Metode 5W1H : Bagaimana cara mendefinisikan masalah dengan benar?

Metode 5W1H adalah alat bantu yang memungkinkan manajer dan tenaga penjualan untuk lebih memahami situasi dan mengidentifikasi masalah.

Dalam teknik penjualan, metode pertanyaan ini membantu memandu diskusi dan menyampaikan produk atau layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. 👂

Apa saja 5w1h itu atau 5W2H ?

Quintilian’s Hexameter, juga dikenal sebagai metode 5W1H, singkatan dari « Siapa, Apa, Dimana, Kapan, Mengapa, Bagaimana? ». Namun, metode ini juga dikenal sebagai metode 5W2H, yang menambahkan huruf “H” kedua untuk “How much?”. 🤓

• W – Siapa: pemangku kepentingan, aktor, manajer.
• W – Apa: objek, tindakan, fase, aktivitas, bahan, peralatan.
• W – Where: lokasi, jarak, tahap.
• W – Kapan: waktu, jadwal, durasi, frekuensi.
• W – Why: alasan, motivasi, dll.
• H – How (Bagaimana): cara, tata krama, metode, prosedur yang diperlukan.
• H – How (Berapa): sumber daya, biaya, jumlah.

Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini membantu menentukan keadaan suatu situasi, misalnya dalam hubungan pelanggan, komunikasi, manajemen proyek, atau sumber daya manusia.

Berkat metode ini, pewawancara dapat menganalisis masalah yang dihadapi oleh lawan bicara dan kemudian memberikan argumen terbaik. 🤌

Siapa?

• Identifikasi semua orang yang terlibat dalam saluran penjualan dan penggunaan produk atau layanan yang dijual. Secara khusus, siapa narahubungnya, siapa pengambil keputusannya.
• Kita perlu menentukan siapa saja jenis pemain yang terlibat.👉 Pertanyaan ini dapat « menargetkan » orang, posisi, departemen, keterampilan (karyawan, pelanggan, pemasok, berbagai penyedia layanan, dll.).

Apa?

• Tentukan situasi prospek. 👉 Pertanyaan ini berfokus pada kebutuhan prospek dan penyebab dari situasi tersebut.
• Hal ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi masalah dengan jelas dan tepat, fokus pada solusi yang akan diterapkan, dll. Idenya adalah untuk menentukan sifat masalah serta konsekuensinya, untuk mendefinisikan berbagai aspek proyek dengan lebih baik, dll.

Dimana?

• Identifikasi lokasi atau layanan yang terpengaruh oleh masalah tersebut. 👉 Ketahui di mana letak masalah pelanggan potensial.
• Pertanyaan ini akan memberikan deskripsi lokasi dan posisi yang tepat dari objek dan pemain yang terlibat.

Kapan?

• Cari tahu lebih lanjut tentang situasi, sejak kapan masalah ini muncul. 👉 Kenali pengertian perencanaan, penjadwalan, durasi atau frekuensi bisnis yang bersangkutan.

Mengapa?

• Ajak pelanggan untuk berbagi motivasi mereka dalam membeli produk atau layanan. Sebagai contoh, penjual kemudian dapat menggunakan informasi ini sebagai daya ungkit untuk meyakinkan calon pembeli.
• Aspek terakhir dari pertanyaan adalah apa tujuannya. 👉 Agar setiap pertanyaan sebelumnya menjadi konstruktif, ada baiknya menganalisis tujuan dari berbagai elemen yang diidentifikasi.

Bagaimana?

• Gambarkan penyebab atau alasan dari situasi saat ini. 👉 Pertanyaan ini berfokus pada bagaimana kebutuhan muncul.
• Ini adalah tentang menentukan bagaimana masalah muncul, serta bagaimana para aktor bertindak dan dengan cara apa.

Berapa banyak?

• Menilai skala masalah. 👉 Sering disertakan dalam poin sebelumnya, pertanyaan ini bertujuan untuk mengukur sumber daya – manusia, keuangan, teknis, waktu, dll. – yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah tersebut.

Oleh karena itu, untuk setiap pertanyaan Siapa, Apa, Di mana, Kapan, Bagaimana, Berapa, Anda perlu bertanya pada diri sendiri « mengapa », yaitu untuk tujuan apa (Untuk apa?) 🏹 untuk menganalisis masalah secara mendalam dan menyelesaikannya secara efektif.

