nl
frenesitptdeplruid

Follow up email : de 9 beste voorbeelden

show table of contents

Mensen zeggen misschien dat e-mail achterhaald is, maar dat is niet het geval. Integendeel, dit is juist het moment om er voordeel uit te halen. Weet je wat we vandaag gaan zien? De follow up email. Je leert de beste voorbeelden en tips die je moet toepassen. Vooruit, we hebben werk aan de winkel 🥖.

In het bedrijfsleven en vooral in de BtoB-sector moet je soms e-mails sturen (en dat doe je liever dan bellen, geloof me). Soms wordt er geantwoord en dat is geweldig. Aan de andere kant, in andere gevallen gebeurt er niets. Misschien een vergissing 😲. Hoe dan ook, we gaan ze laten weten dat we er zijn 👀.

De beste voorbeelden van een follow up email

Er zijn veel manieren om je doelwit op te volgen, maar laten we eens kijken naar de verschillende scenario’s die op je pad kunnen komen.

#1 Aanmaningsmail voor een onbeantwoorde sollicitatie

Je hebt een vacature gevonden die geweldig klonk en je hebt je cv en sollicitatiebrief opgestuurd 📨 met een hele mooie e-mail erbij. Misschien heb je je zelfs voorgenomen om ook via LinkedIn contact op te nemen met de recruiter (goed idee). Maar je hebt nog geen reactie ontvangen? Kies dan voor de follow-up e-mail. Als bonus toon je zo je interesse in het bedrijf.

Het advies

U richt zich tot een recruiter, dus u moet op een aantal zaken letten:

  • Je taal: je drukt je uit tegen een recruiter, je moet schrijven met zo min mogelijk fouten (0 is altijd beter) en praat niet tegen hem alsof hij je oude 🧐 oom George is.
  • Reactietijd. Volg de recruiter niet op als het de dag na je eerste verzending is. Wacht een week en stuur je follow-up.
  • Wees duidelijk en beknopt: geef je lezer alle elementen die hij moet weten. Dat betekent dus dat je de datum moet vermelden waarop je je sollicitatie hebt verstuurd.
  • Benadruk een paar belangrijke vaardigheden.
  • Plan een ontmoeting als dat mogelijk is.

#2 Stuur een follow up email naar een prospect

Misschien heb je een e-mail gestuurd naar een prospect, maar heeft hij nooit geantwoord. Hoe maakt u hem duidelijk dat u er bent? Dat laten we u nu zien. Misschien moet u meerdere herinneringen sturen, meerdere e-mails, maar we zullen ons concentreren op de eerste die u stuurt.

Tips

Wanneer u contact opneemt met een prospect, houd dan het volgende in gedachten:

  • De toon: Spreek zoals u doet in uw communicatiestrategie, zodat men weet wie u bent.
  • Net als bij een e-mail die u naar een recruiter gaat sturen, moet u in gedachten houden dat u uw prospects niet moet overdonderen met uw e-mails, vooral als u probeert 🤑 iets te verkopen.

#3 Follow-up na een gesprek

Je hebt een interview geland met een prospect, met een klant of zelfs met een recruiter. Al, gefeliciteerd, dat is een grote stap 👟. Nu moet je een mailtje in elkaar zetten.

Tips

Het is geweldig dat je een interview hebt gehad, maar je wilt niet te veel tijd overlaten om weer contact met de persoon op te nemen (zonder hem of haar opnieuw te overrompelen). Zoals gewoonlijk moet je:

  • Let op de toon van je e-mails voor de persoon die je aanschrijft 🖋️.
  • Uw interesse blijven tonen in de persoon die u aanschrijft.
  • U kunt ook een telefoonafspraak voorstellen.

#4 Betaling follow up email

Deze is niet zo leuk 💀 maar als je een abonnement hebt aangeboden, heb je misschien nog geen betaling ontvangen van een van je klanten. Hij heeft dus een betalingsachterstand. In dat geval hebben we een voorbeeldmail voor je.

