ➡️ dit bedrag is het verschil tussen het bedrag inclusief btw van de verkoop en het bedrag exclusief btw van de verkoop, vermenigvuldigd met het toepasselijke btw-tarief. Ok, zo gezegd lijkt het ingewikkeld, maar je zult zien dat het in werkelijkheid eenvoudig is. Vergeet niet dat het btw-tarief voor elke regel van de factuur moet worden gespecificeerd, evenals het totale btw-bedrag dat moet worden betaald.

• De vermelding “btw niet van toepassing, art. 293 B CGI” indien de omzet lager is dan een bepaalde drempel ➡️ Grofweg, indien u heeft gekozen voor het btw-vrijstellingsstelsel, bent u niet btw-plichtig op voorwaarde dat uw omzet lager is dan 34 400€ HT in 2023. In dat geval moet de volgende vermelding op de factuur staan. Als u deze drempel overschrijdt, moet u btw aanrekenen vanaf de eerste euro omzet vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de drempel werd overschreden.

Voorbeeld van een gratis factuur

U weet dat wij u graag verwennen. 🎁 Daarom bieden wij u, na een gedetailleerde uitleg over het maken van een factuur, een gratis factuursjabloon aan in verschillende formaten, namelijk: word, pdf, excel. ✨

Om te beginnen hier in spreadsheetvorm die u gemakkelijk kunt kopiëren en plakken. Dit is een voorbeeld van een factuur voor het maken van een website :

Onderneming
Naam : [Naam van de onderneming]
Adres : [Adres van de onderneming]
SIRET-nummer : [SIRET-nummer van de onderneming]

Klant
Naam : [Naam opdrachtgever]
Adres: [Adres van de klant]

Details van de geleverde diensten	Bedrag voor belasting (in euro’s)
Ontwerp en vormgeving van de website	[XXX]
Ontwikkeling van de website	[XXX]
Integratie van de inhoud	[XXX]
Verwijzing naar website	[XXX]
Opleiding in het gebruik van de website	[XXX]

Betalingsvoorwaarden
De betaling geschiedt [vermeld betalingsvoorwaarden: aanbetaling, betaling in termijnen, aanvaarde betalingswijze, enz.]

Hoe een factuur maken in Word ?

Als u het Word-formaat voor uw facturen gebruikt, kunt u uw factuursjabloon aanpassen aan uw imago. U kunt uw logo, uw kleuren en uw lettertype toevoegen, zodat het overeenkomt met uw huisstijl. Dit formaat is, zoals u zich kunt voorstellen, gemakkelijk te wijzigen, zodat u uw factuursjabloon gemakkelijk kunt aanpassen aan uw behoeften en de specifieke verzoeken van uw klanten.

Dankzij Word kunt u een geschiedenis van uw facturen op één plaats bewaren, handig voor het archiveren of terugvinden van oude facturen indien nodig! 👀

Als u geïnteresseerd bent in dit gratis sjabloon, klik dan op onderstaande knop! ⬇️

Factuur sjabloon in Word formaat

Hoe maak je een factuur in PDF ?

Een ander bekend formaat, de PDF. Dit garandeert de integriteit en veiligheid van uw factuur omdat u uw factuur kunt exporteren in een niet te wijzigen formaat, waardoor ongewenste wijzigingen in het document en onaangename verrassingen worden vermeden! Bovendien is het PDF-formaat compatibel met alle besturingssystemen (PC, IOS, Inux), wat garandeert dat uw factuur zichtbaar en bruikbaar is voor al uw klanten.

Om de gratis factuur in PDF-formaat te downloaden, klik hier! ⬇️

Factuur template in PDF formaat

Hoe maak je een factuur in Excel ?

Het laatste formaat, Microsoft Excel. Tegenwoordig is Excel niet meer wat het geweest is, namelijk een Chinese puzzel. Nu kunt u uw tabellen naar hartelust bewerken, opmaken en aanpassen! 🦋

Zo ziet een factuur eruit in Excel-formaat, om te downloaden en te bewerken, is het deze kant op! 👇🏼

Factuur template in Excel formaat

Waarom een factuur maken?

Het lijkt vanzelfsprekend, maar sommigen stellen de vraag. Wel, het is een essentieel document, waarmee ze hun verkopen en hun inkomsten aan verschillende bedrijven kunnen verantwoorden, vanuit 4 verschillende invalshoeken, namelijk fiscaal, juridisch, commercieel en boekhoudkundig.

