Orang mungkin mengatakan bahwa email sudah ketinggalan zaman, tetapi sebenarnya tidak demikian. Sebaliknya, inilah saat yang tepat untuk memanfaatkannya. Anda tahu apa yang akan kita lihat hari ini? Follow up email . Anda akan mempelajari contoh dan tips terbaik yang harus Anda terapkan. Ke depannya, kita akan bekerja keras 🥖.

Ketika Anda berada di dunia bisnis dan terutama di bidang BtoB, terkadang Anda perlu mengirim email (dan Anda lebih suka melakukannya daripada menelepon, percayalah). Terkadang, kami akan menjawab Anda dan itu bagus. Di sisi lain, dalam kasus lain, tidak ada yang terjadi. Mungkin sebuah kekeliruan 😲. Apa pun itu, kami akan memberi tahu mereka bahwa kami ada di sini 👀.

Contoh-contoh terbaik dari follow up email

Ada banyak cara untuk follow up target Anda, tapi mari kita lihat berbagai skenario yang mungkin terjadi.

#Email yang tidak jelas untuk lamaran yang tidak dijawab

Anda menemukan sebuah tawaran pekerjaan yang terdengar luar biasa dan Anda mengirimkan resume dan surat lamaran 📨 dengan email yang sangat bagus yang menyertainya. Mungkin kamu juga sudah menghubungi perekrutmu di LinkedIn (ide yang bagus). Namun, Anda belum menerima respon? Pilihlah email tindak lanjut. Sebagai bonus, ini akan menunjukkan ketertarikan Anda pada perusahaan.

Saran

Anda berbicara dengan perekrut, jadi Anda harus memperhatikan beberapa hal:

• Bahasa Anda: Anda mengekspresikan diri Anda kepada perekrut, Anda harus menulis dengan sesedikit mungkin kesalahan (0 selalu lebih baik) dan jangan berbicara dengannya seolah-olah dia adalah Paman 🧐 Anda yang lama.
• Waktu respons. Jangan follow up dengan perekrut jika itu adalah hari setelah Anda pertama kali mengirimnya. Tunggu seminggu dan kirimkan tindak lanjut Anda.
• Jelas dan ringkas: berikan semua elemen yang perlu diketahui oleh pembaca. Jadi, kamu harus mencantumkan tanggal kamu mengirim lamaran.
• Soroti beberapa keahlian utama.
• Jadwalkan pertemuan jika Anda bisa.

#2 Kirim follow up email ke prospek

Anda mungkin pernah mengirim email ke seorang prospek namun tidak pernah dibalas. Bagaimana cara membuatnya mengerti bahwa Anda ada di sana? Kami akan menunjukkannya sekarang. Anda mungkin perlu mengirimkan beberapa pengingat, beberapa email, tetapi kami akan fokus pada email pertama yang Anda kirimkan.

Tips

Saat Anda menghubungi prospek, ingatlah hal ini:

• Nada bicara: Bicaralah seperti yang Anda lakukan dalam strategi komunikasi Anda, sehingga orang tahu siapa Anda.
• Seperti email yang akan Anda kirimkan ke perekrut, ingatlah bahwa Anda tidak boleh membanjiri prospek dengan email Anda, terutama jika Anda mencoba menjual sesuatu.

#3 Follow up setelah wawancara

Anda telah mendapatkan wawancara dengan prospek, dengan klien atau bahkan dengan perekrut. Selamat, selamat, itu adalah langkah besar 👟. Sekarang Anda harus membuat email.

Tips

Sangat menyenangkan telah melakukan wawancara, namun Anda tidak ingin menyisakan terlalu banyak waktu untuk kembali menghubungi orang tersebut (tanpa membuat mereka kewalahan). Seperti biasa, Anda harus melakukannya:

• Perhatikan nada email yang Anda kirimkan kepada orang yang Anda tuju ke 🖋️.
• Terus tunjukkan ketertarikan Anda pada orang yang Anda surati.
• Anda juga dapat menyarankan kencan melalui telepon.

Follow up email pembayaran #4

Yang satu ini tidak terlalu menyenangkan 💀 tetapi jika Anda menawarkan langganan, mungkin Anda belum menerima pembayaran dari salah satu pelanggan Anda. Oleh karena itu, dia telah jatuh tempo untuk pembayaran. Dalam hal ini, kami memiliki contoh email untuk Anda.