De tips

Dit is geen erg leuk onderdeel van het proces, maar u kunt er wel mee geconfronteerd worden. Wat wij u aanraden om een goede betalingsherinneringsmail te schrijven is om na te denken over :

  • Geef zoveel mogelijk informatie over de onbetaalde factuur (datum, factuurnummer).
  • Het bedrag van de factuur dat uw klant moet betalen.
  • Als u boetes voor te late betaling hanteert, moet u dit in uw e-mail vermelden.
  • U moet een bijlage toevoegen met uw bankgegevens 💳 of de gebruiker doorverwijzen naar het betalingsplatform.

#5 Herinneringsmail voor contractondertekening

Onze prospectiege woonten zijn grondig veranderd dankzij de komst van de digitale technologie. E-mail is een uitstekende manier geworden om nieuwe klanten te werven en nieuwe klanten te behouden. Het zal zeker gebeuren in uw carrière dat u een contract moet ondertekenen. Als je na een tijdje geen reactie krijgt, is dit wat je naar je doelwit zou kunnen sturen 🎯.

Tips

Voor een herinnering aan een contractondertekening zijn er, net als bij al uw andere e-mails, enkele zaken die u duidelijk voor ogen moet houden:

  • Beknoptheid, wees precies en duidelijk in uw schrijven. Uw gesprekspartner moet begrijpen waarom u contact met hem opneemt.
  • Onthoud de belangrijke elementen van het contract, zoals de naam van het contract, de datum waarop u het hebt verstuurd.
  • U kunt aanbieden om via e-mail of telefoon uit te wisselen 📱.
  • Maak gerust een afspraak indien nodig en vermeld dit in uw e-mail.

#6 Offerteherinnering per e-mail

U loopt in dit geval op een koord. U moet erin slagen het feit dat uw toekomstige klant uw offerte ondertekent te combineren zonder hem te veel lastig te vallen. Het is aan u om het juiste evenwicht te vinden. Zodra u de offerte hebt verstuurd, moet u een paar dagen wachten voordat u uw herinnering verstuurt (ja, wees geduldig). U kunt ook een telefonische herinnering proberen.

Tips

Zoals we hierboven al zeiden, wilt u niet dat uw klant zich lastig gevallen voelt door uw bericht. U moet hem de tijd geven om alle informatie tot zich te nemen die hij nodig heeft en om de voor- en nadelen af te wegen als u een project gemeen heeft. Maar in de e-mail is het noodzakelijk om :

  • Herinner het offerte nummer.
  • Zet de naam van het project/product/dienst.
  • Stel een telefoontje voor.

#7 Werknemer follow up email

Hier gaan we geen klant herinneren (phew) maar iemand waarmee u samenwerkt. Het kan een collega zijn van een andere afdeling of een ander bureau (en in dit geval kent u hem niet). Om een collega op te volgen, moet u nadenken over de relatie die u met hem hebt. Hier is een typisch voorbeeld dat u naar believen kunt gebruiken.

Tips

Er is geen gemiddelde wachttijd wanneer u een herinneringsmail stuurt naar een medewerker. Nogmaals, het hangt allemaal af van het soort relatie dat u hebt en of u de persoon kent. Soms zit u op een project met een medewerker uit een andere regio en in dat geval moet u uw pitch aanpassen. Maar denk eraan:

  • Duidelijk zijn: je medewerker moet begrijpen waar je het over hebt.
  • Om belangrijke elementen 💡 van uw laatste uitwisseling te zetten.

#8 Klant follow up email

Toegegeven, een klantenherinneringsmail kan heel algemeen zijn. We gaan u echter een sjabloon aanbieden om te kopiëren en te plakken, zodat u het indien nodig kunt gebruiken. In dit voorbeeld passen we een vriendelijkere toon aan door emoji’s te gebruiken (ook dit kunt u doen als uw merk en uw communicatie zich daarvoor lenen).