Hier zijn ze in detail! ⬇️

#1. Fiscale invalshoek

Met de factuur kunt u uw verkopen en ontvangsten tegenover de belastingdienst verantwoorden. Ze moet bepaalde verplichte vermeldingen bevatten om als geldig te worden beschouwd en dus.

Pas op, het ontbreken van een factuur kan leiden tot fiscale en zelfs strafrechtelijke sancties. Zorg er dus voor dat u ze minstens 6 jaar bewaart, in overeenstemming met de geldende fiscale regelgeving. 🧑🏼‍💻

#2. Juridisch oogpunt

Vanuit juridisch oogpunt kan de factuur worden gebruikt als bewijs van het bestaan van een contract tussen het bedrijf en zijn klant. In geval van een geschil kan de factuur worden gebruikt om te bewijzen dat de dienst is uitgevoerd en dat de betalingen zijn verricht. 💰

Deze moet dus binnen de termijnen geleverd worden en verplichte vermeldingen bevatten (die hoger in het artikel). 😎

#3. Commercieel oogpunt

Laten we overgaan naar het commerciële oogpunt. De factuur laat toe om een professioneel en ernstig imago te presenteren aan zijn klanten. Hij kan ze gebruiken als communicatiemiddel en er bijvoorbeeld zijn contactgegevens, zijn logo en zelfs een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde dienst op vermelden. 👀

Dit helpt om bestaande klanten te behouden en nieuwe aan te trekken. 🔗

#4. Vanuit boekhoudkundig oogpunt

Ten slotte is de factuur vanuit boekhoudkundig oogpunt een centraal element van het financieel beheer. Ze maakt het mogelijk de financiële stromen van de onderneming te volgen, prestatie-indicatoren te genereren en belastingaangiften op te stellen.

De factuur moet dus zorgvuldig worden bijgehouden en in de boekhoudkundige follow-up van de onderneming worden geïntegreerd. 📊

Ten slotte kan ze soms worden gebruikt om onbetaalde facturen te beheren, door bijvoorbeeld herinneringen terug te sturen of inningsacties te starten. 💭

De verschillende soorten facturen

Het zal u niet ontgaan zijn dat er verschillende soorten facturen bestaan, afhankelijk van de situatie. Ze variëren naargelang de aard van de geleverde dienst, de klant, maar ook de wettelijke verplichtingen. Geen paniek, hier zijn de details van de verschillende soorten facturen! 👇🏼

Klassieke factuur

Dit is het meest voorkomende type factuur, omdat het bedrijf hiermee in één keer het geheel van zijn dienst of product kan factureren. Ze moet wel alle verplichte wettelijke vermeldingen bevatten (naam en adres, SIRET-nummer, totaalbedrag van de dienst, tarief en bedrag van de btw). 🌟

Factuur op rekening

Deze factuur wordt gebruikt wanneer het bedrijf in termijnen moet worden betaald voor een dienst door een klant. Zo kan een voorschot worden geïnd bij de bestelling en het saldo aan het einde van de dienst. Vergeet niet de wettelijke vermeldingen op te nemen, maar vermeld ook dat het om een voorschotfactuur gaat. Het zou dom zijn dat te vergeten! 🧠

Een kleine informatie, deze factuur wordt opgesteld op het ogenblik van de bestelling en laat de onderneming toe een deel van het totale bedrag van de dienst te innen alvorens het werk aan te vatten.

Voortgangsfactuur

Hier gaat het om een project dat zich over een lange periode uitstrekt. Met de voortgangsfactuur kan de onderneming namelijk een deel van het totale bedrag van de dienst factureren naargelang de voortgang van het project.

Deze moet in elke belangrijke fase van het project worden opgesteld. 📝

Saldo factuur

De een na laatste, de saldofactuur. Deze wordt opgesteld aan het einde van een dienst wanneer het saldo door de klant moet worden betaald en de klant de hoeveelheid verricht werk heeft gevalideerd. 😇

Creditfactuur

Tot slot de kredietnota. Deze wordt opgesteld wanneer het bedrijf een deel van het gefactureerde bedrag moet terugbetalen aan de klant, hetzij bij annulering van de dienst, hetzij bij een geschil. ❌ Zoals u hebt begrepen, kan de onderneming hiermee de situatie regulariseren en de terugbetaling uitvoeren.

Hoe een factuur maken zonder btw?