Kiat-kiat

Ini bukan bagian yang menyenangkan dari proses ini, tetapi Anda mungkin akan dihadapkan dengan hal ini. Apa yang kami sarankan untuk Anda lakukan untuk menulis email pengingat pembayaran yang baik adalah dengan memikirkan :

• Berikan informasi sebanyak mungkin tentang faktur yang belum dibayar (tanggal, nomor faktur).
• Jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan Anda.
• Jika Anda menerapkan denda keterlambatan pembayaran, Anda harus mencantumkannya dalam email.
• Anda harus menyertakan lampiran yang mengingatkan detail bank Anda 💳 atau mengarahkan pengguna ke platform pembayaran.

#Email pengingat tanda tangan kontrak

Kebiasaan prospecting kita telah sangat berubah berkat munculnya teknologi digital. Email telah menjadi cara yang sangat baik untuk mendapatkan pelanggan baru dan memfasilitasi retensi pelanggan baru. Dalam karier Anda, pasti akan ada saatnya Anda harus menandatangani kontrak. Jika Anda tidak mendapatkan respon setelah beberapa saat, inilah yang dapat Anda kirimkan kepada target Anda 🎯.

Tips

Untuk pengingat penandatanganan kontrak, seperti halnya semua email Anda yang lain, ada beberapa hal yang perlu diingat dengan jelas:

• Keringkasan, tepat dan jelas dalam tulisan Anda. Lawan bicara Anda harus memahami mengapa Anda menghubunginya.
• Ingatlah elemen-elemen penting dari kontrak seperti nama kontrak, tanggal Anda mengirimkannya.
• Anda dapat menawarkan untuk bertukar melalui email atau telepon 📱.
• Jangan ragu untuk membuat janji temu jika perlu dan cantumkan di email Anda.

#Pengingat kutipan melalui email

Anda akan berjalan di atas tali dalam kasus ini. Anda harus berhasil menggabungkan fakta bahwa klien masa depan Anda menandatangani penawaran Anda tanpa terlalu mengganggunya. Terserah Anda untuk menemukan keseimbangan yang tepat. Setelah Anda mengirimkan estimasi, Anda harus menunggu beberapa hari sebelum mengirimkan pengingat (ya, bersabarlah). Anda juga bisa mencoba pengingat melalui telepon.

Tips

Seperti yang telah kami katakan di atas, Anda tidak ingin pelanggan Anda merasa dilecehkan oleh pesan Anda. Anda harus memberinya waktu untuk mengambil semua informasi yang dia butuhkan dan menimbang pro dan kontra jika Anda memiliki proyek yang sama. Tetapi dalam email, sangat penting untuk :

• Sebutkan nomor penawaran.
• Cantumkan nama proyek/produk/layanan.
• Sarankan panggilan telepon.

#Follow up email untuk karyawan

Di sini, kami tidak akan mengingatkan pelanggan (aduh), tetapi seseorang yang bekerja dengan Anda. Bisa jadi rekan kerja dari departemen lain atau agensi lain (dan dalam hal ini Anda tidak mengenalnya). Untuk menindaklanjuti seorang kolega, Anda perlu memikirkan hubungan yang Anda miliki dengan mereka. Berikut ini adalah contoh umum yang dapat Anda gunakan sesuai keinginan.

Tips

Tidak ada waktu tunggu rata-rata ketika Anda mengirim email pengingat ke kolaborator. Sekali lagi, semuanya tergantung pada jenis hubungan yang Anda miliki dan apakah Anda mengenal orang tersebut. Terkadang Anda mungkin sedang mengerjakan proyek dengan kolaborator dari wilayah lain dan dalam hal ini, Anda harus menyesuaikan presentasi Anda. Perlu diingat:

• Untuk memperjelas: kolaborator Anda harus memahami apa yang Anda bicarakan.
• Untuk menempatkan elemen-elemen penting 💡 dari pertukaran terakhir Anda.

Follow up email t klien #8

Memang, email pengingat pelanggan bisa sangat umum. Namun, kami akan menawarkan sebuah template untuk disalin dan ditempel sehingga Anda dapat menggunakannya jika perlu. Dalam contoh ini, kami akan mengadaptasi nada yang lebih ramah dengan menggunakan emoji (sekali lagi, Anda dapat melakukan ini jika merek dan komunikasi Anda cocok untuk itu).

