Wie kann ich die CRM-Synchronisationsfunktion mit ProspectIn und Zapier nutzen?

Published by Melany on

How to use the CRM synchronization feature with ProspectIn and Zapier?
4 minutes
5/5 - (127 votes)

Sie möchten ProspectIn mit Zapier verbinden?

Dank des “Triggers”-Updates (siehe Artikel) ist es nun möglich, Prospects automatisch aus ProspectIn in die meisten CRMs zu exportieren, und zwar per Zapier-Synchronisation. Diese Synchronisation kann ein wenig knifflig sein. Wir erklären hier alles! 😁

Was ist Zapier und Triggers?

Zapier ist ein Tool, mit dem Sie mehr als 2.000 Anwendungen und Software synchronisieren können, alles auf einer sehr einfachen Oberfläche. Entdecken Sie Zapier.

Mit Triggern können Sie Aktionen auf eingehende Ereignisse (Einladungsanfrage, neue Nachricht gesendet…) automatisieren und ausgehende Ereignisse (Senden an Zapier, Senden einer Nachricht, etc …) erstellen.

Wie verbindet man Zapier mit ProspectIn?

0. Voraussetzung

  • Die Preisgestaltung von Zapier basiert auf der Anzahl der durchgeführten Aktionen. Um die Kosten zu senken, haben wir ein Gruppensendesystem implementiert, das die Prospects 10 mal 10 in Ihrem CRM aktualisiert. Um die Synchronisierung von ProspectIn und Zapier zu nutzen, müssen Sie einen 3-stufigen “Zap” durchführen, der nur mit einem Premium-Zapier-Konto verfügbar ist(siehe Zapier-Preise)
  • ProspectIn Triggers sind nur im Advanced (und Enterprise) Plan verfügbar.

1. Erstellen Sie den Zap

Klicken Sie auf “Make a Zap!”, suchen Sie dann nach “Webhook By Zapier” => “Catch Hook” und klicken Sie auf “Weiter”. Sie erhalten dann eine URL zum Kopieren.

2. Erstellen Sie den Trigger auf ProspectIn

Gehen Sie im Backoffice von ProspectIn auf den Reiter “Triggers”. Wählen Sie “Erstellen” und definieren Sie das gewünschte Eingangsereignis. Wenn Sie z. B. automatisch Interessenten synchronisieren möchten, die in Ihrem CRM geantwortet haben, wählen Sie “Hat geantwortet”.

Wählen Sie für Ihr Ausgabeereignis “Export in mein eigenes CRM”. Kopieren Sie die zuvor erhaltene Zap-URL und klicken Sie auf “Speichern und starten”.

create a trigger prospectin and zapier

Die Validierung sendet eine Anfrage an Zapier, um die Synchronisation zu starten.

3. Synchronisieren und testen

Klicken Sie auf “Weiter” und “Testen & Prüfen”. Sie sollten “Hook A” haben: Dies entspricht den gesendeten Testdaten. Er stellt Zapier das Format der zu verarbeitenden Daten zur Verfügung.

synchronyze and test with zapier

Klicken Sie auf “Done editing”

4. Formatieren Sie Ihre Daten

In diesem Schritt können Sie die Schlüssel und die zugehörigen Daten definieren, die Sie in Ihr CRM exportieren werden. Wenn das Feld in Ihrem CRM z. B. “E-Mail” ist, erstellen Sie einen “E-Mail”-Schlüssel, der mit den im Zapier-Webhook empfangenen “E-Mail”-Daten verknüpft ist.

  • Klicken Sie auf “Do this”. Suchen Sie nach “Formatter” und wählen Sie “Formatter von Zapier” und dann “Text”. Gehen Sie zum nächsten Schritt. Wählen Sie “Text aufteilen”.

zapier text

  • Sie müssen für jede angeforderte Datenmenge einen Schritt erstellen. In diesem Fall wollen wir Emails abrufen. Also wählen wir die Eingabe “Email” und geben “,” als Trennzeichen ein und wählen “All (as Line-items)” in Segment.

Hinweis: Da wir Massendaten senden, kann es vorkommen, dass einige Informationen in der gleichen Zeile in Google Sheet neu gruppiert werden. Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird dies vermieden.

  • Machen Sie das Gleiche für jede gewünschte Variable:

5. Definieren Sie Ihre Ausgabeaktion

Wenn Sie in ein anderes CRM exportieren möchten, müssen Sie ein zweites ZAP nach diesem erstellen. Sie müssen ein Google-Sheet verwenden, um Massendaten zu trennen.

  • Klicken Sie auf “+”.
  • Suchen Sie Ihre gewünschte App. In diesem Fall: “Google Sheet”. Wählen Sie im Feld “Aktionsereignis wählen”“Tabellenzeile(n) in Google Sheets erstellen“. (Der Plural (s) ist wichtig)
  • Klicken Sie auf “Weiter”, um sich mit Google Sheet zu synchronisieren und die richtige URL abzurufen.
  • Wählen Sie das Excel-Blatt, in das Sie Ihre Daten exportieren möchten. Geben Sie dann die Daten ein
  • Klicken Sie auf “Weiter”, dann auf “Testen & Weiter” und schließlich auf “Fertig bearbeiten”

tutotiel output actions

Hinweis: Wir haben diesen Artikel aktualisiert, aber beachten Sie, dass Sie dort, wo Sie “Tabellenzeile aktualisieren” sehen, tatsächlich “Tabellenzeile(n) erstellen” auswählen müssen.

Gut gemacht! Ihre Daten werden nun automatisch synchronisiert!

6. Export in ein anderes CRM als Google Sheets

Wir werden hier für dieses Tutorial aufhören, aber Ihre Exporte sind keineswegs auf Google Sheets beschränkt. Sie können in viele, viele weitere CRMs exportieren. Dazu benötigen Sie ein zweistufiges ZAP:

  • Schritt 1: Auslöser – Google Sheets : Neue Tabellenkalkulationszeile
  • Schritt 2: Aktion – CRM : Kontakt erstellen/aktualisieren

Was Sie über ProspectIn – Zapier-Synchronisation wissen müssen

Sie können so viele Auslöser erstellen, wie Sie an denselben Zap senden möchten. Bitte beachten Sie, dass Ihr Trigger fehlschlagen kann, wenn die E-Mail des Prospects nicht abgerufen wird.

Zögern Sie nicht, uns beim Support zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben! 😘

Jetzt wissen Sie, wie Sie Zapier und ProspectIn miteinander verbinden können! 🚀

Categories: ProspectIn Tutorials

Twittern
Teilen
Teilen