Contoh Pertanyaan 5W1H / 5W2H

Pada bagian ini, kita akan melihat beberapa pertanyaan praktis 5W1H yang dapat Anda ajukan: 👇

Contoh pertanyaan « Siapa? »

Siapa yang akan menggunakan produk atau layanan yang disediakan? Siapa yang membuat keputusan? Siapa narahubungnya? Siapa yang akan mengelola proyek? Siapa pesaing atau pemasoknya? Siapa yang harus saya hubungi? Siapa saja kolaboratornya? 🤔

Contoh pertanyaan « Apa? »

Apa masalahnya? Dengan apa Anda akan menggunakan produk ini? Apa yang Anda perlukan untuk mengambil keputusan? Apa yang akan menjadi dasar pilihan akhir Anda? Bagaimana produk/layanan saya dapat berguna? 🪨

Contoh pertanyaan « Di mana? »

Di mana produk atau layanan akan digunakan? Di mana Anda akan mendistribusikan produk ini? Di mana Anda berencana memasang produk kami di toko Anda? Di mana Anda menemukan informasi untuk dianalisis ketika Anda perlu membuat keputusan? 📍

Contoh pertanyaan « Kapan? »

Kapan kebutuhan atau masalah muncul? Kapan hal itu terjadi, seberapa sering? Kapan saya harus mengajukan penawaran? Kapan Anda akan membuat keputusan? Kapan kontrak Anda berakhir? 📅

Contoh pertanyaan « Mengapa? »

Mengapa ada kebutuhan ini? Mengapa hal ini terjadi? Mengapa memilih produk ini dan bukan yang lain? Mengapa Anda memilih solusi ini? 🔍

Contoh pertanyaan « Bagaimana? »

Bagaimana pelanggan bisa berada dalam situasi ini? Bagaimana Anda menjelaskan masalahnya? Bagaimana dia mengetahui tentang layanan yang disediakan? Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut? 🗣️

Contoh pertanyaan « Berapa banyak? »

Berapa banyak waktu dan uang yang dapat Anda curahkan untuk proyek ini? Berapa banyak produk yang ingin Anda pesan? Berapa banyak stasiun yang ingin Anda lengkapi? Seberapa cepat Anda ingin memulai? 💲

Tentu saja, daftar contoh pertanyaan 5W1H ini tidak lengkap. Oleh karena itu, daftar ini harus disesuaikan dengan bidang kegiatan, layanan yang diberikan, dan tujuan yang diinginkan.

Mengapa menggunakan metode 5W1H?

Dengan mengajukan serangkaian pertanyaan terbuka, metode 5W1H digunakan untuk mensintesis informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah. ⚡ Pertanyaan ini adalah alat analisis yang sangat berguna untuk mendapatkan gambaran umum yang baik tentang situasi prospek Anda.

Analisis 5W1H dapat digunakan untuk tujuan perbaikan, pemecahan masalah, atau pemecahan masalah. 🛠️ Setiap kali sebuah proses tidak berjalan dengan baik, Anda dapat menggunakan pendekatan pertanyaan ini untuk menemukan solusinya.

Metode ini sering digunakan karena fleksibilitas dan kesederhanaannya. 👌 Metode ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi penyebab masalah (Diagram Ishikawa) dalam waktu yang sangat singkat.

Bagaimana cara menerapkan metode 5W1H?

Kualitas komunikasi mempengaruhi kualitas informasi yang dikumpulkan. 👄 Untuk mengoptimalkan penggunaan metode 5W1H, Anda perlu mengikuti rencana tindakan:

Menyiapkan Elevator Pitch

Sebelum memulai, Anda perlu menyiapkan « Elevator pitch ». Anda harus mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan dan berbagai tanggapan atau keberatan yang mungkin diajukan. Skenario ini akan memungkinkan wiraniaga bereaksi dengan cepat dan mengarahkan ucapannya ke arah solusi yang sesuai dengan harapan pelanggan. Presentasi harus ditulis bersamaan dengan presentasi penjualan untuk menghubungkan kebutuhan pelanggan dengan manfaat produk atau layanan yang dipasarkan.