Tips

Ketika kita berbicara tentang peluncuran kembali pelanggan, itu bisa untuk mempromosikan penawaran baru, menawarkan diskon, atau meminta mereka untuk berpartisipasi dalam acara langsung yang dapat memberi mereka informasi yang relevan dan berguna. Bagaimanapun, inilah yang harus Anda lakukan:

• Jangan ragu untuk menambahkan nilai pada email Anda.
• Berhati-hatilah dengan nada yang Anda gunakan.
• Jelaskan mengapa Anda mengirim email seperti ini.

#Follow up email dari keranjang belanja

Jika Anda memiliki situs e-commerce, hal ini bisa sering terjadi karena berbagai alasan… Terkadang hal ini cukup untuk meyakinkan target Anda untuk mengambil langkah konversi. Berikut adalah contoh yang dapat Anda terapkan jika terjadi pengabaian keranjang belanja dari pelanggan.

Tips

Untuk memenuhi beragam kebutuhan basis pelanggan Anda, Anda juga perlu memahami disinsentif mereka. Di email Anda, Anda bisa melakukannya:

• Tambahkan kode promo untuk membuat orang mengambil tindakan.
• Mainkan rasa urgensi (tidak harus dilakukan setiap saat) dengan menyebutkan fakta bahwa stok barang menipis.
• Tawarkan ongkos kirim.
• Tawarkan item tambahan yang mungkin menarik bagi target Anda.
• Tambahkan gambar yang sesuai dengan barang target.

Waktu tunggu untuk meluncurkan follow up email

Kami tidak akan mengajari Anda definisi email, kami rasa Anda sudah mengetahuinya dengan baik. Di sisi lain, apakah Anda tahu berapa lama waktu yang tepat untuk menunggu sebelum mengirimkan follow up email  🤨? Kami pasti akan mengecewakan Anda, tetapi tidak ada waktu yang ideal.

Yang perlu Anda ingat adalah Anda harus memilih waktu yang tepat, sehingga sesuai dengan target Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk mengenal persona Anda dengan baik (dan meluangkan waktu untuk mengaturnya dengan baik). Informasi utama yang harus Anda ingat adalah bahwa jika prospek Anda harus menjawab Anda, dia biasanya akan melakukannya di hari yang sama ketika dia menerima email Anda. Dengan itu, Anda tidak terlalu jauh.

Anda tidak ingin menunggu terlalu lama untuk menindaklanjuti seseorang. Namun, inilah yang menurut kami konsisten dalam hal tindak lanjut. Ketika Anda akan mengirim email pengingat, Anda akan melanjutkan sebagai berikut:

• H+2 untuk pengingat pertama Anda.
• H+4 untuk pengingat kedua.
• H+6 untuk pengingat ketiga.
• H+10 untuk pengingat keempat.

Selebihnya, Anda bisa menambahkan H+1 namun jangan lupa untuk memberi waktu bagi target Anda untuk bernapas.

Bagaimana cara membuat email pengingat?

Untuk membuat follow up email , Anda tidak boleh menyiksa pikiran Anda. Apa strategi Anda di awal? Jika Anda telah membuat persona Anda, memikirkan tentang komunikasi produk Anda, Anda biasanya tahu bagaimana untuk melanjutkan.

Jangan khawatir, kami tidak akan meninggalkan Anda begitu saja. Untuk membuat email pengingat yang baik, Anda sudah harus memikirkan situasinya. Apakah ini pengingat pembayaran? Apakah pengingat pendaftaran? Berikut ini adalah daftar yang perlu Anda pikirkan:

Pentingnya personalisasi

Kami dapat membayangkan bahwa Anda sudah mengetahui hal ini, namun pengingat selalu baik untuk dilakukan 😁. Ketahuilah bahwa email yang dipersonalisasi hanya akan menguntungkan Anda. Ketika Anda menerima email yang dipersonalisasi, Anda lebih mungkin untuk membuka dan melihat apa yang mereka tawarkan sebagai layanan. Ini adalah salah satu dasar dari hubungan pelanggan. Untuk meyakinkan Anda akan hal ini, kita akan membahas beberapa tokoh kunci.

Memang, mempersonalisasi email Anda akan memungkinkan Anda untuk meningkatkan kepuasan audiens Anda secara signifikan dan meningkatkan loyalitas mereka.

