Wat is een klantenbestand en hoe beheer je dat?

Een klantenbestand is veel meer dan een lijst met contacten, het is het hart van je verkoopstrategie. 🩶

Of je nu een ondernemer, freelancer of hoofd van een verkoopteam bent, het goed beheren en ontwikkelen van je klantenbestand kan het verschil betekenen tussen bedrijfsgroei en stagnatie.

Ja, dat lees je goed, stagnatie… Elk bedrijf wil toch blijven groeien?

Daarom leggen we in dit artikel alles uit wat je nodig hebt om je waarde te maximaliseren en je prestaties een boost te geven. 🚀

Riemen vast, daar gaan we! (Leestijd: ongeveer 4 minuten).

Wat is een klantenbestand?

Het zijn alle huidige en potentiële klanten van een bedrijf. Het is niet zomaar een lijst met namen, zoals bij deelname aan het filmfestival van Cannes 📋. Het is een hele strategie om te begrijpen wie je klanten zijn, hoe ze met je bedrijf omgaan en wat de waarde is voor je bedrijf. 👀

Binnenin vind je:

• 1️⃣ Bestaande klanten (degenen die regelmatig inkomsten genereren).
• 2️⃣ Klanten die gereactiveerd moeten worden (klanten die niet recentelijk zijn geëngageerd).

Er zijn verschillende segmentatiecriteria, waaronder :

• 💸 Gegenereerde verkoop.
• 📆 Aankoopfrequentie.
• 💭 Productvoorkeuren.
• ✨ Potentieel om merkambassadeurs te worden.

Waarom een klantenbestand maken​ ?

Ten eerste helpt het je prioriteiten te stellen voor je middelen, laat me dat uitleggen. Door 🔎 je meest winstgevende (of potentiële) klanten te identificeren, kun je je inspanningen op hen richten en geen tijd verspillen aan minder strategische klanten. 👀

Maar dat is nog niet alles: het kan een geweldige loyaliteitshefboom zijn!

Oké, maar hoe? 🤔

Door het gedrag en de gewoonten van je klanten te analyseren, kun je aanbiedingen op maat ontwikkelen, anticiperen op hun behoeften en hun betrokkenheid versterken. 🫱🏽‍🫲🏼

Het resultaat: tevreden, loyalere klanten, die op de lange termijn vaak winstgevender zijn. ✨

Hoe bouw je een klantenbestand op?

Het is allemaal goed en wel om de definitie te kennen, maar waar begin je? 🤯

Tussen het definiëren van persona’s, het identificeren van klompsegmenten en het ontwikkelen van je contactbasis, weet je niet waar je moet beginnen, of wel? 👀

Maak je geen zorgen, wij zijn er om je te begeleiden! ⬇️

1) Hoe definieer je ze?

Eerst en vooral moeten we bepalen wie je klanten zijn, en daarvoor gebruiken we een persona.

Om een persona te maken, heb je de volgende informatie nodig:

• 🌎 Bedrijfssector.
• ✨ Functie.
• 📔 Opdrachten.
• 💸 Aankoopcriteria.
• 🫱🏽‍🫲🏼 Aankoopkanalen.
• ☀️ Verwachte oplossingen.

Creëer op basis van deze gegevens 2 tot 4 persona’s. Elke persona moet :

• 💬 Fictieve voornaam en een korte biografie om het profiel menselijker te maken.
• 💪🏼 Hun doelen.
• ✋🏼 Hun obstakels.
• 🌟 Hun verwachtingen.

Het resultaat? Je krijgt een duidelijk 👁️‍🗨️ beeld van je verschillende soorten klanten en wat hen motiveert. 💪🏼

Maar dat is nog niet alles! Niet alle klanten hebben hetzelfde potentieel of dezelfde winstgevendheid. Daarom zijn hier een paar gouden regels: ⤵

• Analyseer de waarde van klanten ⭢ controleer aankoopfrequentie, gegenereerde verkoop, loyaliteit.
• Signaleer kansen ⭢ sommige klanten of prospects kunnen een sterk groeipotentieel hebben (zelfs als ze nog niet erg actief zijn).
• Gebruik een analysetool (we zullen de rest van het artikel voor je verklappen) 🤫.

2) Hoe ontwikkel je een klantenportfolio?

Hier kijken we naar 3 soorten aanvullende hefbomen: netwerken, inbound marketing en social selling.

1️⃣ Netwerken.

We zijn op zoek naar professionele relaties om nieuwe zakelijke kansen te vinden. Om dit te doen, kun je :

• 🟣 Deelnemen aan professionele evenementen (beurzen, conferenties, meet-ups).
• 🟣 Lid worden van zakelijke netwerken (ondernemersclubs, kamers van koophandel).
• 🟣 Houd contact met uw netwerk (voormalige klanten, partners, collega’s).
• 🟣 Focus je inspanningen op het vinden van nieuwe klanten op LinkedIn.
• 🟣 Waardeer verwijzingen (moedig tevreden klanten aan om over u te praten via kortingen of voordelen).

2️⃣ Inbound marketing.