Ajukan Pertanyaan 5W1H

Selama diskusi dengan prospek, tenaga penjual akan mengajukan pertanyaan terbuka berdasarkan metode 5W1H (Siapa, Apa, Dimana, Kapan, Bagaimana, Mengapa). Pendekatan ini akan memungkinkan tenaga penjual untuk menemukan harapan dan kebutuhan prospek. 👂

Lakukan Mendengarkan Secara Aktif

Selama diskusi, pramuniaga dapat merumuskan ulang jawaban. Selain untuk meyakinkan pelanggan bahwa ia memahami masalahnya, perumusan ulang juga dapat digunakan untuk memverifikasi atau mengklarifikasi poin-poin tertentu. Tenaga penjual juga dapat mengajukan pertanyaan tertutup untuk memandu pelanggan melalui proses pengambilan keputusan.

Gunakan alat CRM

Untuk efisiensi yang lebih besar, informasi yang dikumpulkan dapat diintegrasikan ke dalam CRM tools yang melacak pertukaran dan menyediakan data statistik yang dapat dianalisis. Alat CRM membantu Anda menyusun data pelanggan dan menjalankan rencana penemuan pelanggan. Metode 5W1H kemudian menjadi bagian penting dari strategi penjualan dan aktivitas pemasaran perusahaan.

Untuk mendapatkan manfaat dari kekuatan penuh metode 5W1H, Anda perlu mengajukan pertanyaan yang tepat, kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat. 🤔

Alat bantu apa yang dapat saya gunakan untuk mengajukan Pertanyaan 5W1H?

Dengan Waalaxy CRM, Anda dapat membuat kampanye prospek yang ditargetkan melalui urutan pesan otomatis. 🤖

Anda kemudian dapat mengirimkan Pertanyaan 5W1H Anda melalui email atau LinkedIn, dan Anda bahkan dapat mengelola jawaban dari Inbox kami yang terintegrasi !

Kapan menggunakan metode 5W1H?

Metode 5W1H (Who? What? Where? When? How? Why?) digunakan untuk analisis situasi, masalah, atau proyek yang terperinci dan terstruktur. Metode ini sangat efektif dalam manajemen proyek, pemecahan masalah, dan analisis proses, karena metode ini membantu memperjelas semua aspek dari suatu situasi dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan spesifik.

Alat ini dapat digunakan dalam pertemuan curah pendapat, audit, laporan insiden, dan selama perencanaan strategis, untuk memastikan bahwa semua aspek yang relevan diperiksa untuk mendapatkan pemahaman yang lengkap dan pengambilan keputusan yang baik.

1. Untuk Memecahkan Masalah

Metode 5W1H adalah alat bantu pemecahan masalah yang sangat baik. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan dalam kasus ini:

• Siapa: siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat?
• Apa: apa masalahnya?
• Di mana: di mana letak masalahnya, dalam konteks apa?
• Kapan: temporalitas masalah (kapan/seberapa sering?)
• Bagaimana: apa dampak dari masalah tersebut?
• Mengapa: apa yang menyebabkan masalah tersebut?

2. Untuk Menentukan Proyek Anda

Pertanyaan 5W1H dapat berguna ketika memulai sebuah proyek. 🏃 Bahkan, pertanyaan ini dapat digunakan untuk mendefinisikan aspek-aspek penting tertentu:

• Siapa: siapa targetnya, pelanggannya, kelompok pemangku kepentingannya?
• Apa: apa proyek tersebut secara konkret?
• Di mana: di mana proyek akan dilaksanakan?
• Kapan: kapan tanggal dimulainya?
• Berapa banyak: berapa anggaran yang tersedia? Berapa lama proyek akan berlangsung?
• Mengapa: mengapa proyek ini dilaksanakan, apa tujuannya?

3. Menerapkan Strategi Pemasaran

Metode 5W1H sering digunakan untuk menentukan strategi pemasaran 🌟 karena metode ini membantu menentukan rencana aksi yang akan dilakukan:

• Siapa: siapa target audiensnya? Siapa anggota tim yang bertanggung jawab untuk memantau kemajuan proyek?
• Apa: alat atau layanan apa yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi?
• Di mana: di mana Anda akan menemukan informasi yang Anda butuhkan?
• Kapan: seberapa sering Anda akan berkomunikasi?
• Bagaimana: media apa yang akan Anda gunakan (jejaring sosial, situs web, buletin, dll.)?
• Mengapa: apa tujuannya, apa manfaat dari strategi tersebut?