Tips

Als we het hebben over een herlancering van klanten, kan dat zijn om een nieuw aanbod te promoten, om hen een korting aan te bieden of om hen te vragen deel te nemen aan een live evenement dat hen relevante en nuttige informatie kan geven. In ieder geval is dit wat je moet doen:

  • Aarzel niet om waarde toe te voegen aan uw e-mail.
  • Wees voorzichtig met de toon die u gebruikt.
  • Leg uit waarom u zo’n e-mail stuurt.

#9 Winkelwagen follow up email

Als je een e-commerce site hebt, kan dit vrij vaak gebeuren om verschillende redenen… Soms is het voldoende om je doelwit gerust te stellen om de stap van conversie te zetten. Hier is een voorbeeld dat u kunt toepassen wanneer een klant zijn winkelmandje heeft achtergelaten 🛒.

Tips

Om aan de uiteenlopende behoeften van uw klantenkring te voldoen, moet u ook hun ontmoedigingen begrijpen. In je e-mail zou je kunnen:

  • Een promocode toevoegen om mensen tot actie aan te zetten.
  • Inspelen op het gevoel van urgentie (niet altijd te doen) door te vermelden dat de voorraad laag is.
  • Verzending aanbieden.
  • Bied extra artikelen aan die uw doelgroep zouden kunnen interesseren.
  • Voeg een afbeelding toe die de artikelen van de doelgroep aanspreekt.

Wachttijd voor een follow up email

We gaan u niet de definitie van een e-mail leren, we denken dat u die al heel goed kent. Weet je daarentegen hoe lang je moet wachten met het versturen van een opvolgmail 🤨? We gaan je zeker teleurstellen, maar er is geen ideale tijd.

Wat je in gedachten moet houden is dat je de juiste timing moet kiezen, zodat het in overeenstemming is met je doel. Daarom is het uiterst belangrijk om je persona goed te kennen (en overigens tijd te besteden aan het goed opzetten ervan). Het belangrijkste gegeven dat u in gedachten moet houden, is dat als uw prospect u moet antwoorden, hij dat meestal zal doen op dezelfde dag dat hij uw e-mail ontvangt. Daarmee bent u nog niet erg ver.

U wilt niet te lang wachten om iemand op te volgen. Echter, hier is wat wij denken dat consequent is in termen van follow-up. Wanneer u herinneringsmails gaat sturen, gaat u als volgt te werk:

  • D+2 voor uw eerste herinnering.
  • D+4 voor uw tweede herinnering.
  • D+6 voor uw derde herinnering.
  • D+10 voor de vierde.

Voor de rest kun je D+1 toevoegen, maar vergeet niet je doelwit te laten ademen.

Hoe maak je een herinneringsmail?

Om een herinneringsmail te maken, moet je je geest niet martelen. Wat was uw strategie in het begin? Als je je persona hebt gemaakt, nagedacht hebt over de communicatie van je product, weet je normaal gesproken hoe je te werk moet gaan.

Maak je geen zorgen, we laten je niet zo achter. Om een goede herinneringsmail te maken, moet je al nadenken over de situatie. Is het een betalingsherinnering? Is het een sollicitatieherinnering? Hier is een lijst van waar je aan moet denken:

De structuur van een herinneringsmail
Onderwerp van de e-mail Herinnering X
Copywriting Haakje om de aandacht van uw doelgroep te trekken
Herinnering van belangrijke elementen Factuurnummer, gespreksdatum…
Begroetingsformule Mevrouw, mijnheer…
De handtekening Uw naam en achternaam of de naam van het bedrijf

Het belang van personalisatie

We kunnen ons voorstellen dat u zich hiervan bewust bent, maar een reminder is altijd goed om te nemen 😁. Weet dat een gepersonaliseerde e-mail u alleen maar ten goede kan komen. Wanneer je een gepersonaliseerde e-mail ontvangt, ben je eerder geneigd om te gaan kijken wat zij als service kunnen bieden. Dit is een van de basisprincipes van klantrelaties. Om u hiervan te overtuigen, bespreken we enkele kerncijfers.

