Sincronización de CRM con ProspectIn y Zapier

Published by Sofía on

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Gracias a la actualización de los «activadores» (ver artículo), ahora es posible exportar prospectos automáticamente desde ProspectIn a la mayoría de CRMs, a través de la sincronización con Zapier. Esta sincronización puede ser un poco complicada. ¡Te lo explicamos todo aquí! 😁

¿Qué es Zapier y Triggers?

Zapier es una herramienta que te permite sincronizar más de 2.000 aplicaciones y software entre ellas, con una interfaz muy sencilla.
Descubre Zapier.

Los activadores te permiten automatizar acciones sobre eventos entrantes (solicitud de conexión, nuevo mensaje enviado …) y crear eventos salientes (enviar a Zapier, enviar un mensaje, etc …).

Configurar ProspectIn – Zapier

0. Requisito previo

  • Los precios de Zapier funcionan con una serie de acciones realizadas. Para reducir costos, hemos implementado un sistema de envío grupal, actualizando prospectos 10 por 10 en tu CRM. Para usar ProspectIn y la sincronización de Zapier se requiere un «Zap» de 3 pasos, disponible solo con una cuenta premium de Zapier (ver precios de Zapier)
  • Los activadores de ProspectIn solo están disponibles en el plan Avanzado (y Empresarial).

1. Crea el Zap

Haz clic en «Make a Zap!» luego busca «Webhook By Zapier» => «Catch Hook» y haz clic en «Continue». Obtienes una URL para copiar.

2. Crea el activador en ProspectIn

Ve a la pestaña «Activadores» en el back office de ProspectIn. Elige «Crear» y luego define el evento de entrada que deseas. Por ejemplo, si deseas sincronizar automáticamente los prospectos que han respondido en tu CRM, elige «Ha respondido».

Para tu evento de salida, elige «Exportar a mi propio CRM». Copia la URL de Zap obtenida anteriormente y haz clic en «Guardar y Empezar».

create a trigger prospectin and zapier

La validación envía una solicitud a Zapier para iniciar la sincronización.

3. Sincronizar y probar

Haz clic en «Continue» y «Test & Review». Debes tener «Hook A»: estos son los datos de prueba enviados en la creación para proporcionar a Zapier el formato de los datos a procesar.

synchronyze and test with zapier

Haz clic en «Done editing»

4. Formatea tus datos

Este paso te permite definir las claves y los datos asociados que exportarás a tu CRM. Por ejemplo, si el campo en tu CRM es «Email», crearás una clave de «Email» asociada con los datos de «Email» recibidos en el Webhook de Zapier.

  • Haz clic en «Do this». Busca «Formatter» y selecciona «Formatter By Zapier» y luego «Text». Ve al siguiente paso. Elige «Split Text».

zapier text

  • Debe crear un paso por cada dato solicitado. Aquí, por ejemplo, recuperamos correos electrónicos. Elige la entrada de Email y el separador «,» y solicita segmentar «All (as Line-items)».

NB: Enviamos bulk data, es por eso que parte de la información puede reagruparse en la misma fila a veces en Google sheet. Seguir estos pasos evitará esto.

  • Haz lo mismo con cada variable que desees:

5. Define tu acción de salida

Si deseas exportar en otro CRM, deberás crear un segundo zap después de este. Debes utilizar Google sheet para separar los datos en bulk.

  • Haz clic en «+».
  • Encuentra tu aplicación. Aquí «Google Sheet». En el cuadro «Choose action event», elige «Create Spreadsheet Row(s) in Google Sheets«. (El plural(es) es importante)
  • Haz clic en «Continue» para sincronizar con Google Sheet y recuperar la URL correcta.
  • Elige la hoja de Excel para exportar tus datos e ingresa los datos
  • Haz clic en «Continue», luego en «Test & Continue» y luego en «Done editing»

tutotiel output actions

NB: El artículo se actualizó, pero todavía está escrito «Update Spreadsheet Row», debes seleccionar «Create Spreadsheet Row(s)» con seguridad.

¡Bien hecho! ¡Ahora tus datos se sincronizarán automáticamente!

6. Exportar en otro CRM que no sea Google sheet

Nos detenemos allí para el tutorial, pero aún puedes exportar en otro CRM. Aquí está el segundo zap que necesitas crear:

Tu zap será en dos pasos:

  • Paso 1: Activador – Google Sheets: Nueva Fila de hoja de cálculo
  • Paso 2: Acción – CRM: Crear/Actualizar Contacto
Es bueno saberlo para la Synchro de Zapier y ProspectIn

Puedes crear tantos activadores como desees enviar al mismo Zap. Ten en cuenta que si el correo electrónico del cliente potencial no se recupera, tu Activador puede fallar.

¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros en soporte si tienes alguna pregunta! 😘

Categories: ProspectIn

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