Akuisisi bukanlah satu-satunya hal yang penting dalam hidup, pikirkan juga tentang retensi pelanggan Anda. Mereka sendiri dapat membantu Anda mempromosikan layanan atau produk Anda. Jadi jangan abaikan personalisasi dan efeknya terhadap pelanggan Anda.

Batasan

Tidak semuanya sempurna, mari kita akui saja. Dalam hal personalisasi email, Anda tidak bisa masuk ke dalam kehidupan konsumen Anda dan mengetahui segala sesuatu tentang mereka. Memiliki banyak informasi pribadi tentang seseorang adalah tidak sah.

Jadi, Anda harus tahu cara menggunakan apa yang diberikan kepada Anda dan menganalisis perilaku pengguna. Ada 65% di antara perusahaan-perusahaan ini yang menjawab bahwa manajemen data adalah kesulitan utama dalam strategi mereka. Jika Anda penasaran dengan statistik yang dibuat oleh Boston Consulting Group, buka tautan ini.

Kiat-kiat untuk email yang sempurna

Agar Anda tidak melewatkan kesempatan apa pun (atau hampir), kita akan bersama-sama menemukan trik-trik kecil yang akan membuat perbedaan besar ketika Anda mengirim email ke target Anda. Ngomong-ngomong, kata ini sangat penting karena Anda harus mengetahui target Anda dengan cepat 🤌.

Kenali target Anda

Ya, Anda dapat mengharapkan kami untuk membicarakan hal ini di hampir semua artikel kami karena ini adalah langkah terpenting dalam strategi digital Anda. Anda harus tahu siapa yang akan Anda tuju, kepada siapa Anda akan menjual…

Dan untuk itu, tidak ada 30.000 solusi, Anda harus menciptakan persona Anda. Persona adalah potret pelanggan ideal Anda. Dengan membuat potret ini, Anda perlu mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan mereka, bagaimana cara mencapainya, dan apa yang perlu Anda siapkan agar pelanggan potensial ini mau beralih. Semua informasi sosio-demografis harus disertakan, seperti

• Nama depan dan belakangnya.
• Umurnya.
• Tempat tinggalnya.
• Status pernikahannya 💒.
• Jumlah anak (jika hal ini berdampak pada produk atau layanan Anda).
• Kebutuhannya.
• Titik-titik sakitnya 💒.
• Alat komunikasi favoritnya.
• Penghasilannya.
• Dll…

Semua informasi yang mungkin penting dalam langkah prospek Anda untuk bertindak. Tentu saja, di antara profil yang akan Anda identifikasi, yang lain akan muncul. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan segmentasi.

Segmentasi

Jika istilah ini tidak familiar bagi Anda, Anda harus tahu bahwa segmentasi berarti Anda harus membagi persona Anda ke dalam subkelompok berdasarkan kriteria segmentasi tertentu. Kriteria seperti :

• Situasi geografis.
• Bahasa.
• Perilaku pembelian.
• Jenis kelamin 🔞.
• Dll…

Berdasarkan perbedaan-perbedaan ini, Anda akan membuat segmentasi yang paling sesuai dengan target Anda.

Subjek email

Ini mungkin tampak aneh bagi Anda, tetapi jika subjek email Anda tidak terlihat seperti apa pun, Anda dapat yakin bahwa pelanggan potensial Anda tidak akan membuka email tersebut. Baris subjek harus berbicara kepada mereka, harus membuat mereka ingin mengkliknya.

Copywriting

Belajar untuk meyakinkan adalah sebuah seni, terutama dalam hal menjual produk atau layanan kepada pelanggan. Dalam kasus kami, kami melakukannya melalui copywriting.

Kami harus bertanya pada diri sendiri bagaimana kami bisa mencapai target kami 🎯 dengan kata-kata melalui email. Itulah mengapa persona sangat penting. Ini akan memberi Anda indikasi tentang apa yang harus ditulis dalam email tersebut untuk menjual penawaran Anda.

Kami sarankan Anda untuk mengetahui segala sesuatu tentang copywriting dengan membaca artikel ini. Tentu saja ini tidak akan terjadi dalam semalam, tapi Anda bisa melakukan apa yang kami sebut sebagai A/B test untuk melihat mana yang terbaik. Tes A/B, jika Anda tidak tahu apa itu, akan memungkinkan Anda untuk menguji beberapa versi email yang sama untuk mengetahui pesan mana yang paling berhasil.