Soms kan het gebeuren dat u geen btw hoeft aan te rekenen aan uw klanten, als u bijvoorbeeld onder de btw-vrijstellingsdrempel zit of als u door de aard van uw activiteit bent vrijgesteld van btw. Daarom is het belangrijk een aantal stappen te volgen om te vermijden dat je fouten maakt die je duur kunnen komen te staan:

• 1). Controleer of u in aanmerking komt om geen btw aan te rekenen ➡️ u moet onder de vrijstellingsdrempel blijven (34 400€).
• 2). Maak uw factuur op met de vermelding “TVA non applicable, art 293 B du CGI”➡️thisvermelding laat uw klant begrijpen waarom de btw niet is aangerekend.
• 3). Vermeld alle andere verplichte informatie ➡️ verplichte vermeldingen eerder in het artikel.
• 4). Bewaar een kopie van elke facture➡️asvoor alle belangrijke administratieve documenten is het belangrijk om een kopie te bewaren van elke factuur die u uitreikt. Zo kunt u uw ontvangsten en uitgaven volgen en bewijs leveren in geval van een belastingcontrole.

Te vermijden fouten op een factuur

Goed, u zult begrepen hebben, het factureren van uw diensten is een cruciale stap voor een onderneming, omdat het u toelaat geld in het laatje te brengen en de toekomst van uw onderneming te garanderen. 😇

Toch kan een slecht opgestelde factuur voor problemen zorgen, vooral bij een fiscale controle. Daarom hier 3 meest voorkomende fouten om te vermijden. ⬇️

Rekenfouten

Het lijkt misschien triviaal voor u, maar het is belangrijk om de op de factuur vermelde bedragen te controleren om rekenfouten te vermijden. Niets is zo gênant als een factuur opnieuw moeten maken vanwege een rekenfout, toch? 🥲 Hiervoor kunt u een facturatiesoftware gebruiken die de berekeningen automatisch uitvoert.

De fouten van de vermelding

Uiteraard komen fouten in vermeldingen vaak voor en is het gemakkelijk om ze te maken. Het is daarom belangrijk om te controleren of alle verplichte vermeldingen aanwezig zijn op de factuur.

Formaatfouten

Tot slot de formaatfouten. Ja, het is belangrijk om een standaardformaat voor de facturen te respecteren, om hun verwerking door de boekhouddiensten van de klanten te vergemakkelijken, zoals PDF, Word of zelfs Excel.

Conclusie

We komen aan het einde van dit artikel! We hopen dat alle informatie die we u hebben gegeven nuttig is geweest en u een beter inzicht heeft gegeven in de problemen en goede praktijken in verband met facturering.

Ter herinnering: facturering is een essentieel onderdeel van uw bedrijf. Zo kunt u uw commerciële relatie met uw klanten formaliseren, geschillen vermijden en vooral uw cashflow beter beheren. 🏴‍☠️

Het is echter belangrijk om bepaalde regels en verplichte vermeldingen te respecteren zodat uw factuur geldig is. Gelukkig is het dankzij moderne factureringstools eenvoudig om in enkele minuten facturen te genereren die voldoen aan de fiscale en wettelijke vereisten! 🥰

Zorg er dus voor dat u het ontwerp en de esthetiek ervan onder handen neemt, zodat het uw merkimago weerspiegelt en uw klanten bij u terug willen komen.

Kan ik zelf een factuur maken?

Zeker, een zelfstandige ondernemer, een micro-onderneming of een bedrijf moet zijn klanten een factuur bezorgen voor elke verkoop of verleende dienst.

De factuur moet worden opgesteld in het Frans, in twee exemplaren en op een papieren of elektronische drager, zonder te vergeten deze te bewaren gedurende ten minste 10 jaar na het einde van de dienst. 🗓️

Hoe een factuur opstellen zonder btw?

Niets is eenvoudiger. U hoeft alleen de volgende vermelding op uw factuur te zetten: “BTW niet van toepassing artikel 293 B van het algemeen belastingwetboek (CGI)” Vervolgens kunt u uw factuur invullen zoals een klassieke factuur, zonder alle verplichte vermeldingen te vergeten. ✨

Hoe rekent een onderneming btw aan?

Als micro-onderneming rekent u geen btw aan omdat u toegang hebt tot de regeling “vrijstelling van btw-basis”. Je hoeft dus geen btw af te trekken. Toch kun je in de volgende twee gevallen btw-plichtig worden:

• 🥇 Als u kiest voor een echte btw-regeling, waardoor u de btw op uw aankopen kunt aftrekken.
• 🥈 Als u de drempel van de btw-basisvrijstelling overschrijdt, die in 2023 34 400 euro bedraagt.

Hé daar, je weet nu alles over hoe je een factuur maakt. Tot binnenkort en veel plezier met factureren! 😎