4. Mempersiapkan dan Memimpin Rapat

Metode 5W1H sangat ideal untuk mempersiapkan rapat yang efektif dan produktif. 🥸 Apakah itu rapat tim atau rapat yang lebih umum, rapat Anda harus terstruktur. Jika tidak, Anda berisiko membuang-buang waktu.

Jenis pertanyaan ini akan memungkinkan Anda untuk menargetkan ekspektasi, audiens, dan sarana yang digunakan untuk pertemuan ini dengan lebih baik. Hal ini juga akan sangat berguna untuk menulis notulen rapat:

• Siapa: siapa saja peserta yang hadir?
• Apa: apa tujuan dari pertemuan tersebut?
• Di mana: di mana renovasi akan dilakukan?
• Kapan: kapan rapat dijadwalkan? Pada tanggal berapa?
• Bagaimana: cara apa yang akan digunakan untuk membahas setiap topik (permintaan rapat, dukungan, dll.)?
• Mengapa: hasil apa yang dapat kita harapkan di akhir pertemuan?

Kesimpulan: Metode 5W1H dan 5W2H

Kesimpulannya, jenis pertanyaan ini tidak hanya memungkinkan kita untuk lebih memahami ekspektasi dan preferensi pelanggan, tetapi juga untuk mengadaptasi penawaran dengan cara yang lebih tepat sasaran, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan komersial. 👏

Siapa? Siapa? Dimana? Kapan? Bagaimana? Mengapa? Pertanyaan-pertanyaan ini dapat diterapkan pada berbagai situasi dan dapat membantu Anda membangun loyalitas pelanggan atau menemukan pelanggan baru 😉.

Pertanyaan Umum Artikel

Pertanyaan apa yang harus saya ajukan kepada calon pelanggan?

Penting untuk mengajukan pertanyaan yang tepat kepada pelanggan untuk menjual. 🧨 Pertanyaan-pertanyaan ini terbagi dalam beberapa kategori, seperti pertanyaan terbuka dan tertutup, yang membantu menentukan ekspektasi pelanggan dan mengonfirmasi informasi penting untuk melanjutkan negosiasi.

Berikut adalah beberapa jenis pertanyaan penting yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri: 👇

1. Pertanyaan untuk mengidentifikasi kebutuhan: tanyakan kepada pelanggan apa yang mereka butuhkan untuk mencapai tujuan mereka, atau apa yang mereka sukai dari pemasok mereka saat ini.
2. Pertanyaan kepuasan: tanyakan tentang kepuasan terhadap produk atau layanan saat ini dan apakah mereka akan merekomendasikan produk tersebut kepada orang lain.
3. Pertanyaan tentang hubungan dengan pelanggan: cari tahu bagaimana produk digunakan dalam bisnis pelanggan, dan perbaikan apa yang mungkin bermanfaat.
4. Pertanyaan penutup: periksa apakah kerja sama dapat dilanjutkan atau diperpanjang, dan apakah pelanggan siap untuk memperbarui atau memperpanjang kontrak dengan segera.

Pertanyaan spesifik mencakup elemen-elemen seperti tujuan jangka pendek dan jangka panjang pelanggan, aspek-aspek layanan saat ini yang dapat ditingkatkan, dan mengidentifikasi kriteria untuk kolaborasi di masa depan.

Bagaimana cara membuat basis data prospek?

Dengan Waalaxy, Anda dapat mengembangkan basis data prospek Anda dari awal, 👽 dimulai dengan mendefinisikan persona target Anda untuk memastikan upaya pemasaran Anda beresonansi dan terkonversi secara efektif.

Anda disarankan untuk mengumpulkan data awal dari jaringan Anda yang sudah ada, termasuk rincian seperti nama, detail kontak dan interaksi sebelumnya, sehingga Anda dapat mempersonalisasi komunikasi. 🤗

Kemudian Anda dapat mengirim pesan tindak lanjut menggunakan metode 5W1H untuk mengetahui lebih lanjut tentang situasi dan harapan calon pelanggan Anda! 🧲