We willen op een natuurlijke manier klanten aantrekken met kwaliteitsinhoud. Om dit te bereiken, kun je :

• Hoogwaardige inhoud creëren (blogberichten, gidsen, casestudy’s).
• Je SEO optimaliseren (zoekwoorden identificeren en je site optimaliseren).
• Gebruik lead magnets (gratis e-books, webinars, nieuwsbrieven).
• Automatiseer je communicatie (gepersonaliseerde e-mailsequenties).

3️⃣ Sociale verkoop.

We willen gebruik maken van professionele sociale netwerken, zoals LinkedIn, om prospects te identificeren, te binden en te converteren. Hier zijn een paar tips:

• 🔵 Optimaliseer je profiel (duidelijk, professioneel en aantrekkelijk).
• 🔵 Deel relevante inhoud (posts, artikelen en casestudies indien relevant).
• 🔵 Word lid van groepen en forums (discussies, reacties).
• 🔵 Automatiseringstools gebruiken (zoals Waalaxy, om geautomatiseerde prospectie te vergemakkelijken).

4️⃣ Prospectie.

Hoe kan ik met je praten over ontwikkeling zonder het te hebben over prospectiestrategieën?

Er zijn verschillende soorten strategieën met meerdere kanalen:

• Telefonische prospectie.
• Gerichte koude e-mailing.
• Prospectiecampagne met behulp van een prospectietool (zoals Waalaxy).
• Aanmaken van een LinkedIn profiel.

Een kleine tip: je kunt al deze acties integreren in een CRM om het centraliseren van gegevens te vergemakkelijken! 📊

3) Hoe converteer je prospects

Conversie is een van de belangrijkste stappen in het beheren van een klantenbestand. Om te slagen, moet je strategieën implementeren die voldoen aan hun verwachtingen, zonder de stap naar actie te vergeten. 💥

Om dit te doen kun je promotionele aanbiedingen gebruiken, laat het me uitleggen. ⬇️

Door een korting aan te bieden, creëer je een gevoel van urgentie bij je prospect!

Bijvoorbeeld 15% korting op een eerste aankoop, geldig voor een beperkte periode. Dit zal de prospect motiveren om deze aanbieding snel te grijpen. 👀

Dan heb je nog webinars, die zeer effectief zijn voor Saas-bedrijven. 🎥
Hier leiden we prospects op door ze duidelijk de voordelen van het product te laten zien. 👀

Als je doel bijvoorbeeld salesmanagers zijn, ga je een webinar doen over “Hoe je een klantenbestand structureert om je resultaten te verdubbelen”. 🤯

Maar dat is nog niet alles. Als je je prospects gemakkelijk wilt converteren, kun je beginnen met je publiek te segmenteren op basis van hun branche, bedrijfsgrootte of doelstellingen.

Vergeet vervolgens niet om inhoud te maken die op hen is afgestemd, zoals SEO-artikelen, advertentiecampagnes of zelfs YouTube-video’s.

Vergeet tot slot de beroemde prospectie niet! Stuur op LinkedIn bijvoorbeeld een eerste bericht om uw interesse in de bedrijfssector te tonen en stel gepersonaliseerde inhoud voor (white paper of casestudy).

Aarzel ten slotte niet om een tweede bericht te sturen om een snelle uitwisseling voor te stellen. ⌨️

Hoe bereken je de waarde van je klantenbestand?

Dit gedeelte zal je helpen om je meest winstgevende klanten te identificeren. 🔎

Om dit te doen, hebben we twee favoriete methoden bedacht – hier zijn ze! ⬇️

De RFM-methode

De RFM-methode is gebaseerd op drie criteria:

• Recency ⭢ wanneer heeft een klant voor het laatst iets gekocht? (Hoe recenter de aankoop, hoe meer betrokken en actiever de klant).
• Frequency ⭢ Hoe vaak doet deze klant aankopen? ( Vaste klanten hebben een hogere waarde).
• Bedrag ⭢ Wat is het totale bedrag dat deze klant heeft uitgegeven? (Klanten die meer genereren krijgen voorrang).

Vervolgens wordt aan elke klant een score toegekend voor elk criterium. Bijvoorbeeld:

• ⭐️ Recency: 1 tot 5 volgens de datum van de laatste aankoop (1 = oude aankoop, 5 = zeer recent).
• ⭐️ Frequentie: 1 tot 5 afhankelijk van het aantal aankopen in een bepaalde periode.
• ⭐️ Bedrag: 1 tot 5 volgens het uitgegeven bedrag.

Het enige wat je hoeft te doen is de scores bij elkaar optellen! Klanten met een hoge score zijn je meest waardevolle klanten, terwijl klanten met een lage score degenen zijn die je moet opvolgen. 👀

Levenslange klantwaarde

MetCustomer Lifetime Value kun je een schatting maken van de totale waarde die een klant voor je bedrijf zal betekenen tijdens de volledige duur van hun zakelijke relatie. Ja, we kijken hier naar de toekomst. 🛸

Hier is de formule! ⬇️

Zodra je je berekeningen hebt gemaakt, kun je je investeringen afstemmen op het behouden van klanten met een hoge CLV. 👀

Welke software om een klantenbestand te beheren?