Door uw e-mails te personaliseren kunt u inderdaad de tevredenheid van uw publiek aanzienlijk verhogen en hun loyaliteit vergroten.

Acquisitie is niet het enige dat telt in het leven, denk ook aan het behoud van uw klanten. Zij kunnen u zelf helpen uw diensten of producten te promoten. Verwaarloos personalisatie en het effect dat het kan hebben op uw klanten dus niet.

De grenzen

Niet alles is perfect, laten we eerlijk zijn. Als het gaat om e-mailpersonalisering, kunt u niet in het leven van uw consument binnendringen en alles over hem weten. Het is niet legaal 💀 om veel persoonlijke informatie over iemand te hebben.

Je moet dus weten hoe je moet gebruiken wat je krijgt en het gedrag van gebruikers analyseren. Van deze bedrijven antwoordt 65% dat gegevensbeheer een groot probleem is in hun strategie. Als u benieuwd bent naar de statistieken van de Boston Consulting Group, ga dan naar deze link.

Tips voor perfecte e-mails

Om geen enkele kans (of bijna) te missen, ontdekken we samen de kleine trucjes die het verschil maken wanneer u een e-mail stuurt naar uw doelgroepen. Dit woord is trouwens bijzonder belangrijk omdat je je doelwit op de vingers moet kennen 🤌.

Ken uw doelwit

Ja, je kunt verwachten dat we het hier in bijna al onze artikelen over hebben, want dit is de belangrijkste stap in je digitale strategie. Je moet weten wie je gaat aanspreken, aan wie je gaat verkopen…

En daarvoor zijn er geen 30 000 oplossingen, je moet je persona creëren. De persona is het portret van uw ideale klant. Door dit portret te creëren, moet u weten hoe u aan hun behoeften kunt voldoen, hoe u daar kunt komen en wat u moet doen om deze potentiële klant te laten converteren. Alle socio-demografische informatie moet worden opgenomen, zoals

  • Zijn voor- en achternaam.
  • Zijn leeftijd.
  • De plaats waar hij woont.
  • Zijn burgerlijke staat 💒.
  • Het aantal kinderen (als dit van invloed is op uw producten of diensten).
  • Zijn of haar behoeften.
  • De pijnpunten 🩸.
  • Haar favoriete communicatiemiddelen.
  • Zijn inkomen.
  • Etc…

Alle informatie die waarschijnlijk belangrijk is in de stap van uw lead naar actie. Natuurlijk, onder het profiel dat u zult identificeren, zullen anderen verschijnen. Het zal dus nodig zijn om ze te segmenteren.

Segment

Als deze term u niet aanspreekt, moet u weten dat segmenteren gewoon betekent dat u uw persona in subgroepen moet verdelen op basis van bepaalde segmentatiecriteria. Criteria zoals :

  • De geografische situatie.
  • De taal.
  • Het koopgedrag.
  • Het geslacht 🔞.
  • Enz…

Op basis van deze verschillen maakt u uw segmentatie die het best bij uw doelstellingen past.

Het onderwerp van de e-mail

Het lijkt misschien vreemd, maar als het onderwerp van uw e-mail nergens op lijkt, kunt u er zeker van zijn dat uw potentiële klant de e-mail niet zal openen. De onderwerpregel moet hen aanspreken, hij moet ervoor zorgen dat ze erop willen klikken.

Copywriting

Leren overtuigen is een hele kunst, vooral als het gaat om het verkopen van een product of dienst aan een klant. In ons geval doen we dat door middel van copywriting.

We moeten ons afvragen hoe we onze doelgroep 🎯 met woorden kunnen bereiken via e-mail. Daarom is de persona heel belangrijk. Het geeft je een indicatie van wat je in die e-mail moet schrijven om je aanbod te verkopen.

