Tout sur le fichier CSV : Le créer, le traiter et le formater

Published by Ophélie on

5 minutes

CSV est le sigle de Coma Separated Values, qui peut se traduire par « valeurs séparées par des virgules », c’est un format qui permet de représenter des données dans un tableur des données sous forme de texte.

Vous l’aurez compris, c’est un fichier qui est très intéressant avec un outil comme Prospectin, puisqu’il va permettre de regrouper tous les prospects que vous avez exportés un jour dans Prospectin et ainsi, avoir accès à toutes les données concernant vos contacts.

Comment exporter dans un fichier CSV ?

La fonctionnalité Export dans un fichier CSV est disponible dans nos 3 abonnements payants ( PRO, AVANCE et ENTREPRISE).

Vous pouvez exporter de différentes manières depuis Prospectin selon ce que vous voulez retrouver dans votre fichier et ce que vous voudrez en faire par la suite.

Export de tous les prospects du CRM

Vous devrez vous rendre dans l’onglet « Prospects » qui regroupe l’ensemble des prospects qui ont été importé de Linkedin, toutes campagnes confondues.

 

Exporter tous les prospects d’une campagne

Vous devez vous rendre dans l’onglet « Campagne » et choisir la campagne concernée dans le menu déroulant en haut à gauche, cliquer sur « Export en CSV » et choisir l’option « Export tous les prospects ».

 

Depuis l’onglet « Campagne », vous devrez sélectionner la campagne concernée dans le menu déroulant en haut à gauche, puis, sélectionner les filtres que vous voulez dans « tous les filtres ».

Il vous suffira ensuite de choisir l’option « export tous les prospects ayant les filtres » et lancer.

 

 

Comment ouvrir et traiter le fichier CSV ?

Le fichier CSV doit être formaté pour pouvoir un fichier propre et pour avoir les informations correctement renseignées, ligne par ligne, colonne par colonne.

Il faut utiliser les bons séparateurs et la bonne origine.

Avec Excel

Définir l’origine en UT8

Le code UTF-8 est le format de codage de caractères prédominant sur le Web.

Commencez par lancer l’application Excel puis créez un nouveau classeur.

Rendez vous dans l’onglet « Données » et cliquez sur « Données externes » puis sur « Fichier texte ».

 

Sélectionnez maintenant sur votre ordinateur le fichier .CSV que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur « Importer ».

La fenêtre Assistant Importation de texte – Étape 1 sur 3 s’affiche.

 

 

Dans “Type de données d’origine”, sélectionnez “Délimité” puis dans « Origine du fichier » sélectionnez Unicode (UTF-8).

Sélection du séparateur

Maintenant que vous avez formaté votre fichier, vous allez devoir définir un séparateur pour organiser les données.

Première étape, importer votre fichier si ce n’est pas encore fait.

Vous pouvez le faire à partir de « Fichier » > « Importer »

 

 

Vous choisissez votre fichier dans le gestionnaire.

Sélectionner « Fichier csv » et faire « Importer »

 

import csv

Choisir le type « Délimité » + l’Origine « Occidental (Windows Latin 1) et faire « Suivant »

 

import csv

Choisir le séparateur point-virgule et faire « Suivant »

 

import csv

Sélectionner la colonne codes-barres, choisir pour celle-ci le format « Texte »

et faire « Suivant »

import csv

Importer les données dans une feuille existante ou une nouvelle feuille et faire « Ok »

import csv

Le tour est joué!

Episode 1 Applause GIF by Friends

Avec Libre Office

A l’ouverture de Libre Office, vous devrez cliquer sur « Ouvrir un fichier » ou directement sélectionner votre fichier s’il figure sur le côté.

Vous pourrez ensuite sélectionner votre fichier sur votre bureau et cliquer sur « Ouvrir ».

Vous sélectionner bien « Unicode UTF-8 » si ce n’est pas mis par défaut dans la rubrique « Jeu de caractères » et vous sélectionnez le séparateur « Point-virgule » dans les options de séparateurs puis « Ok ».

Votre fichier est donc prêt à être ouvert correctement et de façon organisée.

Avec Google Sheets

Allez sur Google Sheets et cliquez sur le bouton « Démarrer une nouvelle feuille de calcul »

Google Sheets et cliquez sur le bouton ‘Démarrer une nouvelle feuille de calcul’

Allez dans le menu « Fichier » et cliquez sur le bouton « Importer »

 

menu ‘Fichier’ et cliquez sur le bouton ‘Importer’

 

Allez dans l’onglet « Télécharger » dans la fenêtre « Ouvrir un fichier » et sélectionnez votre fichier à partir de votre ordinateur.

 

l’onglet ‘Télécharger’ dans la fenêtre ‘Ouvrir un fichier’

 

Dans la fenêtre de paramétrage du fichier d’importation, sélectionnez « Non » pour « Convertir les dates et les numéros de texte », puis cliquez sur le bouton « Importer les données »

la fenêtre de paramétrage du fichier d'importation

 

En conséquence, vous avez ouvert le fichier CSV en tant que tableau.

 

avez ouvert le fichier CSV

 

Vous pouvez maintenant modifier cette feuille de calcul.

Si vous souhaitez enregistrer la feuille de calcul au format CSV sur votre ordinateur pour une importation ultérieure, accédez au menu « Fichier », sélectionnez « Télécharger en tant que » et cliquez sur le bouton « Valeurs séparées par des virgules ».

 

enregistrer la feuille de calcul au format CSV

Quelles sont les données disponibles dans un fichier CSV ?

Vous disposerez de toutes les données que Prospectin a récupéré sur Linkedin en exportant les prospects.

Des données telles que :
  • Le nom
  • Le prénom
  • L’adresse email
  • Le téléphone
  • L’URL Linkedin ( écrite au format  » https://xxx )
  • L’URL Sales Navigator ( écrite au format  » https://xxx )
  • La société
  • Le poste
  • La région
  • Si le prospect est en recherche d’emploi
  • Le type de compte Linkedin

Vous aurez également toutes les données afférent à Prospectin :

  • La date d’export du prospect
  • La campagne dans laquelle il est
  • Le type d’action effectuée ( suivi, visite, connexion, message)
  • S’il a répondu à un message ou non
  • Les tags
  • La date du premier message envoyé

Vous l’aurez compris, c’est un fichier qui a un potentiel d’exploitation puissant dans le cadre de la prospection commerciale. 😁

Si vous pensez que cet article peut être enrichi par des informations que vous avez, ou des questions que vous vous posez, n’hésitez pas à venir nous voir au support pour nous en faire part ! 😊

Tweetez
Partagez
Partagez