Pada contoh ini, Anda dapat melihat bahwa ada kemungkinan ketiga dari A/B test, pada kenyataannya semakin banyak tes yang Anda lakukan, semakin banyak huruf yang Anda tambahkan. Jadi ini bisa menjadi tes A/B/C dan masih banyak lagi. Sekarang yang tersisa hanyalah mencari tahu pesan mana yang paling berhasil 🤑.

Personalisasi

Kami tidak akan mengulangi apa yang dikatakan di atas, tetapi penting bagi Anda untuk memperhatikan ⚡ bagaimana Anda akan menulis email Anda. Sebisa mungkin sesuaikan dengan nama depan dan belakangnya. Jika Anda tahu bahwa dia sudah pernah mengunjungi situs Anda, Anda dapat menyebutkannya.

Ketika Anda mempersonalisasi pesan Anda, pengguna Anda merasa diistimewakan, dan itulah yang membuat mereka kembali untuk membeli dari Anda. Personalisasi akan memungkinkan Anda untuk membuat langkah besar pada retensi pelanggan Anda.

Otomatisasi

Ketika Anda melakukan pengiriman email, Anda dapat (dan bahkan harus) mengelilingi diri Anda dengan alat yang baik. Menulis email yang baik memakan waktu sehingga lebih baik mengotomatiskan semuanya. Untuk melakukan hal ini, berikut adalah daftar kecil alat yang dapat Anda gunakan:

• Tetes.
• Autopilot.
• SendinBlue.
• Mailchimp 📩.

Otomatisasi sangat keren karena Anda akan dapat menghemat waktu untuk ribuan email yang dikirim. Ini akan membutuhkan sedikit konfigurasi di awal tetapi setelah itu, itu hanya akan menjadi keuntungan.

Kesimpulan dari artikel ini

Kami hampir sampai di akhir artikel ini dan kami juga sedih meninggalkan Anda, tetapi jangan panik, kami akan merangkum semua yang kami katakan tentang email dunning. Jadi, sambil berjalan, kita bisa melihat :

• Contoh-contoh terbaik dari email dunning.
• Kiat-kiat untuk membuatnya berhasil.
• Waktu tunggu untuk pengingat.
• Cara membuat email dunning.
• Mengapa perlu dipersonalisasi.
• Tips 💡 untuk menulis email yang sempurna.

Pertanyaan yang sering diajukan pada artikel

Ketika Anda mengirim email, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Inilah yang akan kita bahas dalam FAQ ini.

Bagaimana cara membuat pengingat yang efektif?

Kebanyakan marketer berpikir bahwa jika email mereka belum dijawab, akan lebih mudah untuk berpikir bahwa prospek tidak tertarik. Sebagai gambaran, Anda harus tahu bahwa hanya 2% penjualan yang terjadi pada kontak pertama. 2% tidaklah banyak. Jika Anda tidak menindaklanjuti, Anda akan kehilangan banyak peluang ❌. Dibutuhkan sekitar 8 titik kontak sebelum terjadi penjualan (jadi cukup banyak tindak lanjut). Sekarang kita sudah tahu itu, kita harus melakukannya:

• Jangan biarkan prospek Anda tanpa kabar terlalu lama.
• Hindari mengganggunya.
• Perjelas pesan yang akan Anda kirimkan kepadanya.
• Pilih subjek email yang tepat.
• Gunakan alat otomatisasi.

Salam

Kami tidak terlalu banyak membicarakannya, namun untuk menyelesaikan email, Anda harus memasukkan formula yang sopan. Tentu saja, hal ini tergantung pada siapa dan bagaimana Anda menyapa orang tersebut. Jika Anda berbicara dengan pelanggan, Anda dapat menggunakan :

• Hormat kami.
• Hormat kami dengan tulus
• Hormat kami
• Saya siap membantu Anda untuk informasi lebih lanjut.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut di artikel ini. Sekarang, kita pasti harus saling meninggalkan 😿… Sampai artikel berikutnya, tetapi sekarang Anda sudah mengetahui semua yang perlu diketahui tentang follow up email . Apa yang Anda tunggu untuk menyiapkannya?