We raden je aan om alles over copywriting te weten te komen door dit artikel te gaan ontdekken. Het gaat natuurlijk niet van vandaag op morgen, maar je kunt wel zogenaamde A/B-tests opzetten om te kijken wat het beste werkt. Met een A/B-test, als je niet weet wat het is, kun je verschillende versies van dezelfde e-mail testen om te weten welke boodschap het beste werkt.

a-b-test

In dit voorbeeld ziet u dat er een derde mogelijkheid van A/B-test is, in feite hoe meer tests u doet, hoe meer letters u toevoegt. Het kan dus een A/B/C-test worden en nog veel meer. Nu alleen nog uitzoeken welke van deze berichten het beste werkt 🤑.

Personalisatie

We gaan niet herhalen wat hierboven is gezegd, maar het is belangrijk dat je aandacht besteedt ⚡ aan hoe je je e-mail gaat schrijven. Personaliseer het zoveel mogelijk met zijn voor- en achternaam al. Als je weet dat hij je site al heeft bezocht, kun je dat vermelden.

Wanneer u uw berichten personaliseert, voelt uw gebruiker zich bevoorrecht, en dat zorgt ervoor dat hij terugkomt om bij u te kopen. Met personalisatie kunt u een grote stap zetten in het behoud van uw klanten.

Automatisering

Als u aan mailing doet, kunt (en moet) u zich omringen met goede tools. Het schrijven van goede e-mails is tijdrovend, dus het is beter om alles te automatiseren. Om dit te doen is hier een kleine lijst met tools die je kunt gebruiken:

  • Drip.
  • Autopilot.
  • SendinBlue.
  • Mailchimp 📩.

Automatisering is echt cool omdat je tijd kunt besparen op duizenden verzonden e-mails. Het zal in het begin een beetje configuratie vereisen, maar daarna zal het alleen maar een voordeel zijn.

Conclusie van het artikel – follow up email

We zijn bijna aan het einde van dit artikel en we vinden het ook jammer om u te verlaten, maar geen paniek, we gaan alles wat we gezegd hebben over de aanmaningsmails samenvatten. Dus, terwijl we verder gingen, konden we zien :

  • De beste voorbeelden van aanmaningsmails.
  • Tips om ze succesvol te maken.
  • De wachttijd voor een aanmaning.
  • Hoe een aanmaningsmail te maken.
  • Waarom het nodig was om te personaliseren.
  • De tips 💡 om de perfecte e-mail te schrijven.

FAQ van het artikel – follow up email

Als je aan e-mailen doet, zijn er nog een paar dingen waar je op moet letten. Dat is precies wat we in deze FAQ zullen doen.

Hoe maak je een effectieve herinnering?

De meeste marketeers denken dat als hun e-mail niet is beantwoord, het gemakkelijker is om te denken dat de prospect niet geïnteresseerd is. Om u een belangrijk cijfer te geven: u moet weten dat slechts 2% van de verkopen tot stand komt bij het eerste contactmoment. 2% is niet veel. Als u niet opvolgt, mist u veel kansen ❌. Het duurt ongeveer 8 touchpoints voordat een verkoop tot stand komt (dus nogal wat follow-ups). Nu we dat weten, zullen we moeten:

  • Laat je prospect niet te lang zonder nieuws zitten.
  • Vermijd hem te plagen.
  • Wees duidelijk in de berichten die u hem gaat sturen.
  • Kies het juiste e-mail onderwerp.
  • Gebruik een automatiseringstool.

De groeten

We praten er niet veel over en toch moet je om een e-mail af te sluiten een beleefdheidsformule plaatsen. Het hangt natuurlijk af van wie en hoe je de persoon aanspreekt. Als u met een klant praat, kunt u :

  • Hoogachtend.
  • Hoogachtend
  • Hoogachtend
  • Ik blijf tot uw beschikking voor verdere informatie.

U kunt meer te weten komen in dit artikel. Nu moeten we elkaar definitief verlaten 😿… Tot het volgende artikel, maar nu weet je alles wat er te weten valt over de follow up email. Waar wacht je nog op om ze in te stellen?

Convert more leads into clients with these 7 secret B2B prospecting messages 🚀

Enter your first name and email address  to receive the 11 page digital book now:

Where do we have to send it now?