Comment synchroniser Waalaxy avec d’autres CRMs (via Zapier)

Vous avez entendu parler de Waalaxy ? Notre outil de prospection B2B stratosphérique tout droit débarqué du fond de la galaxie ? Alors, bienvenue à vous ! 👽

Waalaxy va devenir votre nouveau CRM chouchou et va regorger de données que vous aimeriez synchroniser, extraire et traiter sur d’autrs CRMs ? Pas de problème, via Zapier la synchronisation se fait en quelques minutes. On vous détaille tout ici ! ➡️

Zapier : Késako ?

Zapier est un outil qui vous permet de connecter pleins d’applications entre elles de façon automatisée par le biais de workflows : un gain de temps, et d’énergie significatif !

Zapier est un outil payant, vous payez un abonnement en fonction du nombre de Zaps que vous ferez par mois.

Afin de diminuer les coûts, nous avons mis en place un système d’envoi groupé, mettant à jour les prospects 10 par 10 dans votre CRM. La synchronisation Waalaxy et Zapier nécessite un « Zap » en 3 étapes, disponible uniquement avec l’offre premium de Zapier.

 

Lien du Zap Waalaxy x Google Sheets

Ici vous pourrez reprendre ce lien déjà établi pour faire la synchronisation de Waalaxy avec d’autres CRMS. Ce zap se présente de la façon suivante :

Webhook -> Waalaxy -> Google Sheets, vous devrez à la suite compléter ce Zap avec le CRM de votre choix. 😊

➡️ Lien du Zap Waalaxy x Google Sheets 

Comment mettre en place la synchronisation avec Zapier ?

Voici le processus…

1. Créer le Zap

Rendez-vous sur Zapier,

• Cliquez sur « Make a Zap ».
• Recherchez « Webhook By Zapier » et « Catch Hook » et cliquez sur « Continue ». Vous obtenez une URL à copier. 

 

2. Créer la campagne sur Waalaxy

Prenez votre fusée et rendez-vous sur Waalaxy. 🚀

• Cliquez sur « Campagne » et « Créer une campagne ».
• Recherchez « CRM Sync ».
• Choisissez la séquence qui vous plaît.

• Remplissez les champs « Invitation » en sélectionnant votre note (ou non, c’est facultatif), et « Email » en remplissant le contenu et l’objet de l’email que vous voudrez envoyer.
• Cliquez sur « Webhook » et copier l’URL donnée par Zapier dans l’étape 1.
• Validez.

3. Ajouter les prospects dans la séquence

Vous avez remarqué qu’il manquait une étape dans la construction de votre séquence. Où sont les prospects ? Deux options s’offrent à vous.

Dans Waalaxy et contrairement à Prospectin, la notion de triggers est directement implantée dans les séquences et se nomme « Auto-import« .

Ajout des prospects sans auto-import

• Cliquer sur « Ajouter des prospects » et sélectionner depuis l’une de vos listes les prospects :

Ajout des prospects avec l’auto-import

Vous souhaitez que tous les prospects qui ont fait une action X soient exportés dans votre CRM chouchou automatiquement :

• Cliquer sur « Ajouter des prospects » et sur « Auto-import »

Vous pouvez importer :

1. Toutes les personnes qui vont ont envoyé une demande de connexion.
2. Toutes les personnes qui ont visité votre profil.
3. Toutes les personnes qui ont commenté votre post Linkedin.
4. Toutes les personnes issues d’une recherche enregistrée Sales Navigator.
5. Toutes les personnes issues d’une liste de prospects Sales Navigator.

Et voilà, vos prospects ont bien été mis dans la boucle de la séquence ! 🥳

Vous pouvez maintenant cliquer sur « Démarrer la campagne ».

4. Set Up du Zap

Retour sur Zapier, vous pouvez cliquer sur « Continue » puis « Test Trigger » :

 

 

5. Formater les données

Cette étape vous permet de définir les clefs ainsi que les données associées que vous allez exporter vers votre CRM. Par exemple si le champ dans votre CRM est « Email », vous allez créer une clé « Email » associée aux données « Email » reçues dans le Webhook Zapier.

• Cliquer sur « Format ».
• Sélectionner dans « Action Event » , « Text » et faites « Continue ».
• Sélectionner dans « Transform », « Split Text ».
• Dans « Input », sélectionner la valeur « FirstName » et renseignez le séparateur  » ; « .
• Dans le « Segment Index », sélectionnez « All as Line-items », faites « Continue ».

• Faites « Test & Continue ».

Faites cette étape pour toutes les variables que vous souhaitez transmettre :

• Prénom.
• Nom.
• E-mail.
• Poste.
• Région.
• Entreprise.
• Numéro de téléphone.
• Type de compte LinkedIn.
• …

6. Définissez l’action de sortie

Si vous souhaitez exporter dans un autre CRM, vous devez créer un deuxième zap après celui-ci. Il faut passer par un Google Sheet pour séparer les informations envoyées en masse.

• Cliquer sur  » +  » et recherchez « Google Sheets ».
• Dans « Action Event », sélectionnez « Create Spreadsheet Row(s) », faites « Continue ».
• Sélectionnez votre compte Google Drive, puis remplissez les champs « Drive », « Spreadsheet » et « Worksheet », il s’agit de sélectionner la feuille Sheet qui recevra les données.

⚠️ PS : Ici, vous devez avoir préalablement créer une feuille Google Sheet avec les différentes colonnes qui correspondent aux variables que vous avez sélectionnées précédemment.

 

• Sélectionnez les variables correspondantes dans « Rows » :

• Répétez pour toutes les variables que vous avez sélectionné plus haut et faites « Continue ».

• Cliquer sur « Turn On Zap » pour l’activer et le tour est joué.

Vos données seront bien exportées sur le Google Sheet, en premier lieu, nous envoyons un flow de données, donc ne vous étonnez pas de voir nos copains John, Maria ou Bruce !

PS : L’email est vide pour Maria et Bruce car ce n’est pas une donnée que nous avons, donc l’email ne s’exporte tout simplement pas. 😊

Quand s’envoient les données via Zapier ?

Nous envoyons les données par flot de données, à partir de 10. Donc si vous avez configuré une campagne qui récupère toutes les personnes qui visitent votre profil pour les envoyer sur vorte Google Sheet via Zapier, il faut savoir que si 1 personne répond à ce déclencheur elle ne sera pas automatiquement transférée, on attendra d’avoir un flot de données.

Nous avons tout de même mit une éxécution toutes les 30 minutes au cas où vous n’auriez jamais plus de 1 ou 2 personnes à transférer.

Synchroniser Waalaxy à d’autres CRMs via Zapier : une chose à savoir

Vous pouvez faire ce processus pour connecter Waalaxy avec autant de CRMs que vous voulez, il vous suffira de rajouter une étape après celle du Google Sheets !

En attendant d’avoir des articles disponibles pour Waalaxy, n’hésitez pas à consulter la section Synchronisation sur Prospectin du blog car la marche à suivre est quasiment la même sur Waalaxy que sur Prospectin !

À bientôt sur une autre Waalaxy ! 👽🚀