Tegenwoordig is het gebruik van Excel om een klantenbestand te beheren een complexe taak. Daarom hebben we speciale software ontwikkeld om je klantendatabase te analyseren, structureren en volledig te benutten!

Ik zeg niets meer, laten we deze oplossingen samen ontdekken. 👀

1) CRM voor gecentraliseerde klantgegevens

Laten we eerst stoppen met praten in acroniemen. Een CRM staat voor Customer RelationShip Management, met andere woorden, een tool om informatie over je klanten te centraliseren en te structureren.

Hiermee kun je gegevens vastleggen en organiseren zoals :

• Contactgegevens van klanten.
• Aankoopgeschiedenis.
• Voorkeuren van klanten.
• Communicatie in het verleden (e-mails, telefoontjes, afspraken).

Maar dat is nog niet alles, u kunt uw klantenbestand ook segmenteren op basis van criteria die u definieert, zoals loyale klanten, inactieve klanten of populaire prospects.

Tot slot kunt u herinneringen plannen, gerichte e-mailcampagnes sturen of herinneringen plannen, allemaal efficiënt en automatisch. 🪄

Er zijn veel CRM‘s op de markt, dus het is aan jou om te kiezen welke het beste bij je behoeften past. 😇

2) Prospectietool om een klantenbase te creëren of te ontwikkelen

We noemden de prospectietool al eerder in dit artikel! Hiermee kun je onder andere

• 🔎 Nieuwe prospects identificeren.
• 🫱🏽‍🫲🏼 Ze effectief benaderen.
• 💬 Informatie centraliseren om er klanten van te maken.

Hiervoor raden we Waalaxy aan, dat je helpt om de juiste contacten te identificeren en vervolgens geautomatiseerde outreach-campagnes te lanceren, door bijvoorbeeld LinkedIn-berichten en e-mails te combineren, met geplande follow-ups! ✈️

Hiermee kun je je prospectdatabase als CSV-bestand extraheren en vervolgens integreren in een CRM voor gecentraliseerd beheer.

Waarom?

Wel, om gemakkelijk informatie bij te werken, zoals het toevoegen van nieuwe prospects, het categoriseren volgens verkoopcyclus of het bijwerken van bestaande gegevens.

Als je Waalaxy wilt gebruiken om je klantenbestand te ontwikkelen, ga dan hierheen! ⬇️

Wat dacht je van een samenvatting?

Zoals je ziet, is elke klant en elke prospect een kans om waarde te creëren en een duurzame relatie op te bouwen.

Personaliseren, luisteren en analyseren zijn de 3 gouden regels ⭐️ om je contacten om te zetten in betrouwbare partners.

Tot slot kan een klantenportfolio niet alleen worden gemeten aan de hand van cijfers. 🔢

Een tevreden klant vandaag is de beste ambassador voor morgen. 🚀

Wat zijn de 3 stappen om je klantenbestand te analyseren?

Het analyseren van je klantenbestand is gebaseerd op 3 principes:

• 1️⃣ Segmenteer je klantenbestand: classificeer je klanten volgens precieze criteria.
• 2️⃣ Meet de winstgevendheid: evalueer de winstgevendheid van elk segment.
• 3️⃣ Te ondernemen acties identificeren: winstgevende klanten behouden, inactieve klanten opvolgen.

Door dit te doen, krijg je een duidelijke, gestructureerde visie op je klantenbestand. 👀

Hoe structureer je een klantenportfolio?

Een klantenbestand hebben is geweldig, maar een opgeruimd klantenbestand hebben is beter! Hier is ons advies:

• 🔵 Definieer duidelijke categorieën (categorieën van belang, levenscyclus, sectoren of segmenten).
• 🟣 Creëer gedetailleerde klantendossiers (volledige contactgegevens, aankoopgeschiedenis en -gedrag, specifieke voorkeuren).
• 🔵 Stel tracking KPI’s in (leadconversiepercentage, gemiddelde waarde per klant, tijd sinds laatste interactie.

Wat is een klantenbasisbeheerder?

Het is een professioneel of speciaal hulpmiddel dat wordt gebruikt om de klantrelaties van een bedrijf te controleren en te optimaliseren. Laten we de verschillen ontdekken! ⬇️

1️⃣ De rol van de human manager.

Zijn belangrijkste doelstelling is om een solide relatie met klanten op te bouwen en te onderhouden. Zijn missies zijn :

• Het klantenbestand analyseren.
• Zorgen voor klantenopvolging.
• Bestaande klanten behouden.
• Cross-sellen.

2️⃣ De rol van een managementtool (typeCRM ).

Deze tools automatiseren bepaalde taken en bieden een volledig overzicht van de interacties met elke klant:

• Volg aankoop- en interactiegeschiedenis.
• Prioriteit geven aan klanten op basis van hun potentieel of betrokkenheid.
• Follow-ups en loyaliteitscampagnes automatiseren.

Nu weet je alles over klantenbestand. Tot snel! 🌟